從文獻研究看檔案館工作

摘 要：收集、保管、利用是檔案館的基本職能，為學術研究提供利用最能體現檔案館的文化事業機構性質。近年來采用文獻研究方式進行社會科學研究的比例越來越高，進行文獻研究就要大量利用檔案資料，但事實是學術研究利用在檔案館檔案利用總量中數量是最少的。本文從分析“專家學者不(少)來檔案館”現象入手，對檔案館工作有關問題進行了思考。

關鍵詞：檔案館工作 檔案利用 學術研究文獻研究

1 利用檔案進行文獻研究的幾個例子

1.1 新華社記者王軍1991年參加工作后，歷時10年，深入北京市檔案館、全國政協檔案處、清華大學資料室、北京圖書館，收集、查閱、整理了大量的第一手檔案史料，并采訪50余位當事人，完成了《城記》一書。作者用檔案和口述史料說話，揭開了一個城市被隱藏了半個世紀的秘密(北京市二環路是在拆除北京古城墻的廢墟上建設的)。《城記》以50多年來北京城營建史中的歷次爭論為主線，記述了北京城的變遷史。《城記》2003年10月由三聯書店出版社出版，不久就登上了三聯書店的銷售排行榜，并被《文匯讀書周報》評為“2003年中國十大年度圖書”。

1.2 1995年12月，三聯書店出版了廣東青年作家陸鍵東撰寫的一本書一《陳寅恪的最后二十年》，全書30萬字，記述了這位蜚聲中外的重量級國學大師，建國后至1969年去世，20年來任中山大學教授期間的生活。《陳寅恪的最后二十年》全書531頁，引文的標注達524處，其中標明所引材料出自“中山大學檔案館”的標注49處，標明所引材料出自“廣東省檔案館”的標注52處。有些標注中雖然未出現“檔案館”字樣，但所用材料顯系出自“中山大學檔案館”的檔案資料為83處，出自“廣東省檔案館”的檔案資料為11處。此外標明引自“復旦大學檔案”與“廣州文化局檔案”的各1處，還有將檔案、資料原件直接影印在書上的地方8處。以上所用材料與檔案館藏直接相關的地方共205處。在書后所列“主要參考書目”中開列有“廣東省檔案館有關檔案”、“中山大學檔案館有關檔案”、“北京大學有關檔案”、“復旦大學有關檔案”。

1.3 2007年香港回歸10周年之際，中央編譯出版社引進出版了由英國學者弗蘭克，韋爾什撰寫的《香港史》一書。由于檔案館往往更加優先對國外學者開放，韋爾什比國內學者更便利地利用了中國第一、第二歷史檔案館的檔案，其中不少檔案此前從未被使用過。《香港史》比較系統、全面地敘述了1838年到1990年間的香港發展歷史，長達72萬字。該書責任編輯曲建文說，為撰寫此書，作者除參考數百種相關著述外，還遍訪英、法、美等國的檔案館。

2 文獻研究的分類

上文提到的研究人員根據需要查閱檔案資料進行著書立說的活動，實際上還是一種傳統的定性研究方法。社會學者根據研究的具體方法和所用文獻類型的不同，將文獻研究分為內容分析、二次分析和現存統計資料分析。

2.1 內容分析是一種對文獻內容進行客觀、系統和定量描述的研究技術。除了信息本身的內容外，內容分析還被用來研究信息發出者的動機，以及信息傳播的效果或影響。日記、回憶錄和自傳、信件、書籍、雜志、報紙、詩歌、繪畫、電視節目、照片、廣告等各種書面材料、宣傳品和藝術品都是內容分析的對象，根據近年各地檔案資源建設和豐富檔案館藏的實踐，這些在綜合檔案館都能查到。

