秘書寫作能力分析

“秘書寫作”課是高職高專院校文秘專業的專業課，旨在培養和提高未來秘書的寫作能力，為秘書職業化提供人才。那么，構成寫作能力的主要因素有哪些呢？本文擬從以下方面說明：

一、思想政治素養

思想政治素養，是文稿起草者運用馬克思主義基本原理以及黨和國家的方針政策分析認識客觀世界，解決實際問題的能力的綜合體現。公文，是發布、宣傳黨和國家方針、政策、法規的權威性工具，也是運用黨和國家的方針、政策、法規指揮公務活動的工具。由此可見，公文起草者的理論政策修養的高低，必然影響到其思想深度、、思考質量以及對復雜事務進行分析判斷的準確程度。所以，對黨和國家的政策、方針、法規的準確掌握，是秘書人員必須具備的素質。因此，公文起草者要堅持不斷地學習馬克思主義基本理論，特別要重視學習馬克思主義哲學，認真學習黨和國家現行的方針政策，努力提高理論政策水平。另一方面，機關工作本質上是創造性地貫徹執行黨和國家的方針政策、上級的指示，其依據一是有關的方針、政策、指示，二是本單位的實際情況。秘書寫作，不是簡單地記錄、重復領導的意圖，而是要通過秘書的思維加工，吃透上級精神和本單位的實際情況，把兩者比較完美地結合起來，以實現機關制文的目的。

怎樣才能做到二者的完美結合，寫出符合要求的文稿來呢？主要從三個方面考慮：

第一，對于當前工作有重要指導意義的政策和指示，要深刻領會其精神實質，理解其所依據的理論思想原則，明確其中的新思想、新內容對本單位實際工作的現實意義，在擬寫文稿時充分體現其精神并堅決貫徹執行。第二，對于具有長遠和普遍意義的政策和指示，擬寫文稿時要把一般的指導原則與本單位的具體實際結合起來，進行調查研究。根據實際，制定出具體的實施辦法，并非一味照抄，而是要善于把上級的政策、指示具體化為本單位的工作方案。第三，對于因本單位情況特殊或情況變化而不完全符合實際的政策、規定，在擬寫文稿時應在不違背政策精神的原則下，根據單位實際工作的需要，積極主動地擬制具體措施、辦法，以達到政策精神所指向的目標。

二、相關知識素養

秘書撰寫文稿，涉及社會各個方面，有時還需要對某些問題尋根探源，找出原因所在。因此，秘書應具備多方面的知識，以求寫出切合實際情況、能解決實際問題、符合領導意圖的合格文稿來。例如，撰寫黨政公文，必須非常熟悉黨和政府的方針、政策等方面的基礎理論知識，精通黨史和行政學。沒有這方面的知識儲備，撰寫公文就很難得心應手。擬稿內容涉及經濟管理，就要具備社會主義市場經濟發展規律、國家的經濟政策和經濟學、管理學等方面的業務知識。擬稿要體現領導意圖，實現文稿所提出的解決問題的政策、措施、辦法，要能夠被收文對象接受，就要掌握有關社會學、管理學、心理學等方面的輔助知識。

首先，要具有所擬文稿所涉及事項的歷史背景、來龍去脈等縱向知識。例如，某教育主管部門欲擬一份文件，要求各高級中學處理好高三年級“綜合科目”的復習備考問題，明確要求不準設綜合課程，以免加重考生的負擔。擬這樣一份文稿有兩個行文思路：一是告訴受文者——不準！倘有不從者將予以處罰；另一個思路是——不要！并進而說明為什么不要。前一個思路主旨明確，文稿簡潔，但受文者在思想上不易被說服，甚至會直指行文者官僚主義，脫離實際。按后一個思路行文，則文稿必然要追述高考開考綜合科目的歷史背景，交待此前高考科目設置以及發展到開設綜合科目考試的演變軌跡，接著說明綜合科目的設計思想以及為什么不需要專門設置課程去應對這門考試。這樣的文件發到基層更容易收到實效。但起草這樣的文件，擬文者至少要對高考科目設置的歷史、現狀、未來發展趨勢具有深刻認識。

擬文者對文中涉及事項的深刻認識來自于平時的積累，方法和途徑有三：一是靠實踐；二是靠自己平時的觀察思考；三是靠在接受了擬稿任務后，集中精力探本求源。

其次，要具有與文稿主旨內容處在相同時段上，位于不同空間方位，某些相似性的橫向知識。仍以前述草擬禁止設置綜合課程應對高考的文稿為例，為了對高考設置綜合科目的必要性和意義作出判斷，有必要掌握當今兄弟省市的、發達國家的大學入學考試科目設置的現狀及其演變趨勢，將其恰當地反映在文稿中，可以增強文稿的說服力。

再次，要具有文稿內容要求的相關業務知識。業務知識是文稿寫作的依托，離開了業務知識，文稿寫作就成了無源之水，無本之木，提高文稿寫作能力就成了一句空話。因此，要保證文稿內容切合實際情況，撰寫者必須加強有關業務知識的學習和積累。一要熟悉工作單位的性質、職責以及業務聯系工作的相關知識的學習；二要加強文稿內容所涉及的業務知識的學習和積累，了解行業規范，熟悉行業術語；三要加強對各種新知識、新理論、新法規的學習，緊跟形勢要求，適應知識更新的需要?？傊?，掌握豐富的業務知識，成為行家里手，才能在文稿中不說外行話，才有助于寫出切合實際需要的文稿。

三、運用語言素養

秘書寫作所使用的語言，與一般寫作所使用的語言既有相同的規律，如語言流暢、文字通順等，又有自己獨特的個性：

準確。它是秘書寫作語言的生命，指詞義、句意、篇章所表達的概念，事務情況要“釘是釘，鉚是鉚”，不能含混、模棱兩可。如，說明某項工作“已基本完成”就不準確，不如說“已完成了80%”更準確。

簡潔。即語言應簡要精煉，運用精當的語言表達完整的內容。有話則長，無話則短，切忌長篇大論，言不及義，賣弄文才。秘書寫作的語言簡潔，不僅僅體現在篇幅的短小上，如果文字簡潔了，但內容空洞抽象，簡而不明，短而不潔，也達不到制文的目的。因此，秘書在寫作文稿時，一定要用簡潔的語言文字表達出充實的內容。

莊重。秘書所寫作的文稿是法定社會組織處理公務的工具，具有法定性和權威性，因此要使用規范化的書面語，如，口語中使用的“生日”、“上墳”、“不管三七二十一”等在文稿中應用“誕辰”、“掃墓”、“無所顧忌”來表達，以體現公文的莊重嚴肅性。

得體。就是要做到寫什么文稿像什么文稿。一要恰如其分地使用專用術語。二要根據不同的文種確定相應的語言表達風格，如，“通知”的語言要平和穩重，“報告”的語言要誠實謙虛，“請示”的語言要態度誠懇。

（作者單位：秦皇島外國語職業學院）