你的崗位設(shè)置合理嗎？

石才員

當(dāng)中國(guó)民企走過創(chuàng)業(yè)期進(jìn)入穩(wěn)步發(fā)展期后，迫切要求完善管理流程建設(shè)、崗位重構(gòu)等制度細(xì)化工作。在此背景下，崗位分析不僅是管理精細(xì)化的基礎(chǔ)工作，更是企業(yè)戰(zhàn)略分解到各個(gè)崗位上的具體體現(xiàn)。深入來看，民企要想成功過渡到成熟期，也依賴于及時(shí)的組織重新設(shè)計(jì)、流程再造工程和科學(xué)的崗位分析，讓組織能夠快速識(shí)別關(guān)鍵崗位和骨干人才，實(shí)現(xiàn)崗位、人才和戰(zhàn)略的三結(jié)合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

重塑崗位分析三大目標(biāo)

作為工作分析的第一步，崗位分析的成敗對(duì)于崗位價(jià)值評(píng)估、薪酬體系完善、員工職位管理及發(fā)展通道體系的建立健全都負(fù)有至關(guān)重要的責(zé)任。從戰(zhàn)略發(fā)展眼光來看，崗位分析不再只是簡(jiǎn)單地搜集、分析、綜合各個(gè)崗位的基本信息以崗位說明書的形式表現(xiàn)出來，這項(xiàng)工作更具有如下重要意義：

·實(shí)現(xiàn)“以人定崗”到“以崗定人”的科學(xué)轉(zhuǎn)變。細(xì)化組織運(yùn)作流程，厘清崗位設(shè)置和具體需求，然后根據(jù)崗位職責(zé)和素質(zhì)要求，配備合格人員，這才是具有戰(zhàn)略性的、可發(fā)展的選人、用人準(zhǔn)則。“以崗定人”不僅可以使組織機(jī)構(gòu)達(dá)到精簡(jiǎn)、統(tǒng)一的目的，還能杜絕人才選拔中的暗箱操作，實(shí)現(xiàn)定崗定編促進(jìn)組織績(jī)效提升的科學(xué)效果。

·實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作崗位的再設(shè)計(jì)。隨著企業(yè)的發(fā)展，既定的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置必定滯后于業(yè)務(wù)的變化，如何解決崗位設(shè)置的僵化問題呢?這就需要及時(shí)進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)和工作崗位的再設(shè)計(jì)，進(jìn)一步明確組織目標(biāo)和部門、崗位職責(zé)，界定工作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)工作流程的重新梳理。

·是做好全部人力資源管理工作的基礎(chǔ)，為人員調(diào)配、招聘及績(jī)效管理等做鋪墊。可以說，崗位分析是連接組織宏觀規(guī)劃和微觀管理的重要紐帶。通過崗位分析，明確崗位職責(zé)和要求、工作權(quán)限和環(huán)境、任職資格以及部門和崗位的衡量標(biāo)準(zhǔn)，編制崗位說明書，為員工的合理調(diào)配，招聘標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容、薪酬設(shè)計(jì)、績(jī)效考核和職業(yè)規(guī)劃等所有人力資源管理工作奠定標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的平臺(tái)。

步步為營(yíng)，細(xì)化崗位分析流程

我們可以將崗位分析分為四個(gè)層次的工作內(nèi)容：第一，收集組織內(nèi)部各成員每周發(fā)生的工作事項(xiàng)的頻率及每次所需時(shí)間的原始數(shù)據(jù)，并根據(jù)崗位問卷調(diào)查和一對(duì)一的訪談進(jìn)一步確定崗位工作量的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。第二，計(jì)算各個(gè)崗位平均每周實(shí)際發(fā)生工作量的總時(shí)間占周工作總時(shí)間的比例及平均每周多出的工作時(shí)間，其中每周工作的總時(shí)間為40小時(shí)。第三，根據(jù)實(shí)際情況和準(zhǔn)確工作量的評(píng)估，按照飽滿的周工作量和工作時(shí)間來整合、設(shè)計(jì)崗位。第四，根據(jù)部門的實(shí)際總工作量和工作時(shí)間，重構(gòu)出理想的崗位數(shù)目和人員編制數(shù)目，實(shí)現(xiàn)定崗定編。

步驟一：記錄崗位工作量

利用表格記錄問卷調(diào)查所收集到的組織內(nèi)部各個(gè)成員的崗位名稱、工作職責(zé)、每個(gè)職責(zé)實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)需要的有序工作事項(xiàng)，例如明確記錄第一步工作事項(xiàng)、第二步工作事項(xiàng)等每一步的具體內(nèi)容、每項(xiàng)工作事項(xiàng)每周發(fā)生的頻率(基于工作量研究的崗位分析工具是以局為單位的)和每次的開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間(以小時(shí)為單位)、輸出的成果(此成果和每項(xiàng)工作事項(xiàng)可以判定此崗位成員的工作復(fù)雜程度、風(fēng)險(xiǎn)大小、成本大小，進(jìn)而界定崗位價(jià)值)。表1以“會(huì)務(wù)管理專員”崗位為例進(jìn)行說明。

