加強基層科研單位　歸檔工作的有效措施

彭　頤

關(guān)于科研檔案的管理，各級業(yè)務(wù)主管部門都出臺過很多規(guī)定要求，這些規(guī)定和要求在大型的科研單位還能得到較好的落實，但在基層科研單位就相對薄弱一些。相當來說，基層科研單位檔案管理存在的主要問題主要有三點，即檔案收集不齊全、歸檔不及時和利用率不高。以本單位為例，筆者認為，可以從以下幾方面改進。

一、提高單位全員對檔案工作的重視程度

單位內(nèi)各科室對科研工作中所形成文件材料的收集工作是做好檔案管理的基礎(chǔ)和源頭，只有單位全員提高對檔案工作的重視程度，才能做好本部門的收集歸檔工作，單位檔案室的室藏檔案資源才能得到豐富和優(yōu)化，做好檔案的利用服務(wù)工作才能有切實的保障。

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先需要的是加大對檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁，發(fā)到各科室科研人員手中；利用每次科研課題開題結(jié)題報告會講解科技材料歸檔的程序要求和重要性；在單位的局域網(wǎng)上開設(shè)檔案工作欄目，隨時上傳一些檔案工作動態(tài)和檔案規(guī)章制度等信息；檔案人員更多地參與到科研材料形成檔案的整個過程中，向科研人員講解科研文件收集整理歸檔的每個步驟，力求不斷擴大人們對檔案工作的了解認識。要通過我們的宣傳，讓全體人員都了解，檔案是全面真實客觀地記錄一個研究機構(gòu)科研活動整體面貌的原始科研資料，是后續(xù)科研工作的重要的第一手參考資料和最原始最可靠的信息來源，因此，做好科研檔案工作意義重大。要通過培訓(xùn)讓每一個科研人員都知道，按《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，科研資料應(yīng)由主管業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

科研人員特別是課題負責人應(yīng)該認識到，保留提交科研檔案，是一項完整的科研活動的組成部分，科技資料的整理歸檔與科研活動是一個整體，絕對不應(yīng)被割裂開。科研項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔科技資料，那該項科研活動就不能算完結(jié)。只有做好歸檔工作，才能使科研工作有始有終。科研人員的科學(xué)研究完全建立在國家科研單位這一平臺之上，自覺提交科研檔案既是對科研工作本身負責，也是對所在單位的應(yīng)盡的義務(wù)和應(yīng)有的尊重，這體現(xiàn)了一名科研人員的良好素質(zhì)。如果把科研資料和科研成果據(jù)為己有，既有可能由于個人的局限性而削弱這些資料再次利用和借鑒的價值；也有可能由于個人保管不善或工作的調(diào)離退休造成檔案的遺失損毀，給單位和工作造成損失。

二、細化管理制度，確保檔案工作

與科研工作“四同步”

制度是管理的核心和關(guān)鍵，有了制度的規(guī)定約束才能有效開展檔案工作。結(jié)合基層科研單位的實際情況，應(yīng)建立健全科研材料的形成、積累和歸檔制度，并納入科研人員、管理人員的職責范圍和考核內(nèi)容。

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》中明確規(guī)定，各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中具體提出了科研工作和建檔工作實行“四同步”的管理規(guī)則。衛(wèi)生科研單位與其他科研單位一樣，應(yīng)按照科研活動分出的若干階段，配合檔案工作，制定相應(yīng)的管理細則。第一步，課題開始階段，強化前端控制是做好檔案工作的基本保證，檔案人員要主動與主管科研的科技處協(xié)作，準確全面了解掌握新開課題項目的情況，對當年的科研活動備案，依據(jù)當年的科研計劃提前制定檔案收集預(yù)案，詳細地明確歸檔范圍，使收集檔案的操作性更強。第二步，檔案工作與其他科室密切相關(guān)，科研處室的各項管理工作、科研課題檢驗項目、會議交流等各項科研活動形成的階段性結(jié)果，產(chǎn)生的資料都是檔案資源，檔案人員應(yīng)加強與其他部門的聯(lián)絡(luò)協(xié)作，定期走訪各科室，了解課題進展情況，檢查、督促、指導(dǎo)科技人員做好科技文件材料的日常積累整理工作。第三步，當科研課題完成后，對科研成果進行鑒定、驗收時必須有檔案部門參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同檔案部門，共同在確保科研成果驗收鑒定的同時驗收科技文件材料。第四步，在上報、評審科研成果過程中，檔案人員與負責申報科研成果的科技處共同約定并認真執(zhí)行，在上報評審材料時，必須按規(guī)定要求課題負責人出具歸檔情況說明。所有這些管理規(guī)則細節(jié)必須認真、嚴格地付諸實施，并使之形成一種相對固定的工作模式。科研檔案是科研管理的重要組成部分，科研檔案管理一定要納入科研計劃管理工作之中，一定要與課題管理、成果管理緊密結(jié)合。檔案部門應(yīng)與科研管理部門密切合作，在切實實施檔案工作管理規(guī)章制度的環(huán)境下，把歸檔工作做細致，做到位。有了約束力強、更具操作性的制度規(guī)定，才能提高歸檔的完整度，才能改變文件歸檔所處的被動局面。

