開封市檔案館２００４年７月至２００６年６月查詢利用情況統計分析

1 概述

1.1 時間界限與區分：2004年7月至2006年6月。為了方便統計與對比分析，我們將跨越3個年度的24個月中的查詢情況按每半年(6個月)分為一組。

1.2范圍：開封市檔案館第一保管部。

1.3調查統計分析的重點：此次調查統計的重點主要是查閱人年齡、查詢主體、查詢內容、查閱目的、查到率、未查到內容等幾項。

1.4特別約定：由于來館查閱檔案的群眾在填寫查閱登記表時有空項或漏項，因此在下面的統計分析中會對相應統計項目的有效基數分別給予說明。各類統計數據中比例數也只是相對于有效基數，

2 基本情況

2.1 標準統計：我們把檔案統計年報中設定的工作查考、經濟建設、編史修志、學術研究4種利用目的作為標準統計項。基本情況見表一：

2.2查閱人年齡情況：在這個時間段中共有1199人，681次來館查閱(多人一同查閱時只填寫1個人的相關記錄，故只計為1次)，留有年齡記錄556人，其中最小年齡為21歲；最大年齡為83歲：平均年齡為49.25歲，其中2004年7-12月段為48歲，2005年1-6月段為50歲，2005年7-12月段為49歲，2006年1-6月段為49歲。具體數據見表二：

2.3查詢主體分類情況：為區分查詢主體是單位行為，還是公民個人行為，我們將執單位介紹信查閱的定為因公查閱，查閱與查閱人本人有關內容的為本人查，查閱與查閱人本人無關內容的為代理查閱：將執身份證等合法證件查閱的定為因私查閱，查閱與查閱人本人有關內容的為本人查，查閱與查閱人本人無關內容的為代理查閱。數據見表三：

2.4 查詢目的與內容，查詢目的與內容只是相對集中的歸類，如：“確權”包括土地、房產、企業合并、分家等相關內容；“工資退休”包括工資、退休、待遇、身份等相關內容；“證書”包括學歷、職稱、稱號等相關內容：“學術研究”包括學術研究、撰寫學術論文等相關內容；“訴訟”包括訴訟、糾紛調解等相關內容。具體數據見表四：

2.5 查到率。查到率是我們最關心的數據之一，具體數據見表五。

2.6未查到的內容。未查到的內容是我們關心與分析重點，具體數據見表六。

3 主要特點與趨勢

3.1 查詢者年齡以50歲為峰值。依據表二的數據我們制作了曲線圖一。從圖一看，四個時間段的年齡曲線趨勢基本一致。第一峰值處在50至60歲之間。這在目前和今后一段時間內可能是一種趨勢。

3.2 因公查閱高于因私查閱，代理查閱超出本人查閱一倍。依據表三的數據我們制作了曲線圖二。從圖二看，四個時間段的曲線趨勢有三個基本上與平均線一致。因公代理查閱為最高值，因私本人查閱為次高值，因私代理查閱為再次高值，因公本人查閱為最低值。如果從查詢內容與目的來看。我們認為可以將因公本人查閱歸入因私查閱的范疇，這樣因私查詢就超出因公查詢近一倍。

3.3在查詢目的與內容上工資退休項居于最高位，確權項次之，編史修志項只居第三位。依據表四的數據我們可以看出，在查詢內容上無論是因公、因私、未說明情況，與群眾切身利益相關的工資退休、確權兩項數量都在高位，而一向在調卷量上最高的編史修志項從查詢次數上只位于第三位。

3.4查到率與未查到率基本相等。依據表五的數據我們可以看出。因公查到率高于因私查到率，因公未查到率與因私未查到率基本持平，而未說明情況的查到率低于未說明情況的未查到率。

3.5 四個時間段未查到內容的走向曲線基本相等。依據表六的數據我們可以看出。四個時間段幾個未查到內容項里的同一項的絕對量雖有一定差異。但走向曲線基本相同。特別值得注意的是，與群眾切身利益相關的工資退休、確權兩項在四時間段內都處在未查到內容的高位。

4 背景與動因分析

4.1 查詢者年齡峰值和查詢內容峰值與國家現行職工退休年齡相疊。從查詢者年齡峰值看，第一峰值出現在50歲，第二峰值出現在55歲，第三峰值出現在60歲。這正好與國家現行職工退休年齡相一致。這與勞動部門在職工辦理退休手續時要求職工出具招工表或轉正登記表，以確認年齡、工齡有關。

4.2 “工資退休”項位于查詢內容的絕對高位與企業檔案管理現狀有關。照理這些與職工年齡、工齡有關的招工表、轉正表應該由其原所在企業保管，并在其辦理退休手續時提供。在三年的時間內，有這么多的職工來查閱與其招工、轉正相關的檔案，說明一些企業的檔案管理出現了問題。據了解，之所以到檔案館來查閱，一是因為其原企業已經倒閉、破產、轉制，檔案已無處可查：二是個人檔案與企業保存的檔案中均無相關內容。

4.3 查到率同未查到率基本相等與館藏檔案結構有關。與過去相對較高的查到率(80％)相比，查到率同未查到率基本相等實際上是查到率在下降。2003年我們曾對我館1990-1999年10年間檔案利用情況進行過統計分析，那時的平均查到率在80％左右。分析未查到的內容，一是與進館范圍有關，未查到的當中有相當一部分是因為這些單位不在進館單位范圍內：二是與原單位的歸檔范圍及保管期限有關，未查到的當中有相當一部分是因為不在歸檔范圍內或原保管期限設定偏低。

4.4 同群眾切身利益相關查詢項處在查詢內容的高位與群眾利用檔案維護自身利益的意識提高有關。在查詢內容上無論是因公、因私、未說明情況，與群眾切身利益相關的工資退休、確權兩項在數量都處于高位，這表明群眾利用檔案維護自身利益的意識有所提高，這對提高全民的檔案意識是有益的。

4.5 代理查閱已經成為查詢同群眾切身利益相關項的主要方式。在查詢同群眾切身利益相關項目時，查詢主體中，因公代理查閱占13％，因私本人查閱占7.1％，因私代理查閱占5.3％，因公本人查閱占3.7％，代理查閱是目前查詢同群眾切身利益相關內容的主要方式。這表明為本單位職工查詢利益相關內容檔案，在今后一個時期內是企業來檔案館查檔的主題：而為親戚朋友代理查閱也是一種趨向。

(作者單位：開封市檔案館)