高校檔案信息資源開發存在的問題及對策

摘要 隨著我國社會經濟的高速發展，檔案信息資源的開發利用日益受到社會的重視。但是在檔案信息管理的實際工作中，由于受某些因素的制約，檔案信息資源的開發也有很多不盡人意之處。本文就影響檔案信息資源開發的相關因素從四個方面進行了分析，針對影響檔案信息資源開發的相關因素，提出了強化檔案信息資源開發的對策。

關鍵詞 高校檔案 信息開發 問題對策

檔案是一種具有特殊價值的信息資源。信息資源同能源、材料資源并列為當今社會發展的三大資源，其中能源、材料資源可以合稱為“物質資源”。物質資源主要作用于物質生產、生活等領域，產生直接的、可以量化的經濟效益，有時也會對社會發展其他領域產生影響，但一般是間接的、次要的。而信息資源則可以作用于包括物質生產在內的社會生活各個領域，產生直接的或間接的、可量化的或不可量化的經濟效益或社會效益。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對國家經濟社會發展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻力。

隨著我國社會經濟的高速發展，高校檔案信息資源的開發利用日益受到社會的重視，許多檔案館(室)以檔案為依據，解決了機構設置、職務任免、落實政策、科學研究、基本建設、學生升學、出國、證書補發等諸多問題，并取得顯著效益。但在檔案管理的實際工作中，由于受某些因素的制約，高校檔案信息資源的開發也有很多不盡人意之處。在此，筆者就影響高校檔案信息資源開發的相關因素及其對策剖析如下。

影響高校檔案信息資源開發的因素

開發手段落后：隨著科技的發展，記載檔案的方式由傳統的紙質檔案為主的方式，轉變為以數字檔案為主、紙質檔案為輔的方式；以磁帶、磁盤或光盤為介質的數字檔案成為檔案管理的主要對象，檔案信息資源通過網絡、電視屏幕、報刊廣告等形式為人們利用。現在的高校檔案館（室）雖都普遍配備了計算機，但大多數的高校檔案館（室）僅停留在使用微機進行檔案目錄管理，檔案信息網絡化建設沒有跟上時代的發展，從而影響了高校檔案信息資源的開發和利用。

檔案意識淡薄：在高校中有些部門還存在著對檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。例如，有的高校雖然不惜重金購買了大量的教學儀器設備，但卻忽視了儀器設備相關資料的收集和歸檔，以致造成圖紙、說明書等重要資料的損壞或遺失，致使在需要對儀器設備進行維護和修理時，結果無檔可查，造成損失。

兼職檔案員隊伍不穩定：學校檔案是在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，這些檔案的收集、整理、立卷完全依靠各部門的兼職檔案員，但有些部門兼職檔案員更換頻繁，工作交接不利，部門立卷制度落空。檔案人員對現代化管理技術不適應：在信息社會，檔案的載體形態和記錄方式已呈多元化發展，紙質檔案的固有結構被紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的格局所取代，傳統的檔案編研模式已向多載體、全方位、深層次地開發檔案信息資源轉換。目前在高校檔案人員的結構中，以文科的檔案專業人員為主，而理工科的專業人員較少，對現代化管理技術的不適應表現十分突出，主要表現為實際操作能力較差，這就直接影響到檔案事業的發展和信息資源的開發和利用。

強化檔案信息資源開發的對策

加強檔案信息化建設：依靠科學技術建設和發展檔案事業是檔案資源開發的根本出路，因此，必須加強檔案信息化建設。一方面，目前檔案信息載體的形態正在發生變化，從古代的甲骨、金石，到紙張、膠片，到當代的磁體、光盤，檔案信息正在向數字化發展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。科技的發展對檔案工作提出了新的挑戰，而檔案工作應對挑戰的武器是科學技術。另一方面，網絡技術的全球化，對檔案資源的開發、利用既是機遇也是挑戰。昨天形成的知識和信息，就是今天的檔案資源。檔案資源的網絡化是經濟全球化的必然趨勢，檔案資源不能網絡化，就談不上檔案資源開發的高效益，也是和時代發展的內在要求相悖的。各高校檔案館（室）應盡快將信息系統進行加工和計算機網絡的傳輸，使檔案信息資源合理配置有序，進一步使信息有序化、濃縮化、精細化，以利于檔案信息的有效開發和利用，實現檔案信息資源的共享，真正顯示高校檔案信息服務的整體地位和水平。

增強檔案意識：首先，利用多種形式加大檔案工作的宣傳力度，認真組織學習、宣傳《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針政策，使師生員工加深對檔案信息資源的認識，提高依法治檔的自覺性。二是要加強檔案信息的收集與管理，為開發檔案信息備足資源。三要搞好檔案利用效益宣傳，真正使人們從檔案開發所創取效益的實例中感悟到檔案資源的寶貴價值，從而增強檔案開發的全員意識，形成全校師生員工重檔建檔的良好態勢。

穩定高校兼職檔案員隊伍：學校檔案是在教學、科研、基建、黨政管理以及其他各項活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄，這些檔案的收集、整理、立卷要依靠各部門的兼職檔案員，如果離開他們，高校檔案工作將失去有力的基礎。各職能部門兼職檔案員對本部門形成的文件材料了如指掌，能夠及時、有效地收集整理立卷歸檔。因此，穩定高校兼職檔案員隊伍，加強對兼職檔案工作人員的業務培訓，有利于搞好高校檔案信息資源的開發工作。

加強教育培訓與隊伍建設：隨著社會信息化、自動化程度的廣泛應用，檔案工作不管是從內容到形式，還是從管理方法到開發利用，都融進了新知識和高科技的成分，使傳統的檔案管理發生了質的變化。因此，檔案信息開發型人才的培訓也就越來越重要。作為信息開發型人才，它不但要具有信息加工、信息產品制造的能力和水平，還要有參與市場經濟運作的能力，包括檔案信息市場的建立和保護知識產權，社會對檔案信息要求的預測調查等。因此，科學地制定和實施人才戰略，培養高素質的專業隊伍和熟悉檔案信息專業的復合型人才，加強對在職檔案工作人員的計算機技能培訓，掌握網絡知識，才能發展、提高、促進檔案事業的繁榮興旺，有利于搞好高校檔案信息資源的開發工作。