高校圖書館與院系文獻資源共享探討

【摘要】高校圖書館與院系資料室都是學校的文獻信息資源機構，兩者都是利用文獻資源為教學、科研服務的。該文簡述了兩者的定位、異同、現狀和存在的問題，并提出了兩者之間實行文獻信息資源共建共享的新思路。

【關鍵詞】高校圖書館；院系資料室；文獻資源共享

【中圖分類號】G40–057 【文獻標識碼】B 【論文編號】1009—8097 (2008) 03—0114—02

隨著高等教育的快速發展，各個高校都緊緊地把握機遇，不斷地擴大辦學規模和招生規模。為了滿足學校發展的需要，各高校都非常重視圖書館和院系資料室的建設，加大對圖書館和院系資料室各方面的投入。如何實行高校圖書館和院系資料室協調發展，使全校文獻信息資源共建共享已成為高校圖書館重要的研究課題。

一 高校圖書館與院系資料室的定位

高校圖書館是學校的文獻信息中心，是為全校的教學、科研服務的學術性機構，是學校建制的單位，由學校統一領導管理；院系資料室則是以圖書館為中樞的全校文獻信息系統的“末梢”，專為各院系教學、科研服務的文獻信息資源機構，它只是在業務上由圖書館進行個別指導，行政上歸各院系領導管理的教學輔助機構。

二 高校圖書館與院系資料室的異同

高校圖書館是學校的文獻信息中心，資料室是圖書館的有機組成部分，是圖書館的延伸和補充。兩者都是利用文獻資源為教學、科研服務；都是信息化的重要基地；兩者最根本的服務功能都是為讀者服務、保存和傳遞圖書資料。但是兩者在工作對象和所擁有的資料內容、范圍、專業化程度依然存在著不盡相同的地方，如圖書館采集的文獻資料大而全，具有綜合性、廣泛性的特點；院系資料室依托自身的規律，在采集的文獻資源方面具有很強的學術性、針對性、時效性和專業性，除收集公開出版物外，還可以通過本專業和學術機構在全國范圍內的各種聯系，收集到相當數量的內部資料、會議資料、交流資料、學術報告、科研論文、專題總結、調查報告、教學輔助資料等灰色文獻資源，以反映教學和科研最新成果或反映教學與科研發展趨勢，從而推動本單位教學與科研的發展。因此，只有使兩者協調發展，才能使兩者優勢互補，為高校教學、科研提供切實有效的文獻信息保障。

三 高校圖書館與院系資料室的現狀與存在的問題

1 管理體制方面

高校圖書館和院系資料室各自為政，形成分散性管理體制，缺乏整體性、計劃性和科學性，尤其是業務工作，名義上歸圖書館領導，實際上圖書館根本不能也沒有權力對院系資料室進行真正的領導。

2 資源建設方面

高校圖書館和院系資料室自成體系，兩者在文獻組織管理中沒有統一的管理制度，因此就會產生全校文獻購置經費難以統籌安排、合理使用，造成兩者圖書期刊重復訂購嚴重，加劇了圖書購置經費短缺與海量文獻信息資源之間的矛盾；高校圖書館和院系資料室之間信息互不溝通、相互分離，在同一個學校內形成兩個獨立的文獻服務體系，互相不了解對方的文獻收藏情況及需求，并且各院系只是為本院系教師服務，而不對外系師生開放，使得外系師生無法享受其文獻信息服務，大大降低了文獻信息的利用率，造成了一些文獻長期被閑置，而需要的又無法借閱，形成了文獻資源短缺和閑置并存的局面，給讀者利用文獻帶來了諸多不便。兩者之間服務的不協調，阻礙了彼此間文獻信息的交流，使文獻資源得不到充分利用。

3 服務手段方面

隨著現代化技術的快速發展，高校圖書館也開始由傳統模式向自動化、數字化、網絡化的現代圖書館方面發展。如今的圖書館都有自己的計算機集成管理系統，圖書館內的各項工作可以在全新的模式下進行，更具有規范性、科學性，工作效率也有了提高；而院系資料室的管理因人力、財力等多方面的因素，仍是以手工操作為主，只能提供文獻借閱、一般咨詢等簡單的服務工作，這種現狀不僅不利于文獻資源的充分利用，更難適應網絡時代服務的要求。

