關于文件運動理論研究的對話錄

吳品才：文件運動理論與文-件管理技術近年來在國內外檔案界的研究熱度一直未降，我也十分專注地投身到了這一研究領域，并深感這塊土地的深厚與肥沃，有許多問題值得繼續深入研究，更有必要與檔案界同仁交流。

張照余：確實，文件運動理論至今仍是檔案學基礎理論研究中的一個熱點，一直受到國內外許多檔案學者的傾情關注，甚至有學者專門以這一領域為研究對象，如阿根廷的巴斯克斯等。我國檔案學界自上世紀80年代以來所發表和出版的論文、著作同樣說明了這一問題。我在早期也對它產生過濃厚的興趣。上世紀90年代初，去美國做訪問學者時，我有幸在那里閱讀了大量的檔案學英文文獻，其中有相當多是關于文件運動理論方面的。目前我給本校檔案學本科生講授的檔案學專業英語課程中也錄入了幾十篇關于文件運動理論方面的文章。美國訪問歸來后，1993年7月我們合作翻譯并由陜西人民出版社出版了卡羅爾，庫切和J.V.盧梭的著作：《文件生命——檔案與文件管理的系統分析》，但我們同時也應承認，在文件運動理論研究中的許多問題和觀點上還存在著不同的聲音，而且爭論十分激烈和尖銳。在此，我想提一些問題，提供我的一些觀點，并想聽聽你對這些問題的看法，因為近年來你在這一方面相當努力，成果顯著。

吳品才：可以!文件運動理論之所以能引起中外檔案界的廣泛關注，筆者認為，其中的一個很重要的原因便是該理論以文件價值為切入點來研究文件和文件管理。我們知道，文件價值是文件存在的唯一理由，只有在現在和未來時空范圍內，文件能呈現出一種或若干種價值類型，文件便有存在的必要，才有繼續保存的價值。如果文件在現在和未來時空范圍內小能呈現出任意一種價值類型，那么，文件也便失去了存在的必要。從文件價值和文件運動的角度來研究檔案學理論和檔案工作實踐，這不僅體現了一種研究視角和研究方法的轉變，更是抓住了問題的主要方面，同時也使許多長期困擾檔案界的檔案現象得到了較為圓滿和更為充分的解釋。是的，我對文件運動理論產生了十分濃厚的興趣，也有自己的不少想法，但最早是從我國檔案學者何嘉蓀教授和陳兆祦教授等處受到的啟示，從他們所發表的相關論文中學到了不少關于這一理論的真諦。之后，在不斷學習和研究中發現，這一理論的研究遠未窮盡，還大有可為。因此。筆者認為。這一理論不僅過去、現在，而且未來仍會受到中外檔案界的相當關注，本人十分愿意傾聽檔案界前輩的指點，也愿意與檔案界同仁交流有關這一理論研究的一些心得，以促進這一理論的發展。

張照余：文件生命周期理論的普遍性問題是我們長期以來一直關心的一個問題，且始終存有不同聲音。所謂文件生命周期理論的普遍性就是指產生形成于西方國家的文件生命周期理論是否也適用于解釋和指導我國檔案學理論和檔案工作實踐的問題。你也知道，文件生命周期理論自20世紀80年代傳入我國后引起了我國檔案界的廣泛關注，但在如何看待文件生命周期理論的態度問題上，我國檔案界卻存在著截然不同的兩種看法。其一，認為它完全適用于中國：其二，認為不宜把它中國化，至今仍爭論不休。否定論者的理由主要是認為中外文件與檔案概念、檔案工作管理體制和檔案工作實踐的不同。事實上，從歷史的角度來看，文件中心確是文件生命周期理論產生的實踐源泉，而文件中心首先產生于西方，我國至今幾乎不存在文件中心。理論來源于實踐，因此，文件生命周期理論在我國既沒有產生的土壤，也沒有適用的指導空間，再說，文件生命周期理論是建立在廣義文件概念基礎之上的一個理論，沒有廣義文件概念就不應該也不可能產生文件生命周期概念，自然就不能形成文件生命周期理論。而在我國至今主流文件觀念仍是狹義文件觀，它認為文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。從這些方面來看，認為文件生命周期理論不宜中國化，或不適用于中國，似乎也有一定的道理，不知你以為如何?

