談談您心日中的“檔案信息化”

一筆談：“檔案信息化”是個。很寬泛的概念。請大家暢所欲言，談談自己心目中的“檔案信息化”。

Zhz：我心目中的檔案信息化是，無論在任何地方的任何電腦上都能夠查詢到各個檔案館和檔案室的檔案目錄，點擊任何一條目錄都有回應，根據(jù)回應能看到所查詢內(nèi)容的全文，并可以下載。

滄海一粟：我心目中的檔案信息化既包括物的信息化即檔案設備的信息化，更包括人的信息化即檔案人的信息化。檔案人的信息化是檔案信息化的必要前提，沒有檔案人的信息化，即使擁有再多、再先進的檔案信息化設備，檔案信息化也很難實現(xiàn)。物的信息化特別是檔案設備的信息化在資金條件具備的前提下有可能一夜之間就能實現(xiàn)，但是檔案人的信息化需要有一個過程，不可能一夜之間實現(xiàn)。因而檔案信息化，尤其是檔案人的信息化仍然“讓人感到既緊迫又任重道遠”。我個人認為。在檔案信息化的過程中，應堅持“先化人、后化物”的原則，即先進行檔案人的信息化，再進行檔案設備的信息化。

Eqnwork：的確，檔案信息化是以檔案工作者和檔案管理制度的信息化為前提的。尤其領導人的作用更是關鍵，培養(yǎng)適用的人才、建立完善的制度、投入有保障的資金是檔案信息化的必要條件。

泊客：其實，“化人”與“化物”總體講是同步的，在具體工作中雖有先后，但二者先后的“間距”不能過大。大了就是脫節(jié)，脫節(jié)會產(chǎn)生負效應。就會造成人力、物力、財力的損失。我的觀點是“有什么條件打什么仗”。信息化是需要一定物質(zhì)基礎的，這一點不可否認。問題在于能否用有限的條件產(chǎn)生最高的效率。目前的設備條件不是最好的，但我們并沒有讓這些設備發(fā)揮最大的效用。我在給學生上課時常引用這樣兩個例子：一是當年阿波羅飛船登月時控制系統(tǒng)使用的計算機還不及286的性能：二三年前人們?yōu)椤肮碧胀h鏡更換新的“心臟”——計算機處理器，也只相當于486。我們目前的計算機最差的也比286、486要好得多吧!再舉個身邊的例子：前年單位為打字室添置新計算機，原來的486被下放到檔案管理科。在沒有專門的檔案管理軟件的情況下，這個科的同志先將館藏檔案中涉及的人名摘錄下來，再以案卷為單位，將名字輸入系統(tǒng)自帶的寫字版中。這項工作，全科三四位同志整整做了近兩年?，F(xiàn)在，再有人來查詢檔案，他們就用寫字版中的查詢功能進行查詢。設備落后、沒有專用軟件、辦法也很笨，但效果卻很好。

Zhz：“化人”關鍵是“化領導”。在我國，幾乎是所有的經(jīng)驗材料都有一條“領導重視是關鍵”?；鶎訖n案部門領導觀念淡漠，也是信息化建設舉步維艱的重要原因之一。

泊客：今天再談第二點“好鋼用到刀刃上”。檔案部門可用的資源有限，特別是資金。如何將有限的資源用到最需要的地方則直接影響到檔案信息化建設的效能。一方面我們?nèi)鄙儋Y金，另一方面資金與設備使用不合理的現(xiàn)象隨處可見。從一般意義上講檔案信息化的大部分工作在檔案館，但在一些地方特別是經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)，最好的計算機不是首先裝備檔案館，而是放到了領導的辦公桌上和打字室里。不是領導和打字室不能用最好的計算機，只是有沒有必要。領導同志在沒有實行無紙化辦公的情況下，可能整天坐在計算機前嗎?即便是實行了無紙化辦公，領導同志也不可能整天坐在計算機前辦公。在檔案局(館)領導同志的計算機使用率不會也不可能是最高的，打字室主要任務是“打公文”，一般的辦公套裝軟件對計算機的配置要求也不是特別高。因此，將最好的計算機設備優(yōu)先配置給領導與打字室是不經(jīng)濟的，這就好像一支軍隊為了進攻敵人堅固的堡壘，特地花大價錢購買了一些先進的坦克，可是卻沒有將坦克配置給負責進攻的前線攻擊部隊，而是配置給了指揮官和參謀部。前線部隊的攻擊效果如何不言自明。過了一些時候，再購買更先進的坦克，仍然優(yōu)先配置給指揮官和參謀部，再將先前購買的已經(jīng)面臨淘汰或者已經(jīng)淘汰的坦克配置給前線攻擊部隊。就這樣攻克敵方堡壘的時間被拖下來了，

