湘潭大學結算中心資金管理系統設計與實現

[摘 要] 結算中心是高校資金管理中一大創舉，湘潭大學結算中心通過資金業務流程再造，運用網絡技術使校內各單位財務賬套數據互連互通，并引入網上銀行系統，實現了全校各單位資金集中結算和零庫存現金管理，大大提高了資金管理效率#65377;

[關鍵詞] 湘潭大學;結算中心;資金管理;系統

[中圖分類號]F232;F275.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0037-02

隨著教育經濟體制改革的深入，高校經費來源由原來單一國家撥款模式變為通過事業收費和積極開展有償服務及科學技術成果的產業轉化#65380;銀行貸款等多渠道#65380;多形式籌措辦學經費的模式#65377;同時，大部分高校都包含獨立學院#65380;后勤#65380;醫院#65380;校辦產業等多個獨立核算的財務主體，高校財務表現為“大收大支#65380;資金流動性強”，資金容易形成分散占用#65377;因此，如何集中分散的資金，加強管理，提高資金使用率，并通過合法的投資組合，為學校創造更大的收益，已成為各高校資金管理面臨的重要問題#65377;結算中心是高校資金管理中一大創舉，在加強資金管理，提供資金結算服務等方面發揮了重要的作用#65377;湘潭大學于1992年成立了結算中心，其機構設置定位為計劃財務處下的科級單位，為各單位提供資金結算服務#65377;但一直以來，各結算單位賬務數據無法與結算中心實現網絡無縫連接，結算中心效果并不理想#65377;到2006年，我校決定優化資金管理流程，并引入網上銀行，利用網絡信息化手段對結算中心進行徹底改造，根據我校自身財務特點自主開發資金網絡化管理系統#65377;該系統目前在全國高校尚屬首創#65377;

一#65380;資金管理業務流程再造

業務流程再造理論首先由哈默教授提出，哈默將業務流程再造定義為:“對企業的業務流程進行根本性的再思考和徹底性的再設計，從而獲得在成本#65380;質量#65380;服務和速度等方面的戲劇性的改善”#65377;以前，我校資金結算中心將資金收付結算業務下放到各單位，造成每個單位都配備了一名出納，結算中心僅僅作為各單位的資金調劑中介，發揮的作用非常有限#65377;因此，我們必須從全校整體角度重新考慮結算中心的職責與業務流程#65377;首先，我們把結算中心的職責定位在為參加結算的成員單位提供優質#65380;快捷#65380;高效的服務，實現資金集中結算#65380;優化配置及統一管理#65377;結算中心必須集中各單位資金結算業務#65377;一方面，集中結算可以精簡人員，我單位從配備5~6名出納減少為2名;另一方面，只有集中結算，結算中心才能真正發揮集中資金管理#65380;優化資金配置的作用#65377;其次，由于各財務主體之間都是獨立賬套核算，為提高結算效率，必須運用網絡技術手段實現各賬套資金結算信息的互連互通#65377;再次，在計財處成立派出會計核算部，集中對后勤#65380;實習工廠#65380;印刷廠等二級結算單位進行會計核算#65377;采用集中會計核算方法使原來各二級結算由配備會計出納各一名精簡到一名會計負責2~3個單位會計核算，強化了會計監督#65377;最后，網絡技術改造僅達到了校內單位財務賬套的數據互連，為提高結算效率，還必須引入網上銀行實現校內財務與銀行系統數據對接，改變以往手工開具支票的傳統結算形式，同時，也預留與財政國庫集中支付網的數據接口#65377;資金管理流程如圖1所示#65377;

二#65380;資金管理系統功能設計

首先，經初步調查了解到我校結算中心資金管理系統有如下功能需求:

(1)現金出納#65377;資金結算中心負責全校各二級單位及財務處等開戶單位的賬戶管理及現金收#65380;付#65380;轉賬等各項業務，執行現金管理的各項規定#65377;

(2)內部結算#65377;資金結算中心為各開戶單位辦理經濟往來過程中的收#65380;支#65380;轉等各種結算業務，它只使用內部支票等內部結算憑證，其中包括對外的網上銀行收付結算業務和內部各單位轉賬結算業務#65377;

(3)內部資金調劑#65377;資金結算中心一方面吸收校本部及附屬開戶單位存款，另一方面可為內部單位發放貸款，并按照金融政策和高校財務政策計算存貸款利息，但結算中心不能直接對外放貸#65377;

(4)資金信息#65377;結算中心通過資金的投放#65380;回籠#65380;收付#65380;存貸等情況，形成一個綜合的資金信息系統，對資金結算中心及各開戶單位的資金存量和流量建立一個合理的預測#65380;計劃模型，結合財務政策，促進實現資金的最佳使用效果#65377;

系統設計的關鍵在于如何實現資金管理系統與納入天財賬務系統核算的單位實現財務數據庫對接，建立會計信息共享機制與內部控制機制#65377;通過對資金管理系統的功能需求分析，我們擬設計如下功能模塊:

