科學定崗，告別忙閑不均

呂　嶸

定崗是企業(yè)崗位管理中的一項基本且復雜的工作。合理定崗定責可以避免“人口混雜、遺失東西；事無專管，臨期推諉；任無大小，苦樂不均”等管理弊病，使得物物有人管、事事有人問，并利于對員工的崗位職責與任務的完成情況進行績效考核與激勵，加強崗位職責的執(zhí)行與控制。

定崗分析的三個層面

一般情況下，定崗需要首先對崗位的定性、定量和任職資格及人員等三個主要方面進行分析考量。第一個層面是對崗位的使命與職責分工進行分析，這在崗位的初步確定過程中是比較重要的環(huán)節(jié)；第二個層面需要對崗位工作結構與工作量進行分析，這是崗位設置的必要分析環(huán)節(jié)，將影響崗位設置的準確性，也是經常被忽視的環(huán)節(jié)：第三層面是對崗位的任職資格與任職者進行分析，它往往對某些崗位能否最終存在起決定性作用。比如，崗位的前兩個層面的設計都是合理的，但是在對部、-員工進行考察時如果發(fā)現(xiàn)并沒有合適的人員能達到崗位任職資格的要求，則會影響崗位的設置：或有些員工能力較強，具有另外的專長，則定崗時也可能會因此而“一人多崗”。

總體而言，人力資源部門在設計定崗方案時，常常會偏向于組織的客觀需求，而部門管理人員在實際安排任職人員的時候，則往往偏向于實際的人才隊伍情況。

位設置的五大環(huán)節(jié)

在明確了定崗分析需要考慮的三大層面后，就可以確定崗位設置的流程與方法(見圖1)，整個流程細分為五個子環(huán)節(jié)。簡要地說，該流程就是按照定崗分析的三個層面依次展開的一個綜合管理過程。它首先要對部門的職能進行分解分析，以判定和明確崗位設置的依據與目的，做好崗位與部門職能的匹配；其次要對崗位的結構、工作量、工作強度的合理性進行定量分析，要妥善考慮崗位設置的原則要求以及風險控制、人員激勵等特殊要求；最后再考慮崗位的任職要求是否能與現(xiàn)有人員匹配。這種流程是一種結構化的判定方式，對不同企業(yè)而言，可以對相應的重點因素如工作量、工作結構等進行深入分析。

部門職能的崗位分工分析以及崗位設置使命與職責現(xiàn)狀分析

在環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)二中，HR需要通過收集崗位與編制的現(xiàn)有信息，梳理與改進部門職能，進而將部門職能分解為崗位職能，再將現(xiàn)有崗位設置的使命與職責現(xiàn)狀進行對比分析，為定崗提供最基礎的信息。其間，可以設計用于部門崗位設置的“崗位設置分析表”(詳細舉例見后文案例一)幫助HR進行現(xiàn)狀描述與定性、定量判定。

崗位設置原則與特性分析

在環(huán)節(jié)三中，崗位設置可以參照一般性的通用原則以及企業(yè)自身的情況。通用原則主要有：

·崗位目標與部門職能一致

崗位設置符合組織職能及流程目標的要求，且職責清晰明確。

·崗位劃分依據和工作結構合理

依據專業(yè)分工，有利于員工的專業(yè)發(fā)展崗位主要工作一般按照固定的流程，以部門主要職能分解而來，減少臨時性、階段性和突發(fā)性的工作。

·崗位數(shù)量適度及職責兼容原則

減少重復崗位的設置；合并相似職責的崗位，追求團隊合作，提高效率，降低成本。

·工作量飽滿且分布合理

崗位工作量應達到飽滿或基本飽滿，且盡量將工作均勻分布在正常工作日內，減少工作量波峰和波谷的發(fā)生。

崗位工作結構與工作量分析

在環(huán)節(jié)四分析崗位工作結構與工作量時，一般地，如果部門內部在崗位設置上存在工作結構不合理的情況，則很容易造成內部崗位之間忙閑不均的現(xiàn)象，給員工帶來不公平感i久而久之，影響員工的工作積極性，并導致人力資源的閑置與浪費。同樣地，如果各崗位在工作量上存在嚴重的分配不均，也容易引發(fā)員工的不滿和工作效率的低下。具體而言，這一環(huán)節(jié)可以參照以下步驟進行：

第一，劃分崗位工作的類別。一類是日常性的部門職能工作，另一類是階段性的部門內部工作，或部門項目、公司項目。階段性工作可以根據實際情況按照月度、季度、年度等不同周期來劃分。

第二，分析日常性工作內容。針對工作對象、內容、發(fā)生頻率(或次數(shù))、單位工作時間、全年工作量、工作量飽滿度等展開具體分析。

第三，分析階段性工作內容。主要包括工作內容、工作或項目周期、工作量發(fā)生的特點等方面。

第四，確定指標和標準，并展開評價。這一環(huán)節(jié)需要應用“崗位設置判定標準表”(見下頁表1)，按照既定指標和標準對各個崗位進行工作量與工作結構的評價。其中，主要指標含義如下：

