破解集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化難題

陳書燕

集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的過程，其特點(diǎn)和難點(diǎn)在企業(yè)管理金字塔的不同層面有不同的體現(xiàn)。

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，極大地促進(jìn)了信息的傳輸和共享能力，為集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展和擴(kuò)張?zhí)峁┝藯l件。如何在最快的時(shí)間內(nèi)把信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的前沿生產(chǎn)力，對于國內(nèi)眾多集團(tuán)企業(yè)而言至關(guān)重要。

作為企業(yè)的核心模塊之一，財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展在企業(yè)信息化的過程中一直占據(jù)著重要的地位，建立信息化環(huán)境下的集團(tuán)企業(yè)物流、資金流、信息流一體化的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理是提升企業(yè)核心競爭力的必然選擇。

集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的特點(diǎn)及難點(diǎn)

集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的過程，這是任何一個(gè)在發(fā)展中的集團(tuán)企業(yè)所無法回避的，其特點(diǎn)和難點(diǎn)在企業(yè)管理金字塔的不同層面有不同的體現(xiàn)。

★ 管理層面

財(cái)務(wù)信息化在管理層面面臨的問題主要來源于集團(tuán)企業(yè)特有的、復(fù)雜的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、戰(zhàn)略發(fā)展定位和對市場變化的適應(yīng)要求等方面。

＊ 業(yè)務(wù)多元化對財(cái)務(wù)信息化的要求

集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍較廣，可能涉及不同的行業(yè)和領(lǐng)域，各業(yè)務(wù)板塊的產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)和管理模式存在很大差異，各子公司的編碼格式、核算方式和報(bào)表格式都存在差異，集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)施的基礎(chǔ)就是要建立一個(gè)統(tǒng)一管理的體系平臺，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、制度。因此業(yè)務(wù)多元化對企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化實(shí)施提出了更高的要求。

＊ 集團(tuán)戰(zhàn)略對財(cái)務(wù)信息化的要求

財(cái)務(wù)信息化作為企業(yè)信息化的一部分，在行業(yè)多元化、業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷細(xì)分的發(fā)展背景下，需要有一個(gè)系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)化的IT規(guī)劃作為支撐。集團(tuán)整體的IT規(guī)劃是否能夠與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，戰(zhàn)略目標(biāo)能否通過IT來實(shí)現(xiàn)，關(guān)系到信息化實(shí)施的成敗。

＊ 市場環(huán)境對財(cái)務(wù)信息化的要求

隨著市場環(huán)境的變化和企業(yè)管理水平的提高，需要不斷對財(cái)務(wù)信息化模式進(jìn)行優(yōu)化和升級。例如資本市場的發(fā)展為集團(tuán)公司創(chuàng)造了新的融資渠道和金融產(chǎn)品投資選擇，對企業(yè)財(cái)務(wù)管理提出了新的要求，財(cái)務(wù)信息化要能夠根據(jù)外界環(huán)境的變化對系統(tǒng)功能做出及時(shí)調(diào)整，保證系統(tǒng)的擴(kuò)展性。

★ 執(zhí)行層面

財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施伴隨著管理流程、業(yè)務(wù)流程、制度體系的梳理和優(yōu)化。集團(tuán)企業(yè)是否能夠通過信息化理順管理體系和流程，提高管理效率，將財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息進(jìn)行有效融合，決定了信息化實(shí)施的成敗。財(cái)務(wù)信息化在執(zhí)行層面的特點(diǎn)和難點(diǎn)主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)、流程和決策三個(gè)方面：

＊ 數(shù)據(jù)信息化方面

數(shù)據(jù)信息化包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，企業(yè)把原始的信息，即庫存信息、銷售信息、費(fèi)用信息、采購信息都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計(jì)算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來，滿足隨時(shí)查詢的需要。集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)量較大，種類繁多，數(shù)據(jù)信息化的難點(diǎn)在于建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)匯總和錄入方式，統(tǒng)一編碼規(guī)則，統(tǒng)一財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核算基礎(chǔ)和相關(guān)報(bào)表的格式，規(guī)范權(quán)限設(shè)置，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)男剩_保數(shù)據(jù)的可比性、相關(guān)性和安全性。

