如何編制移交進館檔案的館編件號

件號是歸檔文件排列的順序號，分為室編件號和館編件號兩種。《河南省檔案局<歸檔文件整理規則>實施細則》(以下簡稱《實施細則》)對室編件號的編制有明確要求：“按不同保管期限依文件排列順序每年都從“1”開始編制。在同一保管期限內，類目與類目之間件號可以連編”。盡管《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)和《實施細則》對館編件號的編制未作具體規定，但省局一直主張延續過去的方法編制進館檔案的館編件號。在實際工作中，各個檔案館對此有許多處理方法，歸納起來主要有兩種：一是檔案館對實施《規則》后立檔單位移交的以“件”為單位整理的檔案，實行新的編號方法，其檔號結構為：全宗號＋保管期限＋件號＋頁數。進館檔案的件號在一個全宗同一保管期限內拉通重編，從1開始按年度先后實行大流水編號。二是檔案館對立檔單位移交的以“件”為單位整理的檔案，采用年度大流水的編號方法，其檔號結構為：全宗號＋保管期限＋年度＋件號＋頁數。進館檔案的件號在一個全宗同一保管期限同一年度內拉通重編，從1開始實行流水編號。

針對袁萍提出的“歸檔文件實體與室編件號一致，是否必須填寫每件文件的館編件號”問題，筆者認為，主要是看進館檔案館編件號的編制方法。若采用第一種方法，進館檔案的館編件號與室編件號編制要求是不同的，檔案館應對進館檔案重新編制館編件號。若采用第二種方法，進館檔案的館編件號與室編件號編寫要求是相同的。為了減輕工作量，檔案館不必重新編制館編件號，可把進館檔案的室編件號作為館編件號，但須在檔案盒脊館編件號位置直接填寫室編件號，并在備考表中作說明。室編件號和館編件號是歸檔章的必備項目，在進行檔案著錄時即使兩者內容完全相同，也不能缺省任何一項。

針對袁萍提出的第二種情況，即發生由于抽出、補入等，造成歸檔文件實體與室編件號不一致情況時，檔案館是否需要重新編制進館檔案的館編件號的問題，筆者認為因室編件號不能完全反映檔案的排列位置，無論采用那種編號方法，檔案館都應依據檔號編制規則及件號編制辦法，對進館檔案按實體順序重新編制館編件號。

《規則》以圖例的形式對歸檔文件目錄的一般格式進行了說明。立檔單位可以根據需要，在一般格式的基礎上，確定歸檔文件目錄的具體格式。按照這一要求，筆者基本贊同袁萍和同行“為使歸檔文件目錄與歸檔章項目相對應，在實際工作中我們將歸檔文件目錄增設了兩項”的做法。同時，建議新縣檔案局將此格式的歸檔文件目錄推廣到屬于該縣檔案館接收進館范圍的所有立檔單位，為統一進館檔案的歸檔文件目錄格式奠定基礎。

另外，根據《實施細則》第三十五條“全省原則上采用豎式歸檔文件目錄”的規定，筆者建議進館檔案的歸檔文件目錄不要橫排。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)