讓數據會“說話”：從Ｅｘｃｅｌ到Ｘｃｅｌｓｉｕｓ

[摘 要] 會計信息化需要好的數據處理工具和數據展示工具#65377;本文首先提出數據處理要深入應用Excel電子報表工具，以模型化#65380;交互性為標準，然后提出從Excel到Crystal Xcelsius，實現數據可視化分析及展示，最后提出將Excel與Crystal Xcelsius結合，實現商務智能#65377;

[關鍵詞] 數據處理;數據分析;展示

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0011-02

財務軟件的廣泛應用，使會計人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來，可以更好地參與管理工作#65377;但是如何提供管理決策者需要的數據，是擺在會計人員面前的一個難題#65377;越來越多的會計人員意識到，僅憑財務軟件所提供的功能，很難滿足會計信息化的需要#65377;會計人員還需要掌握哪些數據處理工具，才能滿足業務“隨需應變”的需求呢?

一#65380;深入應用Excel電子報表工具，實現交互性#65380;模型化

有經驗的會計人員都將Excel作為最常用的數據處理工具，但是大部分人員只是將其作為表格工具，利用其公式#65380;推序#65380;篩選和分類匯總等簡單的功能#65377;而實際上，Excel的規劃求解#65380;模擬運算表#65380;數據透視表等功能十分強大#65377;筆者認為:“不會用數據透視表的人不會用Excel#65377;”

對于Excel，筆者希望它能成為會計人員的電子算盤，借助其強大的功能，實現廣泛#65380;深入的應用，將業務與Excel公式緊密結合，利用窗體等“無代碼編程”技術制作業務模板，實現交互性#65380;模板化，真正發揮Excel的功能#65377;圖1是將業務#65380;公式和圖表緊密結合構建的一個盈虧平衡分析模型，交互式的功能讓管理人員體會到數據在“說話”:只需調整銷量和售價兩個參數，即可展示邊際貢獻#65380;固定成本與利潤的關系圖，同時還能給出盈虧平衡的分析結果#65377;

二#65380;從Excel到Crystal Xcelsius，進行可視化分析，提高交互和展示能力

利用Excel制作業務模型提高了會計人員的工作效率，但是Excel輸出格式較單一，通過Excel分析數據#65380;PowerPoint展示數據的效果還比較差#65377;Crystal Xcelsius強大的功能可以有效彌補其不足，將難以表現的內容用最簡單的方法予以展示(見圖2)#65377;

很多組織擁有大量關于公司運營的數據，但人們很難快速地讓這些數據變得有意義從而做出快速#65380;準確的決策，將個人和公司的數據集中進行直觀可視化的展現以前是困難的，但利用Crystal Xcelsius可輕松實現#65377;Crystal Xcelsius在數據分析和數據展示方面搭建起橋梁，會計人員利用它可以輕松創建圖表，輕松實現動態數據展示#65377;它最強大的地方還在于數據的聯動性，通過可視化建模將數據分析和可視化展現聯系起來，可以在一個頁面中放入若干展示，采用下拉式菜單等點選的方式，輕松地把幾十頁的數據集中到一頁#65377;在圖3所示的銷售日報分析表中，只需選擇日歷中的日期，系統便自動顯示對應的日報表#65377;各種經典的圖形和交互方式讓會計人員能夠開發易于理解的財務模型，不需要任何額外的編程就可以進行多維#65380;交叉#65380;模擬的分析，并整合成一頁式報表提交給管理決策人員#65377;

只需通過簡單的3個步驟，就可以將 Excel 電子表格變為交互式的可視化分析:

1. 導入一個已有的 Excel電子表格;

2. 通過點擊式操作界面，創建交互式可視化分析#65380;圖表#65380;圖像#65380;財務報表等;

3. 將分析結果(Flash)直接嵌入到 PowerPoint#65380;PDF#65380;Word#65380;Outlook 和 Web上#65377;

三#65380;Excel與Crystal Xcelsius結合，實現商務智能

Crystal Xcelsius能夠滿足交互式報表的需求，甚至可以根據用戶的喜好來展示數據，但是其應用的關鍵是將Excel模型做好#65377;Excel和Crystal Xcelsius這兩個軟件的共同點是不需要編寫程序代碼，就可以實現編程#65377;

通過Excel和Crystal Xcelsius的有機結合，可以使會計人員掌握最為簡單的商務智能(BI)工具，利用商務智能對現有的ERP系統或財務軟件#65380;資源和平臺進行補充，利用整合的解決方案提供更為透徹的業務分析#65377;通過直觀的智能界面，業務人員可以方便地訪問和分析企業的信息，并根據他們自己的需要更改參數，通過圖表或儀表盤等各種可視化的功能，讓會計人員可以更好地參與到企業管理中去#65377;

筆者認為，ERP雖然給企業管理帶來很多好處，但其作用還沒有真正發揮出來#65377;Excel與Crystal Xcelsius相結合，可以使數據分析更靈活，幫助企業管理人員管理數據#65380;呈現數據，輔助講解數據，使商業信息得到更加充分的表現#65377;

主要參考文獻

[1] 王艦. 加強財務人員計算機水平教育——“電子算盤”[J]. 財會通訊，2002(11).

[2] 劉蘭娟. 財經管理中的計算機應用[M]. 上海:上海財經大學出版社，2004.