關于企業實施電子化人力資源管理的剖析

[摘要］ 電子化人力資源管理是網絡時代企業人力資源管理的必然選擇，它的實施能夠對企業管理產生重要意義。本文著重介紹了企業實施電子化人力資源管理的策略要點。

[關鍵詞] 電子化人力資源管理 信息技術 內部網 策略

電子化人力資源管理，即electronic human resource management，簡稱e-HR，是通過信息技術實現的企業人力資源管理的完整解決方案，是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新的人力資源管理模式，它通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、內外業務協同以及服務共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式以及提升企業人才管理的戰略地位等目的。電子化人力資源管理是網絡時代人力資源管理發展的必然方向，代表著未來人力資源發展的趨勢，因而，對企業實施電子化人力資源管理的相關問題的探討就具有重要意義。

一、企業實施e-HR的必然性和可行性

企業實施e-HR的必然性可以從企業所面對的經營環境、人力資源管理部門的角色轉化、員工的需求這三方面去考察。

1.對當今的企業來說

它們所面臨的是網絡盛行、信息快速傳遞的經營環境。網絡時代的到來為企業管理，包括人力資源管理，帶來了巨大的挑戰。企業只有不斷利用網絡技術進行管理創新，才能獲得持續發展的不竭動力。由于企業的競爭越來越聚焦于人才的競爭，因而，人力資源管理的創新就尤為重要。網絡時代的人力資源管理的創新，從技術手段的角度來說，就是利用網絡技術e化傳統的人力資源管理模式，實施電子化人力資源管理。

2.對于企業內部的人力資源管理部門來說

由于企業經營環境的轉變，要求人力資源管理更為高效、提供更多價值增值以及更好地服務于企業的整體戰略實現。因而人力資源管理的角色也會發生重大改變，人力資源管理部門的角色定位已經由原來的行政事務執行者轉化為企業的戰略經營伙伴。順應這種角色轉變，人力資源部門勢必要更多地從機械性的、重復性的人力資源行政事務性工作中解放出來，將這些事務通過信息化手段加以自動處理，這樣，人力資源管理者才能集中精力于重要的戰略性項目。

3.對于企業內部員工來說

采用e-HR也是他們的現實需要。現代企業的員工大部分都是知識型員工，他們具有較高的獨立自主性，希望在工作中有更大的自由度和決定權，因而要求有更靈活自由的工作環境和個性化的工作方式。e-HR一方面能夠根據員工個人的需求和特長進行工作安排、學習、培訓和激勵，讓員工實施自我管理成為可能，另一方面還可以授權員工進行自助服務、信息共享，讓他們享有更多的知情權和參與權。

至于企業實施e-HR可行性，一般認為，e-HR的實現主要需要具備兩個方面的條件：一是企業自身人力資源管理水平的高度，二是企業信息化手段的實現程度。從前者來看，“以人為本”的理念在許多企業中獲得了認同和肯定，多數企業也基本上由傳統的人事管理步入了現代的人力資源管理，人力資源管理水平不斷得到提高，人力資源管理的流程日益規范；從后者來看，企業信息化建設有了一定的發展，Internet（互聯網）和Intranet（企業內部網）的普及使移動辦公、員工自助服務和及時有效的信息溝通成為現實。越來越多的企業建立起了自己的網站，還有不少企業開展了電子商務，實現了B2B、B2C。除了上述兩點，我們還看到，市場上的電子化人力資源管理軟件產品日益增多，諸如SAP人力資源管理方案、Oracle人力資源管理系統、金蝶K／3人力資源管理系統、PowerHRP Suite人力資源管理解決方案6.4版、用友E-HR管理解決方案等，多種多樣的產品與服務為企業實施e-HR提供了很大的選擇空間。

總而言之，在企業信息化建設不斷深入和完善的基礎上，為了提高企業的人力資源管理水平，實現管理的規范化、系統化、科學化和人性化，促進企業人力資源管理向戰略性方向轉變，e-HR的實施就是必然選擇。它通過利用各種IT手段和技術，比如互聯網、呼叫中心、考勤機、多媒體、各種終端設備等，實現企業內部信息互動，從而將人力資源管理價值鏈上不同的角色聯系起來。e-HR作為一個綜合性的人力資源相關信息的管理系統，在競爭日趨激烈和市場變化無常的今天越來越受到各企業的重視。