2.2 二次分析指的是對那些由其他人原先為別的目的收集和分析過的資料所進行的新的分析。這種新的分析主要有兩種類型。一是用來分析新的、不同的問題：二是用新的方法和技術去分析別人的資料，即用不同的分析方法處理同一種資料，看是否能得出同樣的結論。原來的和新修訂的機關文件材料歸檔范圍和保管期限表對二次分析所用的原始調查數據資料都沒有明確的規定。《普查工作檔案管理規定》第七條規定“原始普查登記表的歸檔范圍、要求和保管期限，在普查開始時，由國家普查領導機構與國家統計局、國家檔案局協商作出具體規定，由各級普查機構組織實施。”目前，這些原始調查數據資料大多仍保存在研究人員個人手里，或者調查組織機構和一些研究機構(如某些高校、研究所等)內，各級國家綜合檔案館很少有保存的。

2，3 現存統計資料分析與二次分析有一個很相似的方面，這就是它們所用的資料都是別人已收集好的，只是二次分析所用的是原始數據資料，現存統計資料分析則是利用那些以頻數、百分比等統計形式出現的聚集資料。目前我國最有價值的統計資料是由國家統計局編輯的《中國統計年鑒》，其他常用的還有《中國社會統計年鑒》、《中國人口統計年鑒》、《中國城市統計年鑒》等分支統計資料，以及人口普查、經濟普查、農業普查資料匯編等。這些統計資料在各級國家綜合檔案館都有保存，但統計部門、公共圖書館、高等院校和一些大的研究機構也都有保存。

3“專家不來檔案館”引發的思考

《全國檔案事業統計年報制度》將利用檔案的目的分為編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設和其他五類(2006年修訂后增加了宣傳教育類)。按理說為學術研究提供利用最能體現檔案館的文化事業機構性質，但根據有關調查，這種利用在利用總量中數量是最少的。新鄉市檔案館(一庫)1990至2002年13年間，共接待學術利用30人次。提供檔案105卷次，學術利用人次占總人次的0.5％，利用卷次占總卷次的0.4％。其中，1994年、1998年、1999年三年學術利用為零。南陽市唐河縣檔案館1985至2004年20年間，學術研究利用檔案1993卷次，占檔案利用總卷次的5.89％。其中，1985、1989、1992、1994年四年學術利用為零。該調查未披露利用人次按利用目的的分類統計，根據該館人均利用卷次4.4(利用卷次／利用人次)計算，20年間約有450人次因學術研究來檔案館查閱檔案，平均每年22.5人次，這已經是很高的數字了。從全國范圍看，1987至2003年17年間，為“學術研究”而提供服務的平均比重是2.8％，而且各年之間相差不大。實踐中，大家可能都有體會，如果除去檔案局館的同志因寫論文到檔案館查閱有關材料外，外單位外系統因學術研究來查檔案的人是很少的。

現在的問題，一方面采用文獻研究方式進行社會科學研究的比例越來越高，而要進行文獻研究就要大量利用檔案資料：另一方面因學術研究來檔案館查閱檔案的人次很低，應該說，專家學者很少來檔案館。甚至不來檔案館是個客觀事實。那么，是什么原因造成這種狀況呢?從文獻研究的角度來探討和分析這個問題，或許會對我們進一步做好檔案工作，特別是檔案館工作有所借鑒。