如果我們不能將有限的資源用到最需要的地方，不是將設備當作武器來使用，而是當作某種待遇。那么，攻下檔案信息化這個堡壘就要花費更大的代價了。

接著再說說第三點：“任務驅(qū)動與利益一致”。在計算機與信息化教學中常用的一種方法叫：“任務驅(qū)動法”。就是將要講授的內(nèi)容按捺在一個個實際任務中，通過引導學生完成這些任務，達到學會并掌握相關知識與技能的目的。沒有任務的壓力與驅(qū)動，做也可，不做也可；早做也可，晚做也可：快做也可，慢做也可：做好也可，做不好也可，結(jié)果就是建了十好幾年的庫，仍然沒有可供使用的目錄數(shù)據(jù)庫。

多年以前，審計系統(tǒng)開始推行信息化，那年我們所在地的審計部門先是全員培訓，培訓完畢考核，不合格的重新培訓。隨后，上級要求所有上報文件一律通過網(wǎng)上傳輸，不接收紙質(zhì)文件：下發(fā)的文件先從網(wǎng)絡上發(fā)，紙質(zhì)的在網(wǎng)絡上辦理一個時間段后再發(fā)。不會使用計算機與網(wǎng)絡的工作人員，限期學會使用，如果到期還不會使用，就離崗培訓，直至學會使用。離崗的壓力使大家必須做出選擇，要么去適應信息化的工作環(huán)境，要么離崗。結(jié)果不用說，大家都清楚。

當然我們檔案部門的工作沒有審計部門那樣高的時效性，但如果國家、省、市分別要求將某些內(nèi)容(如開放檔案目錄)在指定時間內(nèi)上報，并進入上一級的數(shù)據(jù)庫，同時對外開放……也會推動檔案信息化向有用、能用、實用、好用的方向前行。

一筆談：泊客提及的檔案信息化問題，與我曾經(jīng)研究過的國家檔案目錄信息中心問題有相似之處，我們都主張建立檔案目錄的移交與報送制度，在《政府信息公開條例》背景下，還可以與政府信息公開結(jié)合起來，這是個好的發(fā)展方向。

泊客：今天再說說：“導體、半導體與電阻”。任何一級領導大都是承上啟下的中間環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)可以是導體、半導體，也可以是電阻。就檔案信息化這項目作而言，各級領導同志的信息化意識及應用能力決定了其在這項工作中是導體、半導體，還是電阻。

前不久，參加了一次工作匯報，當說到檔案信息化工作時，聽匯報的領導同志發(fā)出了一系列相當專業(yè)的提問，比如存貯量、空間容量、硬盤、字節(jié)等。面對這樣的提問，我們匯報者明顯有些準備不足，一時語塞。沒有拿下這個機會。

當我們的信息化意識與應用水平高于上級或部下一方時，我們無論是導體、半導體、電阻都可以生存。因為這時的電壓來自一端，只是傳導不好而已。但如果我們的信息化意識與應用水平低于上級或部下兩端時，情況就不一樣了。對于來自于兩端的電壓只有做個導體還可生存。當然，最好是做一個變壓器，增壓變壓器。

滄海一粟：所謂檔案信息化建設，就是要在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案工作模式進行根本性改造，促使檔案管理從傳統(tǒng)的手工作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從對實體檔案的管理為主向?qū)嶓w檔案管理和虛擬檔案管理并重轉(zhuǎn)變，使檔案工作者從檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理者。檔案信息化建設是一項宏大的工程，內(nèi)容涉及軟硬件基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息資源管理標準規(guī)范建設、檔案信息資源管理專門人才建設、檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理等方面。

