會展企業(yè)信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)與實施策略

[摘 要] 信息化既是中國會展業(yè)與國際接軌的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是會展業(yè)發(fā)展的必然趨勢#65377;會展業(yè)的蓬勃發(fā)展，不僅為會展企業(yè)帶來了無限的商機(jī)，更為經(jīng)濟(jì)社會提供了交流的平臺，作為朝陽產(chǎn)業(yè)，會展企業(yè)的業(yè)務(wù)信息化已成為會展服務(wù)企業(yè)管理層關(guān)注的焦點(diǎn)#65377;本文主要對信息化會展#65380;國內(nèi)外會展信息化發(fā)展現(xiàn)狀#65380;會展企業(yè)信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)與實施策略進(jìn)行了分析，以期對會展企業(yè)開展信息化工程有一定的指導(dǎo)作用#65377;

[關(guān)鍵詞] 會展企業(yè);信息系統(tǒng);架構(gòu); 實施策略

[中圖分類號]F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0079-03

1 信息技術(shù)與信息化會展

會展業(yè)被譽(yù)為“城市的面包”#65380;國民經(jīng)濟(jì)的“推進(jìn)器”，它具有強(qiáng)大的產(chǎn)業(yè)帶動效應(yīng)，不僅能給城市帶來場租費(fèi)#65380;廣告費(fèi)等直接收入，還能帶來住宿#65380;餐飲#65380;通訊#65380;旅游#65380;貿(mào)易等相關(guān)收入#65377;更重要的是，會展能匯聚巨大的信息流#65380;技術(shù)流#65380;商品流和人才流，會對一個城市或地區(qū)的國民經(jīng)濟(jì)和社會進(jìn)步產(chǎn)生難以估量的影響和催化作用#65377;會展業(yè)的發(fā)展以及信息技術(shù)在會展業(yè)中的應(yīng)用，使會展活動中復(fù)雜的資金#65380;商品和信息流動更加順暢合理，降低了會展各方的運(yùn)營成本#65377;網(wǎng)上會展作為實物會展的重要補(bǔ)充形式，具有重大應(yīng)用價值:抵御風(fēng)險#65380;應(yīng)對突發(fā)危機(jī)#65380;保持展商和參展專業(yè)人士的暢通商貿(mào)渠道#65380;維護(hù)客戶關(guān)系#65380;延伸會展業(yè)的電子商務(wù)增值服務(wù)等#65377;

從本質(zhì)上說，會展的首要作用是傳播信息，信息技術(shù)對信息和數(shù)據(jù)的傳遞#65380;交換和處理等會提供極大方便#65377;其次，會展屬于商務(wù)活動，信息化會展則是將會展商務(wù)活動的電子化#65377;另外，展覽活動大多是以盈利為目的，展覽組織者在運(yùn)作過程中采用信息技術(shù)，具有節(jié)約#65380;高效#65380;快捷#65380;方便等優(yōu)點(diǎn)，有助于實現(xiàn)利潤最大化#65377;如今的信息化會展已經(jīng)具備了一些傳統(tǒng)會展所不具備的功能和手段，不再僅僅是傳統(tǒng)會展的宣傳手段，而是日益成為一個新的會展形式#65377;

2 國內(nèi)外會展信息化發(fā)展現(xiàn)狀

2. 1國外會展信息化的現(xiàn)狀

電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，給信息化會展帶來了新的契機(jī)，使國外會展業(yè)向另一個空間——網(wǎng)絡(luò)拓展#65377;由于互聯(lián)網(wǎng)具有無可比擬的滲透性和廣泛性，可以超越時空的限制，因此人們可以借助互聯(lián)網(wǎng)展示產(chǎn)品#65380;交流信息#65380;洽談貿(mào)易#65377;作為傳統(tǒng)會展的互補(bǔ)形式，網(wǎng)上展覽在美國#65380;德國等發(fā)達(dá)國家方興未艾#65377;尤其是在美國發(fā)生“9·11”事件后，由于人們對旅行的恐懼，網(wǎng)上展覽備受企業(yè)青睞#65377;目前，國際上經(jīng)驗豐富的展覽會組織者都開始利用互聯(lián)網(wǎng)開展工作，如網(wǎng)上招商#65380;網(wǎng)上會議#65380;網(wǎng)上展覽等#65377;近年來，世界一些展覽發(fā)達(dá)國家如德國的一些實物展的總數(shù)有所下降，特別是IT行業(yè)的參展商銳減，這是因為他們更多地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)上進(jìn)行展示產(chǎn)品#65380;交流信息#65380;洽談業(yè)務(wù)，網(wǎng)上會展正蓬勃發(fā)展#65377;信息化是會展行業(yè)管理戰(zhàn)略的發(fā)展趨勢，國外的會展企業(yè)早已應(yīng)用會展管理系統(tǒng)(如CRM#65380;ERP管理等)來提升會展水平，提升企業(yè)核心競爭力#65377;

