高校二級學院應實行檔案統一管理

摘要：近年來，我國高等教育辦學體系出現了一種新的辦學形式——二級學院。二級學院在檔案收集工作的原則和內容上有著自身的特點，為使檔案更好地發揮作用，應實行集中統一管理。

關鍵詞：二級學院；檔案收集；檔案管理

近年來，我國高等教育辦學體系出現了一種新的辦學形式——二級學院。二級學院既依附于母校，又在籌資體系、管理體制、運行機制等方面不同于母校，因此二級學院的管理有許多自身的特點，筆者僅就二級學院檔案管理方面的工作談談自己的看法。

一、二級學院檔案收集工作的特點及原則

目前的二級學院仍然不具備獨立辦學能力，檔案管理人員大多是兼職，且流動性較大，因此二級學院在檔案的收集、管理上就要采取適合自身特點的模式。

1．二級學院檔案收集工作的特點

高校檔案門類較多，各個門類檔案的形成過程也不盡相同。二級學院所產生的檔案有以下三個比較突出的特點。

收集途徑的多渠道性。由于各門類檔案材料記錄的內容專業性較強，而且各門類檔案的形成過程和載體形態存在較大的差異，因此各門類檔案材料的整理與立卷方式也有所不同。檔案材料的收集工作必須遵循檔案的自身規律和特點，由檔案文件材料產生和形成部門專業人員負責文件材料的收集、積累，統一交由二級學院專職檔案人員負責立卷、歸檔。

收集形式的多樣性。二級學院各部門工作性質存在差異，因此在檔案的管理上就要采用適合自身特點的多種管理模式。

收集時間的非統一性。高校許多工作要受上級和社會的制約，在管理上需要同上級機關和社會的活動同步。比如，在計劃管理上，教學使用自然年度，而科研、基建、設備購進中的諸如成果鑒定、竣工交付驗收、設備開箱驗收等都不定時，因此二級學院檔案的收集時間不可能完全一致。

2．二級學院檔案收集工作的原則

二級學院檔案的收集工作應遵循以下三項原則。

收集的所有檔案材料都一定要完整、準確、系統。檔案材料只有完整、準確、系統，才能翔實可靠，才能系統完整地反映出學校各項活動的真實面貌，才能充分顯示其利用價值，有效發揮其查考和借鑒的作用。

收集的檔案材料必須是原始的。不論是學院自己產生的材料，還是上級針對本校下發的指示性、指導性文件材料以及批示、批復等，都應該是原件。

收集的檔案材料必須是真實的。真實的檔案是歷史的見證，失去了真實性的檔案材料難以說明過去的真實歷史情況，檔案材料也就失去了它的查考、憑證作用。所以，收集的檔案材料必須是真實的。

二、二級學院檔案管理的任務和內容

《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》為現行的高等學校檔案分類和管理工作提供了依據，二級學院可以參照高校檔案工作規范，根據二級學院的職能及特點，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管（移交）、利用、統計等工作。

收集。二級學院收集的檔案內容包括行政管理類、教學管理類和教師業務類。

整理。根據收集范圍編制二級學院檔案分類方案，教師業務類可參照人事檔案的分類方法每一教師自成一卷。各崗位工作人員平時可根據本崗位工作內容對檔案進行分類存放，年度集中立卷，或事完即立卷。年度立卷時，學院檔案員要把各崗位整理的檔案分類排列，編制案卷目錄，做到條目清晰、自成體系。

鑒定。二級學院檔案可分為永久、長期、短期、暫存。對于短期保存的如試卷類檔案，一般保存四至五年，待學生畢業一年后即可銷毀。對于教師業務類設定為暫存，可以隨教師流動，但平時應注意對這類檔案的內容進行補充、更新。

保管（移交）。由于二級學院檔案工作具有雙重性，因此，經過鑒定、整理的學院檔案，對于其中列入高校檔案歸檔范圍的，檔案員要認真編制移交目錄，及時歸入高校檔案館；對于未列入高校檔案歸檔范圍的，檔案員應根據學院檔案的分類保管體系編目、排架。