吳品才：我認為，回答這一問題的關鍵在于我們要對文件生命周期理論有一個完整、準確、客觀、公正的認識。首先筆者認為，文件生命周期理論雖是對文件中心建設經驗的高度總結，又指導著國外文件中心的建設，但它所揭示的卻是文件運動的客觀規律，具有普遍性。西方國家的文件運動規律如此，我國的文件運動規律也是如此。因為文件生命周期理論的思想基礎是根據文件先后呈現的價值類型不同來劃分文件生命的階段的，文件在生命運動全過程中先后呈現出：現行價值－憑證價值－歷史研究價值，因而文件的整個生命運動過程相應地被劃分為現行期、半現行期和非現行期三個階段。顯然文件在其生命運動全過程中呈現出的這種價值類型變化規律并非西方國家的文件所特有，我國的文件在其生命運動全過程中也呈現出了同樣的價值類型變化情形。因此，我國的文件生命運動過程同樣可據此劃分為上述這樣三個階段。而從我國的(現行)文件與檔案全過程管理模式來看：文件室－檔案室－檔案館，也明顯反映出這種對應的管理三階段性，現行文件由形成部門管理，發揮現行價值：非現行文件由檔案館管理，發揮歷史研究價值：所不同的只是半現行文件的管理。根據我國現行檔案管理體制的規定，半現行文件由各自建立的基層檔案室管理，但發揮的價值類型依然主要是憑證價值，雖然中外半現行文件的管理方式有所不同，但這并不影響我國文件生命運動過程三階段的劃分和呈現。這種中外文件生命運動全過程階段性呈現的一致絕非偶然，它是文件運動客觀規律內在作用的必然反映。早在1988年吳寶康主編的《檔案學概論》中就明確指出：檔案的流程分為檔案的形成、中轉和歸宿三個階段。中國人民大學的馮惠玲導師稱“這種劃分與庫蒂爾、盧梭的文件生命三段論有異曲同工之妙”。這就深刻地指出了我國的(現行)文件與檔案全過程所呈現的三階段性與文件生命周期理論中所描述的文件三階段性在本質上是一致的。

其實，半現行文件的科學管理模式不應是唯一的，由文件中心和基層檔案室來管理都是可行的，只是它們各有不同的適用范同。在一定條件下，我們應采用文件中心或商業性文件中心來管理，而在另一條件下，則應采用基層檔案室來處理。它們應該而且可以共存，并不是排它的或非此即彼的，從流行文件中心管理模式的西方國家來說是如此，它們從來就沒有排斥過基層檔案室模式，我們也應如此。那種單一地采用基層檔案室模式的做法必然會在實踐中暴露出許多問題，這在我國檔案工作實踐中已得到了充分印證。但這并非表明我們從此就應完全拋棄這一模式，因為這些問題并不是在任何單位都有暴露，沒有產生問題的單位說明采用基層檔案室模式是適宜的。其實在同等管理效率的情形下，我們應優先采用基層檔案室模式，因為半現行文件是為形成單位服務的。而基層檔案室顯然比文件中心距離更近。所以，我們不應從一個極端走向另一個極端。事實上，采用文件中心模式和基層檔案室模式來處置半現行文件都是尊重文件運動客觀規律辦事的，并不是說只有采用文件中心模式才是尊重文件運動客觀規律辦事的，因為它們都采取了不同于現行文件和非現行文件的存放地點和管理方式，遵照不同運動階段內的文件采用不同的存放地點和不同的管理方式來進行的要求。我們應該知道，半現行文件管理究竟應該采用哪種模式進行，這是個最佳管理效率問題，

