質疑“檔案自然形成規律”

摘 要：檔案自然形成規律是在我國的特殊背景和歷史條件下出現的，一直在檔案理論界引起強烈的爭議。文章從歷史背景出發，總結了理論界的基本觀點，提出了自己的觀點，認為“檔案自然形成規律”不是規律，而是對表面現象的描述。是經驗的總結。

關鍵詞，檔案 自然形成 規律

1 問題的提出

檔案自然形成規律發端于我國檔案界對“大躍進”的批判。在1958年的“大躍進”中。我國很多地方出現了大編、大寫、大辦檔案的群眾運動，當時曾二三、姚鋒、汪一鳴等同志著文批評這一傾向，在這些文章中就有了檔案自然形成規律的思想萌芽。1962年曾三同志作了《1958年至1962年全國檔案工作總結和今后任務》的工作報告。在這篇報告中，系統說明了檔案自然形成規律的基本內核：“各個機關在工作和生產活動中，為了工作和生產需要必然產生很多文書材料和技術文件等，這些文件在處理完畢以后，其中有許多在日后工作、生產和科學研究中還要查考利用，需要經過立卷歸檔保存起來，這就形成了檔案……任何檔案都是這樣適應機關工作和生產活動的客觀需要形成的，不是隨主觀愿望隨意編寫的，更不是由于檔案人員的什么要求而產生的……由文書部門或有關人員立卷歸檔形成檔案開始，經過檔案室，最后集中到檔案館，這就是檔案形成與運動的過程。”

從提出檔案“自然形成規律”的歷史背景看，當時的核心問題是反對人為編寫、制造檔案。從這個方面來看，它確實在當時是有一定的功績。它在一定程度上制止了很多地方大辦、大編、大寫檔案的現象，使檔案工作走上了正確的道路。從這一規律提出而產生的影響來看，也同樣說明了它對當時的檔案界產生的重大影響，這是無庸置疑的。但是這一規律對于當今的檔案工作是否仍然適用，是否還有指導作用，也成為爭論不休的話題。對于檔案自然形成規律含義的理解也各有看法。

2 目前對檔案自然形成規律這一問題的幾種看法和觀點

2.1 認為檔案是有意識形成的。王新才、呂元智認為，“檔案不能自然形成”，“其形成不可避免地帶有人為的主觀性”。黃子林提出，檔案自然形成的觀點混淆了文件與檔案兩個不同概念，也忽視了檔案形成的條件和人們在檔案形成中的作用，實際上是對文件材料轉化為檔案要通過立卷歸檔等轉化過程的否定。王榮聲、王玉聲在否定檔案自然形成觀點的同時，指出文件材料的自然形成規律可以成立。霍振禮同志的一篇文章曾寫道：“……檔案是有意識形成和有意識保留下來的產物。人類的社會活動都有特定的目的，并不是為了形成檔案，但是，人類社會發展到今天，已經有意識地形成檔案了，形成檔案也成了一種工作任務(相對完成現行工作任務而言，是第二任務)。”

2.2認為檔案是無意識形成的。“檔案是無意識形成的”，是檔案學的一個傳統論斷。在英國檔案學家詹金遜的著述中，對這一觀點已經有了明確的敘述。他認為，檔案的形成是客觀的，是行政管理無意識的副產品。在國內，最早強調檔案自然形成觀點的是曾三，他在1959年就提出：“檔案是工作和生產過程中自然形成的，今天誰要來‘寫’檔案，是寫不出來的。”所謂“自然形成論”，實際上就是檔案的無意識形成論，王乃林在《關于檔案自然形成規律的探討》一文中也提到同樣的看法，他認為“檔案是不能根據任何人的主觀愿望去制造的，檔案是在社會實踐中自然形成的。”另外，朱榮基對檔案的“自然形成”也進行了解釋，指出：“所謂‘自然形成’，實質上應當理解為‘必然產物’。因為檔案是職能活動歷史過程中直接形成的必然產物，’而不是事后隨意地制造出來的。”

