淺談國際商務(wù)信息傳遞方式與語言現(xiàn)代化

筆者用漢語給朋友或同學(xué)寫E-mail時有時采用完全平頭的格式（full block style），即：信函正文的每段開頭不空格，與左邊沿平齊。不知原由（國際商務(wù)信函寫作越來越多地采用完全平頭式）的，可能會說，堂堂教授連書信格式都搞錯了。也難怪，傳統(tǒng)漢英語信函寫作要求把正文的每段開頭空出兩個字或幾個字母的空格。豈不知，現(xiàn)當(dāng)代國際商務(wù)信函最常用格式就是完全平頭式。這是國際商務(wù)信函格式現(xiàn)代化的必然結(jié)果。從事商務(wù)工作的人大都很忙，所以，敢為天下先的美國人為了另起一段少敲七八次鍵，率先采用了這種省時的現(xiàn)當(dāng)代英語信函格式，現(xiàn)已成國際商務(wù)信函寫作的時尚。此外，國際商務(wù)現(xiàn)代化還在信息傳遞方式與語言上有所體現(xiàn)。

一、國際商務(wù)信息傳遞方式的現(xiàn)代化

十幾年前還十分流行的電報電傳，因編碼(encoding)解碼（decoding）過程繁瑣、信息傳遞性能低下和麻煩耗時等缺陷，已被淘汰，取而代之的是用明語表達的方便快捷的電子郵件和電子傳真。

二、國際商務(wù)語言的現(xiàn)代化

國際商務(wù)書面交流與溝通現(xiàn)已普遍采用電子郵件和電子傳真的現(xiàn)當(dāng)代信息傳遞方式，但其內(nèi)核仍是傳統(tǒng)的商務(wù)信函。英語這種國際最常用的商務(wù)工作語言在信函寫作中所實現(xiàn)的現(xiàn)代化是時代的要求，也是競爭激烈和節(jié)奏加快的現(xiàn)當(dāng)代國際商場對傳統(tǒng)商務(wù)信函的寫作風(fēng)格挑戰(zhàn)的結(jié)果。

“從20世紀(jì)20年代初～20世紀(jì)70年代，一個經(jīng)理通常以口授的方式讓秘書打印并郵寄信件。那時流行的文風(fēng)非常繁縟，目的是讓對方對自己的學(xué)識和文學(xué)修養(yǎng)留下深刻印象。秘書作為第三方的加入使得當(dāng)時的商務(wù)信函顯得刻板而冷漠。20世紀(jì)80年代初期受到經(jīng)濟蕭條的影響，美國商界發(fā)生了很大變化，企業(yè)為了提高辦事效率而紛紛精簡機構(gòu)。這種情況要求商務(wù)信函也要進行相應(yīng)調(diào)整以適應(yīng)新形式。人們再也不想把時間浪費在處理那些冗長而羅嗦的信件上了”（Jane Watson， 2004年）。

簡短而精煉的語言交流是國際商務(wù)英語語言現(xiàn)代化的體現(xiàn)。這種現(xiàn)代化表現(xiàn)為如下幾種趨勢：

1.多用小詞，少用大詞

為了簡明易懂，國際商務(wù)英語多用通俗詞匯或小詞（short words），而不用晦澀難懂的大詞（long words），如：用issue和improve分別替代promulgate和ameliorate。簡明易懂的詞匯能為普通大眾所理解，保證所用詞匯的國際通用性。雖然有人現(xiàn)在因傳統(tǒng)習(xí)慣的影響仍較多使用過時的大詞，但是，當(dāng)今使用簡短直白的小詞的潮流勢不可當(dāng)。現(xiàn)有研究表明：如果所讀文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平，那他們理解起來就會更快，更清楚。生意場上的人，無論是老板，還是打工族，他們都沒有時間為了看懂生詞而去查詞典或深思默想的。

2.多用自然用語，少用陳詞濫調(diào)

傳統(tǒng)商務(wù)英語信函寫作偏愛陳詞濫調(diào)或羅嗦的套話（cliche?s）。“套話是過去人們喜聞樂見的詞匯或習(xí)語，時至今日已經(jīng)喪失了意義。偶爾使用套語可能無傷大雅，但用得太多就會使信函顯得呆板而做作”（Jane Watson， 2004：20）。而現(xiàn)當(dāng)代商務(wù)英語信函寫作則傾向于使用簡明易懂、樸實無華的簡短語句。請比較：

We are in receipt of your remittance in the sum of US$ 7890.（陳詞濫調(diào)）

Cf. We have received your remittance of US$ 7890.（簡明易懂）

3.用單個動詞代替短語動詞

傳統(tǒng)商務(wù)英語信函喜歡使用短語動詞，如：用“we make a recommendation”代替“we recommend”。這個壞習(xí)慣增加了句子長度，使讀者閱讀速度減慢，使文章思路不清。而現(xiàn)當(dāng)代商務(wù)英語信函寫作則反其道而行之，用“we recommend”替代“we make a recommendation”。

4．用強式動詞替代弱式動詞

像“make”，“is”這樣的英語弱式動詞拖延句子，而“advance”，“worry”之類強式動詞可使句子具有活力，向前展開。弱式動詞通常還有附帶成分，如多余的介詞和長長的抽象名詞或形容詞短語，所有這些使語言表達不夠簡潔明快。請比較：

The drillers made slow advancement， and costs were over 5 million dollars a day. The slow progress was worrisome for some backers.（不夠簡潔明快）

Cf. The drillers advanced slowly， and costs topped 5 million dollars a day. The slow progress worried some backers.（簡潔明快）

5.用名詞化短語替代子句甚至句子

商務(wù)英語寫作修辭有一個傾向，即：用名詞化短語替代子句甚至句子。名詞化現(xiàn)象在商務(wù)英語中非常普遍。使用名詞化短語的一大好處就是，用為數(shù)不多的幾個詞表達一個子句甚至句子所能表達的意思或信息量。這樣做可使句子簡潔，干凈利落。例如：

… or alternatively it can be arranged by sending our representative to your office with samples for your inspection at our expense.

6．避免不必要的重復(fù)

有時，為了強調(diào)可以重復(fù)，但是，如果沒有理由地把同一件事說上幾遍，就顯得羅嗦、枯燥。比如，在“I personally think”中，“personally”表示“自己”或“本人”，與主語“I”意思重復(fù)了，就顯得羅嗦。所以，應(yīng)該刪掉。再如，“unexpected surprise” 的意思就像 “surprise surprise”，因為“unexpected”就是“surprise”的意思，所以也應(yīng)刪掉。

參考文獻:

Watson， J. Business Writing Basics， Canada: International Self-counsel Press， 2004

注：“本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文”