提升知識管理效果的知識交流機制建設

[摘要] 論文通過對企業知識管理中知識交流的現狀分析，揭示了目前企業在知識交流中存在的主要問題，提出應建立一個包括知識庫、共享性的企業文化和有效的激勵機制組成的分階段實施螺旋型循環發展的知識交流機制，以促進企業知識管理效果的充分發揮。

[關鍵詞] 知識管理知識交流機制

在21世紀企業的經營管理模式與競爭力表現上，以通過知識共享，運用集體的智慧提高應變能力和創新能力的知識管理發揮著無窮的效用。而確保知識管理效果發揮的關鍵是企業內部的知識如何高效地進行交流和共享。因此，在企業內部建立一套行之有效的知識交流機制尤為重要。

一、知識交流概述

知識交流可以理解成彼此把自己擁有的知識，包括顯性的和隱性的知識，供給對方。顯性知識是能夠用語言等方式表達出來的知識，是能夠進行符號化和編碼化的知識，易于傳播，存儲。而隱性知識本質上是一種理解力，是一種領會、把握經驗、重組經驗，以期達到對它的理智的控制的能力。知識交流的形式不局限于個體與個體間的交流，也包括個體與集體之間，以及集體與集體之間的交流。通過知識交流來集成思想，能夠在一定程度上打破傳統的基于企業層次結構模型的平面化企業知識管理的局限性，更好地發揮知識管理的效果。(1)可以增加組織整體知識的整體容量與價值;(2)應用知識可以提升技術、產品與服務創新的績效，以及組織整體對外的競爭力;(3)促進企業內部的知識流通，提升成員獲取知識的效率；(4)指導企業知識創新的方向;(5)有效發揮企業內個體成員的知識能力與開發潛能;(6)提升企業個體與整體的知識學習能力。

二、企業內部知識交流現狀

常見的企業內部知識交流體系主要包括：上崗培訓和業務學習交流兩大組成部分：(1)培訓系統。企業內的培訓系統一般分為兩塊：內部培訓和外部培訓。內部培訓是在公司內部進行的培訓，通常由各部門主管或者資深員工主持，主要是針對具體業務方面的培訓。如果是要提升公司整體的知識水平，那么則會聘請一些相關教授或者專家來企業舉行定期或者不定期的學習培訓，此即外部培訓。(2)學習系統。企業內部學習系統因企業不同而異。比較常見的是由企業的資料室、情報檔案室所組成，有局域網的企業一般也將其包括其中。在那里，企業員工可以獲得與企業生產經營相關的主要信息資料。與此相伴的還有一些非正式的員工探討系統，即員工與員工之間的私下交流。這些大都是非正式的交流，只能解決某個特定的問題，但不具普遍性，且大都是員工自發的。

上述知識交流體系在實際工作中卻經常因為以下原因使得知識交流的效果并不理想。根據對某一咨詢企業員工的問卷調查發現： (1)企業學習系統中的資料不詳盡。比如在局域網上查到最多的是一些常規性，行政性的信息；即使是和業務相關的內容通常只有提綱挈領性的文字，一些新的規定條例都沒有及時的更新，業務指導性的內容幾乎沒有。資料不詳盡，更新緩慢。有些企業甚至只是在建設系統時把已有的資料錄入即算完事。調查中有39%的員工認為，在本企業的局域網上找不到自己需要的資料。新來的員工不能通過查閱這個網上的資料加快對公司的了解，快速的進入狀態；老員工則無法通過局域網更新自己的知識。(2)缺乏知識分享意識，尚未形成分享知識的企業文化。雖說拿著問題去請教他人，都不會別拒絕。但并非在公司內部人人都有分享知識的意識。調查顯示，有45%的人在遇到問題時首先想到的是自己琢磨，而不是去請教他人。對個別員工的訪問還了解到，即使去向他人請教了，很多情況下，你得到得答案都是只知其所以，不知其所以然。在該公司尚未形成一種分享知識的企業文化。（3)缺乏知識交流的保障體系。在公司內，67%的員工在與他人交流時會有所保留。他們認為，無論你向公司提供多少知識，所得的回報都是一樣的。我們在這里不停地倡導要分享知識，但是在這個知識就是資本的年代，與他人分享自己的知識，有時也意味著自己少了份優勢，多了份威脅。所以有人不愿意與他人交流知識就不足為怪了。

