利用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ管理科技檔案

通過不斷的學習和實踐，我利用Microsoft Excel數據庫軟件，自行設置檔案管理所需的各種目錄格式，對我所的科技檔案實行電腦管理，解決了各單位檔案管理軟件不能統一，且價格又高的矛盾，覺得省錢又實用，現將我對科技檔案管理的具體操作介紹如下，供各位同行切磋。

Microsoft Excel是一個功能強大的數據庫軟件。Excel文件是一個由N個工作表組成的工作簿，像一個能裝許多紙張的活頁夾，活頁夾本身是一個工作簿，而活頁夾中的每一頁就是一個工作表，運行Excel就像打開活頁夾，并翻到其中的一頁進行工作。我們可以在Excel工作表里輸入每份歸檔文件所包含的信息，那么，Excel就變成一個信息越來越豐富的數據庫，再利用Excel強大的功能，實現檔案信息的傳遞、收集、分類排序、編號、存貯、檢索、借閱利用及其安全保密，使檔案得到有序的管理。

1 檔案管理表格的制作及信息錄入

1.1 科技檔案“卷內文件”表格的制作。打開Excel工作表，將Sheet I設計為科技檔案卷內文件目錄表格，SheetⅡ、SheetⅢ、SheetⅣ、SheetV、SheetⅥ……依次設計為區試檔案、育種檔案、資源檔案、栽培檔案、成果檔案等的卷內文件目錄表格。

在Sheet I里設計標準規格的“卷內文件”表格，采用A4紙做頁面設置，每頁設12條目錄，行高為45MM，列寬為最合適列寬，頁面方向為縱向。設頂端兩行為頂端標題行，單擊“文件”菜單下拉“頁面設置”對話框的“工作表”項，將前兩行設為頂端標題行，其中第一行為總標題“卷內文件”，用24號楷體、黑體，合并居中：第二行為列標題行，用14號楷體。列標題分別為：序號、文件作者、文件標題、形成日期、頁碼、密級、備注共七項，選中總標題以下的格式，設為14號楷體，并添加邊框為“田”，一張規范的“卷內文件”表格就設置好了。可以在表格內逐條錄入所有科技檔案的“卷內文件”目錄。其余區試檔案、育種檔案、資源檔案、栽培檔案、成果檔案等的“卷內文件”目錄表格的設置與科技檔案相同。

1.2 “檔案案卷目錄”表格的制作。頁面采用A4紙橫向設置，字體為12號宋體字，行高為32MM，列寬為最合適列寬，每頁設10條目錄，單擊“文件”菜單下拉“頁面設置”對話框的“工作表”項將前三行設為頂端標題行，其中第一行總標題“檔案案卷目錄”用24號宋體、黑體，合并居中，第二行“檔案種類”為12號宋體字，第三行為列標題行，分別為：順序號、分類號、歸檔時間、案卷標題、文件作者、形成單位、起止時間、件數、頁數、保管期限、變更情況、備注、借出情況，共12個字段，其中。最后一個字段“借出情況”一列不在被打印的“檔案案卷目錄”表格內，而只是作為檔案利用情況的一個標記。此單元格設計與“檔案借閱登記表”超鏈接。再選中列標題以下的所有格式設為12號宋體，并添加邊框為“田”，一張規范的“檔案案卷目錄”表格就設置好了，可以在表格內輸入所有科技檔案案卷的標題及相關信息。

1.3 “檔案分類目錄”表格的設置。“檔案分類目錄”表格的設置與“檔案案卷目錄”表格的設置基本相同，設置好后，只要將“檔案案卷目錄”里的內容根據分類目錄的要求，按列復制到分類目錄中就可以了。

以上所有工作表里數據的錄入除了逐行輸入外，也可以用“數據記錄單”來錄入數據，具體操作為：當標題行只有列標題時，選中列標題的任意單元格，單擊“數據”菜單下的“記錄單”，在“記錄單”的對話框里即可輸入每一條記錄的信息。