檔案信息化就是要利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)館(室)藏各類檔案的數(shù)字化，網(wǎng)絡化辦公條件下電子文檔管理一體化，檔案信息提供利用網(wǎng)絡化。館(室)藏各類檔案的數(shù)字化，就是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等的掃描錄入、數(shù)碼處理，實現(xiàn)數(shù)字化，達到對檔案信息管理和利用的高效、準確的目的，也有利于館(室)藏各類檔案的完好保存。電子文檔管理一體化，就是通過辦公網(wǎng)絡，使用文檔管理一體化軟件來完成電子文件的歸檔工作：制發(fā)文檔單位要對電子文件進行準確的歸檔鑒定，執(zhí)行電子文件歸檔辦法，及時進行網(wǎng)絡歸檔處理：檔案管理部門要對電子文檔進行及時的接收和進入相應數(shù)據(jù)庫的處理。檔案信息提供利用網(wǎng)絡化，就是利用網(wǎng)絡技術(shù)，為利用檔案的人們提供檔案信息的查閱使用。具體又包括三種情況：一是非保密的、公開的檔案信息，在公眾信息平臺上自由查閱：二是日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息，利用辦公網(wǎng)絡通過個人授權(quán)方式在專用服務器的數(shù)據(jù)庫中查閱：三是保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對有權(quán)查閱的對象在檔案專用服務器中調(diào)用和提供。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。在信息化時代，檔案信息化的目標就是利用信息化手段實現(xiàn)館(室)藏檔案數(shù)字化、電子文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡化。

臨溪羨魚：結(jié)合工作實踐，我認為以下環(huán)節(jié)是檔案信息化建設中是必不可少的：一是檔案部門人人都要學會打字。如果連打字都不會，空談信息化毫無意義。方法有很多，泊客先生前面提過的審計系統(tǒng)強制培訓是個辦法，搞打字比賽寓教于樂也是辦法，單位不設專職打字員各部門的材料均由自己來打也是個辦法。但最關鍵的是想法調(diào)動人的積極性，比如一塵先生，他以前連計算機摸都不摸，現(xiàn)在已成打字高手了。二是配備必要的計算機。配置不一定多高，能用就行。但數(shù)量上，最好人手1臺。配備計算機是為了改變?nèi)说墓ぷ骱蛯W習習慣，一個單位僅有1臺計算機，只有一兩個計算機高手，其他方面搞得再好，也不能算檔案信息化。我曾見到一些垂直管理部門，早就實行了公文網(wǎng)上傳輸并且不發(fā)紙質(zhì)公文，單位的計算機辦公系統(tǒng)也完全可以實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，但由于一些領導不習慣看計算機，辦公室的內(nèi)收發(fā)在網(wǎng)上收到文件后只好再打出來按以往大家都習慣的流程再運轉(zhuǎn)一遍，三是引進計算機檔案管理系統(tǒng)。我這里說的是引進，不一定非要自己開發(fā)。現(xiàn)在已經(jīng)有非常成熟的檔案管理軟件了。泊客先生介紹的檔案管理科的同行，精神可嘉，但確實下的是笨工夫。從長遠看，有的可能是事倍功半，有的甚至會完全無用。其實，開發(fā)檔案管理軟件也不太難。安陽市檔案局(館)七八年前就開始使用自己開發(fā)的軟件，聽說現(xiàn)在還在用。我們這里，以前用的軟件也是自己開發(fā)的。四是輸入檔案目錄實現(xiàn)計算機檢索。這個可先從利用率高的檔案開始，我們這里最先做的是勞動局的招工檔案，接著又做了知識青年下鄉(xiāng)檔案、干部任免檔案、干部處分檔案等，然后才從勞動局、人事局、民政局、市委、市政府全宗……一個一個全宗展開。說起好笑，最初開展這項工作的動因是，新來的局長受一位熟人之托幫忙找一份招工表，看利用人員忙得不行，就主動借了兩本檔案回辦公室一頁一頁翻(當時的檢索工具查不到人頭)，整弄了一上午也沒找到。局長提出來，能不能把這些利用頻繁的檔案輸入計算機，一來可以提高工作效率，二來也保護了檔案原件。當時也有阻力，但幾年下來。再查找類似的檔案，只需報個名字，很快就可以在計算機里找到與該人名字相同的所有人的記錄，只要本人在場，判斷一下，很快就能準確調(diào)卷。五是做好電子文件歸檔工作。這項工作很重要，否則，一方面我們在做現(xiàn)有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，另一方面電子文件都流失了，日后還得再來一遍。如果能將電子文件歸檔與電子政務建設結(jié)合起來，實現(xiàn)電子公文的在線即時歸檔就更好了。六是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案、其他載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作要做，但要慎重對待。七是建立檔案網(wǎng)站。包括內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站，也包括外網(wǎng)網(wǎng)站。