至于文件在生命運動過程三階段中從何時起稱為檔案，對此文件生命周期理論并未描述，這也不是文件生命周期理論本身的內容。從世界各國的情況來看，美國把處于非現行期的文件才稱為檔案，而西歐多國則把文件從現行期起一經正式形成就稱為檔案。但這些具體規定和做法的不同并沒有影響他們對文件生命周期理論的接受。在我國確實至今沒有建立“半現行文件”概念，但這并不等于說在我國不存在具有“半現行文件”屬性的文件，具有這一屬性的文件是客觀存在的，“半現行文件”概念只是對具有這一屬性文件的一種特征性稱呼而已。我國各基層檔案管理部門的職責實質就是主要承擔半現行文件的管理。另外，今天的中國主流文件觀念仍是狹義文件觀，但這并非表明這一觀念一定是科學的。那種現行文件與檔案，不僅在認識上，而且在管理上，割裂開來的做法，已經在我國的檔案工作實踐中暴露出許多致命的缺點。我們在20世紀80年代就呼喚“文檔一體化”。這實質是對我們過去做法的自我否定，呼喚變革，具體說就是對狹義文件觀和現行文件與檔案完全分別管理的否定。電子文件的出現更顯得這種否定的必要性和緊迫性。可見，以中外文件與檔案概念的不同為由來拒絕接受文件生命周期理論是站不住腳的，也是不科學的。如果只是由于文件生命周期理論源于西方而堅持認為它有西方色彩，從而拒絕接受，那么在當今社會背景下這種思想未免太不夠解放。

所以，文件生命周期理論所揭示的文件運動規律是世界各國文件運動的普遍規律，并非西方國家所特有，我國的文件運動規律也是如此。因此，我們可以認為文件生命周期理論根本就不存在是否適合中國國情或是否適宜中國化之說。它本身也是中國文件運動客觀規律的揭示，接受文件生命周期理論是承認文件運動客觀規律的具體表現。我們完全應該而且可以利用這一理論來改造和指導我國檔案工作實踐的開展。

張照余：文件中心能否在我國普及推廣的問題也是我們長期以來一直在討論的一個話題，雖然肯定和贊成者不少。1988年我們也已在甘肅省永靖縣試建了一個文件中心，但客觀事實卻是這一事物在我國至今未能普及起來。這就為否定論者找到了依據，因為實踐是檢驗真理的唯一標準，你對這一問題又是如何認識的?

吳品才：文件中心的中國化問題在我國已討論許久，發表的文章也很多。因此，對諸如是否接受文件生命周期理論、基層檔案室的創設與普及等方面因素對文件中心在中國普及的影響，在此就不再敘述。我想說的是，首先我對文件中心的中國化歷來持肯定觀點，甘肅省永靖縣文件中心的創建并取得與國外文件中心相近的效果，應該是文件中心能夠中國化最有力的佐證。我們知道，當初文件中心在國外能夠成功推廣的最根本原因主要就在于文件中心的高效精簡節約。那么，為何在國外取得這樣一種成效后就能得到法律上的規定和認可，并很快能得以推廣，而在我國取得同樣的成效后卻難以推廣呢?一個很重要的原因就是長期以來我們的效益觀念不夠。即使在改革開放近30年后的今天，情況雖已大有好轉，但應該說仍不夠理想，尤其是過去市場經濟在我國并未得到很好的開展實施。私有經濟成分在我國比重較少的時候，更是如此。而效益觀念是否強烈應該是影響文件中心能否建設和推廣的一個重要因素，因為文件中心的建設本身就是樹立和實施最佳管理效率問題。由于我國至今效益觀念仍不夠理想，因此，文件中心難以在我國普及推廣可想而知，再加上在我國半現行文件本身當前已規定由本單位建立的基層檔案室來統一管理，這就更難推廣文件中心的建設，

另外，筆者以為，一個國家的政務公開程度也會影響到文件中心的建設。盡管已經認識到文件中心能給我們帶來很多優越性，但在保密是原則、公開是例外的情形下，一個單位是不太愿意會把自己的半現行文件拿出來交給外單位管理的，它始終會擔心泄密。當前有一地區正在建設一個與國際接軌的文件中心，筆者曾咨詢過政務信息公開對建設的影響，回答是影響較大。而我們現在的要求是：公開原則、保密例外，因此，信息泄密擔憂在很大程度上得到了消除，

筆者深信，隨著市場經濟的不斷深入，效益觀念的不斷增強和政務信息公開的不斷推行，文件中心建設在我國必將盛行，直至普及推廣。有的省市地區已把文件中心建設列入了自己的規劃。這是可喜的進步，也是歷史的必然。