此外，知識交流在企業中還經常碰到的問題有:(1)缺乏先進的技術手段。“知識地圖”、電子討論系統、數據庫、視頻工具等先進手段很少應用，在一定程度上限制了知識流動與轉化的范圍和效率。(2)企業傳統組織體制的制約。我國大多數企業傳統金字塔式的組織體制中層次過多、缺乏適應性和靈活性。這使企業內部的溝通有著很難跨越的層級鴻溝，阻斷了員工面對面的互動式的交流，嚴重制約了企業知識的流動與轉化。(3)隱性知識表達困難、不易交流。知識交流中的重點是隱性知識的流動與轉換。由于隱性知識難以言明、也難以用文字來精確表述，在書籍和文獻中找不到，主要來自于實際操作者、管理者、群體和企業的實際經驗，來自于交流和創意的過程中，故常常表達困難、不易交流。(4)缺少有效的激勵機制。企業不同層次知識主體、特別是員工個體所擁有的隱性知識來之不易，這種知識的交流問題，不能強迫。我國企業長期以來以有形產出作為績效考核的主要標準，這種考核、分配和激勵方式對企業知識員工、特別是掌握核心知識和技術的知識員工不大適用，從而嚴重阻礙了企業內部的知識交流。

三、建立循環遞進式知識交流機制

針對企業在知識交流中存在的主要問題，建立健全知識交流機制是最佳的解決之道。知識交流機制即為一套完善的保障知識交流的復雜的工作系統，它確定了知識交流的對象、圈定了知識交流的范圍、設定了知識交流的模式，以及激勵措施。如果缺少這種機制，企業信息集成和支持經營管理決策的企業信息系統建設都將存在信息積累、利用方式、效率與效能的瓶頸問題。在此我們建議建立一種新型的知識交流機制，它主要由知識庫、共享性的企業文化和相應的激勵制度三部分所組成，并通過分階段實施，由初級而進階到中級，并最終達到高級階段，循環遞進式發展，從而實現知識交流水平的不斷提升。

初級階段:建立知識庫建立共享性的企業文化建立相應的激勵制度

中級階段：更新知識庫鞏固共享性的企業文化運行激勵措施

高級階段:完善的知識庫濃厚的共享性的企業文化健全的激勵措施

1.建立充實的企業知識庫

知識庫是企業知識交流的核心組成部分，它是企業各種信息資源的總集成之所在。知識庫的建立是為了實現企業內部知識的共享、并最終形成組織知識，打造企業的核心競爭能力平臺。它一般建立在企業的局域網上，由安裝在服務器上的一組軟件構成。知識庫從屬于企業的局域網，是其下面的一個分站鏈接，就是說在原先的局域網上增加一個知識庫的鏈接。在這個知識庫中，各種各樣的知識按照類型和性質分別存放著。企業的知識庫結構如圖所示：

圖知識庫結構

2.加強知識庫的更新與維護

知識庫中的知識應該與時俱進，所以必須及時地對知識庫進行更新和維護。(1)知識庫的更新。知識是人們在改造世界實踐中所獲得的認識與經驗的總結。知識庫中的知識大都是和日常工作緊密相關的，很多技巧性的知識更是在平日的工作中慢慢積累的，所以在這個知識庫中的知識需要不斷更新。更新知識庫的責任和權限應當下放到每個部門，落實到具體負責人身上。各部門可以指定一個部門知識官，由其負責平時收集部門內的知識交流成果，然后經過編輯整理再添加到知識庫中。同時將書面材料交至行政部門以便核對審查；另一方面，這些記錄也將成為事后進行獎勵的依據。(2)知識庫的維護。知識庫的日常維護工作主要由行政部門的網絡管理員負責，其主要工作是定期對知識庫做硬件及系統維護。定期清理過期的知識；同時根據各部門交上來的材料，檢查更新信息中是否有錯誤，是否有信息放錯了位置，避免發生無法檢索到等問題。

