基于ＥＤＩ基礎上的企業物流

[摘要] 隨著電子商務在國內的快速發展，人們開始逐漸意識到，物流在電子商務活動中的重要地位。物流在未來的發展與電子商務的影響是密不可分的。物流已不僅僅是貨物的時間和空間的位移，更重要的體現在如何將貨物在發生位移過程中的信息準確地反映給客戶，需要網絡技術來提供支持。新經濟時代，如何實現電子商務和企業物流的銜接，建立信息化的物流管理系統，成為所有企業取得競爭優勢的共同需求。本文通過圍繞電子商務與物流的關系的論證，探討EDI對企業物流業務的作用。

[關鍵詞] 電子商務物流EDI現代化信息化

隨著當今一體化物流理念的發展，市場對物流服務的要求已經不止是貨物物理上的位移了，而是要求對貨物流通的供應鏈上的各個環節實施管理與監控，要求在貨物流通的總體層面上從多角度開拓物流服務。新的市場需求需要新的服務理念和內容來滿足，新的服務理念和內容則需要以先進的科學技術為支撐，而電子商務的應用無疑是促進現代化物流發展的有效途徑。

一、電子商務與物流的相互關系

1.電子商務

電子商務源于英語Electronic Commerce，簡寫EC。顧名思義，其內容包括兩方面：一是電子方式，二是商貿活動。它依托現代信息技術和網絡技術，集“金融電子化”、“管理信息化”、“商貿信息網絡化”為一體，旨在實現商流、資金流、信息流、物流的和諧統一，貿易活動全程的電子化、網絡化和數字化。它給傳統的交易方式帶來了巨大的沖擊，改變了人們傳統的交易方式，是21世紀經濟發展的一個重要推動力。

我國電子商務的發展起源于20世紀70年代的EDI應用，電子商務迅速發展起源于Internet的商用發展。盡管電子商務在我國蓬勃發展，但電子商務的優越性在我國經濟領域還沒有得到充分的發揮體現，特別是在現代物流業中。

2.物流

20世紀80年代美國物流管理協會對物流的定義為“所謂物流”，是指有計劃地對原材料、半成品及成品由其生產地點到消費地點的高效流通活動。具體指運輸、儲存、配送、裝卸、保管、物流信息管理等各種活動。對于少數商品和服務來說，可以直接通過網絡傳輸的方式進行配送，如各種電子出版物、信息咨詢服務等。而對于大多數商品和服務來說，物流仍然要經由物理方式傳輸。

20世紀80年代中期，我國對物流的定義為：物流是指物質資料實體的物理性移動，包括場所位置的轉移和時間的占用。

3.電子商務與物流的關系

電子商務的本質是商務，商務的核心內容是商品的交易，而商品交易會涉及到四方面：商品所有權的轉移、貨幣的支付、有關信息的獲取與應用、商品本身的轉交。即：商流、資金流、信息流、物流。在電子商務環境下，這四個部分都與傳統情況有所不同。對商流、資金流、信息流等這三種流的處理都可以通過計算機和網絡通信設備實現快速流動，而物流作為電子商務實現過程中一個必不可少的實物流環節，它直接服務于最終顧客，物流服務水平的高低決定了顧客的滿意程度，同時也決定了電子商務能否成功實現。因而，現代化物流是電子商務的重要要素，缺少了現代化的物流，電子商務過程就無法實現。

物流是實現電子商務的保證，無論是在傳統的商務模式下，還是在電子商務模式下，生產都是商品流通之本，而生產的順利進行需要各類物流活動的支持。生產的全過程從原材料的采購開始，便要求有相應的供應物流將所采購的原材料供應到位，否則生產就難以進行。在整個生產過程中實質上就是系列化的物流活動過程。合理的現代化物流，保障了現代化生產的高效進行。缺少了現代化的物流，生產將難以順利進行；同樣，缺少了現代化物流，無論電子商務是多么快捷的貿易形式，也難以實現商品交易的目的。因此，物流和電子商務之間是相互影響密不可分的，物流是實現電子商務過程的基礎和重要保證，物流本身的矛盾促使其發展，而電子商務恰恰提供了解決這種矛盾的手段：反過來，電子商務不斷影響物流的發展，電子商務本身矛盾的解決，也需要物流來提供支持，新經濟模式要求新物流模式。

二、傳統物流業務的問題分析

1.操作方式缺乏保障

傳統的訂艙方式往往是采用傳真和信件來傳遞雙方需要的大量數據（包括貨物的件數、毛重、立方、嘜頭及貨物的有關信息）。公司收到傳真和信件后，需要將如此大量的數據輸入公司的內部信息系統，隨著處理和交換信息的增加，該過程變得越來越復雜。這不僅增加了重復勞動量和額外開支而且增加了出錯機會，由于過失的不明確而引起公司與客戶之間業務上的糾紛，給公司帶來不必要的麻煩和經濟上的損失。由此，傳統的操作方式在工作效率和信息安全方面都得不到保障。

