中小企業管理有效運用內部控制的理性思考

[摘要] 企業建立內部控制制度是為了企業的生產經營管理，是現代企業管理的重要組成部分。本文通過對中小企業內部控制的現狀進行分析，結合管理的需要和企業發展的要求，對如何在中小企業中建立一套有效的內部控制制度提出一些自己的看法和認識。

[關鍵詞] 中小企業 內部控制 制度框架

中小企業內部控制制度是為了適應企業管理的需要而建立和實施的一系列具有控制職能的措施、程序和方法。現階段，除了“夫妻店”、個體戶等體現不出對內部控制制度的需求外，其他性質的中小企業普遍意義上都離不開內部控制。但是由于受到成本效益原則的限制，十分完善的內部控制制度對中小企業來說并不合適，中小企業的內部控制的業務和環節不需要面面俱到，但是要把握關鍵環節和薄弱環節。中小企業所需要的是既經濟又實惠的一套內部控制制度。

一、中小企業內部控制現狀的整體分析

內部控制是管理現代化的必然產物，從其實質上講，是一種管理控制制度。企業建立內部控制制度是為了企業的生產經營管理，是現代企業管理的重要組成部分。只要企業有生產經營活動，就應有相應的內部控制制度。在信息產業已經相當發達的當今社會，不斷完善企業內部控制制度，對于防范錯誤和舞弊，盡量減少損失，提高資本的再生能力具有積極的意義。對于內部控制的具體定義，在理論和實務界有多種說法，但基本上都大同小異。按照財政部關于《內部控制基本規范》第2條所述“本規定所稱內部控制是指為了保證各項業務活動的有效進行，確保資產的安全完整，防止欺詐和舞弊行為，從而為實現經營管理目標而制定和實施的一系列具有控制職能的方法、措施和程序。”內部控制制度是由治理層、管理層和其他人員設計和執行的，其目標就是為了合理確保企業財務報告的可靠性、經營的效果和效率以及對法律法規的遵循。中小企業內部控制通常呈現出三大特點：第一，受重視程度普遍不高且主要取決于企業主的觀念和態度，并且其內部控制水平比較低。第二，主要對內部會計控制。由于中小企業的組織機構相對簡單，管理系統沒有大企業那樣復雜，所以，中小企業主要對現金、應收帳款、資產管理、采購、投融資等項目實施程序控制和人員控制，其目標主要是確保會計報表的可靠性和資產的真實性和完整性。第三，主要運用交叉審核的手法。中小企業資金有限，用人少，在職責劃分和相相牽制的內部控制要求下，最常用的手法就是交叉審核。

由于內部控制措施的固有的局限和中小企業本身特性的影響以及成本效益原則的限制，中小企業的內部控制的不足主要表現在以下幾個方面：首先是決策不當造成的負面影響。在決策時，人為的判斷可能會出現錯誤而導致內部控制的失效。這種影響不僅在中小企業中存在，在大企業也會發生，只不過在中小企業里由于企業人員的素質較低而更加常見，影響也會更嚴重。其次是崗位設置缺乏牽制性。中小型企業經營活動單一，人員配置不可能像大型企業那樣做到專業對口、各司其職，往往一人身兼兩職甚至身兼數職，造成崗位設置缺乏牽制性。再次是職員素質不高造成的制度執行非有效性。中小企業人員素質、職業道德水平參差不齊，企業內部行使控制職能的員工在技能和心理上達不到實施內部控制的要求，對控制措施、程序的誤解、誤判， 從而造成內部控制執行的無效。最后是成本效益問題帶來的局限。控制成本高低是隨著控制環節和控制措施的多少而同方向波動的，但是經營效益可能并不會也一樣同比例變化。因此，中小企業在設計和實施內部控制時，必然會考慮控制成本與控制效果的關系。這樣的后果就是有些錯誤和舞弊得不到控制，甚至企業的內部控制流于形式，成為空談。