1、崗位工作內容：工作內容要與崗位目標相匹配，崗位目標應與組織的關鍵職能相匹配：

2、崗位工作結構比日常性工作量／總工作量，比值在50％以上，說明崗位設置依據充分；

3、崗位工作量飽滿度一崗位年實際工作量／年有效工作目(251天)，飽滿度達到50％以上時，說明崗位工作量飽滿：

4、崗位工作分布強度：每天持續(xù)工作時間在10小時以上，且這樣的工作日占全年有效時間的30％以上，應認為工作強度分布不均。

根據實際人員情況調整崗位分工與設置

這是定崗流程的最后一個環(huán)節(jié)。需要注意的是，定崗、定編是要落腳到定員上的。有的企業(yè)會在這個環(huán)節(jié)進行全員競聘上崗，增強企業(yè)整體崗位與人員的匹配度。另外，雖然崗位設置經過崗位職責、目標與任務等分析，但有的時候也需要基于人員的能力進行崗位設置，從而有發(fā)揮個人特長的余地。

定崗實踐的兩個案例

案例1：通過分析崗位工作結構與工作強度，解決忙閑不均問題

某公司戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部在進行定崗分析時，首先按照崗位設置判定表(見表2)對部門內部的各崗位進行初步判定。從中可以看出，規(guī)劃投資崗位的工作結構不合理，工作強度分布不均勻。

其次，結合“規(guī)劃投資崗”的具體崗位職責，分析這個崗位的工作結構、工作量可以看出崗位沒有日常性工作，日常工作量很不飽滿i工作的階段性很強，在年底以及逢編制五年發(fā)展規(guī)劃時工作量大，崗位工作忙閑不均，工作強度不均勻。

如果再深入分析可以發(fā)現(xiàn)，在該公司的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部內部，“規(guī)劃投資崗”的職責分工造成其與主要崗位“綜合計劃崗”、“綜合分析崗”之間忙閑不均。這樣，在考慮到此項工作要求任職者能對公司中長期發(fā)展有遠見，對公司高層領導的思路有清晰的把握，能有機會經常參與高層的會議與溝通，因此建議不單獨設置規(guī)劃投資崗，而改由部門負責人兼任。

案例2：通過分析工作量，解決忙閑不均問題

某公司業(yè)務銷售部門的開票崗，主要職責是根據產品結算單開具發(fā)票、編制報表、票據歸檔、銷售信息錄入等工作，其中占據崗位工作量最大的是開具發(fā)票，然而不同產品的銷量不同，因此負責不同產品的開票崗位人員的開票數(shù)量也存在很大差異，工作忙閑程度不同。該公司對其進行了崗位分析。

首先，根據對各產品開票人員以往歷史數(shù)據的抽查結果進行分析，數(shù)量差異較大的時候，發(fā)現(xiàn)開票工作量最大的崗位是開票最少的崗位工作量的兩倍多。

其次，對各產品開票崗的工作量進行統(tǒng)計(以處理結算單數(shù)量為例)，抽查一定周期(幾個月度)內的工作量，比較分析各崗位人員平均每月可達到的生產力狀況(人工效率)即單位時間(月度)內的開票數(shù)量，并確定最高、中等、較低等不同的生產力標準(見表3)。

根據不同的月生產力(工作量)標準來確定開票崗位編制，進行崗位合并，避免忙閑不均，充分利用人力資源。若按照最高月度工作量標準來定編則需要2.6人，需配置3人：若按照中等月度工作量標準來定編則需要4.8人，需配置5人。至于所選擇的標準取決于公司的管理理念，人力資源部門也可結合現(xiàn)有人員的生產力標準，制定公司希望達到的目標標準，以促進員工效率與能力的提升。

另外，人工效率標準也會隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關技術與設備的引進等因素在不斷發(fā)生變化，因此還需要不斷修正。這個修正的過程，標志著企業(yè)勞動生產率水平的提高，對員工素質和企業(yè)管理水平的提升將起導向和牽引的作用。

因此，由于人員效率等引起的忙閑不均，可以通過內部標桿對比，來確定人工效率或生產力、崗位單位時間內的產出標準，通過減少忙閑不均，來合理配置編制，設置崗位與職責分工。

上述定崗分析需要考慮的層面以及崗位設置流程是定崗過程的基本考慮要素，在定崗過程中，還可以采用其他分析方法，如標桿對照分析、流程分析、關鍵崗位(關鍵使命)分析、基于能力的分析、基于團隊任務的分析等，但無論采用怎樣的方法和流程，其關鍵都在于分析崗位影響因素并明確崗位職責。