淺談會計電算化條件下企業的內部控制

［摘 要］ 為了提高財務工作的安全性和工作效率，建立一整套適合電算化會計信息系統顯得尤為重要。目前，會計電算化內部控制中仍然存在數據輸入操作不當、會計信息磁性化、計算機網絡發展等常見的一系列問題。因此，要強化內部控制管理，建立科學有效的電算化內部控制系統，同時要發揮內部審計的作用，不斷完善會計電算化內部控制體系。

［關鍵詞］ 會計 電算化 企業

［中圖分類］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1002-2589(2008)08-39-02

隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和完善，會計作為經濟管理基礎性工作，其地位和作用越來越被人們所認知。強化會計管理、提高會計信息質量，已成為會計工作面臨的一項十分緊迫的任務。而會計電算化為實現這一任務提供了一條有效的途徑。本文就我國會計電算化內部控制中存在的問題為基礎，探討電算化會計信息系統環境下的內部控制建設問題，以確保企業實行會計電算化后，系統能夠正常安全有效地運行。

一、會計電算化內部控制中存在的問題

1.數據處理方式變化帶來的問題

(1)因數據輸入操作不當而導致的控制問題。一旦輸入操作不當，將會引發明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤，造成輸出信息的失真。這就是計算機數據處理的一條重要規律，“輸入的是垃圾，輸出的也必將是垃圾”。因而數據輸入不當的控制問題成為內部控制中最重要的控制環節。(2)責任高度集中于電算化軟件系統，企業面臨巨大的系統風險問題。一旦系統數據被非法修改、拷貝或是系統程序控制失效，就會影響系統運行的穩定性和安全性，嚴重的可能會導致系統的崩潰，給企業造成不可估量的損失。系統風險問題成為內部控制的主要風險。(3)一些職責的高度集中違背了不相容職務分離和授權、批準控制的原則。由于數據處理集中進行，導致職責合并嚴重，會計人員大大減少，從而使一些不相容職務得不到分離，如有些會計人員既從事數據的輸入、輸出工作，又負責數據的報送，這增加了他們在未經授權批準的情況下直接對使用中的數據和程序進行修改等操作的可能性，從而使會計數據的準確和安全性受到威脅。

2.會計信息磁性化帶來的問題

手工條件下，會計數據和信息記錄在紙介質的單、證、賬、表上修改困難，修改會留有明顯痕跡，從而便于查證、控制。而在電算化條件下，會計電算的資料如證、賬、表都是通過計算機處理系統完成的，資料的表現形式主要是打印的賬表和存儲在計算機軟硬盤和其它存儲介質中的會計數據，這些存放在磁性介質中的會計檔案，可以方便地被不留痕跡地加以修改，很容易遭到損壞和破壞，影響會計信息的真實可靠性。

3.計算機網絡發展帶來的問題

網絡的迅猛發展及其在財務工作中的進一步應用帶來了層出不窮的新問題。網絡環境具有開放性和動態性的特點，這給會計信息系統內部控制帶來了許多新問題，如大量會計信息通過網絡通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改；網絡會計信息系統遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大等等。總之網絡環境的開發性和動態性加劇了會計信息失真的風險，甚至威脅到企業財產的安全性，對會計內部控制提出了嚴峻的挑戰。

二、會計電算化內部控制制度建設

1.企業內部操作管理控制

防止數據輸入不當的控制。如對使用計算機的數據輸入人員加以控制，規定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機，確保經濟業務處理之前已經過適當的授權和審批，防止操作人員對未經授權和審批的經濟業務進行處理。在網絡環境下對數據輸入進行實時控制，在系統內分出操作與監控兩個崗位，對每一筆業務同時進行多方備份，當會計人員進行賬務處理時，其操作和數據也被同步記錄在監控人員的機器上，由監控人員進行即時或定期審查，一旦出現數據不一致便進行深入調查;對輸出內容進行檢查控制。如在檢查中將輸出信息與輸入信息的有關數據進行核對，對關鍵性數據進行人工復核，確保輸出數據的可靠性。

2.系統安全控制

加強系統安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份用密碼控制；（4）數據存儲和處理相隔離，加強會計數據、會計軟件安全保密措施；（5）修改會計核算軟件的審批和監督制度，如規定會計核算軟件的修改需報單位總會計師批準；（6）機房的工作環境保護，通常包括:保證機房設備安全的措施，如機房防火規定；保證計算機正常運行措施，如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定。

3.組織控制

組織控制是指將系統中不相容的職責進行分離，即將系統中的各類人員進行分工，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。企業可以將會計組織機構按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。在進行會計分工和職責劃分時，重要的一點是不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在計算機會計系統中不相容的職務主要有:數據維護管理職務與電算審核職務;數據錄入職務與審核記賬職務;系統操作的職務與系統檔案管理職務等。

4.會計檔案控制

在實行會計電算化之后，隨著存儲介質的改變，對會計檔案管理的要求也比較嚴格，對會計檔案的概念也有所發展。對會計檔案的管理制度應涵蓋對打印輸出的證、賬、表和存儲會計數據和程序的存儲介質以及系統開發文檔的存檔、安全保管和保密工作，管理制度一般包括:存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管;各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽，應存放在安全、潔凈、防潮的地方;采用磁性介質保存的會計檔案要定期進行檢查和定期復制，并進行多處備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

5.網絡的安全控制

網絡環境下尤為重要的是防病毒控制，可以采用如下控制措施:對不需要本地硬盤和軟盤的工作站，盡量采用無盤工作站；采用基于服務器的網絡殺毒軟件進行實時監控、追蹤病毒;在網絡服務上采用防病毒卡或芯片等硬件，能有效防治病毒;對外來軟件和傳輸的數據必須經過病毒檢查，在業務系統嚴禁使用游戲軟件;及時升級本系統的防病毒產品。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數據加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。

三、充分發揮內部審計作用，不斷完善會計電算化內部控制

由于電算化會計系統內部控制存在極大的風險，一旦系統失控，將會對企業造成不可估量的危害。同時，從控制的成本效益上看，一些理想的內部控制往往因成本過高而不為企業所采用，因而內部控制制度只能為企業提供一種合理而不是絕對的保證。因此，企業應充分重視內部審計的作用，利用內部審計對會計電算化內部控制進行有效的監控。企業應保證內審人員工作的獨立性和定期的專業培訓。內審人員要定期檢測電算化系統的工作情況，對內部控制系統的健全性、適用性、可靠性進行評價和考核，看其是否能夠有效發揮控制作用，并針對其薄弱環節，提出改進意見，使之得以不斷完善。

作者單位：黑龍江省地礦局樁基礎公司

（責任編輯/王麗君）