張照余：電子文件的產生讓檔案界有了無盡的研究內容，由于電子文件與傳統的紙質文件相比，呈現了許多特殊性，如信息的非人工識讀性、系統的依賴性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性等。因此，檔案界普遍認為，電子文件的特殊性深刻影響到了電子文件的管理，但電子文件的這些特殊性是否也會影響到電子文件的運動情形呢?我發現中外檔案界已有不少學者對此作了一些研究。他們的普遍觀點是：電子文件運動情形有其一定的特殊性，而這種特殊性就是由電子文件的特殊性所導致的。如澳大利亞檔案學者所提出的文件連續體理論就是典型的反映。他們的研究對象就是針對電子文件的，“該理論打破了原來文件生命周期理論中階段之間截然分開的界限，取而代之的是連續保管模型，指出紙質文件的那種從生成到處置的線性過程并不適用于電子文件，因為電子文件的本質是動態的和可重復的，同一份電子文件的不同版本可以在不同的領域得到使用。有時一份非現行電子文件經利用又以現行電子文件的身份出現了”：國際檔案理事會電子文件委員會編寫的《電子文件管理指南》中專門提出了電子文件生命周期(TheLife Cycle of Electronic Record)概念，并把電子文件的生命周期劃分為如下_二個階段：概念階段(或稱設計階段，eonceptstage)、形成階段(ereationstage)、維護階段(maintenancestage)。中國人民大學檔案學院的馮惠玲教授在其主編的《電子文件管理教程》一書中也明確指出：電子文件運動的不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉化的可能：甚至有人明確指出，文件生命周期理論揭示和描述的是紙質時代文件運動規律的情形。它在電子文件時代已不再具有適用性，電子時代的文件運動規律應由文件連續體理論來說明，等等。顯然，這些檔案學者所描述的電子文件的運動情形確實有別于文件生命周期理論中所刻畫和描述的文件運動情形，具有相當的特殊性。我覺得這些描述有一定的合理性，因為這并非是個別人的一種奇異觀點。這種認識具有相當的群體，就連國際檔案理事會也有這種認識，不知你的認識如何?

吳品才：張教授，雖然你當前主要專注于檔案信息化建設的研究，但看來你對文件運動理論研究的最新動態了解也不少。幾種具有代表性的關于電子文件運動情形異常現象的描述你都較為清楚。當然，除此之外，還有若干學者也論述和研究了電子文件的運動情形，結論大體相近，都認為存在著有別于紙質文件的特殊運動情形，但筆者對此卻有不同看法。我覺得要準確地解析和認識電子文件運動情形，我們必須要搞清以下幾個問題：首先，載體類型和記錄方式的變化對文件運動概念的內涵是否有一定的影響。換言之，紙質文件運動概念與電子文件運動概念本質上是否相同或一致。其次，載體類型和記錄方式的變化對文件價值類型及其變化規律是否有影響。再次，載體類型和記錄方式的變化對文件運動階段及其劃分標準是否有一定的影響。第四，載體類型和記錄方式的變化對文件運動整體性是否存在著一定的影響。只有弄清楚了這些問題后，我們才能回答電子文件運動情形與紙質文件運動情形是否存在著一定差異的問題。

