共同知識價值視角透視長安福特公司內部控制系統

[摘要] 本文通過共同知識價值的視角對長安福特公司的內部控制系統透視，發現該公司充分利用內部控制的共同知識價值，提供知識共享平臺，促進溝通交流，使其內部控制系統成為全員參與的積極系統以彌補組織的契約不完備，并利用共同知識的作用提升了自控的主導地位，使得自審清單模塊充分發揮了作用，形成了自控與他控相結合的動態的內部控制系統，使其運行更為有效。

[關鍵詞] 共同知識價值 自控他控 動態的內部控制

一、共同知識價值的基本內涵

關于共同知識，羅伯特·奧曼（1976年）指出，對于某件事，若甲知道，乙知道，乙知道甲知道，甲知道乙知道甲知道，乙知道甲知道乙知道，如此循環，無限推理，則甲乙雙方就擁有了有關該事件的共同知識。本文對共同知識的理解著重在于其所包含的關于該事件的知識，也可包含相關于該事件的一般信息，知識是將信息提煉轉化，經過感知和推理活動而認知的信念。共同知識可以促進高質量的有用信息的傳遞和共享，減少信息的傳遞和理解偏差的交易成本，利于相關主體的理性追求和對非理性行為的控制，它的價值在于節約交易費用，并使人們彼此之間的博弈結果從較低的均衡邁入較高的均衡(Vanderschraaf)，它加深了人們對沖突和合作的理解，它的提升有利于資源的帕累托最優。

共同知識的價值凸顯是以一定的組織為基礎的。所有的組織都是個人或團體之間不完備契約的組合，契約關系中的人們是追求自利和有限理性的，其擁有著私人信息，但同時也無法得到完備的相關信息，所以當處理信息和決策能力有限時，就產生了由于契約不完備而引起的紛爭和浪費資源。組織需要控制體系平衡和均衡各種代理關系以減少紛爭和浪費資源，同時也需要權力制衡機制保證其執行，內部控制系統就肩負著“組織內控制”﹙參與者利益之間的持續或平衡﹚和“組織的控制”﹙主張由他人來操縱或利用某些參與者﹚的統一:一方面激勵組織成員以專門的知識行使權利，另一方面以制度等制約其的行為。

正如當信息對每個參與者都顯而易見，而且每個參與者對他人對信息的認識和處理方式都了如指掌時，當事人也意識到這一事實時，那么利用某些信息牟取私利的人就會減少，產生紛爭和資源浪費的風險就會減少，但在這種理想狀態下，擁有的是搜尋和處理信息的巨額成本，根本無法完成組織的目標。組織層面而言，共同知識意味著這些知識可以在組織成員之間傳播和分享，組織的規章、程序、慣例和共享的準則儲存著其生產經營所積累的知識，從而引導組織成員解決特定問題的行為及其互動模式。共同知識形態既可以是作為數據、資料儲存起來的存貨，也可以是通過交互作用而處于流通狀態的知識(彼得·F.德魯克)。故當內部控制系統擔當起共同知識的載體時，組織成員或組織就能夠進一步理解或預期其他成員或組織的行為，減少由于契約不完備而產生的信息傳遞成本和信息理解偏差等的重大交易費用，使組織成員自我控制和他控形成內在有機的融合，利用共同知識的價值促進對組織契約不完備的彌補(如圖所示)，以保證組織的正常運作和發展。

二﹑共同知識價值凸顯的案例透視

共同知識價值凸顯的載體是公司這一組織形式的內部控制系統。長安福特公司之所以在國內外汽車市場上長期居于優勢地位，原因是多方面的，但最關鍵的因素就是充分利用共同知識價值的作用。運用共同知識的原理，透視長安福特公司先進管理內部控制系統模式，對我們正確認識共同知識價值的積極作用，具有重要的現實意義。

長安福特汽車有限公司于2001年成立，由長安汽車集團和福特汽車公司共同出資成立，其主要的管理架構是由合資雙方各派代表組成的董事會、執行委員會（EC）及各個部門組成。

