當前高校外事檔案管理的現狀與對策

摘要：高校外事檔案是反映高校外事工作全貌的重要內容，隨著高校國際交流的擴大而呈現新的特點。傳統的外事檔案管理已經難以適應新的工作需求。本文提出解決問題的策略，即建章立制，規范管理；加強培訓，提高質量；充分利用，信息管理。

關鍵詞：高校外事；外事檔案；檔案管理；人才交流

高校外事檔案是指高校在與國外團體或個人在學術交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。由于高校間交往不斷加深，外事檔案管理必須納入外事工作計劃和管理中。

傳統的外事檔案管理僅限于檔案收集、整理、保管的管理模式，處于一種被動的、消極的狀態，不能充分發揮檔案的作用也不能充分體現檔案的利用價值，時效性不強、信息滯后，沒有與高校的外事工作同步，與外部大環境脫節。管理手段相對落后，沒有完全走上信息化管理的軌道，已經不能適應當前高校外事工作領域的需要。高校外事檔案管理工作的成功與否，對外事工作水平的提升、學校國內外的知名度、學校科研及教學、教職工和廣大學生的全球意識均有一定影響，有時還會影響學校國際化發展戰略。因此，應該把高校外事檔案工作當做重要工作抓好，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰略參考的重要材料。

一、 高校外事檔案工作呈現的新特點

1. 高校外事檔案內容多樣化。隨著高校對外合作與交流范圍的擴大、層次的提高和形式的多樣，外事檔案內容呈現多樣化。內容涉及：國外著名社會活動家、企業家、高校負責人的來訪，學校各級領導的出訪，外籍專家的聘用與管理，教師出國長、短期進修，舉辦或承辦國際學術會議，開展國際科研合作，合作發表論文或著作，聯合申請課題、聯合建立研究機構，本科、碩士與博士等不同層次的中外合作辦學、境外辦學與建立孔子學院等。

2. 外事檔案載體多元化。除了傳統的紙質檔案外，高校外事檔案載體呈現多元化，如照片、光盤、膠片、錄音帶、錄像帶、縮微品、電子文件等不同載體的檔案材料，還有榮譽證書、禮品、紀念品等實物。如何將各種載體的外事檔案及時、完整、齊全地收集進館，保持本校外事活動的歷史真實原貌，已成為學校檔案管理部門必須面對的緊迫問題。

3. 外事檔案來源復雜化。以前，高校外事檔案主要來源于學校外事部門，來源比較單一。隨著我國對外開放和高校管理體制改革的深入，教師自費出國（境）人數大增，學校管理重心下移，院系級等二級單位外事活動的范圍與數量也大增，各級各類學生的交流增加。因此，外事檔案來源復雜化，除學校外事管理部門外，各學院、教務處、研究生院及出國（境）的師生個人都是外事檔案的來源者。值得指出的是，當前多數高校的學院一級、師生個人的外事檔案收集工作幾乎是一個盲點。

二、 目前高校外事檔案普遍存在的問題

管理外事檔案管理不規范。由于高校教職員工的外事檔案意識淡薄，業務不熟練、信息化管理滯后等導致外事檔案形成、收集和管理過程中存在著許多不規范。主要體現在：

1. 管理混亂。國家教育部在高校外事工作的基本原則中規定：外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整系統、準確和安全、便于開發利用。而作為學校外事管理職能部門的外事辦公室無疑將是學校外事管理、涉外教學、科研文件材料的歸口部門，在來校、出國（境）、國際合作、國際會議活動結束后，負責將與此項工作有關的各種外事文件材料收集、匯總、整理組卷，按規定向學校檔案室移交。但在實際工作中往往是誰經手誰保管、無專人負責、無制度約束，損毀、丟失現象嚴重。許多文件材料分散在個人手中，形成了外事檔案工作“一空二白”的局面，查閱極不方便，利用率不高。

2. 歸檔意識差。由于對外事檔案的重視不夠，高校各部門在對外交流過程中不從利用需求出發，而是從本部門或個人工作便利出發，有些甚至以保密為理由，不愿把自己手中的應歸檔的外事材料交給外事部門或檔案室。尤其是在對外交流活動所產生的大量有保存價值的以磁性載體材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式的相片、錄音、圖表、光盤及相應的說明文字等材料，常常得不到及時歸檔。

3. 外事檔案管理人員業務不熟。高校外事部門是外事檔案的歸口管理部門，可有的外事工作人員既不熟悉檔案知識又沒有經過檔案專業培訓，也就談不上對外事檔案進行規范整理、科學管理。如文件材料紙張不合格，書寫不規范，沒有文件目錄，沒有歸檔號，沒有保管期限，沒有案卷目錄，并且數量不齊全，上交不及時，給使用帶來許多不便。同時由于這些外事人員都是兼職檔案管理人員，他們滿足于傳統的經驗型的粗放式管理，重藏輕用，缺乏開拓進取的意識和動力，外事檔案管理工作往往在低水平運行。

4. 外事檔案管理手段落后。外事檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此關鍵在于如何更為有效地利用這種資源，這應該成為外事檔案工作發展的目標之一。過去的外事檔案管理時效性不強、信息滯后，與高校的外事工作難以同步，與外部大環境脫節。外事檔案管理工作主要體現為簡單的資料保管，而檔案管理者更像是倉庫保管員，僅進行基本的歸檔材料收集、整理與保管，工作上只是“你查我調”，處于一種被動的、消極的狀態，不能充分發揮檔案的作用及利用價值；檔案管理手段落后，不能進行信息化管理，更不能開發利用。

三、 外事檔案工作新策略

1. 建章立制，規范管理。嚴格執行國家教育部在高校外事工作方面的基本原則，實行集中統一管理，確保完整系統、準確和安全、便于開發和利用。外事管理者除意識到外事檔案管理的重要性與艱巨性以外，還需要結合工作實際，建立相關管理制度，規范外事檔案的整理、收集、分類、編研、使用，并加強檔案工作者的制度化業務學習。

2. 加強培訓，提高質量。外事工作的領導需要重視檔案管理人才的培養和工作人員素質的提高。在新的形勢下，外事檔案管理人員應努力學習相關的檔案學、文獻學、統計學知識，具有現代化的管理思想、自動化的管理手段、專業化的知識水平和職業化的個人素養。在掌握情報收集、檔案管理專業知識的基礎上，學習和掌握現代辦公技術和外語技能。

3. 充分利用，信息管理。為高校管理層分析和研究國際交流出現的新問題提供材料。高校外事檔案管理部門應利用現有檔案，結合從網絡上獲取的其他高校的經驗，向高校管理層提出積極設想、開展調查研究、建立科學的評估監督體系、提高管理隊伍能力和水平等一系列有助于解決問題的、具有參考性的建議。高校的外事檔案應利用信息化的管理手段管理，充分利用現有的檔案綜合管理系統，將不同載體的檔案存儲于數據庫中，經過加密處理，充分利用網絡優勢，實現內部資源共享，通過數據庫進行查詢訪問。從而實現快捷、時效、準確、可靠、便利、多方位的信息服務，以滿足新形勢下高校外事工作的需要，進一步滿足國內高校與國際高校間在教學、科研、人才交流等方面合作溝通的需要。

參考文獻：

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（桂林電子科技大學國際合作處）