3.建立鼓勵知識共享與交流的企業文化

企業知識庫雖然包含了非常豐富的內容，但如果沒有人去很好地加以利用，它只會成為一個擺設。很多企業偏重于務實和最后的績效考核，所體現出的就是一種強調“獨立工作，自我提高”的企業文化。在這樣的文化背景下，企業的員工在平時工作時更注意過程及結果，大家都忙著自我充電，增強自己的業務水平。這樣當然時無可厚非的，要在競爭激勵的市場中保持領先優勢，提高員工的整體素質當然是條必經之路，但是單槍匹馬的作戰方式肯定不是最佳方式。這樣的文化忽視了整體的提高，沒有最大限度的利用組織的知識，很多知識被孤立了起來沒有得到融會貫通。

因此，企業應該通過各種方式來培育一種“系統學習，共同分享”的新型的企業文化。這種新的文化是對以往文化是一種升華和提升，建立新的文化并不是完全拋棄先前的文化，過去做的好的方面，如強調個人業務知識的提高、適當的內部培訓等還是要保留的，畢竟分享是個雙向的交流，有內容，對交流雙方都有利才是進行分享的前提條件。當然新文化的倡導者和引領者應該是該企業高層管理者。只有領導的身體力行，企業文化才有可能在企業中真正站住腳并發揚光大。

建立新型的企業文化除了需要觀念更新外，還需要適當的措施配合。公司所要做的就是盡量提供各種可以交流知識的環境和場所。如在公司布置適當的休憩場所，讓員工可以隨意地休息、聊天；組織開展各類文娛活動，既可豐富員工的業余生活，更可以縮短員工之間的距離，從同事上升為朋友。朋友之間的交流，話題更多、內容更廣，這樣的關系更有利于知識的交流。

4.促進知識交流的激勵系統建設

如果對新的行為不加以獎勵，員工就不再會有類似的動機。所以，企業應該有效地利用正強化的手段，建立和完善促進知識交流的激勵系統。企業應當從物質和精神兩個方面采取平衡高效的組合激勵措施，對那些貢獻出知識的個人、團體、部門進行相應的物質或精神激勵，來促進知識的流動與于轉化。承認員工知識的獨創性和專有性，盡快建立“按知識貢獻分配”的物質激勵制度，用利益來驅動知識的流動與轉化。應該對有利于企業知識積累的員工行為予以獎勵，就像往常的獎勵員工業績一樣。主要包括如下兩方面的內容:(1)將員工的建議存入知識庫。知識庫的資源不是一成不變的，它需要不斷的補充新鮮血液，保持知識庫的即時性。這將會產生一種可以使其他人受益的隱性知識轉換方式。精神激勵能滿足員工的創造欲、成就欲和尊重欲。可按“能力匹配”原則對員工賦予更大權力和責任，進行目標激勵。當把技術訣竅增加到知識庫時，可以用提供者的名字命名，有時候榮譽的激勵比金錢的激勵更有效。(2)通過利益驅動。通過知識交流體系所貢獻出來的知識，將為企業創造出更大的價值，給員工相應的報酬也是對其長期個人資歷和知識積累的合理回報。另外，員工專業知識的形成，是投入了巨大成本的。而其成本回收的保證，就是對專業知識的壟斷利潤。在知識共享問題上，員工會對壟斷利益和企業補償利益進行比較，選擇其中收益較高者。所以，企業應制定相應的知識共享補償制度，并且使補償額度高于壟斷利益，通過利益驅動來鼓勵隱性知識的共享。比如，可將員工為企業知識庫提供的知識的數量或解答他人問題的次數等參與知識共享的程度與績效掛鉤，與薪金、升職或表彰聯系起來，對員工的知識共享給予各方面的補償，從而充分調動員工知識共享的積極性。

四、結論

知識經濟和知識管理對當代的生產方式、生活方式、思維方式，包括教育、經營管理、乃至領導決策等活動都將產生深遠而重大的影響。為充分發揮知識經濟的巨大效用，在知識管理中，企業只有通過分階段實施，建立有效的循環型知識交流機制，極大地促進企業內部的知識交流的效果，這樣才能不斷提升企業知識管理的水平，在當今知識經濟快速發展的今天幫助企業獲得更大的競爭優勢，在激烈的市場競爭中不斷取得勝利。

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