3.1 館藏檔案特不特。特，簡單地說就是“人無我有，人有我優”。它有兩方面的意思，一是在檔案系統，檔案館要代表某個城市或地區。我國有各級各類檔案館3816個，其中國家綜合檔案館3046個。(http://www.saac.gov.cn/dags/txt/2005-05/28/content_78877，htm)如果館藏檔案內容都基本雷同，即使研究者要去檔案館查找檔案，又怎么能正好找到你那個館呢?所以說，加強檔案館特色建設，就要在完成國家檔案局的規定動作外，還要有自己自選動作。應該說，這一點我們各級檔案館正在做，而且做得卓有成效。二是在一個城市或地區，檔案館要代表檔案系統。在一個城市或地區，除了綜合檔案館之外，還有公共圖書館、博物館、展覽館、紀念館等，此外還有一些高等院校和研究機構(包括黨史、方志等部門)。因為種種原因，上述機構內也或多或少保存有珍貴檔案文獻。比如2007年6月榮登《世界記憶名錄》，中國迄今為止獲得的第五項世界記憶遺產項目——清代樣式雷圖檔，就主要收藏在中國國家圖書館(故宮博物院、中國第一歷史檔案館、中國文物研究所也有收藏)。2003年，樣式雷圖檔申報“中國檔案文獻遺產”并獲通過也是由國家圖書館組織的。、在建的國家數字圖書館工程館藏特色資源庫的建設。包括：甲骨資源庫、金石拓片資源庫、敦煌資源庫、地方志資源庫、圖書館學資源庫、中國國情資源庫、中國博士論文資源庫、中國學資源庫、中文互聯網信息資源庫，“我們從中可以看到許多檔案的身影”!如果不注意這一點，我們的地方特色檔案的作用將依然是裝潢門面和供領導參觀檢查。

3.2館藏檔案全不全。全，也有兩方面的含義，一是檔案館的館藏能否全面反映一個地區政治、經濟、社會、文化發展的方方面面。綜合檔案館不綜合，說明在這一方面我們檔案館有欠缺：二是檔案館的館藏能否反映一個事件的來龍去脈，這一點我們的差距可能更大。舉兩個例子：20世紀末。“北水史料”(廣東省順德市杏壇鎮北水村1956至1984年間形成的會計檔案和文書檔案，共32麻袋)作為廣東省唯一完整保存的農業集體化和人民公社時期的基層史料，在學術界引起極大轟動。(http://www.southcn.com/news/gdnews/nanvuedadi/200207080967.htm)1948至2005年，河北省臨漳縣東營村保存完好的村賬上各種記錄大概有35萬筆，通過這個“麻雀”能看到整個中國農村幾十年的經濟、社會、制度的變遷。但試想，如果全國1/10、1/100，即使是1/1000的村都將其檔案不加挑選全部保存下來，其價值還會有這么高，還會引起這么大的轟動嗎?顯然不會，正是因為稀缺其價值才會增值。從理論上講，全部保存似無必要：從實踐來看，全部保存也不大可能。以全國人口普查為例，據了解，第三、第四次全國人口普查的原始入戶調查(登記)表全部由省級統計行政管理部門集中統一保管，而第五次全國人口普查資料則由省轄市負責保管(現在大部分已經審批予以銷毀)，其原因就是太多了沒地方(主要的還是主觀上認為沒必要)保存。全面保存理論上講似無必要，實踐上看不大可能，那么應該保存到什么程度呢?借用一位檔案學者的話：在無法預測到未來學術研究人員的利用需求前提下，選擇有代表性的檔案全部保存。它包括兩方面的內容：一方面是挑選全部“人類生活的方方面面”的每一方面的有代表性的檔案：另一方面是挑選有代表性的“人類生活的方方面面”的某一方面，可以是一個地區、一個行業、一個單位、一個事件、一個人等，將其形成的全部檔案全部挑選出來保存，以適應未來學術研究人員的各種利用需求。事實上，我們只有這樣做，也只能這樣做，才能相對來說挑選出反映“人類生活的方方面面”的“社會記憶”，來滿足未來學術研究人員的不同利用需求，同時也可以滿足未來社會各界的各種利用需求。