二、企業實施e-HR所發揮的重要作用

e-HR中的“e”既是指electronic(電子化)，更是意味著efficiency，即高效率的人力資源管理。提高效率是e-HR的根本目的，電子化是實現這一目的的手段或技術平臺。

具體說來，e-HR較之于傳統的人力資源管理方式，其意義和作用體現在如下幾個方面：

1.提高人力資源管理效率，降低管理成本

人力資源管理業務流程包括員工招聘、人員培訓、薪酬福利、績效考核、激勵、溝通、退職、退休等大量事務性、程序性工作，都可以借助信息技術的應用，通過授權員工進行自助服務、外協及服務共享等實現，這就大大節省了時間，顯著提高了效率。

e-HR降低管理成本是顯而易見的。e-HR可以通過減少人力資源工作的操作成本、減少行政性人力資源管理人員、減少通訊費用等達到降低企業動作成本的目的。(1)e-HR是企業信息化的組成部分，能使企業實現無紙化辦公，在辦公用品等開支方面的減少是確定無疑的；(2)e-HR可以成功地通過軟件和網絡來完成一些原本需要大量人手來做的行政性工作，使企業減少行政性管理人員的費用開支；(3)對于一些網絡及分支機構分布較廣的企業，尤其是跨國公司來說，e-HR通過網絡實現人力資源管理，可以大大減少通訊費用。當然，這些可以直接節約的成本還有不少，都可以通過e-HR實施，較快地實現。統計數字表明，在美國，公司實施e-HR，平均每位員工投入的成本是35美元，但在第一年就可以收到可觀的回報，員工的電話詢問也減少了75%。

2.加強公司內部信息溝通以及與外部業務伙伴的聯系

e-HR通過Intranet使人力資源管理的觸角成功地延伸到了每一位員工的身邊，使人力資源的信息傳遞暢通有效。傳統的溝通網絡一般是按照組織結構自上而下或自下而上的逐級傳遞的，傳輸速度較慢，而且信息容易衰減或失真。而e-HR的實施，使相關信息和資料可以在管理高層和基層員工之間直接傳遞，起到了實時、準確地溝通的效果。此外，企業與外部業務伙伴也可以借助網絡實現在人才、技術、知識等方面的資源共享，有效提高適應市場的能力。

3.適應員工自主發展的需要，提高員工滿意度

e-HR可以通過Web Site進行系統操作，把人力資源管理的所有工作通過內部網（Intranet）加以實現，并要求與企業的Intranet無縫鏈接，使企業上至管理者、下至每個員工都可以通過公司的Intranet進入人力資源管理系統，直接查找有關自己的考勤、薪資、培訓記錄等信息，實現在線報銷、在線申請休假、查看職位空缺、在線學習等工作，這極大滿足了員工個性化和自主管理的需求，提高了員工的滿意度，增強企業凝聚力。

4.為戰略性人力資源管理的實現提供保障

從戰略價值的角度，可以將人力資源管理活動分為事務性活動、傳統性活動和變革性活動三個層次。事務性活動諸如計算薪資考勤、收集簡歷、人事信息處理等，完成這些工作要耗費大量時間和精力，創造的價值卻十分有限，因而只具有較低的戰略價值；傳統性活動主要是指績效管理、培訓、招募、甄選、報酬以及雇員關系等，它們構成了人力資源管理職能的核心，具有中等戰略價值；變革性活動包括知識管理、管理開發、文化變革、戰略調整以及戰略更新等，決定了企業的長期發展能力和適應性，因此對于企業來說是戰略價值最高的。

