國際商務跟單員的職責及素質構成分析

國際商務跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿業務人員，是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心樞紐。它按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關為止；全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。

根據我國與WTO的約定，從2004年底起中國外貿企業準入將實施備案制，目前集中在外貿企業代理出口的大量業務將分散至各生產企業，由各生產企業自營出口，因此出口類企業的發展進入一個高速飛躍期，產品外銷國際市場的訂單類加工企業已成為我國外貿產業的主力，這也客觀上造成了對各類應用型外貿專業人才如報關員、商檢員、國際商務單證員、跟單員、國際貨運代理等供不應求的局面，其中跟單員因為其極強的專業性、涉外性、復雜性和風險性等特點而成為各出口企業急需的緊缺型人才。

國際商務跟單員這個專業崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業內部專業化分工的產物，是外貿企業內部管理結構有效調整，外貿經營管理規范化和科學化發展的產物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。

一、跟單員的主要職責構成

1.對企業進行有效的風險控制，保證風險防范機制的正常運行

外貿企業的風險控制可分為高級風險控制——涉及企業長遠利益和根本利益的風險控制；中級風險控制——涉及企業經營戰略中的決策風險控制；初級風險控制——涉及企業業務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿跟單的風險控制主要是業務性風險控制。如：產品質量風險控制——及時發現和更換不符合合同條款規定的產品；交貨期風險控制——為避免錯過裝運期督促生產企業按期交貨；結匯風險——及時改變結算方式和更新不合格的業務單證等。如果這些風險不能有效控制，或風險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業中級或高級風險的控制，導致企業喪失防范或規避風險的有利時機，進而破壞整個企業的風險防范機制。因此，外貿跟單崗位的出現將在外貿業務的基礎環節上防止失誤與漏洞，對外貿企業有效進行風險控制，保證風險防范機制的正常運行具有重要意義。

2.為決策者提供及時、全面、準確的信息支持

在外貿跟單業務中，跟單員始終處在生產和流通環節的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據信息變化和本崗位的職責范圍做出相應決策；二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。隨著國際市場需求的多樣化、產品小批量化以及履約節奏的加快，外貿跟單員對信息的處理能力直接關系到企業的經濟效益、服務品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿合同的順利完成往往來自于一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源于跟單員對信息的正確把握與處理。

3.為客戶提供更專業、優質和全面的服務

跟單員是是企業與市場、業務員與客戶之間聯系的紐帶，是訂單的執行者，客戶的服務者，其工作跨越了一個企業運作體系的每一個環節，他不但精通生產管理流程和控制，而且還需要了解產品特性、市場需求；他不但有過硬的專業知識，還有與銀行、海關、商檢、貨代、保險公司等部門的良好的關系網絡；它不但是一名優秀的管理者，同時還是一名熟練的業務執行者。他通過分析訂單，對客戶需求的產品作出最準確、最恰當的描述，并對生產的全過程進行質量監督，對產品質量作全面的把關；他根據訂單，以最少的成本、最快的效率完成產品的出運工作。因此客戶所獲得的服務永遠是專業的、全面的、優質的和超值的。

二、跟單員基本素質構成

跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的工作。有些時候，跟單員是業務部門所有業務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理，他不但要面對客戶，還需要面對各種職能部門。

崗位的職責特點決定了一名合格的跟單員必須要具備以下一些基本素質：

1.扎實的業務知識是發展的基石

合格的跟單員必須是“通才”。首先，他精通生產管理，了解工廠生產環節的運作情況，對于原材料的特性、生產的工藝流程、產品的特點、款式、質量體系標準以及客戶的需求等都了然于胸。

其次，他熟知國際貿易法律和慣例。跟單員是企業對外活動的一個窗口，是與國外客戶直接聯系的一個重要紐帶。因此，他必須了解合同法、票據法、經濟法等與跟單工作有關的法律知識。必須熟知有關貿易術語、國際匯兌以及國際貨運等方面的國際貿易慣例。只有知法、守法、懂法，才能及時準確地處理業務中的各種突發事件，從而維護企業的合法權益。

再次，他是國際貿易業務專家，熟知國際貿易操作流程，了解運輸、保險、報關以及國際匯兌等方面的綜合業務知識。

最后，他還必須至少掌握一門外語，能熟練的與客戶進行溝通交流。實踐表明，跟單員的外語表達和溝通狀況對業務成果構成直接的影響。

2.全面的能力是成長的保障

（1）分析與預測能力。通過分析客戶掌握客戶的需求、特點、經營風格、信用狀況、資金狀況等，為決策者提供全面、完整、準確的客戶描述。通過分析產品了解產品特性、生產流程、市場需求、價格走勢，以便于爭取最優惠的價格并提供給客戶最優質的產品。分析原材料的種類、市場供求狀況爭取獲得最低的生產成本。基于這些全面而準確的分析能夠對客戶的需求、企業的生產能力及物料的供應情況等有一個準確的判斷和預測，從而有效地組織生產、交貨、收款等工作。

（2）溝通與協調能力。跟單員因為其工作性質和內容決定了其對內要與生產部門建立良好的溝通渠道，以便得到生產部門的全力配合，從而及時、優質地完成訂單的生產。對外要與運輸、保險、銀行、海關、商檢局等部門構建良好的關系網絡，因為這些部門的合作是決定產品能否及時出口的關鍵所在。但問題的關鍵在于跟單員對這些部門既沒有直接的領導關系，也沒有直接的附屬關系，他的角色只是督促這些部門來幫助完成訂單，實現產品出口。如何達到目的？溝通技巧、借力使力、四兩撥千斤的能力和手法就特別重要！因此，一名優秀的跟單員不能只是埋頭苦干，他必須善于用文字和語言建立與各部門通暢的溝通渠道，用人際關系處理的技巧和方法構建與上級、與同事、與外單位人員的緊密的合作關系，用人格的魅力、敬業的精神吸引和影響身邊的工作人員，通過他們來完成自己想要做的事。

（3）決策與應變能力。國際貿易業務環節多、參與部門多，這些環節環環相扣，任何一個環節的失誤都可能導致滿盤皆輸的后果。這就需要處理業務的跟單員必須具備非常強的應變能力，一旦碰到意外的變故，要能表現出高度的冷靜和強烈的自信，發揮自己敏捷的思維判斷能力，對現狀作出最準確的判斷，從而調動一切可能的力量變被動為主動，爭取以最少的成本化解危機。只有這樣，才能擺脫困境，化險為夷。

3.強烈的創新意識是成長的動力

古人云：“兵無常態，水無定形，守業必衰，創業有望。”時代在發展，環境在變化，社會需求更加多樣化、個性化，所以跟單員要樹立起強烈的創新意識，通過觀念和思維的創新提高為客戶服務的質量和效率，通過工作思路和方法的創新獲得最穩固的內外部支持。不斷學習，不斷總結，不斷研究外部環境的變化，不斷對自己提出新挑戰。在創新中提升，在提升中創新，在創新中發展，在發展中創新。

（作者單位：廊坊師范學院）