(1)系統管理#65377;包括開戶單位定義#65380;賬戶定義#65380;利率設置#65380;結息日設置#65380;報表定義等系統初始定義，權限管理，數據管理，數據備份和日志管理#65377;

(2)單據管理#65377;包括憑證錄入#65380;憑證匯總生成#65380;憑證復核#65380;批量復核#65380;記賬等#65377;

(3)資金管理#65377;包括存款管理#65380;取款管理#65380;結算管理#65380;利息管理#65380;資金計劃#65380;貸款管理等#65377;

(4)數據查詢#65377;包括科目報表#65380;序時賬#65380;賬戶余額日報表#65380;賬戶余額表#65380;利息綜合查詢表#65380;利息統計表#65380;報警表#65380;內部對賬單#65380;賬戶余額動態匯總表#65380;賬戶資金余額明細表等#65377;

(5)電子對賬管理#65377;包括中心與開戶單位電子對賬及中心與開戶銀行的電子對賬模塊#65377;

三#65380;資金管理系統實施

首先，要實現校內各單位資金統一收付結算管理，必須取消各成員單位在銀行開設的銀行賬戶，由結算中心代表學校在銀行開設唯一的銀行賬戶，各成員單位在結算中心開設結算賬戶，用于資金的上存下撥和結算中心內部結算業務的處理#65377;

其次，制定內部結算財務制度#65377;各成員單位在結算中心預留單位負責人印鑒，嚴格按照內部結算制度進行資金結算，并設計相關內部結算單據#65377;

再次，確定資金納入集中統一管理的各單位#65377;本資金管理系統可以分批實現各單位與資金管理系統互連#65377;我校首先實現校本部#65380;獨立學院的財務賬套與資金管理系統相連，然后逐步實現基建#65380;后勤等賬套的連接#65377;

對于資金結算具體業務處理，主要包括:①成員單位發生付款業務時，單位會計按正常程序進行會計業務處理，憑證復核完畢后交由結算中心網銀會計進行處理#65377;網銀會計區分現金結算和轉賬結算在相應的模塊中進行資金會計業務處理，在業務處理過程中，將選擇單位賬套并錄入憑證號調到付款會計信息進行復核錄入生成，無須錄入付款金額#65377;業務處理完畢后，結算單位賬套中會計分錄將自動進行出納復核處理#65377;結算中心每天定時匯總現金結算支付憑證，并下發一個批量付款電子數據，復核無誤后在網上銀行系統提交支付數據#65377;轉賬業務則需在網上銀行錄入付款賬號和金額#65377;每天結算中心主任在網上銀行系統上復核支付信息后才能支付成功，如果單筆超過10萬元的業務，還需要財務處長復核;②成員單位發生收款業務時，由結算中心會計進行業務處理，然后生成收款通知單交由各單位會計進行收入會計業務處理，并將收入憑證返回給結算中心，結算中心會計再選擇單位賬套，根據憑證號直接調對方單位的收入業務信息進行資金系統會計處理，并自動在結算單位財務系統內進行該筆憑證的出納復核;③學校成員單位之間發生應收#65380;應付款項后，同樣由學校財務結算中心負責與其結算，但形成的單據為內部結算單;④結算中心自身發生的經濟業務則直接在系統中進行處理#65377;

關于資金計劃管理#65377;結算中心根據年度財務收支預算及各成員單位資金使用計劃進行資金計劃調度管理，各單位嚴格按照資金支出計劃進行支付#65377;對大額付款，各單位必須提前通知結算中心#65377;

四#65380;系統測評

資金管理系統通過與校內各單位財務賬套數據互連技術，實現對下屬各單位資金的來源#65380;使用以及結存情況的優化配置和實時監控，實現了零現金庫存的管理，加速結算中心資金的流轉速度，提高資金使用效率，也帶動了二級單位會計集中核算#65377;資金集中化管理的優勢體現為:①減少了整個學校的銀行賬戶，盤活了資金存量，提高了資金效益，把握了資金投向;②實現資金集中管理和控制，使學校能夠從總體上把握資金運作效果#65380;籌資融資情況和自身的財力，為學校決策提供依據;③資金統一結算后，可調劑出一部分資金作為信貸資金，減少銀行貸款，節省財務費用;④增加了學校資金優勢，活化了資金，加速了資金周轉，提高了資金使用效果;⑤財務結算中心的信息化建設，從手段上實現了資金的權限化管理#65380;監督機制和預警機制，從而有效防范了資金風險;⑥提高了二級單位資金結算效率和融資能力#65377;

主要參考文獻

[1] 陳茸. 我國高等學校資金結算中心現狀及發展思路[J]. 重慶大學學報:社會科學版，2003(3).

[2]黃露. 高校財務結算中心的管理初探[J]. 上海教育財會，2003(1).