顯然，載體類型和記錄方式的變化對文件運動概念的內涵不應有任何影響，即紙質文件運動概念與電子文件運動概念本質上是一致的。如果這兩個概念本身是有差異的，那么我們來探討這兩種不同類型文件間的運動情形是否存在差異就變得毫無意義。任何文件的運動概念都應該是一致的，不論其載體類型和記錄方式，也不論其產生領域和所處階段等，都是指由于文件在現在或未來時空范圍內能夠呈現出一種或多種價格類型而使文件擁有生命所導致的。如果文件在現在或未來時空范圍內不能呈現出任一種價值類型，那么這樣的文件便已喪失生命。文件運動源于文件生命，文件生命源于文件價值，沒有價值的文件便是沒有生命的文件，或說這樣的文件已喪失生命，而沒有生命的文件何談文件運動?任何文件的運動都不是指由于文件存放地點的變化而產生的物理運動：同樣，載體類型和記錄方式的變化對文件價值類型及其變化規律也不應有任何影響。因為文件價值只與文件自身屬性和主體的需求有關，與載體類型和記錄方式應該無關。同樣的信息內容在不同的載體上應該能夠呈現出完全相同的價值類型，不會在紙質載體上能產生某種價值時，在電子載體上就不能產生出這樣的價值，只要它們在相同的時空環境下就行。載體類型和記錄方式的變化對文件運動階段及其劃分標準，以及對文件運動的整體性都不會有絲毫影響，對任何類型文件的運動階段都應依據它們所能呈現的價值類型不同來進行，呈現出同一價值類型就表明文件處于同一運動階段，呈現出不同價值類型就表明文件處于不同運動階段，其他任何劃分標準都是值得商榷的。至于文件運動的整體性在電子文件上則表現得更為明顯。所以，從這樣一些內在的剖析來看，筆者難以理解所謂電子文件運動情形的特殊性。在筆者看來，電子文件運動情形與紙質文件運動情形在本質上是一致的，不應也不會有什么區別。

張照余：你的分析很有道理，概念統一、思路清晰、邏輯嚴謹、推理充分。照此說來，電子文件運動情形與紙質文件運動情形確實不應有什么差異。我閱讀過你的專著：《文件縱橫運動論》，其中，有一章是專門論述電子文件運動情形的。你在書中用“電子文件縱橫運動論”為題來概括本章內容，這本身就有力地說明了在你看來，電子文件運動與紙質文件運動一樣，有的也可以呈現出縱橫運動。你是用一般電子文件的縱向運動和CAD電子文件的橫向運動來說明問題的，就是說，一般電子文件只具有縱向運動，而CAD電子文件不僅擁有縱向運動，而且還具有橫向運動。這同書中前面你在論述紙質文件的運動情形時是一脈相承的，但你又如何來解釋以上這些學者所描述的電子文件運動情形的異常現象呢?

吳品才：是的，你可以認為主要是針對紙質文件的。因為我們的文件或檔案載體之前主要是紙質的，但就其本質而言，并不是專門針對紙質文件來說的。因為這些縱橫運動情形在論述時并沒有依賴于什么樣的特定載體類型和記錄方式，或者干脆說，與文件的載體類型和記錄方式無關。至于如何解釋以上這些學者所描述的那些所謂的電子文件運動情形的異常現象問題，筆者以為也并不難。文件連續體理論對大文件觀、文件運動的整體性和階段性的描述是十分清晰的。所不同的是在各運動階段內文件管理間的關系問題處理上發生了重大的轉變。在文件生命周期理論中，確實是不同運動階段內的文件選擇了不同的存放地點和不同的管理方式來進行，給我們的明顯感覺是文件管理應與文件運動相對應。選擇文件適宜的存放地點和管理方式時首先應關心文件所處的運動階段，即不同運動階段內的文件管理之間界限分明、截然分開。雖然我們也指出了這些管理間的聯系性和連續性，這對紙質文件確實是適宜的，但對電子文件而言就存在著問題，因為電子文件的特點要求電子文件必須實行前端控制和全程管理。這就對電子文件前后管理間的聯系性和連續性作了更高甚至苛刻的要求，這就是連續管理或連續保管。而電子文件生命運動全過程中的價值類型呈現及其變化規律并沒有發生任何變化。因此，電子文件生命運動全過程依電子文件所能呈現的價值類型不同仍可清晰地劃分為幾個相同的階段。所以，所謂電子文件各階段間界限模糊，或說沒有明確的界限，這是針對管理而言的。從連續體理論中反映出，電子文件各管理階段間確實界限模糊，甚至有人干脆認為電子文件管理階段已消失。而對電子文件的運動階段而言，我們不能說電子文件各運動階段間界限是模糊的，電子文件各運動階段間仍是界限清晰的，只是外在標志不明顯，但可通過電子文件所能呈現的不同類型價值來表征。