2.信息的公布不穩定

貨物運輸過程中船期以及航程等信息的公布是由專人根據班輪的航期每月制定船期表發送給固定客戶，遇市場運價不穩定時，船期表變動的頻率要增加，這樣限定了物流公司業務的發展，公司也很難擴大市場的影響力。

3.貨物的追蹤不及時

傳統的操作模式中，貨物的追蹤完全靠通訊，且反饋的速度很慢，經常會出現由于工作人員疏忽而找不到貨物的情況或無法得知貨物的現勢狀況，影響了貨物追蹤的準確性，同時也給客戶的準備工作產生了一定的影響。

4.運作方式和管理模式不完善

公司原有的信息、資金、決策、銷售運作方式與管理模式，不能使公司的整體效益與規模效應得到很好的發揮，特別是客戶關系管理方面，不能及時地了解客戶的需求，因此也錯失了不少機會，阻礙了公司的發展。

三、EDI系統概況及其應用和效果分析

1.EDI系統概況

(1)EDI系統的含義

EDI電子商務系統的英文全稱為（Electronic Data Interchange），即電子數據交換，是指按照同一規定的一套近乎標準格式，將標準的經濟信息，通過通信網絡運輸，在貿易伙伴的電子計算機系統之間進行數據交換和自動處理。

(2)EDI系統的內容

①班期預告、船期更改等與貨運有關的信息發布。

②運價、船期表、在線訂艙及更改貨運訂艙委托內容、委托貨物的追蹤、退單查詢等。

(3)EDI系統的特點

①便于系統維護。通過采用3層C/S結構，由多平臺、多種數據庫集成，應用服務器（Web-Server）一端使用同一接口連接數據庫，簡化了應用的復雜程度，便于系統維護，即：通過數據庫與本公司業務操作系統相連，能夠保持公司信息的每日更新，保證客戶查詢得到的結果信息與本公司業務數據同步。

②客戶操作簡單。傳統的操作方式中，訂艙是在收到客戶的委托書后進行。但由于傳真的故障或文件在傳遞過程中發生的錯誤而無法及時收到客戶的信息，不僅影響了工作效率，同時也可能會因時間的問題而影響貨物的出運及發貨人與目的港收貨人之間的合作。而如今，客戶只要在公司網上的“電子訂艙”中輸入公司協議號，進入界面后輸入貨物的信息，然后再進入“社區服務”中就可以查詢貨物的訂艙情況了，系統會自動生成。 “貨物跟蹤”中系統自動判斷委托所屬航線，來自及到達、運價查詢、提單確認及更改。

③應用服務面廣。除訂艙部分采用登陸方式外，其他功能對全社會開放，保證滿足貨主、貨運代理公司、等不同客戶的需要。船期表下載按交通部規定的格式，并附平臺文件格式說明，客戶可以得到格式化數據，方便有業務往來的客戶使用。

④安全機制完善。采用最新防火墻技術保證了網絡信息的安全性，并且外部路由器負責控制與外部網絡的連接，保證數據的安全傳遞，阻止不合適和不信任客戶登錄，同時，在訂艙應用的修改和查詢時校核客戶和委托運輸編號，防止客戶委托資料泄密。

2.企業EDI系統的應用

(1)信息發布

在互聯網上建立公司的網頁，基于公司的網頁可以在網上發布公司的信息，主要有運價查詢、業務知識、貨物追蹤、海關編碼、匯率等。

(2)網上查詢

由于企業的業務具有跨地域廣的特點，過去客戶如果要查詢貨物的實時運送情況是不太可能的，這些貨物信息的傳遞大都依靠電話和傳真來完成，但是電話不能存底，而傳真的文字不能用數據處理，而現在通過與系統配套的電子商務網站，公司可以為客戶、有協作關系的同行和海外代理提供統一服務標準的、高效的物流信息服務。

(3)電子訂艙

客戶可以通過物流公司在互聯網上的網址直接在網上訂艙，從而取代傳統的訂艙方式。艙位是否訂好，客戶只要到互聯網上查詢就可知道自己的貨物是否已配船，配的是哪條船，預配艙單是否已做等。

(4)貨物追蹤

對于客戶來說，最關心的是所托運的貨物的運輸過程以及貨物能否安全準確地到達指定的目的港及卸貨港。通過EDI信息系統，客戶可以根據物流公司所提供的用戶查詢口令和密碼，在互聯網上在線查詢貨物的現狀，跟蹤其貨物，同時客戶可以通過互聯網對貨物的狀況進行信息反饋或得到公司的信息反饋。

