館藏方志由資料“正名”為檔案是個好主意

《檔案管理》2007年第3期刊載的摘自《檔案界》網站《建國前的地方志應作為檔案管理》一文的意見是正確的，我極為贊成。什么是資料?并無定論。在現代漢語中，“資料”是使用得極為廣泛的一個詞，如生產資料、生活資料、技術資料、水文資料、圖書資料、文獻資料、音像資料等。從文件、檔案中儲存的信息來說，文件、檔案也是一種資料，將地方志稱為“資料”本來沒有什么可非議的。但是，“從檔案工作者的習慣用法來說，資料是指不作為檔案保存的，提供機關、團體、企業、學校或個人日常工作和學習參考用的一切公開或內部的出版物和文件、檔案復制品。”再加之，檔案館終究是以保存檔案為主，保存少量“與本館館藏檔案有關的各種資料”(《檔案館工作通則》第九條)為副。因此，將館藏地方志“正名”為檔案是必要的，對存世不多的舊地方志的安全保護極為有利。

1998年我寫過兩篇文章，一是《從中央電視臺的“資料”說起》，二是《是“文革資料”，還是“文革檔案”?》，最近又寫了一篇《應重視檔案的收集和“補失”問題》，都是討論這類問題的。其中最近一文還建議將這類需要“正名”的資料稱為“補失檔案”。

按照《檔案法》第十、十一條的規定：“應當立卷歸檔的材料……定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，”“機關、團體、企業事業單位和其他組織……定期向檔案館移交檔案。”這是形成檔案的正常渠道。但是，在現實生活中往往有許多例外情況，使許多應該歸檔保存的文件沒有歸檔而散失了，還有許多檔案遭受了意外(如各種天災人禍)，這在古今中外是屢見不鮮的。因此，檔案收集工作中除了正常的接收工作之外，還有征集工作。按《檔案館工作通則》的規定，檔案館五項工作的第一項就是“接收與征集檔案”，并在第十條要求檔案館“加強對歷史檔案、資料的征集”。也就是說，除了正常渠道形成檔案之外，還可以通過例外的、特殊的渠道形成檔案。最著名的就是遼寧省檔案館保存的“信牌檔”、“屏風檔”。根據《遼寧省檔案館指南》說明，它們原為明代遼東察院和山東總督備倭署的文書、檔案，作為廢紙糊制信牌袋、屏風之用，1948年東北解放后陸續將其揭取下來并修裱、分類整理而成。這樣，就挽回和彌補了明代遼東察院和山東總督備倭署流失的檔案。還有在各檔案館征集革命歷史檔案工作中常常能收集到流散在民間的布告、告示一類的文件，它們原來是被印發數百、數千份廣貼街上供人閱覽，除了它的原稿和一兩份樣本歸檔外均不需要歸檔保存，現在原發文機關的檔案中沒有被保存下來或殘缺不全，這些征集來的歷史文件也就成為檔案了。

按照正常渠道形成的檔案，根據中央宣傳部和國家檔案局1986年發布的《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》第二章歸檔的范圍的規定，包括“本單位編輯出版的報紙和各種有關宣傳報道業務的出版物”。各單位編輯出版的圖書、報刊等出版物均應有一兩份樣書、樣刊歸檔保存。如在海寧市檔案館保存的海寧日報社檔案全宗中就有1955～1961年全套的《海寧報》和《海寧日報》，在上海市檔案局檔案全宗中就應有1999年正式出版的《上海檔案志》。可是我國的檔案館多數是在20世紀下半葉建立的，保存20世紀上半葉以至更早時期的檔案數量極少，因而在各檔案館征集歷史檔案的同時征集到的圖書、報刊以及各種印刷品等歷史資料正是檔案信息中所缺失的。如海寧市檔案館保存有歷史資料《海寧縣新志稿》(1948)，而在該檔案館中并未保存有1949年前海寧縣編志機構的檔案全宗。又如青浦縣檔案館保存有歷史資料《青浦民眾》(1933～1949)和《青浦新報》(1941～1948)，而在該檔案館并未保存有1949年前的青浦民眾報社檔案全宗和青浦新報報社檔案全宗。上述從非正常渠道收集來的歷史資料(因為它們不是立檔單位應該歸檔的原件)作為檔案館缺失檔案的補充，“正名”為檔案，不是非常合理的嗎?

為了區別來之于正常渠道的檔案，我建議將所有來自非正常渠道的檔案統稱之為“補失檔案”，并記錄下每一種補失檔案的來源信息(類似全宗歷史考證)，以便必要時可考證其真偽和價值。

為了節省寶貴的檔案保護資源，我主張參照國家檔案局1986年發布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》，各級國家檔案館只將本地、本專業的志書、報刊等歷史資料“正名”為檔案(即列入“補失檔案”中)。