利用。學院檔案員要充分發揮主觀能動性，了解服務對象，明確服務方向，既要為學院領導服務，又要為學院師生服務。為提高二級學院檔案的查準率、查全率，檔案員可編制各種參考資料，還可采用計算機等現代化手段來管理檔案，充分提高檔案的利用率。

統計。通過對二級學院檔案的收集、整理、保管、移交和利用情況的調查分析統計，了解學院檔案工作的規模、水平、速度等，為分析、研究學院檔案工作提供可靠的依據。

三、二級學院檔案實行集中統一管理的必要性

1.現代檔案管理的要求及技術手段的更新使二級學院有必要實行檔案統一管理

高校檔案管理最初實行分級管理模式，就是各部門分別負責本部門檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研等工作，這是高校檔案管理體系初創時期的產物，這種模式在當時確實發揮了一定的積極作用，但隨著現代檔案管理的發展及技術手段的更新，這一模式越來越突出地呈現出以下不足。

一是造成檔案管理的點面失衡。大量的檔案分散在基層單位甚至個人手中，檔案工作者只能在孤立的狹小范圍內活動，很難達到綜合開發的目的，這與現代檔案管理的開放性、智能型觀念形成極大的反差，勢必影響學校檔案工作人員對系統內檔案整體工作環境的評估與協調。

二是造成檔案業務銜接失誤。分級管理模式一方面造成了檔案業務環節之間的銜接失誤，另一方面造成了整體工作的延誤，進而影響檔案管理其余各環節的依次進行。

三是造成各部門責任劃分不明。傳統的組織結構因偏重于縱向管理，所以上下之間的信息易于貫通，但在同級之間就不那么容易了，尤其是在對交叉信息的處理方面往往出現較大的缺口。同級之間因為各部門職責界限分明、共同責任意識模糊，所以經常造成這類信息的遺漏或延誤，從而影響檔案工作的質量和效率。

為此，國家有關部門對高校檔案實行集中化管理提出了明確要求，絕大多數學校都在此基礎上建立了綜合檔案室或檔案館，實行全校檔案綜合管理，庫藏量劇增，基礎建設大大加強，檔案管理工作逐漸步入規范化、制度化軌道，現代化管理技術得到了廣泛運用，檔案管理上等級工作取得了顯著成績。實踐證明，檔案集中統一管理模式優于分級管理模式，它使高校檔案事業的發展躍入了一個新階段。

2.二級學院檔案管理工作的特點要求其在檔案管理中有必要實行集中統一管理

由于種種原因，許多二級學院內部還在實行檔案分級管理，一部分二級學院雖然采用了集中式管理，但與母校的檔案管理系統不對接，這兩種做法都嚴重地制約了整個學校檔案管理的水平與效率。因此，二級學院在檔案管理上應同母校一樣實行集中統一管理。

二級學院作為母校的一個基層單位，在教學、科研、管理等各項實踐活動中形成的有保存價值的檔案材料，應當與母校一同作為一個全宗來全面地收集、集中統一管理。檔案材料不得割裂和分散，只有進行全面的收集并做到齊全完整，才能組成一個全宗的檔案，然后按照它們的形成規律，保持它們的內在歷史聯系來進行管理。只有這樣，才能全面反映高校歷史的真實全貌，從而更好地發揮高校檔案的現實與長遠作用。

總之，在二級學院檔案管理工作中，母校檔案館應對二級學院盡力扶持，在業務上給予幫助和指導，以加快二級學院自身建設，努力形成有學院特色的檔案室藏體系。二級學院也要根據國家有關文件的規定和要求，健全檔案機構，形成院內檔案工作網絡體系，配足專兼職工作人員，同時還要積極創造條件，配齊必要的硬件設施。具體工作中，二級學院要按照高校檔案收集工作的原則，收集門類齊全、結構合理、內容系統完整準確的對國家和學校具有保存、利用價值的文件材料，并移交母校檔案館集中管理，使之更好地為學校的教學、科研、管理服務。

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責編：一木