3.3 檔案利用方便不方便。先來看一則報道：學者沈志華為研究中國和前蘇聯問題收集資料，曾和夫人李丹慧自費沿中蘇、中蒙邊界各省區走了一圈，去了所有的省級檔案館和重要市縣檔案館，收獲頗豐，可碰上的頭疼事也不少。在某省，他們夫婦專門住在檔案館對面的賓館，人家上班他們上班，人家下班他們下班，周末還要給檔案館工作人員付加班費。忙了10天，復印了幾千頁，卻因為差了一份人情，不許他們帶走復印的資料。電話從省外辦一直打到外交部，盡管有《檔案法》，盡管外交部說既然是開放檔案按規則辦就是了，那也不行，就是不讓帶走。有的地方情況更糟，連大門都不讓進。在一些國際會議上。沈志華和其他中國學者不止一次地被人問起：你們的論文為什么很少用自己國家的檔案?你研究中蘇關系，為什么只有蘇聯的檔案沒有中國的檔案?在檔案館遭遇冰冷面孔和警惕眼神的，絕不止沈志華一人。中央黨校韓剛教授說。我們對待檔案，仍是保管高于利用：而美國人的想法是，到我這里看的人越多，用我檔案的人越多，我的檔案價值就越高。所以，在美國很多檔案館，學者去查資料，不僅不要錢，還可以申請檔案館設立的研究基金。

這則報道可能是個案，而且是幾年前的事了。隨著近年來拓展檔案館社會服務功能的研究和實踐不斷深入，各級檔案館的利用環境應該說有了極大的改善。但是，與社會的需求相比，與其他文化事業機構相比，我們的差距還是明顯的。且不說檔案的開放力度不夠限制了檔案的利用，大多數檔案館仍坐落在黨委政府的深宅大院之內，檔案館的作息時間還是黨政機關式的節假日照常休息，檔案接待利用人員的素質還不適應學術研究利用檔案的需要，檔案檢索的途徑單一等，都說明現階段利用檔案還是不太方便。

3.4 誰來施加第一把力。檔案的價值具有共享性：檔案作用的主要方面是從行政作用逐漸轉向科學作用：但檔案沒有被利用者利用時，它的價值是潛在的：只有在一定條件下，檔案被利用者有效利用產生社會效益或經濟效益，它的潛在價值才能轉化為現實價值。檔案價值實現的外部條件指的是社會因素，它包括社會發展水平和社會政治條件及社會檔案意識：檔案價值實現的內部條件主要是指檔案管理水平與檔案管理條件。但檔案價值實現的人的因素是什么?是檔案的形成者，檔案的保管者，還是一般的檔案利用者呢?從學術研究的角度看，為開發利用檔案信息資源施加第一把力的應該是相關專業的專家學者。

蘇州市檔案館的同志說，假設當年(1981年)華中師范大學歷史學教授章開沅先生不到蘇州檔案館，那么商會研究的歷史也許會改寫，章開沅和他的弟子們也許會在其他領域取得卓越的成就，但絕不是商會研究方面。(筆者也假設一下，假設當年章開沅先生不到蘇州市檔案館，那么蘇州商會檔案也許還躺在檔案館的特藏室里睡大覺呢。)但正因為有了章先生的一次造訪，從此蘇州商會檔案猶如一座寶藏，吸引中外專家學者紛紛前來“淘金”，商會研究也成了中外史學界關注的熱點，而章先生的弟子馬鳴、朱英等也在商會研究方面取得令人矚目的成就，成為史學界的后起之秀，馬鳴成為華中師大的校長，朱英成為華中師大近代史研究所所長。而蘇州市檔案館也因商會檔案而名揚海內外，蘇州商會檔案晚清部分也早于2003年3月被列入首批《中國檔案文獻遺產名錄》。在這篇通訊中，筆者還注意到當年章開沅先生來蘇州市檔案館是為撰寫《辛亥革命與江浙資產階級》論文查找資料，是諳熟蘇州地方歷史檔案的葉萬忠先生主動向他詳細講述館藏商會檔案的。從這篇通訊我們是不是可以得到這樣的啟示，雖然為開發利用檔案信息資源施加第一把力的是相關專業的專家學者，但如果沒有諳熟檔案館藏的(檔案館)專業研究人員的主動參與，按現有的檔案館檢索手段和管理制度，即使檔案館再藏著寶貝也不可能發揮作用。

(作者單位：焦作市檔案局)