三、強化服務(wù)功能，尋找檔案

為科研工作服務(wù)的切入點

檔案部門要利用所擁有的檔案資源因地制宜地拓展檔案業(yè)務(wù)，通過對檔案的匯集綜合、加工整理，使之轉(zhuǎn)化為更直接、更適應(yīng)科研活動需要的檔案信息，讓檔案“活”起來，提高檔案的利用與服務(wù)功能，使檔案信息最大程度地傳播到公眾和相關(guān)利用者那里，盡力為科研管理、科研決策、科研創(chuàng)新、大眾科普、宣傳教育提供各種服務(wù)，并以積極有效的服務(wù)促進歸檔工作。

作為基層科研單位，就要從加強檔案工作與科研工作的聯(lián)系入手，尋找檔案為科研服務(wù)的切入點。（1）與信息部門合作，積極開發(fā)利用檔案信息資源，編制各種檢索工具，利用單位的局域網(wǎng)，建立檔案目錄信息檢索系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)；（2）調(diào)查研究科研工作對檔案資料的需求，設(shè)計一些簡易調(diào)查問卷，了解科研人員希望得到什么樣的檔案服務(wù)，使提供的服務(wù)與需求對接，更具有針對性；（3）充分開發(fā)利用檔案資源，將每年年鑒中的科研課題、學(xué)術(shù)會議、論文專著、國內(nèi)外交流訪問、研究工作總結(jié)報告、衛(wèi)生管理工作中的重要事件摘編在網(wǎng)上發(fā)布，從檔案資源的角度反映展示本單位科研實踐活動；（4）要積極開展檔案的編研工作，對檔案中的信息進行二次加工， 對現(xiàn)有檔案進行分類整理編輯，做一些專題匯編統(tǒng)計、歸納概括、分析小結(jié)等，為科研人員提供一些可利用的參考資料；（5）加強檔案工作的橫向聯(lián)系，與同系統(tǒng)或相關(guān)單位檔案室開展多種形式的協(xié)作交流，做到檔案資源共享，為科研人員提供來自多種渠道的信息。

四、列入計劃規(guī)劃，及時解決工作中出現(xiàn)的新問題

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》要求各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門，必須把檔案工作納入本單位工作的發(fā)展計劃，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實解決工作中存在的實際問題。在基層科研單位更需要加強檔案工作的行政監(jiān)管力度，加強各方面的協(xié)調(diào)，認真解決檔案工作中遇到的實際問題。檔案人員要主動制定好年度檔案工作計劃安排，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注，把檔案工作納入單位整體工作計劃。工作過程出現(xiàn)的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示，爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，讓領(lǐng)導(dǎo)在繁忙的中心工作之外擠出時間了解指導(dǎo)檔案工作，以便更有力、有效地開展工作，這是做好科研檔案管理的有效保障之一。

參考文獻：

1、《科技檔案管理學(xué)概要》，國家檔案局編，檔案出版社，1991年版。

2、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》(1992年8月1日發(fā)布施行)

3、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（1992年頒發(fā)）。

4、劉國能：《檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律研究》，《檔案學(xué)通訊》2005年第6期。

5、劉守華：《北京市委機關(guān)開展規(guī)范歸檔工作的體會》，《中國檔案》2007年第6期。

6、安小米：《國外科研文件和檔案管理研究》，《北京檔案》2007年第5期。

作者單位：中國疾控中心環(huán)境與健康相關(guān)產(chǎn)品安全所