1.4 案卷封面的制作。設置為A4紙縱向，在Excel的一個頁面上，設行高為30MM，在A3一13行打“湖南省農科院”為24號宋體，合并居中：A5-15行打“科技檔案”為28號宋體字，黑體，合并居中：第11行和13行為案卷標題行，B11-C11打“題目：”為14號宋體，D11-I11為18號楷體，合并居中，并加上底邊框線，B13-113為18楷體，并加上底邊框線：B15-C15打“類別：”為14號宋體，合并居中，D15-115加底邊框線，合并居中：B17-117打“分類號／卷號：”為14號宋體。D17-117合并居中，加底邊框線；B19打“頁數：”14號宋體，D19加底邊框線，18號楷體：E19打“起止日期：”14號宋體，F19-G19合并居中，加底邊框線，18號楷體。這樣一個符合規格要求的封面就做好了。當需要打印某一案卷的封面時，只要將“檔案案卷目錄”內記錄的信息轉移到封面上來，具體為：選中“題目；”后面的E11單元格，鍵盤鍵入“=”轉到“檔案案卷目錄”工作表窗口，找到所需的封面的案卷標題，按“Enter”鍵，即案卷標題就出現在封面的“題目：”欄內。再用同樣的方式可以輸入“頁數：”和“起止日期：”等。

采用與案卷封面設置相同的方法，可以制作案卷的封底——備考表。

1.5 檔案借閱登記表的制作。以A4紙作橫向頁面設置，設前三行為標題行，第一行為標題“科技檔案借閱登記表”，以七列合并居中、22號宋體字；第二行空行：第三行為列標題，分七個字段：借閱日期、單位、姓名、案卷名稱、案卷號、歸還日期、備注，為12號楷體，每頁設12條記錄，行高為30MM，列寬為最適合列寬，選中列標題以下添加邊框為“田”，則表格設置完成。

2 實現檔案信息的查詢和利用

2.1 在檔案信息數據庫建立后，可以實現對每份文件的檢索查詢，即了解所要查找的文件是否存檔，是否借出，以及與此文件相關的文件有那些。單擊“編輯”菜單下拉的“查找”出現“查找和替換”對話框，輸入要查找的內容，點擊“查找下一個”即所查找的文件出現在當前的窗口中，并被選中，也可以點擊“查找全部”，則查找出的文件列表出現在對話框的下面。

2.2如果查找的文件不在所打開的工作表窗口內，也可以單擊“文件”下拉菜單的“搜索”，出現“基本搜索”對話框，在“搜索文本”項里輸入要搜索文件的主題詞， “搜索范圍”下拉箭頭里選擇要搜索文件的類型是Ex-cel或Word或是其他的文檔類型，點擊“搜索”，即搜索的結果出現在列表里，再打開列表的文檔，查找所需要的文件。

2.3在Excel數據庫里，也可以用篩選查找文件及與此文件內容相關的文件，并能打印文件的列表報告，只要單擊“數據”菜單下的“篩選” “自動篩選”，在列標題的右下角會出現下拉箭頭，選擇所要查找的字段，單擊下拉箭頭，顯示出該字段中的記錄，選中需要查找的內容，則查找的文件列表就出來了。

2.4 Excel數據庫與電子文件原件建立超級鏈接，實現對原文的檢索。在“卷內文件”表格內，選中能表達某一原件信息記錄的單元格，單擊“插入”菜單里的“超鏈接”，出現“超鏈接”對話框，在“查找范圍”里選擇原件所在的文件夾，再在文件夾里找到原件，單擊“確定”，一個超鏈接就做好了，要調出原件時，只要雙擊Excel數據庫里代表原件信息有“超鏈接”的單元格，原件就出現在窗口。

2.5檔案借閱登記。每次借出或歸還的檔案都要在“檔案借閱登記表”上記錄，當借閱者查找的某卷檔案沒有歸還時，在“檔案案卷目錄”里的“借出情況”一欄登記為“借出”，雙擊此超鏈接到“檔案借閱登記表”，就能了解到借閱這一案卷的詳細情況。

3 數據庫信息的統計和分析

Excel工作表還可以用于統計歸檔文件的件數，存檔的案卷數，在“卷內文件”的工作表里，一條記錄代表一份文件，所以行號已經標明了文件的份數，同樣，在“檔案案卷目錄”里，行號記錄了存檔的案卷數。如果要了解每年存檔的案卷數，則在“檔案案卷目錄”里選擇字段“歸檔時間”再單擊“數據”菜單下的“分類匯總”，出現“分類匯總”對話框，在“分類字段”中選擇“歸檔時間”， “匯總方式”中選擇“計數”，單擊“確定，則顯示出每年存檔的案卷數。

Excel還可以實現外部數據的導入：與其他軟件實行數據轉換及數據庫升級：對數據庫進行保密設置等多種功能。總之，數字化檔案管理活動中所涉及的信息存儲、共享利用、流動和處理等工作，在Excel中都能實現，所以，利用Excel作為科技檔案管理的數據庫是個不錯的選擇。