升級ＣＯＴＡ^＠的６個辦法

專欄 Michael 的 E-mail 秘籍

Michael Song

MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官。CKS 是一家電郵技巧培訓(xùn)公司 ， 向顧客提供關(guān)于電郵效率和電郵禮儀的培訓(xùn)講座 ，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件 ， 在你被它控制以前》一書已于今年 2 月由電子工業(yè)出版社出版。

如果你看了上一期我對 COTA 的介紹并且已經(jīng)開始練習(xí)使用的話 ， 相信你已經(jīng)初見收益。這一次 ， 我決定介紹 6 個讓你使用 COTA 如虎添翼的方法。即便不使用 COTA 系統(tǒng)進行歸檔的人 ，多數(shù)也能從這些秘密中受益 ， 把自己的信息儲存工作變得更有效率。

1.在“我的文檔”(My Documents) 里顯示“詳細信息”(Details View)。

你可以把所有的 Windows“我的文檔”文件夾都設(shè)置成顯示“詳細信息”， 這樣所有的文件和文件夾就會整齊地從上到下排列開來。它還能顯示小小的文件夾圖符 ， 幫你清楚地瀏覽并找到你需要的文件。辦法是打開瀏覽器的“我的文檔”， 點擊菜單上的“工具”(Tools)/“文件夾選項”(Folder Options)/“查看”(View)/“應(yīng)用到所有文件夾”(Apply to All Folders)。

2. 用數(shù)字分出優(yōu)先順序。

遇到長長的一串文件夾或文檔時 ， 可以給最重要或最常用的四五個文件夾或文檔題目加上數(shù)字 ， 這樣它們就能排到列表的最上端。

3. 使用“強力底稿”(Power Drafts) 以保證文件夾分類連貫一致。

“強力底稿”是一個主文件夾 ， 包含了常用的子文件夾。無論何時需要建立一個新的文件夾 ，只需把“強力底稿”復(fù)制下來重新命名就行。比如說 ， 在你的 COTA“客戶”文件夾下 ， 有許多不同客戶的子文件夾 ， 每個文件夾里又包含很多子目錄。因為有可能你給所有的客戶類似的項目和建議書 ， 但卻是用不同的方法給它們命名的 ，你可以建立一個標(biāo)準(zhǔn)的“客戶文件夾強力底稿”，它就相當(dāng)于一個文件夾模板 ， 包含了以統(tǒng)一順序排列的標(biāo)準(zhǔn)化子文件夾 ， 比如 : 客戶信息、建議書、項目、活動計劃表、發(fā)票等。每次有了新客戶 ，需要建立新的文件夾時 ， 只需把強力底稿復(fù)制一遍就可以了。

我一般會在強力底稿文件夾的名字前面加上ZZ 兩個字母 ， 這樣它就會沉到文件夾列表的底部 ，我會很清楚在哪里找它。

4. 擴充訪問途徑以節(jié)省時間。

Windows 用戶 : 給 4 個 COTA 文件夾全部建立桌面快捷方式。然后把 4 個快捷方式圖標(biāo)拖到屏幕最下方的顯示欄上 ( 可能需要先點鼠標(biāo)右鍵給下方顯示欄解除鎖定 )。這樣 ， 即使是在打開了很多其他的文檔時 ， 你也能以最快的速度進入你的COTA 文件夾。你還可以把“我的文檔”COTA 文件夾導(dǎo)入“我的收藏夾”(My Favorites)。做完之后 ，你會發(fā)現(xiàn)一個神奇的快速工具 ， 可以讓你在不打開新窗口的情況下在 COTA 文件夾中跳進跳出。

5. 為網(wǎng)絡(luò)鏈接創(chuàng)建 COTA 文件夾。

很多用戶保存了數(shù)百個互聯(lián)網(wǎng)鏈接 ， 為“我的收藏夾”中的鏈接創(chuàng)建 COTA 文件夾 ， 這樣你再尋找起鏈接來速度至少快一倍。

6. 把文件柜轉(zhuǎn)換成 COTA 體系。

把文件柜中所有的文件搬出來 ， 按 COTA 重新進行分類。把電腦里的分類系統(tǒng)和旁邊文件柜里的分類系統(tǒng)匹配起來。

一些電郵文件夾 ， 每個里面都塞著幾百封電郵 ， 想要都轉(zhuǎn)換到 COTA 體系很費時間。你可以建立一個過渡性的“舊存檔”文件夾 ， 有時間就轉(zhuǎn)一點兒。根據(jù)我的經(jīng)驗 ， 多數(shù)用戶花上三四個月的時間就能把如此龐大的電郵文件夾整理完。而且 ， 出于工作需要 ， 多數(shù)重要的電郵都會在日常工作中被調(diào)用 ， 打開它們時就可以順手轉(zhuǎn)存到新的 COTA 文件夾里。

欄目編輯：王默 wangmo@cbnet.com.cn