(5)核銷單查詢

核銷單是由國家外匯管理局制發，出口單位和受托行及解付行填寫，海關憑此受理報關，外匯管理部門憑此核銷收匯的有順序編號的憑證。在海關受理報關后的一段時間內，客戶只要在公司網上核銷單查詢項下輸入核銷單號碼，便可知道此核銷單海關是否已處理完畢，以便及時做好退稅核銷事宜。

3.企業EDI系統的應用效果分析

(1)提升了企業形象及競爭力

國際航運市場由于世界經濟的不景氣和載運能力相對過剩而徘徊于低迷狀態，使各家航運公司之間爭奪市場份額的競爭更加激烈，通過價格手段取得競爭優勢的傳統做法已經缺乏實質的空間，而通過采用新的信息系統，完善對客戶的信息服務質量將成為競爭優勢的必然選擇。電子信息服務系統的應用，一方面：促使企業緊跟信息技術發展的時代潮流，通過不斷完善信息服務，取得競爭手段上的不斷領先；另一方面：提高了企業在客戶群中的形象，取得競爭優勢。

(2)提高了工作效率

傳統的業務操作系統不夠完善，系統無法辨別文件，更不用說自動生成，在很多時候都需要工作人員去解決。而現在由于數據庫與公司業務操作系統相連，操作人員只要在系統中輸入相關的信息，系統會自動生成文件，大大降低差錯率，這樣，就免去了大量的人力去做重復的工作，而且還減少了工作上的差錯，從而大大提到了工作效率。

(3)節約了物流成本

在傳統的操作中，傳真和信件是主要的傳遞信息的方式，尤其是同國外代理、貨主的電話溝通，日積月累也是一筆不小的開銷。而采用EDI系統后，公司每月在傳真和信件等單證費中的開銷比以前要節省25%左右，這樣一來就大大降低了訂艙、查詢、更改單證等環節的費用，從而節約了公司物流成本。

(4)增加了客戶滿意度

在傳統的操作中，客戶如果想查詢運價（對外公布的只是基本港運價）及查詢貨物的實況，只能通過電話查詢，有時公司的工作人員不能及時地將信息反饋給客戶，也會造成許多的誤會。自公司開發了網上運價查詢、網上貨物追蹤、網上船期查詢、在線訂艙、在線退單查詢等系統以后，越來越多的信息及時有效地公布在網上，公司的業務追蹤和查詢方式也變得越來越方便，客戶隨時點擊公司的網站都可以查到他們所需的信息，這樣，可以給客戶帶來諸多的方便、進而增加了客戶的滿意度，為公司鞏固了客戶群。

(5)實現了現代化的統一管理

公司通過該系統和所有分公司、辦事處實行聯網，實現對公司業務、收付款信息，財務等的統一管理。一方面：公司管理層通過系統查詢可以及時準確地了解到所有分公司、辦事處、業務人員等的業務情況，具體包括每個辦事處、每個業務員的利潤、傭金、箱量等詳細情況。另一方面，公司管理層及時了解所有客戶的業務和收付款情況，具體包括每個客戶的業務量、業務趨勢、收付款、箱量等詳細情況。由此，通過這兩個方面信息的及時掌握，實現了管理層對公司現代化的統一管理并做出及時有效的評判和決策。

四、結論

隨著世界經濟的飛速發展，全球數字化、網絡化、信息化已成為時代的主要特征，我們已置身一個多元化的商務時代，隨著這種發展進程的加快，國際運輸企業和供應連鎖服務商正在發生根本性的飛速變化。物流，已不僅僅是把貨物從一個地方轉移到另一個地方，更重要的是把貨物“運動”的信息準確地傳遞給客戶，而互聯網技術恰好為此提供了極大的方便。電子商務對物流業務的推動作用：提升了企業形象，提高了工作效率，節約了物流成本，增加了客戶滿意度，實現了現代化的統一管理等。同時得出了電子商務的物流要求物流企業提供全方位的服務，要求把物流的各個環節作為一個完整的系統進行統籌協調、合理規劃、促使物流服務的功能多樣化，更好地滿足客戶的要求。

時代在變，市場在變，物流公司要適應國際競爭的需要，就必須堅持對更高目標的追求。一方面，當今我國的物流公司要在技術、管理和服務上向國際先進企業看齊；另一方面，物流公司要緊跟市場趨勢，結合自身的優勢開展網絡化營銷。通過網絡化運營，實現對物流全過程的優化調度和動態控制，高效整合企業的物流業務流程，滿足客戶對現代物流各個環節的信息實時采集、分析、傳遞的需要，幫助客戶領導層隨時掌握公司全盤運作，洞察商機，真正做到“客戶想要的，就是我們想做的。”

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