四 圖書館和院系資料室文獻信息資源共建共享的思考

隨著計算機、網絡通訊技術的廣泛運用，建立一個以圖書館為主體的信息網絡中心，把圖書館和資料室聯合起來，統一管理、共同建設、實現資源共享既是必要的也是可行的。

1 統一訂購，合理使用圖書購置經費

高校資金的獲得主要靠國家投入，對圖書館的投資已不能滿足由于文獻資料的數量激增、價格飛漲而造成資金需求量倍增的現狀，高校圖書館和院系資料室只有通過加強聯系，深入了解對方的收藏情況及特點，制定統一的采購計劃，避免不必要的重復購置，才能使有限的文獻資料購置經費得到合理使用，使校內文獻信息資源配置合理化、科學化。

2 高校圖書館參與院系資料室的建設

互聯網上的信息是呈幾何級增長，單憑一個部門和一個單位根本無法滿足讀者的信息需求，高校圖書館與院系資料室必須走共建共享之路。而院系資料室的人力、設施等方面相對于高校圖書館都較弱，因此，高校圖書館應憑借其人員、設備、文獻資料等各方面的優勢和利用學校、圖書館、院系領導的高度重視等有利的條件，積極參與院系資料室的建設，在技術上和人員上給予資料室積極支持，認真指導資料室的各項業務工作，圖書館工作人員應把院系資料室的建設工作當作圖書館日常的工作來做，始終把院系資料室做為圖書館的重要組成部分，工作認真負責，決不應付了事；各院系領導、資料室工作人員應積極、主動地配合圖書館的參與工作，工作熱情、目的明確，在業務上認真聽從圖書館工作人員的指導和建議，充分發揮圖書館參與作用，完善院系資料室各方面的建設。只要兩者密切結合，分工協作，協調發展，資源共建就會實現校內文獻信息資源的共享，為教學、科研提供更好的文獻信息服務。

3 高校圖書館建立學科館員制度

學科館員制度是以學科為對象而建立的高級專業人員對口服務模式。學科館員擁有某一學科領域的扎實知識，其職責是走出圖書館，與對口學科師生和院系領導以及學術帶頭人建立經常性的聯系，在對口學科領域開展一個或多個方面的圖書館業務、參考等服務工作，有針對地為師生提供服務，解決他們在信息檢索與利用中的難題，接受圖書館和對口院系雙方的監督考核。學科館員制度的建立是提高深層次信息服務的一個有效方式，在學科專業與圖書館之間架起一座相互溝通的橋梁，為高校圖書館與院系資料室之間實現協調發展，實行文獻信息資源的共建共享打下了堅實的基礎。

4 建設書目數據庫，實行資源共享

高校圖書館和院系資料室的圖書資料是為全校師生的教學、科研、學習服務的，需要共知共享，而書目數據庫建設是共知共享的基礎，建立高校書目數據庫最重要的意義就是方便師生檢索利用，節約讀者時間，提高工作效率。高校圖書館和院系資料室共同的任務是將文獻信息數字化并將它們組織成文獻信息數據庫，建設書目數據庫是一項復雜的系統工程，單靠圖書館建立數據庫達到資源共享是有限的，應讓院系資料室共同參與建立，以圖書館為中心，協調、挖掘、利用院系資料室的文獻資源、人力資源，統一標準進行編目，建立既有各院系資料室的分目錄數據庫，又有圖書館與院系資料室文獻館藏的總目錄數據庫，通過網絡技術將兩者鏈接，提供目錄檢索功能，只有這樣，才實現資源共建共享的目的。

總之，高校應抓住發展的機遇，依靠先進科技手段，依托高校圖書館人才、業務和現代化技術的相對優勢，站在校內文獻信息資源共享的高度上，從全校利益入手，加強高校圖書館和院系資料室建設，使兩者協調發展，建成一個統一、高效的校內文獻信息資源保障體系，實現全校文獻信息資源共享的目的，為高校教學、科研提供方便、快捷、優質的文獻信息資源服務，實現圖書館的教育職能和信息服務職能。

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