＊ 流程信息化方面

流程信息化是將統(tǒng)一、規(guī)范的流程以軟件程序的形式固定下來，通過格式化流程降低企業(yè)的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，提高信息傳遞和管理決策效率，使得實(shí)際操作更加規(guī)范高效，減少人為控制。流程信息化的難點(diǎn)在于流程的優(yōu)化，實(shí)施人員需要在集團(tuán)企業(yè)復(fù)雜的管理和業(yè)務(wù)流程中篩選核心流程及其核心環(huán)節(jié)，找出流程的核心驅(qū)動能力，必要時(shí)可能還要面臨組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和職能的重新劃分。

＊ 決策信息化方面

決策信息化方面即通過對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的加工處理，將企業(yè)的物流和資金流匯集成企業(yè)的信息流，運(yùn)用經(jīng)營分析手段，聚焦成管理層決策需要的信息。決策信息化的難點(diǎn)在于數(shù)據(jù)的分析處理和指標(biāo)庫的設(shè)定，尤其是針對不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，管理層關(guān)注的KPI有所不同，需要實(shí)施人員在對集團(tuán)進(jìn)行戰(zhàn)略分析、行業(yè)分析和經(jīng)營分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇和把握，這必然對企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的能力提出挑戰(zhàn)。

★ 操作層面

由于受到部門條塊分割限制、專業(yè)性差異和業(yè)務(wù)能力局限等因素的影響，集團(tuán)企業(yè)各職能部門、業(yè)務(wù)部門的操作人員對于信息化的理解和接受程度不同，不同管理水平的子公司，不同教育水平的員工，對于信息化的功能和標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識程度不同，這些因素都有可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化不能按照規(guī)劃的設(shè)想順利實(shí)施。企業(yè)需要通過大量的人員培訓(xùn)和系統(tǒng)優(yōu)化工作，推進(jìn)信息化的實(shí)施進(jìn)程，落實(shí)信息系統(tǒng)的成果。

A集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化之路

A集團(tuán)是國內(nèi)一家大型城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)運(yùn)營集團(tuán)，直接控股3家大型的產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司，1家財(cái)務(wù)公司和近50家各級子公司，其中包括上市公司、合資公司、國有控股公司等多種類型，業(yè)務(wù)涵蓋房地產(chǎn)、道路設(shè)施、環(huán)保產(chǎn)業(yè)、金融四大領(lǐng)域。

A集團(tuán)07年的發(fā)展戰(zhàn)略為：道路設(shè)施業(yè)務(wù)板塊現(xiàn)金流穩(wěn)定充沛，但業(yè)務(wù)增長空間有限，戰(zhàn)略定位為集團(tuán)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)；房地產(chǎn)業(yè)務(wù)由于受到行業(yè)宏觀條款和貨幣緊縮政策影響，短期內(nèi)資金、成本壓力較大，集團(tuán)的土地儲備可以滿足未來兩年的開發(fā)需求，戰(zhàn)略定位為中長期發(fā)展業(yè)務(wù)；環(huán)保類業(yè)務(wù)處于投資建設(shè)階段，短期內(nèi)效益無法體現(xiàn)，由于受到國家產(chǎn)業(yè)政策支持，集團(tuán)將其定位于長期發(fā)展業(yè)務(wù)；財(cái)務(wù)公司的金融業(yè)務(wù)立足于服務(wù)集團(tuán)內(nèi)部，優(yōu)化集團(tuán)資金配置，同時(shí)開展部分金融產(chǎn)品投資業(yè)務(wù)。

★ 財(cái)務(wù)信息化在管理層面的定位

基于集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，管理層制定了以財(cái)務(wù)管理信息化為核心的IT系統(tǒng)規(guī)劃，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上以財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為核心，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接。