1.長安福特公司內部控制系統的基本框架

長安福特公司的內部控制系統是在借鑒美國福特公司具有百年歷史的內部控制體系基礎上建立而成，具有較高的起點。它的內控包括：控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督這五大要素，并在COSO《內部控制——整體框架》指引下，結合我國國情形成了具有一定特色和較高水準的內部控制系統。

長安福特公司的內部控制系統由一系列書面政策和流程組成，其內部控制系統框架如下圖所示

當內部控制系統實施監控時，財務控制、資產安全、人員運用、IT控制安全、內部控制自審流程模塊 MCRP、供應商審計、經銷商審計、長安福特總審計 GAO、長安福特審計委員會等全面啟動，以提供對資產、財務和遵守的合理保證：保證公司資產被充分保護及防止舞弊或其他形式的非法操作；保證財務報告正確和公正地反映業務結果和狀態；保證員工行為完全遵守相關的規章制度。

2.長安福特公司內部控制系統的主要載體

該公司有著清晰的內部控制理念，堅信正確的書面政策和流程就是共同知識，在內部可控范圍內促進組織成員的互動，實現高層次高質量的信息共享——知識共享，動態地推動共同知識和分享共同知識的條款。該公司任何業務的實行都遵循流程圖的指導，并必伴隨書面文件的傳遞，書面流程體系已成為提供共同知識的載體，在風險管理上極為有效。在IT的支持下，長安福特公司內部網絡上提供了幾乎所有的業務流程、規范和政策制度，為員工提供了良好的學習平臺，提升共同知識，員工知道了各崗位的功能、權限等的指南，使得其在履行自己的職責之外，還知曉相互牽制、相互促進的原則。長安福特公司的業務流程和規章制度，要求每項業務經過既定的步驟和相應的手續，既是完成各項業務活動所必須的環節，又是確保這些業務活動達到預期目的的措施；各個機構、各個崗位之間的相互關系的明確和不斷完善修訂，使之更為有效和實用。

3.長安福特公司內部控制系統的內生條件

長安福特公司內部控制系統的內生條件就是全員參與全面內部控制體系提升共同知識，它主要表現在該公司高級管理層就已建立起控制氛圍，董事會和執行委員會（EC）的成員都充分認識到內部控制的重要性，積極推行內部控制的實施，從上到下的風險控制意識提供了有良好的控制環境。該公司成立的總審辦（GAO）的使命就是為經營和董事會提供目標保證和咨詢服務，用系統嚴謹的方法來評價和改進公司業務程序的執行，并進行風險控制、管理和架構。公司內部的GAO網隨時追蹤更新各類審計計劃﹑公告﹑報告，內控人員每季在網上更新跟蹤和糾正措施的狀態，并連續3個月提交實施證據評估狀態，由GAO審核后決定是否關閉網上公示。它充分體現了最高層對內控的重視與關注，并使其以提供共同知識的姿態出現。

長安福特公司實施的是全面內部控制，運用6－sigma原則，業務控制上有著很好的管理標準；通用的全球應用系統保證了財務和其他關鍵業務系統的信息正確、有效和及時處理。該公司的內部控制不僅僅是公司財務部門和審計部門的職責，它更是一個采購、生產、銷售、財務、存貨管理等各部門和責任中心都參與的系統控制。這樣，共同知識在各部門溝通傳遞，一方面它能夠增加各部門的責任，另一方面還能降低內部控制的成本。長安福特的專職內控人員不過三人，但其實行的全員參與內控，使得每位員工都承擔了相應的內控職責，它不僅能起到綜合控制和監督的作用的財務控制，還有著采購、生產、銷售等業務控制。企業成為一個整體，共同知識利于提高內控的整體效率。

4.長安福特公司內部控制系統的主要方式

長安福特公司內部控制系統的主要方式就是共同知識引領自控主導與他控相結合的模塊控制。它主要體現在內部控制自審清單（MCRP）上，用于評估公司內部控制的符合性，既利于自控，又用于他控。11類34個模塊，涵括了包括資產、客戶滿意度、總賬、人力資源、業務應用系統、公司管理和道德規范、市場營銷、索賠等眾多內容，它包括了關鍵的、基本的內部控制要求，并且具體到不同的業務類別和部門，甚至到具體員工。各部門根據MCRP計劃，進入審核系統；內控組人員則根據MCRP檢查完成進度和抽樣檢查，提交每月MCRP狀態分析報告并將重大問題報集團總部。