2.3二者兼有的觀點。除了上述兩類觀點之外，還有一些人提出了“一分為二”的觀點，其代表性的著作則是馮惠玲、張輯哲兩位教授編著的《檔案學概論》。書中有這樣一段論述：“各種各樣的檔案的具體形成過程盡管各不相同且很復雜，但從其制作動機角度可大致分為兩種類型：一是在其制作時就是檔案，其制作者就具有明確的檔案意識，其制作目的就是為了讓其在時間上傳遞，為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄，如人事檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。二是在其制作時并不是‘檔案’，其制作者也沒有或很少有檔案意識，其制作的目的、動機并不是為了讓其在時間上傳遞，而是為了解決、處理現實生活、工作中的具體問題。如絕大多數的公務文書(法律、法規，通知、請示、批復等)和私人信函……這兩種情況的形成過程。可簡化歸結為‘有意、無意的制作’有意的處理保存’這樣一個公式。”

以上的觀點都有各自的道理，但是他們爭論的出發點都是圍繞檔案是不是有意識形成的，他們卻忽略了一個重要的因素。“檔案自然形成規律”能否說成是規律，它符合規律的一般特征嗎?它能作為規律而普遍適用嗎?所以上述的觀點都是在討論檔案是否有意識形成，而沒有說是不是規律，也就是他們還承認“檔案自然形成規律”是規律。

筆者認為，檔案是在社會活動中形成的，不可能沒有意識性。文件和檔案都是在尊重客觀規律的基礎上有意識形成的。“檔案自然形成規律”不符合一般規律的特征，因而它不算是規律。

3 對“檔案自然形成規律”進一步詳細分析和質疑

3.1 對“規律”的認識。所謂規律，就是事物內部的本質聯系和發展的必然趨勢。規律有客觀性、普遍性、穩定性等特征。規律是一種客觀存在的東西，不是人為創造的，不是人主觀臆造的，而“檔案自然形成規律”是人們提出的一種理論，本身并不是規律，是一種主觀規律，并不一定符合實踐。而理論不等于規律，只能是無限接近規律。

再者，規律要在同一類事物中普遍地起作用。而“檔案自然形成規律”只是在我國的特殊情況下提出的主觀觀點，只適合當時中國的特殊國情，對于現在的中國沒有指導作用，更不普遍適用于世界其他國家的。所以它不是規律。

最后，規律是體現在事物聯系與發展中的相對穩定的東西，并且只要具備一定的條件，就會在同類事物中重復出現并發揮作用。“檔案自然形成規律”只是在我國的特殊國情下產生的，在當時發揮了重要作用，但是并沒有在當代的中國再發揮什么重要指導作用。所以它也不符合規律的這一特征。因此，“檔案自然形成規律”不算是真正的規律。

綜觀世界各國，能夠稱為規律的理論也并不多。舉例來說，全宗理論就是規律。全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。它最先是法國作為對檔案館內檔案分類的原則和方法而應用的，后為許多國家采用，逐漸成為國際范圍內通用的術語，也形成了普遍適用的全宗理論。而且到現在仍然對檔案工作有重要的指導作用。所以它才稱得上是規律。

再比如說，文件生命周期理論也是普遍適用于各國的。它的概括抽象程度高，適用面廣。雖然不同的學者根據不同國家的個體情況、研究問題的視角對文件運動階段進行了不同的劃分，但是它仍然是有意義的，

雖然全宗理論和文件生命周期理論還需要發展完善，也正在發展和完善，但是相對來說，還是一種普遍的規律。畢竟規律也只是相對的穩定，它也會隨著時間的變遷而受到挑戰，變成不是處處適用的準則。

雖然規律也是相對穩定的，但是“檔案自然形成規律”不具備規律應該有的基本特征，所以它不是規律。它只是對表面現象的描述，是一種工作的總結。規律揭示的是永恒性的本質的東西，應該是適用于世界各國，放之四海而皆準的普遍規律，不是只能是本土理論，那樣稱不上是規律。