泊客：臨溪羨魚所談的正是他們近幾年來積極有效穩(wěn)步推進檔案信息化工作的體會與經(jīng)驗。他們就是這樣一步一步，扎扎實實地將這項工作做到了全省前列。經(jīng)驗中并沒有什么特別的，不同的是他們做了，扎扎實實地做了。這其中“一把手”的作用不可不提。信息化工作從來就是“一把手”工程，主要領導同志對此的重視程度往往起著決定性作用。這是經(jīng)驗，也是規(guī)律。從另一個角度講，一個單位信息化水平的高低考量的是“一把手”學習的能力與運用新知識新技術(shù)的能力。

滄海一粟：我認為，檔案信息化建設的基本內(nèi)容無外乎兩大部分：一部分是計算機檔案管理系統(tǒng)的建設：另一部分是檔案信息化系統(tǒng)的保障體系建設。

關于計算機檔案管理系統(tǒng)的建設，由于受外部環(huán)境、投入資金等諸多因素的制約，一般來說不可能一步到位、一氣呵成，需要有計劃地分年度、分系統(tǒng)一步一個腳印地逐步建設。我認為可按以下步驟進行：首先，要制訂具體的工作目標、規(guī)劃。逐步實現(xiàn)。檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，要統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點、整體推進。要堅持實用為主，在硬件投入上應本著“能用就行、實用為好”的原則，以合適的投入于合適的工作：在具體操作時應堅持做到“新賬”不欠，“老賬”逐步轉(zhuǎn)化，盡量避免出現(xiàn)“新賬”變“老賬”、“老賬”越積越多的現(xiàn)象。其次，要進行檔案信息化基礎設施建設，具體包括計算機硬件系統(tǒng)的建設、網(wǎng)絡軟件的設計和應用。第三，要與辦公自動化同步發(fā)展，實現(xiàn)“文檔一體化”管理，即從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。第四，進行檔案館(室)藏檔案資源的數(shù)字化建設，為建立數(shù)字化檔案館(室)創(chuàng)造條件。

要想實現(xiàn)計算機檔案管理系統(tǒng)的功能，使其正常運轉(zhuǎn)，還必須建立一套完整的保障體系，這是檔案信息系統(tǒng)的重要組成部分。我認為檔案信息化系統(tǒng)的保障體系建設應包含以下內(nèi)容：一是檔案信息化系統(tǒng)的制度、標準建設，包括管理、業(yè)務、技術(shù)三個層面，應與計算機檔案管理系統(tǒng)同步建設、相輔相成。二是檔案信息化系統(tǒng)的資金和技術(shù)支撐建設。沒有資金方面的保障，維持正常運轉(zhuǎn)和實現(xiàn)檔案信息化都將是一句空話：沒有技術(shù)層面的支撐，功能就會陳舊和老化，就不能適應信息化技術(shù)的發(fā)展要求，整個系統(tǒng)將會處于癱瘓狀態(tài)，成為制約功能拓展的“瓶頸”。三是檔案信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化建設的關鍵，因為任何先進的設備和技術(shù)都需要人去操作，離開檔案信息化人才都將成為“無魂之尸”，難以發(fā)揮任何作用。四是檔案信息系統(tǒng)的安全管理。這也是檔案信息化建設中不可忽視的一個主要方面。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)