二、在中小企業中建立有效的內部控制制度

1.設計中小企業內部控制的整體把握

一方面要聯系實際，注意構建內部控制制度的成本收益原則。任何一項控制措施都一樣，其控制措施越復雜，控制環節越多，相應的控制成本就會越高，同時還會影響企業經營活動的效率和效果。當某項控制措施的控制成本大于控制效果時，這項控制環節就沒有必要去實施。中小企業規模較小，有時候只需要一個簡單的控制系統就可以較好地發揮控制作用，而并不見得一定要很完善的控制制度才行。因此，在實踐中應探尋一個控制成本和控制效果相配比的控制制度。另一方面是要重點注意不相容職務的分離問題。中小企業里，在工作過程中，血緣關系與職業關系縱橫交錯，人際關系錯綜復雜，職責劃分不明晰，缺乏明確的制度約束。所以，既要注意每一職責有專人負責，又要注意不相容職務分離，通過對各項職責合理的分配和進行更加嚴密的監督和復核。企業里主要的不相容職務包括：授權批準與業務經辦，業務經辦與會計記錄，會計記錄與財產保管，義務經辦與業務稽核，授權批準與檢查。再一方面是要強化內部審計監督，建立有效的激勵機制。考慮到成本效益性原則，并不是所有的企業都需要設立專職的內部審計部門，但這并不表示中小企業可以忽視內部審計的監督，無論大企業還是中小企業，內部審計監督都是不可缺少的。中小企業可以通過內部審計的外部化，把企業的內部審計業務外包給專業的中介機構。內部控制制度是一種監督制度，其性質要求必須按章辦事，獎罰分明。只有嚴格按照制度辦事，做到一視同仁，獎罰明確，考核到位，善始善終，才能使內部控制走上制度化、規范化的軌道。

2.內部控制的要素

(1)控制環境。控制環境是企業內部的一種控制氛圍，它提供企業的紀律和架構，確定了一個組織的基調，塑造企業文化，是企業所有其他內部控制要素的基礎。通常認為，企業的控制環境有以下的要素決定：管理層的理念和經營風格；誠信和道德價值觀念；員工的勝任能力；組織結構；人力資源政策與實物權責分派方式。營造良好的企業控制環境不是一天兩天就能完成的事情，它需要企業的全體人員共同的、不懈的努力。

(2)風險評估。風險評估是對于經營活動相關的風險進行預見、識別的過程，包括識別與財務報告相關的經營風險，以及針對這些風險采取措施，從而把風險降低到企業可以控制的范圍。

(3)控制活動。控制活動是指有助于確保管理層的指令得到執行的政策和程序，是企業的“硬控制”，它貫穿在整個企業內部的所有職能部門，它包括授權、業績評價、信息處理、實物控制、職責劃分等相關的活動。控制活動的主要功能是使得企業的內部控制具體化、可理解化和可操作化。

(4)信息系統與溝通。對企業外部，企業要獲得市場信息、國家政策等各種信息，同時企業也要向企業外部傳達信息；對企業內部，上下級之間，部門之間，員工之間等等都要取得他們在執行、管理、控制企業的經營過程中所需要的信息。這些信息傳達和接受都要有信息與溝通系統。一個穩定良好的信息系統包括信息的確認、取得、處理、報告等程序。

(5)監督。對企業內部控制的監督就是觀察和評價內部控制的運行有效性，以及對內部控制的設計和運行的變化情況及時反饋和采取應對措施。它是企業內部控制的“再監督”，包括兩方面內容：內部審計和企業的管理控制方法。

3.內部控制的設計步驟

(1)確定目標。企業的內部控制一般應當實現以下的目標:①保證業務活動都經過適當授權審批程序。②保證企業的所有交易和事項都以正確的金額在恰當的會計期間及時地記錄在正確的帳戶，既不多記錄也不能少記錄。③保證對資產和會計記錄、業務記錄的接觸和處理都經過適當的授權審批，無關人員嚴禁接近企業的資產和記錄。④保證對帳面資產和實有資產都定期進行檢查核對。清楚資產的帳實是否相符，不相符的原因要調查明白。

(2)找到與目標相關的業務流程。良好內部控制系統是滲透到企業的每項業務活動的整個過程和環節的，而在正常的情況下，控制流程是要和業務流程相吻合的，所以，就可以通過找出與控制目標相關的業務流程來設置控制點，一旦業務流程出現控制問題，就需要按照控制目標和控制原則來加以修正。而所謂的控制點就是在實現控制目標過程中，容易發生偏差的業務環節。