辨清了文件運動階段與文件管理階段的區別與聯系后，我們發現，所謂國際檔案理事會所提出的電子文件生命周期的三階段劃分，其實所指的首先是電子文件管理系統的生命周期。劃分的也不是運動階段，而是管理階段。電子文件生命運動過程的時間跨度相當于管理周期中的維護階段的時間跨度。這也充分說明了，不僅在我國，就是在國際檔案界，許多學者同樣混淆了文件運動階段與文件管理階段這二個相關但卻是完全不同的概念。我們不能以文件管理階段來代替文件運動階段。盡管有時這二者是對應的、一致的，如對紙質文件而言。至于所謂的非現行電子文件經利用又以現行電子文件的身份出現，這正是筆者在《文件縱橫運動論》一書中論述的文件橫向運動的重要內容，這種文件運動形式并不只是電子文件才特有的，紙質文件同樣也是擁有的。筆者是通過對科技檔案現實性特點的深入剖析而發現文件橫向運動的。肖然，載體類型和記錄方式的變化對文件價值的呈現及其變化規律沒有任何影響，但對文件價值的實現卻可能是有影響的。在計算機及其網絡環境下，文件共享環境得到極大改善，可以多人、異地、同時利用同一份電子文件的內容。紙質文件的利用用戶必須對有文件才能利用，而電子文件的利用用戶不必擁有文件就能利用。所以，這樣一種特殊形式的文件運動，對電子文件而言，只是可能更易讓我們感覺到，并可能頻繁地讓人感覺到而已。但我們并不能因此就得出，紙質文件不具有這樣一種形式的文件運動。

張照余：如此看來，這些所謂電子文件運動情形的異常現象，其實大都是指由于電子載體的采用和記錄方式的革命對電子文件管理所提出的特殊要求。電子文件運動情形并不是真的因此產生了異常現象。這種載體類型和記錄方式的變化并沒有影響到文件運動內在的實質，電子文件運動情形與紙質文件運動情形是相同的，這就又有一個疑問要提，即文件運動理論給檔案界不少人的感覺是很好，但理論性太強，對實踐的指導性不強。文件價值及其變化規律問題確實非常重要，但這樣的研究過于抽象，你是如何看待這一問題的?

吳品才：文件運動與文件管理是不同的，文件運動概念的內涵并不包括文件管理，也與文件管理無關。但研究文件運動理論、劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，使文件在局部管理和整體管理上更為科學，否則文件運動理論本身就不會有生命力。文件在不同運動階段內由于擁有不同的屬性、不同的用戶類型而要采用差異化的管理方式，但局部管理應服從整體管理要求，各局部管理間應協調一致，避免有交叉重復現象發生。在籌劃和制訂管理方略時應統籌兼顧。因此、筆者在表述時，常把文件運動理論與文件管理技術緊密連在一起，以表明文件運動理論的研究目的和它對文件管理的指導意義。

其實，任何一種文件運動理論都不會僅僅研究文件運動本身，都還包含有它對文件管理指導作用的研究內容。文件生命周期理論如此，文件連續體理論更是如此。在文件生命周期理論中，對應于不同運動階段內的文件管理的階段性特征十分明顯，突出了不同運動階段內由于文件擁有不同的屬性、不同的用戶類型而采用差異化的存放地點和差異化的管理要求，只是文件生命周期全過程連續整體管理的要求體現得稍顯不足。但我們常說，文件生命周期理論是文檔一體化管理的理論依據。這說明文件全過程連續整體管理的要求在此理論中同樣是有體現和反映的。這是廣義文件觀(或文件生命同期概念)和文件運動整體性的必然要求和必然結果。而在文件連續體理論中，文件全過程連續整體管理的思想和要求得到了充分的體現和反映，這顯然更好地符合了電子文件的特性及其最優化管理要求。該理論主要因此而得名，它同樣是廣義文件觀和文件運動整體性的必然要求和必然結果。同時，從連續體模型的文件保管軸上的“文件、檔案、全宗和檔案組合”來看，不同運動階段內文件管理的階段性特征也是明顯的。對任何文件而言，不論是紙質文件、電子文件，還是其他類型的文件。處在不同運動階段內時，我們都不應采用同一方式來處理。試想，現行電子文件、半現行電子文件和非現行電子文件，我們怎么能采用同一方式來處理?只是這種文件運動的階段性和文件管理的階段性不一定有確切明顯的外在標志，因為它的連續整體管理可能在同一地方或同一單位內得以完成。實際上，厄普沃德所創立的文件連續體理論正是這樣一種思想和實踐的反映。