3.2“檔案自然形成規律”對檔案形成問題論述得不妥。對于檔案的形成問題，一般認為檔案是由文件轉化而來的。對于文件轉化為檔案的三個條件一般表述為：第一、只有現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案：第二、對日后實際工作和科學研究具有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存；第三、按照一定的規律集中保存起來的文件才能最后成為檔案。

但是這三個條件并不是適合所有情況的，因此從內容來看，它也不具有規律性。

3.2.1檔案概念不明確。對文件和檔案的概念沒有進行說明，把文件與檔案的概念混為一談。因為現在我們有了大文件的概念，也就是廣義的文件概念。即有廣義文件和狹義文件之分。廣義的文件是包括現行文件和非現行文件的。現行文件是檔案的前身，非現行文件中具有保存價值的那部分才會成為檔案。而狹義的文件就是指現行文件。從嚴格意義上說，在論述某一理論問題時，應該說明所說的文件和檔案的概念，否則就會混淆不清，說服力不強。檔案自然形成規律對于其內容的表述沒有從廣義的文件來思考，它只從檔案的角度進行研究，因而適用范圍小，不具有普遍的適用性。

另外，“檔案在什么時候形成”，不同國家對檔案的認識是不一樣的，不同種類的檔案也有區別。一般地。文件轉化為檔案的標志，國內檔案界傾向于文件是否已具有歷史價值，即檔案形成于半現行階段：而國外檔案界則傾向于文件是否已不再具有現實價值，即檔案形成于非現行階段。此外，文書檔案一般在現行價值發揮完后就轉化為了檔案，而一些特殊的檔案如科技檔案、人事檔案的轉化是不穩定的。

所以在論述某一問題之前，應明確所述“文件”、“檔案”的內涵、外延及范圍。檔案自然形成規律的內容都不能應用于不同種類的檔案，同樣不具規律性。

3.2.2“處理完畢”并不明確。“處理完畢的文件才能轉化為檔案”。這也是不夠嚴密的。一般的文件處理完畢后可以直接成為檔案。但是人事檔案和科技檔案呢?人事檔案中的文件是在不斷增加的，因為一個人的學習、工作履歷在他(她)離開人世之前都是在不斷變化的，學習和工作地點的變化，工作性質的變化，都會相應地產生人事檔案的變化，所以它的處理完畢是無法確定的。另外，科技檔案也是有其特殊性的。一方面，現行科技文件形成后，仍會頻繁地進行修改、補充，因為它要與其所反映的運動變化著的科技生產活動保持一致：另一方面，現行科技文件向科技檔案的轉化是一個發生、發展和最終實現的動態過程，包括科技資料向現行科技文件的轉化，現行科技文件向科技檔案的轉化，科技檔案向現行科技文件的轉化，再向新的科技檔案的轉化以及舊的科技檔案向新的科技檔案的轉化，這些都體現出很強的動態性。而且，“科技生產活動與其他社會活動的發展規律是不同的，它們有的呈持續性——有始無終：有的呈階段性——在原有的基礎上不斷完善：有的則是一次性的——雖有始有終但周期較長。科技生產活動的延續性，決定了科技檔案的形成積累是一個相對而持久的過程”。這說明相對其他檔案而言，科技檔案的形成過程具有更強的動態性。所以對科技檔案處理完畢的確定也是比較困難的。