步驟二：設(shè)計(jì)分析崗位訪談

整理部門崗位成員提交的工作分析清單，根據(jù)崗位成員所提交清單事項(xiàng)的復(fù)雜性、重要性、相關(guān)人員的訪談配合度、溝通能力的強(qiáng)弱等列出訪談議程，明確訪談的順序、時(shí)間、被訪談人、訪談人、訪談內(nèi)容，通常會(huì)將復(fù)雜性不高、崗位重要性低、配合度好、溝通能力強(qiáng)的放在前面先開展訪談工作。具體訪談流程如表2所示。

對(duì)比步驟一中的工作分析清單，針對(duì)具體的工作職責(zé)、每一工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率、所需時(shí)間、輸出的成果，利用STAR法訪談分析崗位工作量的飽滿程度。例如可以分別詢問這樣的問題：“為什么要開展總監(jiān)例會(huì)，一般什么情況下才開(Situation，情況)”、“開這個(gè)會(huì)議你要做些什么(Task，工作任務(wù))”、“你是怎么做會(huì)前通知的(Action，采取了什么行動(dòng))”和“怎么才算通知到位(Rosult，最后有什么結(jié)果)”同時(shí)還要確認(rèn)每項(xiàng)工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率和發(fā)生的時(shí)間并用筆對(duì)每項(xiàng)工作事項(xiàng)重新標(biāo)示清楚。訪談結(jié)束前，要向被訪談?wù)邚?fù)述此次訪談了解到的工作職責(zé)、具體工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率、所需時(shí)間和輸出成果等內(nèi)容，這是第一次確認(rèn)與反饋。

步驟三：確認(rèn)崗位工作量

訪談過后，需要整理工作內(nèi)容和訪談?dòng)涗洝?duì)訪談?dòng)涗涍M(jìn)行回顧和整理，并按照下頁(yè)表3的格式填寫完畢打印出來，連同訪談筆記、工作分析清單等交被訪談?wù)咭粚?duì)一地確認(rèn)，對(duì)有異議的地方通過私下訪談再次反饋，并作出調(diào)整后請(qǐng)被訪談?wù)吆灻_認(rèn)。

步驟四：計(jì)算真實(shí)工作量

根據(jù)先前的記錄分析結(jié)果，計(jì)算各個(gè)崗位成員的工作事項(xiàng)每周發(fā)生的總工作時(shí)間，并累加得到實(shí)際總工作時(shí)間，與周總工作時(shí)間的占比，形成分析表格。明確相同或相似的工作事項(xiàng)，并用相同顏色標(biāo)示，然后引算各類事項(xiàng)實(shí)際的總工作量，以方便后期打散原有崗位各類工作事項(xiàng)與整合工作事項(xiàng)重新設(shè)計(jì)崗位(見表4)，最后評(píng)估各崗位成員的總工作量(見表5)，也可據(jù)此畫出更為直觀的柱形圖。

步驟五：分析問題、提出改善

根據(jù)表5中的數(shù)據(jù)，對(duì)所有崗位成員的具體工作事項(xiàng)進(jìn)行分類，計(jì)算各類工作事項(xiàng)發(fā)生的工作量總時(shí)間，累加該部門成員所有實(shí)際發(fā)生工作量時(shí)間除以周工作時(shí)間總量，得出理想的部門編制人數(shù)，發(fā)現(xiàn)、司題，提出改善建議(如表6所示)。

注意工作量折算問題

當(dāng)HR運(yùn)用上述五步驟來完成崗位分析時(shí)，總會(huì)遇到如何科學(xué)地統(tǒng)計(jì)和估算的棘手問題，這也是值得我們注意的問題。由于組織中部分崗位成員的工作職責(zé)或工作事項(xiàng)屬于不定期的、突發(fā)性的或者是每年、每季度、每月才發(fā)生一次的事件，如何才能準(zhǔn)確估算工作量呢?

其實(shí)HR們可以利用訪談結(jié)果，對(duì)照周期性的工作回顧來計(jì)算一定時(shí)間內(nèi)該工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率和時(shí)間，從而通過年月周的換算來計(jì)算出平均每周所消耗的該工作量實(shí)際工作時(shí)間。例如，行政部的營(yíng)業(yè)執(zhí)照年審，三年一次，每次要發(fā)生準(zhǔn)備材料、與政府部門事先電話溝通、往返辦理、復(fù)印存檔等工作事項(xiàng)，所需時(shí)間為3天(每大8小時(shí)，合計(jì)工時(shí)24小時(shí))，那么換算到每周的話也就是1／6小時(shí)。

以上就是基于工作量研究的崗位分析操作指南，此工具簡(jiǎn)單有效，特別是對(duì)職能部門崗位分析來說操作簡(jiǎn)單、用時(shí)較短、易于操作。若將此法用于業(yè)務(wù)部門的崗位分析時(shí)，如生產(chǎn)車間工人的崗位分析，則還必須考慮標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)、產(chǎn)能、單件流速度等具體問題。若對(duì)研發(fā)部門進(jìn)行崗位分析，則實(shí)際工作量總時(shí)間占周工作總時(shí)間的比例就不定能說明崗位工作量的情況，畢竟研發(fā)部門要求創(chuàng)新、要求解決問題的能力較強(qiáng)，而對(duì)實(shí)際發(fā)生的工作總時(shí)間的要求倒不一定很重要。