由于集團(tuán)四大業(yè)務(wù)板塊的產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)差異很大，各板塊企業(yè)的管理水平和信息化基礎(chǔ)存在差距，無法通過一次實(shí)施完成統(tǒng)一、全面的信息化管理。管理層計(jì)劃通過一次實(shí)施、二次開發(fā)、逐步升級的方式進(jìn)行完善，注重人才的培養(yǎng)和實(shí)施人員的培訓(xùn)，在實(shí)施和開發(fā)過程中保持系統(tǒng)的擴(kuò)展性。

★ 財(cái)務(wù)信息化在執(zhí)行層面的實(shí)施

鑒于四大業(yè)務(wù)板塊的資本密集型特點(diǎn)，在財(cái)務(wù)信息化的執(zhí)行層面，將資金管理和財(cái)務(wù)報(bào)表管理作為數(shù)據(jù)信息化的重點(diǎn)，將投融資項(xiàng)目的流程管理作為流程信息化管理的重點(diǎn)，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化平臺的管理框架，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)管理內(nèi)容的決策信息化目標(biāo)。

但是，在財(cái)務(wù)信息化實(shí)施過程中，也遇到了很多難題：

＊ 實(shí)施主體多，業(yè)務(wù)覆蓋區(qū)域廣，交易和結(jié)算方式復(fù)雜。

＊ 集團(tuán)公司中不同類型的企業(yè)信息管理的要求存在差異，尤其是資本市場監(jiān)管部門對上市公司信息管理有嚴(yán)格的限制，因此財(cái)務(wù)信息化要兼顧中國證監(jiān)會、國資委、財(cái)政部等監(jiān)管部門的管理要求，為財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)帶來了制度難題。

＊ 資金管理方面，各業(yè)務(wù)板塊企業(yè)的資金規(guī)模、融資渠道以及對資金投向的政策限制存在很大差異。

＊ 財(cái)務(wù)報(bào)表管理方面，不同行業(yè)、不通規(guī)模的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的編制要求和數(shù)據(jù)量規(guī)模存在很大差異，執(zhí)行的會計(jì)準(zhǔn)則標(biāo)準(zhǔn)存在差異，統(tǒng)一數(shù)據(jù)報(bào)送時(shí)間、報(bào)送形式、報(bào)送質(zhì)量的難度較大。

針對問題，尋找解決之路，A集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化實(shí)施團(tuán)隊(duì)制定了如下實(shí)施辦法：

＊ 管理模式選擇

考慮到信息的重要性差異、各地通信條件和相關(guān)的實(shí)施成本，A集團(tuán)管理層最終選定了實(shí)時(shí)與定期集中管理相結(jié)合模式，如圖1所示。實(shí)時(shí)集中管理模式是一種過程控制，財(cái)務(wù)及相關(guān)數(shù)據(jù)可以及時(shí)地傳遞到集團(tuán)總部，有利于總部了解實(shí)際情況，便于集中控制、集中審核、集中管理。定期集中管理模式是一種結(jié)果控制，財(cái)務(wù)及相關(guān)數(shù)據(jù)每月匯總傳遞。

＊ 搭建網(wǎng)絡(luò)平臺

集團(tuán)公司設(shè)立集團(tuán)總部服務(wù)器，下屬產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、財(cái)務(wù)公司和部分核心企業(yè)（如上市公司）設(shè)立各自的獨(dú)立服務(wù)器與總部服務(wù)器對接，搭建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，為各子公司開通用戶端口。擁有獨(dú)立服務(wù)器的子公司每日下午五時(shí)定時(shí)將當(dāng)日數(shù)據(jù)打包通過遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)傳遞給集團(tuán)總部服務(wù)器。總部以日為單位查詢數(shù)據(jù)，匯總、合并和分析。