3.2.3“有一定的保存價值”也是不明確的。“有一定的保存價值”本身就是一個模糊的概念。這個“價值”是由人來確定的，帶有很大的主觀性。這也顯示了檔案形成的有意識性。在國外具有永久保存價值的文件才成為檔案：有的具有保存價值的現形文件失去現時效用后沒有進行歸檔的現象也有：而像法律文件從生效之日起就在發生作用，也可以說它一直在發揮現行作用，雖然它沒有歸檔，但是仍然是有重要價值的。對于保存價值有無的鑒定本身是個難題。具體指什么價值有不同的說法，如“具有一定保存價值”、“具有查考利用價值”、“具有使用價值”、“有價值”、“對國家和社會有保存價值”等。檔案價值是客體對主體需求的滿足，具有主觀性和不確定性。同一檔案對不同的人會表現出不同的價值，甚至同一人在不同的時間和空間下也有不同的認可，因而導致同一文件是否為檔案，能否轉化為檔案沒有客觀可靠的標準：假設價值因素能成立，那么就很難解釋這樣一種情況，檔案室、館所存檔案，到一定時期后，價值變小或消失，通過鑒定工作予以剔除。如果按所謂的價值標準判斷，原來的這部分檔案就不再是檔案了，所以“具有……價值”是不妥的。檔案本身就有價值大小之別，某些檔案價值較小或無價值，我們可以不保存它們，但并不能因此就否定它們是檔案。

3.2.4立卷歸檔是否一定是檔案形成的條件。一般認為立卷歸檔是現行文件轉化為檔案的標志，其實也不是絕對準確的。對于科技檔案而言，就不能把歸檔簡單地看作現行科技文件轉化為科技檔案的關口，也就是說，歸檔既不是科技檔案形成過程的起點。也不一定是終點。因為立卷歸檔從根本上說，是人們為了維護檔案的完整與安全，便于保管和利用而采取的主觀措施，盡管它有符合客觀形成規律的一面。盡管實際工作中大多數半現行科技文件在歸檔后就轉化成為科技檔案。“換言之，文件不一定非得經過立卷歸檔環節才可以成為檔案。判斷文件能否成為檔案的主要標準是看它有無長遠保存價值，而非看它是否立卷歸檔或保存在檔案館(室)。”

關于檔案的轉化過程和保存方式。這方面的提法有：“歸檔”、“經過立卷歸檔”、“經過整理”、“集中保存”等。私人檔案、個人檔案或社會上散存的檔案，可能沒有立卷、整理、歸檔，一般游離于檔案館、室外，處于散亂、無序、單件狀態。事實上，誰也沒有否認它們是檔案。

所以，把立卷歸檔作為文件轉化為檔案的標志也是值得商榷的。不同種類的檔案有其特殊性，因此處理方法也是有區別的。

4 總結

雖然對于檔案的形成問題各位學者都有高論，但是筆者認為，檔案不是自然形成的。說“文件自然形成”更加合理，檔案形成的有意識性更強。文件是在處理事件和為了某一目的而形成的，并不是為了文件而形成文件。而檔案的形成是由于長期的社會實踐使人們認識到保存的必要性，從立卷、鑒定到歸檔都是主觀性很大的，是由人在操作的，檔案不是為了形成而形成，內在的客觀要求是它形成的動力，因此檔案的形成有意識性更強。

“檔案自然形成規律”具有歷史局限性，它只是當時時代背景下的一種經驗總結，并沒有上升到“規律”的理論高度和層面：它只是對個別現象的描述，是對當時工作的經驗總結，本身就有局限性，因此并不能作為規律在任何時間、任何地點、任何條件用于指導實踐。我們不否認檔案形成的客觀性，但是即使這一客觀性存在，它也不能揭示檔案如何形成這一深層問題，如檔案是由什么轉化而來的，什么樣的現行文件才能轉化為檔案。

總之，這一提法是很籠統的，已經不再適應現在檔案工作的發展。它只是在當時的特殊情況下對實際工作的經驗總結，只是對客觀事物表面的描述，是個別現象，不是一般的規律，不適合所有的國家和所有類型的檔案。同時，這也說明現在我們檔案界很多理論都不具有原創性，無論在我國還是在國外都缺乏對原創性理論的研究，還沒有一種放之四海而皆準的終極真理。檔案學的很多理論還有待于我們去改進和完善，我們都期待著檔案學研究能夠上升到更高的理論層面。

(作者單位：廣西民族大學管理學院)