中國人民大學的馮惠玲導師早就明確指出：“電子文件生命周期理論應該是對以文件價值變化為基礎的文件生命周期理論的繼承和發展。文件生命周期理論在本質上適用于電子文件，同時，需要按照電子文件的特點對這一理論進行部分的修正”。筆者認為，繼承的和本質上二適用的是文件運動及其規律的本質，需要修正和發展的是文件管理。這說明文件運動及其規律是對文件管理有指導和影響作用的重要因素，但不是唯一因素。影響和制約文件管理的因素還有其他，諸如文件特點、文件信息內容的特點(如重要性和密級等)等。

張照余：文件縱橫運動論是你的重要思想，你從建立文件或檔案的微觀定義出發，始終如一地堅持以文件呈現的價值類型為標準來判斷文件所處的運動階段和運動狀態。認為經典的文件生命周期理論只揭示和描述了所有文件所共同擁有的縱向運動形式，而有的文件除此之外還擁有橫向運動。在我看來，這很好理解，也十分清晰。這可能是我們都是理工科出身的緣故。可檔案界還是有學者對此有不同聲音的，他堅持用文件運動回流來說明這種檔案現象，也就是說，文件運動回流和文件橫向運動的產生背景和產生目的是相同的，關鍵是看哪一種更科學合理。同時你應該對文件縱向運動和文件橫向運動有一個更為簡潔明了的解釋。

吳品才：你對我的學術思想的理解非常到位，同時也謝謝你的指點。是的，我們可能都有這樣的感受，一種觀點誕生后，自己認為可能已相當清晰和準確，可在別人看來可能還有這樣那樣的不足。有的可能是理論本身確實就存在一定的不足，而有的可能是由于自己的描述不到位而使別人產生誤解或理解上的錯位。關于文件縱向運動和文件橫向運動含義的問題其實非常簡單。文件縱向運動是文件沿時間軸不斷向縱深方向發展而產生的運動形式。因此，它自然是針對文件形成活動(假設為A活動)而言的。具體為：A活動的現行文件轉化為A活動的半現行文件，進而再轉化為A活動的非現行文件的運動情形。這正是文件生命周期理論所描述的文件運動情形。盡管這一理論本身并沒有顯現出針對何種社會實踐活動而言，而文件橫向運動則是指文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間所能發生的運動情形。具體表現為：出于A活動開展需要而形成的文件又在B活動的開展中呈現出現行價值，即A活動的文件同時又能推動B活動的開展，成為B活動的現行文件。這樣的文件我們就說它不僅擁有縱向運動，而且還擁有橫向運動。因此，筆者認為，文件橫向運動發生的必要條件是A、B二個活動的開展過程擁有相同的要求，不論這種要求是客觀的，還是主觀的。如果一份文件內含這一要求，則該文件自然既能用于推動A活動的開展，呈現出現行價值(不管是當前還是曾經)，又能在B活動的開展中呈現出現行價值，于是，文件便在A、B二個活動間發生了橫向運動。所以，簡單說，文件橫向運動就是指A活動的文件(現行、半現行和非現行均可)轉化為B活動的現行文件的運動情形。對此，筆者已在過去的幾篇相關論文中作過專門的說明，在此不再多述。而關于文件運動回流和文件橫向運動的比較問題，筆者最近在《檔案與建設》2007年第7期上專門撰寫和發表了一篇題為《文件回流運動與橫向運動的思辨》一文。文中筆者通過研究，闡述了文件回流運動與文件橫向運動的共同點、差異點。最后展開了文件回流運動與文件橫向運動的思辨，指出文件回流運動本質上是不可能發生的，否則就是對時光不能倒流和過程不可逆的否定。而文件橫向運動理論不僅與文件運動理論本身的思想內核一致，而且是在二個相關的活動間發生的，又回避了時光倒流和過程可逆的觀點。所以，筆者力主文件橫向運動理論，有興趣的讀者可參閱此文，在此同樣不再多述。關于《文件運動理論與文件管理技術》可以探討和交流的內容十分豐富，在此，我們就對話至此，以后有機會再交流。