上述實線圖反映的是傳統人力資源管理中三個層次的活動的分配比例：事務性活動所占比例最大，變革性活動所占比例最小。它表明人力資源管理者的大部分時間都花在處理事務性活動上而無暇顧及具有最高戰略價值的活動。虛線圖反映的是實施e-HR后人力資源管理三個層次的活動所占比例有了根本性的改變：變革性活動所占比例最大，而事務性活動的比例最小。這是由于憑借電子化的人力資源管理系統，事務性活動均能納入信息化的流程從而最大限度地將人力資源管理者從這些工作中解脫出來，致力于更富戰略意義、創造更多效益的工作。所以，e-HR的實施可以減少企業傳統的行政事務處理，調整組織結構，增加人力資源部門戰略管理角色的份量。

三、e-HR的主要功能模塊

1.電子化招聘（e-Recruiting）

電子化招聘是e-HR中發展最為迅速的一項功能。如果企業中出現了空缺職位，部門經理即可在線輸入職位招聘申請，同時系統會自動將其職位說明書中的任職條件、主要職責等要求從人事數據庫中提取出來，以便修改和確認。職位招聘申請提交并審批通過后，系統立即在網上發布招聘信息，使招募工作及時進行。如果需要，可以先直接進入e-HR管理系統的內部人才儲備庫挑選合適的候選人，優先錄用。招聘信息在網上發布之后，應聘者在網上輸入的求職信息直接轉入e-HR管理系統的應聘者數據庫，同時與招聘相關的管理工作的整個過程都會在網絡上完成，包括確定候選人、面試考官、面試時間和地點、面試試題、面試評價表等，并通過網絡進行互動式管理。應聘者一經錄用后，他的基本資料便會從e-HR管理系統中的應聘者數據庫直接轉入公司員工信息庫。這是一種完全數字化的招聘方式。

2.電子化培訓（e-Training）

傳統的培訓是讓員工集中在某一地點統一接受培訓，與這種把員工送到信息面前的傳統培訓方式不同，電子化培訓是把信息送到員工面前。員工可以在網上查看關于培訓課程的最新信息，這些課程可以通過名稱、日期、地區等路徑取得。當員工選中了一個課程，他能夠查看關于該課程的另外一些信息，如培訓人數要求、課程大綱、地點、條件、日程安排、費用等。員工也可以查看自己培訓的歷史記錄，需要的時候可以刪除。當一個員工報名參加培訓后，有關該課程的信息和費用情況會通過郵件自動傳送到他的部門經理的手中。經理有權否決。如經理無反饋則視為同意。在線培訓結束后，培訓效果的評價同樣是通過網絡來實現的。

3.電子化考評（e-Evaluating）

電子化考評可利用信息系統對員工的工作成果、學習效果進行記錄；主管可以隨時看到來自各地的下屬定期遞交的工作報告，進行指導和監督；員工的工作進展介紹和述職均可以通過網絡實現。與此同時，企業管理者可以通過電子化考評系統中實時錄入的資料不斷發現并改進企業管理中存在的問題，績效考評中的主觀因素的影響將大大降低，考評將更加客觀。

4.電子化薪資（e-Salary）

電子化薪資可以通過網絡實現薪資的計算、統計、發放和查詢。在薪資的計算方面，可將各項社會統籌保險和個人所得稅的計算和管理按照政府要求設置，直接輸出工資報表、工資單、銀行轉賬文件、稅表。員工可以借助自助查詢功能，了解自己本月薪資福利明細、歷史薪資福利明細情況。

5.電子化溝通（e-Communicating）

它是借助企業內部網絡資源實現信息快速、直接、廣泛的傳播和思想、感情的交流、融合。電子化溝通的形式很多，例如可以在企業內部網上建立員工的個人主頁，可以開設BBS論壇、聊天室、建議區、公告欄以及企業各管理層的郵箱等。借助這些渠道，員工就可以將電子郵件發送到總經理的公共郵箱中并得到總經理的回復；員工也可以在內部網的BBS上向公司提出意見、建議，以期引起公司上下對一些重要問題的討論和關注；還可以在網上求助，請求他人對自己在工作、學習、生活中的實際問題給予幫助。