＊ 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

統(tǒng)一各子公司的產(chǎn)品、客戶、供應(yīng)商的編碼，制定統(tǒng)一的產(chǎn)品、客戶、供應(yīng)商檔案，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)范，將增加新的編碼的權(quán)力統(tǒng)一收歸總部財(cái)務(wù)部；統(tǒng)一核算方式，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可比性；統(tǒng)一的報(bào)表格式，為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總、合并和分析提供條件。

依托財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施，梳理和修訂資金管理制度、項(xiàng)目投資管理制度、關(guān)聯(lián)交易管理制度、全面預(yù)算管理制度，銷售開單管理制度、采購管理制度等一系列的管理制度。

＊ 規(guī)范流程

聘請管理咨詢公司對集團(tuán)主要業(yè)務(wù)板塊的管理流程和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，以各業(yè)務(wù)板塊核心企業(yè)的管理體系為樣本，借鑒行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)的管理模式，規(guī)范、統(tǒng)一集團(tuán)的流程管理體系。

在核心業(yè)務(wù)流程（如項(xiàng)目投資、資產(chǎn)收購和處置、資金拆借、材料采購、產(chǎn)品銷售、購建固定資產(chǎn)、關(guān)聯(lián)交易等。）中設(shè)置財(cái)務(wù)控制程序和數(shù)據(jù)采集接口，將財(cái)務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制滲透至每個(gè)核心業(yè)務(wù)的流程環(huán)節(jié)。

＊ 嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置

將權(quán)限劃分為集團(tuán)總部、核心企業(yè)、其他企業(yè)三個(gè)主要層次，集團(tuán)總部擁有對財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的參數(shù)設(shè)置、錄入、查詢和修改權(quán)限，核心企業(yè)擁有對所轄產(chǎn)業(yè)集團(tuán)范圍內(nèi)財(cái)務(wù)信息的錄入、查詢和修改權(quán)限，擁有對所轄產(chǎn)業(yè)集團(tuán)范圍內(nèi)業(yè)務(wù)信息的參數(shù)設(shè)置、錄入、查詢和修改權(quán)限，其他企業(yè)只擁有各自企業(yè)范圍內(nèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、查詢和修改權(quán)限。各類數(shù)據(jù)一經(jīng)上級公司確認(rèn)便不得修改，如需修改則需由上級公司授權(quán)。上市公司數(shù)據(jù)的報(bào)送時(shí)間和報(bào)送內(nèi)容可按監(jiān)管部門的信息披露要求單獨(dú)執(zhí)行。

★ 財(cái)務(wù)信息化在操作層面的推進(jìn)

在A集團(tuán)內(nèi)，由于各公司和各職能部門的需求和專業(yè)性差異，對信息化的理解也不盡相同。一些業(yè)務(wù)部門的員工將信息化簡單地理解為工作量的減輕，同時(shí)也缺乏軟件的實(shí)際應(yīng)用知識。解決該問題的主要途徑就是通過各種培訓(xùn)活動加深操作人員對系統(tǒng)功能和管理目標(biāo)的理解，同時(shí)通過分析操作人員的反饋信息對系統(tǒng)進(jìn)行修正和優(yōu)化。A集團(tuán)把“軟件實(shí)施公司在國內(nèi)大中城市都有服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)”作為招標(biāo)必要條件，方便各子公司在軟件實(shí)施前對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并把培訓(xùn)考試成績寫入員工KPI。此外，軟件公司還為Ａ集團(tuán)培訓(xùn)了幾名系統(tǒng)開發(fā)人員，為系統(tǒng)功能的擴(kuò)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

財(cái)務(wù)信息化對A集團(tuán)的管理思想、管理方式、管理手段都帶來了新的變革。但是對于多數(shù)國內(nèi)集團(tuán)企業(yè)而言，雖然管理層面已經(jīng)意識到了財(cái)務(wù)信息化的重要性，但是執(zhí)行層面幾乎還處于數(shù)據(jù)信息化的階段，流程信息化和決策信息化的實(shí)施效果尚不理想，另外操作層面的專業(yè)人才也較為稀缺。