以信息化檔案管理為依托 努力提高辦學(xué)水平

眾所周知，學(xué)校檔案體現(xiàn)和記載著學(xué)校發(fā)展的軌跡，是學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)長(zhǎng)期基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是研究改進(jìn)、提高教育水平不可多得的寶貴史料。為了提高學(xué)校檔案信息化管理水平，我們自2006年起，安裝使用了天潤(rùn)行知教育科技發(fā)展中心開(kāi)發(fā)研制的“天潤(rùn)檔案”管理系統(tǒng)。一年的實(shí)踐使我們體會(huì)到，檔案信息只有通過(guò)先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)處理，才能迅速、高效、超前地為教育科研和學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能為提高學(xué)校辦學(xué)水平提供強(qiáng)有力的依托。

“天潤(rùn)檔案管理系統(tǒng)”包括服務(wù)器模塊和客戶端模塊，是網(wǎng)絡(luò)版的，就是說(shuō)學(xué)校每個(gè)電子終端都能和本系統(tǒng)相連，還能和校園網(wǎng)、因特網(wǎng)相連，能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上傳、電子數(shù)據(jù)合成和實(shí)時(shí)監(jiān)控。其次，它有科學(xué)的體系結(jié)構(gòu)，如有內(nèi)置的接收管理模塊、編目管理模塊、查閱管理模塊以及獨(dú)立運(yùn)行的、具有接口功能的歸檔備份管理模塊等，能真正實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。再者，此系統(tǒng)分三級(jí)授權(quán)管理，最高級(jí)為檔案管理員，擁有最高管理權(quán)限，可對(duì)檔案進(jìn)行錄入、審核、刪改、撤出、歸檔等管理工作；二級(jí)為操作員，可多位操作員同時(shí)錄入、審核、刪改權(quán)限范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容；最后一級(jí)為瀏覽者，只能查閱，不能刪改。這樣，使它具有了數(shù)據(jù)安全可靠的品質(zhì)和操作簡(jiǎn)便，允許隨意變更數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)。除此，它還有豐富的三級(jí)操作界面，有實(shí)用的檔案修改、撤出、恢復(fù)功能，有強(qiáng)大的編制打印功能，有多樣的查詢方式與快速的定位能力。這給我們的檔案管理工作帶來(lái)了諸多便利，幫助我們迅速建立起了學(xué)校檔案管理平臺(tái)，使我校實(shí)現(xiàn)了檔案全息化管理的“三個(gè)結(jié)合”：

一、 實(shí)現(xiàn)了專業(yè)人員專業(yè)化管理與教師全員參與相結(jié)合

為了加快檔案信息化管理，我們努力構(gòu)建了以專業(yè)人員管理為主軸，以檔案整理和檔案使用為兩翼的全員參與檔案管理的發(fā)展模式。

1. 檔案編目科學(xué)、動(dòng)態(tài)管理。首先，專業(yè)檔案管理人員按照上級(jí)要求先建立下拉編目列表并在橫目上錄入相關(guān)要求；然后，專項(xiàng)管理人員分別建立檔案目錄列表；最后，教師依據(jù)個(gè)人工作分工把相關(guān)資料存入三級(jí)列表，逐級(jí)錄入，分級(jí)審核，保證了檔案資料的全面性、規(guī)范性。

2. 檔案整理方便快捷。這里的三級(jí)列表既可一文一卷錄入，也可以打包上傳，全員參與，省時(shí)高效。錄入后的檔案由后臺(tái)服務(wù)器管理，能有效避免檔案丟失。

3. 檔案使用效率高。利用電子檢索，降低了查閱檔案的難度，提高了檢索速度。教師個(gè)人需要的資料能備份，能導(dǎo)出，能修改，方便了教師對(duì)原有資源的二次開(kāi)發(fā)和利用。

4. 檔案檢查評(píng)價(jià)及時(shí)。專業(yè)人員、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)行政部門可使用檔案統(tǒng)計(jì)功能對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)時(shí)監(jiān)控并及時(shí)評(píng)價(jià)。既可以按保管期限統(tǒng)計(jì)，也可以按分類或按年度統(tǒng)計(jì)，還可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案資料的自定義統(tǒng)計(jì)，鼠標(biāo)一點(diǎn)，各種數(shù)據(jù)資料自動(dòng)生成，情況一目了然。