(3)確定關鍵的控制點。在控制那些可能發生偏差的業務環節時，應該重點注意那些在業務處理過程中發揮作用較大，影響較嚴重的控制點，這些控制點就是關鍵的控制點。這些控制點對保證整個業務活動的控制目標具有至關重要的作用，甚至可以影響全局的成效。比如說采購過程中的“驗收”環節，它涉及到材料采購業務的完整性和實物的安全性，因此，這“驗收”控制點就是采購控制系統的關鍵控制點。

(4)確定控制措施。所謂的控制措施，就是發現和糾正錯誤或者舞弊過程中，在控制點上運用的各種控制技術和手段。在實際的工作當中，要按照控制目標和對象運用和采取相應的控制技術和手段。不同的控制點，其控制的業務內容也不相同，所實現的控制目標也就不一樣，理所當然的與其相匹配的控制措施就有分別了。總的來說就是采取的控制措施要有針對性和時效性。

(5)用流程圖或者調查表來描述內部控制制度。對內部控制的描述，首先用流程圖或者調查表加以描述，區分關鍵的控制點和一般的控制點，然后用章程、制度等形式把制度化的內部控制反映出來，并且要隨時要根據內部控制的評價意見和企業的生產經營情況對其進行修改和完善。

三、進一步完善中小企業內部控制的理性思考

要進一步完善中小企業的內部控制制度，達到保證組織機構經濟活動的正常進行，提高企業經營管理水平的目的，必須綜合考慮以下幾個問題：

1.如何協調控制與被控制的矛盾

中小企業的企業主呼風喚雨已經成為了習慣，要戴上內部控制這個緊箍咒，一時間肯定適應不過來，但是在市場經濟條件下，企業需要內部控制、呼喚內部控制，這是主流、這是規律。在大勢所趨的現在，中小企業的領導者應注意以下幾個要點：⑴把握重點，有針對性地工作，認識放權并不是失權，把適當的權力下放會給企業帶來更多的效益，更有利于企業的發展。⑵以身作則，模范地遵守內部控制各項制度，并發揮其組織領導作用。⑶認識到自己和屬下不僅僅是老板和員工的利益關系，而且還是為人生的理想、企業的目標共同奮斗的追夢同路人，是同站在人生戰壕里的好戰友。

2.如何把握授權的度

企業經營管理是一個復雜的系統工程，要保證這個系統的正常運行，合理授權是必須的。對于中小企業業主，既要保證其經營決策的獨立性和權威性，又要保證其經濟行為的效益性和廉潔性，權力的度量界定是關鍵一環。另一方面，對內部控制執行人員的授權也有“度”的學問，對不同的控制環節要有不同權力授予，才能使內部控制制度有效運行。但是如果權力授予的“度”的把握不準確，就容易產生新的舞弊土壤。

3.如何提升規范控制程度

企業管理是一門藝術，它涉及各方各面的關系，不能簡單的說靠人治還是靠法治，也不能靠簡單的出納控制、財務管理來實現目的，而要靠一套科學規范的內部控制制度，用制度來規范管理的行為，讓管理者在從事經營管理活動中，知道干什么、怎么干，按照規定的程序來完成工作任務、接受規定的控制管理。

4.如何處理防止商業秘密泄露和與外界保持良好溝通的關系

大多的中小企業并不是上市公司，并沒有強制性的要向外界披露企業的經營信息和財務信息。而且，向外界透漏信息有把企業的商業秘密公告與人的風險。所以，中小企業并不怎么重視與外界的溝通。但是，在知識經濟時代的今天，企業的股東有權利要求企業披露高質量的會計信息。同時，企業也要認識到在高度信息化社會里，企業讓社會群眾、媒介等更多的了解自己，是十分有利于傳播企業的文化，提升企業核心競爭力和知名度、美譽度的。

參考文獻：

[1]樓德華傅黎瑛:中小企業內部控制[M].上海:上海三聯書店，2005

[2]李玉周:輕松內部審計[M].西川:西南財經大學出版社，2002

[3]樓德華傅黎瑛:中小企業內部控制[M].上海:上海三聯書店 ，2005