四、企業成功實施e-HR的策略

1.企業決策者重視并正視e-HR的作用

成功實施e-HR首先要求企業決策人員要對人力資源管理工作高度重視。因為對于人力資源的投入往往是長期效應，其效益短期內無法體現，如果得不到高層決策人員的支持是不可能得到有效的資源來e化企業的人力資源管理的。而且，e-HR的實施不可避免地會使原有的業務流程發生變化，同時也會影響到人員崗位和職責的變化，甚至引起組織結構的調整。決策者對此應該有充分的思想準備。意識到實施e-HR所會帶來的變革。

重視e-HR并不意味著主觀夸大e-HR的作用。有的企業管理者錯誤地認為e-HR是萬能的，企業只要實施了e-HR就可以一勞永逸了，這是e-HR萬能論的觀點。但事實并非如此，并不是有了一套先進的電子化人力資源管理系統后所有的管理問題就迎刃而解了。事實上，管理軟件之所以有價值，是在于它能將優秀的管理思想和方法通過數字化信息系統與企業自身實際情況相結合從而提升企業的經營水平，但它本身只是一個管理的輔助工具，它所能體現出的效用跟企業的經營管理水平密不可分。

2.加強支撐環境的建設

e-HR是基于先進的軟件、硬件和網絡技術基礎上的電子化人力資源管理系統。電腦硬件、網絡、WEB建站和數據庫等都是e-HR實施的支撐環境，它們的性能和水平將直接影響到e-HR能否順利的實施。隨著科技發展，音頻壓縮與視頻壓縮技術、呼叫中心、人工智能等許多先進技術也被紛紛運用到e-HR中來，使e-HR可實現的功能更為強大。為了保障e-HR的良好性能，支撐環境的建設不容忽視。

3.選擇合適的e-HR產品和服務供應商

縱觀市場，e-HR產品供應商中較為知名的有國外的SAP、Peoplesoft，國內的有以金蝶為代表的企業資源規劃廠商，他們把人力資源系統作為企業整體信息化的一部分來重點發展；以及專門從事人力資源管理的北京益康、朗新軟件和深圳的碩旺等。可以說，各廠商在產品戰略和市場定位上各有側重，如何去選擇一個有效的e-HR系統，必須遵循企業不同的需求及規劃。總體而言，國外廠商SAP、Peoplesoft比較適用于跨國公司人力資源管理；國內廠商如金益康在中國人事信息管理方面標準化程度較高；而金蝶的K／3人力資源管理系統在整體規劃，與其它應用系統的集成、人性化設計、基于．Net開發等方面占據優勢。

4.培育一批既懂網絡技術又懂管理的人力資源從業者

實施e-HR對人力資源管理人員的能力，特別是應用信息技術的能力提出了更高的要求。但多數企業的人力資源管理人員通常只掌握了辦公軟件的操作能力和上網獲取信息的能力。既懂人力資源管理又具有較高信息技術應用能力的人力資源管理人員匱乏。這無疑會阻礙企業e-HR的實施。

5.通過培訓改變員工傳統觀念和提升應用能力

e-HR在實施過程中必然會遇到來自企業內部人員的反對，原因包括：一是信息透明造成的領導層部分人員既得利益損失；二是管理變革導致的管理者職位變遷；三是技能欠缺帶來員工層對未來失去崗位的恐懼。總之，能力的缺失和利己的私心使得一些員工消極地尋找各種借口不愿推動企業的e-HR進程。所以，企業需要通過培訓轉變員工對e-HR的誤解，變抵制為歡迎，還要加大對員工辦公自動化應用水平的培訓力度，提升員工的信息意識和信息技能。隨著e-HR系統的實施應用，員工會越來越嘗試到e-HR給他們帶來的便利，自然會成為e-HR的支持者。

當然，企業實施e-HR還需要一個更優越的社會環境，如果國家能夠在政策上給予大力支持，例如健全信息網絡體系，提高網絡容量和傳輸速度；大力發展高速寬帶信息網，強化網絡與信息安全保障體系建設；鼓勵更多的IT廠商生產更優質的e-HR產品，就能帶動e-HR配套環境日趨完善，更加有利于企業實施e-HR。

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