內部控制自審清單（MCRP）的制度存在，使得從上到董事會、經理層下到亞管理層、每個員工都有著自我核查的意識，一個作業完成后的自我評估起到了自控作用，相應的授權審核則再次核查責任、權利到個人。該公司的內部控制系統得到了業內人士的推崇，在減少差錯和舞弊上有著較好的防范，該公司的員工也認為本公司的內部控制系統是一個較有效率的系統，只需做好作業所要求的每一細節（已在相應的制度規范中寫明），做好自我核查，不會花費更多的精力在一些無關的非增值作業上（比如人事關系上的扯皮等），另外職責的授權細化使得風險得到有效控制，這些都充分體現了共同知識的價值，減少了交易成本。

該公司的傾聽慣例激勵著員工的積極性，它以制度方式確定了包括董事會及各管理層的定期與不定期的傾聽，與員工之間正式與非正式的業務溝通，學習溝通，并予以物資與精神雙重激勵員工主動學習與溝通，形成了良好的學習和知識共享的氛圍。我們知道任何內部控制系統都不是十全十美的，但重在傾聽的控制系統，則激勵員工學習與知識共享，作為共同知識載體的流程控制會隨著知識共享帶來的提升而恰當修訂，并在根據環境變化采取不同的激勵與約束措施，靈活地選取控制方式和方法，內部控制成為一個發現問題、解決問題、發現新問題、解決新問題的循環往復的“動態過程”，注重效率和效果。

5.長安福特公司內部控制系統的主要途徑

長安福特公司內部控制系統的主要途徑就是通過IT技術與企業文化氛圍提供內部控制中共同知識的有效傳播。長安福特公司利用信息技術，及優良管理，采用的預算、計劃、預測的3+9滾動式獲取及時準確的信息，員工們在授權內，使用信息和進行縱向與橫向的有效傳遞。最高管理當局明確全體員工各自的信息管理職責，每個員工則了解自己在信息管理系統中的地位和作用，同時也具有搜集、處理、傳遞有關信息的明確責任和條件，特別是將其轉化為知識共享。當管理者和員工在日常工作中接觸到一些關于技術、市場、管理等方面的關鍵性信息時，可能他們是最先認識到問題與機遇的存在的人，長安福特公司以制度方式鼓勵他們將這些信息轉化為知識，并及時有效傳遞，得到傾聽與共享，減少了信息理解偏差的交易成本，也利于公司及時修訂有關內容做出正確的決策，包括找出內部控制的潛在或顯現的薄弱環節并及時采取相應的預防或糾正措施。

在進行調研中，我們還發現員工的素質起到關鍵的作用，設計再好的流程控制，再科學的崗位授權控制也會有不完善的地方，員工誠實狀況、敬業精神、業務知識與工作技能、創新能力等方面素質的優劣，是內部控制科學有效與否的重要決定因素。全體員工是公司內部控制的塑造者，共同知識則是對塑造者的再塑造——特別是員工的主動學習和知識的主動分享能夠塑造更好的內部控制體系并在實踐中產生良好的控制效果。長安福特公司深知人員素質的重要性，所以針對自己的企業文化、生產經營特點、員工素質和外部環境狀況，并根據企業發展戰略的需要，在員工錄用、職業道德教育與業務培訓、崗位輪換、考核、提拔、處罰等方面，明確條件并建立有效機制，投入大量資金進行員工培訓，促進了員工的自我約束，自我挖掘，自我學習和對公司的忠誠度，自控管理超越他控，并通過知識共享，提升共同知識，建立了積極的有效內部控制系統。

總之，通過對長安福特公司內部控制系統運用共同知識價值透視的案例分析，可以看到在現代信息技術飛速發展的條件下，重視和運用共同知識價值的作用對推進現代公司科學管理進程是非常重要的，也是經濟全球化發展的必然要求。

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注：“本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文”