二、 實(shí)現(xiàn)了過(guò)程管理與全過(guò)程研發(fā)和使用檔案相結(jié)合

教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，反映著教學(xué)改革和研究的成果。比如，我校的“友青畫苑”積淀的大量過(guò)程性檔案資料就為開(kāi)展改革研究提供了詳實(shí)的第一手資料。我們的畫苑活動(dòng)在我縣是獨(dú)樹(shù)一幟的，畫苑輔導(dǎo)教師張友青不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究教學(xué)內(nèi)容，改革教學(xué)方法，已成長(zhǎng)為河北省骨干教師，是全國(guó)“園丁金獎(jiǎng)”獲得者，他的美術(shù)作品被日本友人收藏；他輔導(dǎo)的百余名學(xué)生的美術(shù)作品多次在國(guó)家級(jí)比賽中獲金銀獎(jiǎng)。我校畫苑的檔案資料是以網(wǎng)頁(yè)的形式存儲(chǔ)的，為學(xué)生和教師搭建了廣闊的交流平臺(tái)。

1. 學(xué)生成長(zhǎng)檔案。她真實(shí)記錄著學(xué)生的成長(zhǎng)歷程，一幅幅幼稚但又很成熟的作品折射出學(xué)生的審美情趣和教師教學(xué)的睿智。

2. 教師成長(zhǎng)檔案。無(wú)論是工作簡(jiǎn)歷、獲獎(jiǎng)作品，還是榮譽(yù)證書，詳實(shí)的檔案資料中我們不難領(lǐng)略張教師“人品如畫品”的風(fēng)采。

3. 活動(dòng)采風(fēng)與精品展示。這些過(guò)程資料的歸檔無(wú)一不詮釋著我們“教孩子一天，為孩子一生”的辦學(xué)理念。

這些資料是我校乃至我縣寶貴的教學(xué)資源，縣內(nèi)兄弟學(xué)校常常來(lái)學(xué)習(xí)或拷貝，張老師也曾多次對(duì)全縣教師進(jìn)行培訓(xùn)，過(guò)程性檔案資料的研究?jī)r(jià)值和輻射作用顯而易見(jiàn)。

三、 實(shí)現(xiàn)了檔案資料建設(shè)與學(xué)校全方位管理相結(jié)合

為了提高學(xué)校管理水平，我校以“乒乓樂(lè)園”為依托，以球輔德、以球益智、以球健體、以球尚美、以球交友，在特色建設(shè)和發(fā)展上把信息化檔案建設(shè)作為探究辦學(xué)規(guī)律簡(jiǎn)捷、必要的手段。我們有特色建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)，建立了專門的規(guī)章制度，擬定了實(shí)施方案、開(kāi)發(fā)了校本教材，積淀了豐富的校本資源。

1. 校本教材。我們自編的校本教材形式活、內(nèi)容活、語(yǔ)言活、編排活。教材分六冊(cè)，以“快樂(lè)乒乓”命名，以“認(rèn)識(shí)我、一起玩、比比賽、奪冠軍”為線條，以新課程標(biāo)準(zhǔn)為基本編寫思想，從情感態(tài)度價(jià)值觀、知識(shí)技能、過(guò)程方法三個(gè)維度出發(fā)進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，關(guān)注學(xué)生自主學(xué)習(xí)、自主活動(dòng)、自主發(fā)展。

2. 特色活動(dòng)。我們的特色活動(dòng)豐富多彩，既是理念、方法、過(guò)程、效果的全方位系統(tǒng)整合，也是校徽、校歌、律動(dòng)操、課程標(biāo)準(zhǔn)、口訣等全部要點(diǎn)的多元整合，還是教師、學(xué)生全員協(xié)調(diào)發(fā)展和每位學(xué)生全面素養(yǎng)提升的全面綜合。

總之，我們把檔案資料建設(shè)與學(xué)校全方位管理相結(jié)合，使得學(xué)校的特色教育更具全面性，更具有深刻的內(nèi)涵。