高校檔案工作機制與服務的創新

一、工作機制的創新

首先，要擴大信息源。高校檔案管理部門要加大對教學、教改、管理、科研以及評估等工作檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。要利用網絡及計算機技術與社會公共信息建立互聯互通關系，增強信息采集能力和加工能力。積極開展重點工作檔案的專項服務，檔案管理部門不僅要能提供歷史檔案，而且還能提供對開展工作具備建設性意見的檔案信息。

其次，要加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發展，網上信息會越來越豐富，對于高校來說，這就需要有一些具有鮮明特色的檔案來增強競爭力，要加大對特色檔案的收集力度。認真做好重大活動檔案材料的收集整理，為高校的教學、科研和全面發展服務。隨著高校改革進程的進一步深入，將會有越來越多的學術交流會、研討會，重點專業、精品課程建設，重點科研項目等活動，對其產生的紙質、電子、聲像、多媒體和事務檔案，要建立檔案管理責任制，明確崗位責任，健全制度。確保這些活動檔案材料齊全收集、及時整理，并向外開放，提供服務。

第三，要加快檔案信息化工作，全面推進“數字化”建設。在做好標準化、規范化工作的基礎上，實現傳統紙質檔案的數字化，整合檔案信息資源，創建數字化檔案信息資源庫，并運用計算機網絡實現檔案信息利用功能，為高校的建設和發展提供信息支持。

二、利用服務的創新

檔案工作的目的決定了其服務性，高校檔案工作者就是通過提供檔案信息為管理工作者、業務工作者服務來實現其職能和發揮檔案的價值作用的。但是長期以來由于管理上、體制上和認識上存在的誤區，高校檔案工作的服務對象一直是內向的，即只對單位內管理者和業務工作提供檔案利用。如果我們今天還抱著這個落后的服務模式不放，就不符合改革開放的精神，無法完全體現檔案作為信息資源的戰略作用。因此，檔案的服務必須要創新，才能不能適應市場化的競爭要求。

1、推動檔案服務向主動服務轉變。要把檔案工作的重點及時轉移到開發利用工作上來，主動了解檔案利用者的需求，在檔案信息“數字化”建設過程中充分考慮利用者的利用需求，專門設立網上查檔等內容，在建立現行公開文件查閱中心、檔案整理鑒定中心時也從利用者的角度出發。一切服務于利用者。另外，在搞好日常查詢利用檔案工作的同時，還要抓住重點，有針對性地開發檔案并把有關檔案資料提供給決策者參考。要充分發揮檔案網絡的優勢，保證檔案信息及時、有效地傳遞給領導及有關部門利用，使檔案服務由“被動型”、“封閉型”向“主動型”、“管理型”轉變。

2、提供積極而豐富的服務手段。大部分高校檔案部門的服務模式基本上都是等用戶上門查找、手工檢索和人工調卷、只能提供紙質文本等消極被動的和粗放的服務。因此高校檔案部門必須變革這種狀況，努力把檔案服務工作打造成了解需求，服務到現場、服務到管理與業務第一線；網絡化自動檢索、調卷與人工檢索、調卷互補并存；綜合提供數字化多媒體信息和檔案的編研成果等積極主動的、現代化與傳統相結合的和集成的新的服務模式，進而在此基礎上豐富檔案服務手段。

3、創新服務對象。高校檔案工作要做到服務創新，就必須擴大服務范圍，把本高校及高校系統外的所有潛在用戶也作為服務對象，實現檔案服務的社會化。這種社會化的檔案服務要求在不違背知識產權保護等相關法律法規的前提下，為社會提供可能的檔案服務，甚至要努力探索社會利用高校檔案的規律與特點，開展多種方式、提供多種途徑為他們利用高校檔案提供便利。高校檔案的這種服務創新既體現了檔案工作的人文精神，又在很大程度上讓高校自身受益，對于樹立高校的良好社會形象、提升高校的社會影響力、提高高校管理的透明度和誠信度都有極大的幫助。

4、推動檔案開發利用向有償性服務發展。要推行檔案開發利用有償服務必須樹立檔案信息的效益觀，檔案工作是一種以一定的人力、物力和財力投入為基礎的，通過對檔案的收集、整理和保管才能向社會提供檔案信息服務的工作，它既然有投入，就應該講產出，如果不采取有償服務的方式就很難取得進一步提高高校檔案管理水平所需的新投入。高校不僅擔負著為國家培養人才的任務，還擔負著為經濟建設服務的重任，這也就決定著高校檔案工作不僅僅只服務于高校內部，還擔任著服務社會的任務。因此，在市場經濟條件下，提供給社會利用某些檔案信息，譬如對外的技術服務、業務咨詢、技術轉讓、資料復制等，這些社會化服務可以是有償的，也應當按照價值規律的要求，由無償服務逐步轉變為有償服務。

三、人的素質的創新

1、增強創新意識。面對知識經濟時代的新特點和社會各方面對檔案工作的要求越來越高這一現實，高校檔案工作者應盡早從安于現狀、墨守成規中醒悟過來，增強緊迫感和危機感，以清醒的頭腦和敏銳的眼光，及時洞察和研究新形勢下的高校檔案工作面臨的新問題，適時提出的新對策，緊密聯系實際，大膽進行實踐。要準確把握時代的脈搏，在實踐中去認識，再實踐，再認識。形勢在變，實踐在發展，人們的思想認識必須隨之變化和發展：舊的問題解決了，新的問題又會產生，這就是事物發展的規律。這就要求我們檔案工作者對新形勢、新情況和新問題要有新的認識，在實踐中牢固樹立創新意識。

2、提高創新能力。創新是建立在敬業精神之上的，只有熱愛本職工作，關注事業發展的人才有創新意識。這種意識的產生和存在是推動創新能力提高的內在動力。要實現高校檔案工作的創新，僅有創新的愿望和勇氣是不夠的，還必須具備善于創新的能力，而這種能力首先要求我們檔案工作者必須具備一定的理論修養、文化功底和專業水平。如果對黨的方針、政策和當前的形勢認識不清，知之甚少，缺乏文化素質，不懂檔案專業知識，又何談創新能力的提高。因此，檔案工作者一定要努力學習基本理論和各種相關知識，掌握新技能。只有這樣，思想水平和知識水平才能適應時代前進和事業發展的需要，綜合素質才能得到明顯的提高，才有可能把創新的愿望變為創新的實踐。其次是要把創新與實踐密切結合起來，因為創新離不開實踐，創新必須深入實踐，從實踐中及時總結出新問題、新情況。因此，高校檔案工作者必須從根本上轉變自我封閉、墨守成規的習慣，要學會在實踐中去創新，探索新規律，形成新認識，從而把高校檔案工作的創新不斷推向更新更高的境界。

3、緊抓人才培養這個關鍵。如果沒有適應改革和信息化建設需要的高素質人才，高校檔案工作的創新就是一句空話。因此，高校檔案管理部門應盡早著手培養技術應用方面的人才，給他們提供方便，創造機會，可以采取有計劃、有重點的組織培訓班學習，送骨干到外地學習深造，鼓勵相關人員參加信息技術等級考試、召開專題研討會、舉辦專題研討班等形式，營造一個良好的學習氛圍，不斷加大檔案工作者學習檔案管理知識、業務技能和信息化管理知識的力度，不斷提高他們的業務技能和信息化管理水平，實現由單一專業型向復合型人才的轉變。為開創高校檔案事業的新局面打下堅實的人才基礎。