2. 2我國會展信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

目前，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，會展的發(fā)展也非常迅速，特別是運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)的信息化會展更是以驚人的速度向國際先進(jìn)水平靠攏#65377;

在第93屆廣交會上，廣東電信采用國際一流的信息化手段，提升電子商務(wù)水平，首推“網(wǎng)上廣交會” ，搭建網(wǎng)上交易平臺，開創(chuàng)了寬帶信息化會展新時代#65377;在該屆廣交會上，網(wǎng)站點(diǎn)擊數(shù)創(chuàng)下了2 505.5萬次的紀(jì)錄，比上屆增長66.4%#65377;該屆廣交會還首次開通了網(wǎng)絡(luò)洽談平臺，參展商可以通過互聯(lián)網(wǎng)與海外客商越洋洽談#65377;由于受非典型肺炎和伊拉克戰(zhàn)爭等因素的影響，業(yè)內(nèi)人士展前曾預(yù)測該屆廣交會客商數(shù)量和成交金額會大幅度下降，但“網(wǎng)上廣交會”的出現(xiàn)把損失降到了最低#65377;

2010年的上海世博會將是一個巨大的信息化會展實例#65377;上海世博會的規(guī)劃重點(diǎn)包括世博園區(qū)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配合建立多種世博會信息化應(yīng)用系統(tǒng)，如信息管理和發(fā)布系統(tǒng)#65380;安全監(jiān)控系統(tǒng)#65380;指揮調(diào)度系統(tǒng)#65380;交通管理系統(tǒng)等#65377;其展示手段的技術(shù)含量也將幫助世博會與時代同步，通過虛擬現(xiàn)實技術(shù)，觀眾可以在有限的空間和時間內(nèi)對主辦國家和城市的人文#65380;歷史#65380;地理#65380;經(jīng)濟(jì)等有一個全面#65380;直觀的了解#65377;電子商務(wù)也是會展信息化的趨勢，是促成交易和提高會展水平的工具#65377;而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主辦者和參展者都可以實現(xiàn)實時的信息發(fā)布與交流，突破時間和空間的限制，可以真正實現(xiàn)全球化#65377;

3 會展企業(yè)信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)

會展企業(yè)利用信息化技術(shù)管理展覽會的各個環(huán)節(jié)，為展覽實施的主辦方#65380;參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的平臺，其信息管理系統(tǒng)包括:辦公室信息化#65380;現(xiàn)場管理信息化和網(wǎng)上信息化#65377;三者關(guān)系，如圖1所示，表現(xiàn)為:辦公室信息化(會展企業(yè)信息化管理平臺)是會展信息管理的核心和基礎(chǔ)，它與會展現(xiàn)場信息化#65380;會展網(wǎng)上信息化共同構(gòu)成會展信息管理的全面解決方案#65377;三者數(shù)據(jù)應(yīng)能完全匹配共享#65377;

3. 1會展企業(yè)信息化管理平臺

會展企業(yè)信息化管理平臺主要涵蓋CRM(客戶關(guān)系管理)#65380;ERP(企業(yè)資源計劃)#65380;OA(協(xié)作辦公自動化)等模塊#65377;

(1)CRM(客戶關(guān)系管理):CRM管理模塊能幫助企業(yè)最大限度地利用以客戶為中心的資源(包括人力資源#65380;有形和無形資產(chǎn))，并將這些資源集中應(yīng)用于現(xiàn)有客戶和潛在客戶身上#65377;其目標(biāo)是通過縮短銷售周期和降低銷售成本，通過尋求擴(kuò)展業(yè)務(wù)所需的新市場和新渠道，并通過改進(jìn)客戶價值#65380;客戶滿意度#65380;盈利能力以及客戶的忠誠度等方面來改善企業(yè)的管理#65380;提高競爭優(yōu)勢#65377;CRM應(yīng)提供覆蓋整個客戶交互周期的核心功能，包括客戶交互周期中的客戶接觸參與階段的支持功能，即營銷分析功能#65380;活動管理功能#65380;電話營銷功能#65380;電子營銷功能#65380;潛在客戶管理戶功能;客戶交互周期中的業(yè)務(wù)交易階段的支持功能，即銷售分析#65380;客戶和聯(lián)系人管理#65380;機(jī)會管理#65380;電話銷售#65380;移動銷售#65380;電子銷售#65380;訂單定購;客戶交互周期中的履行實現(xiàn)階段的支持功能，即實現(xiàn)分析#65380;后勤管理#65380;信貸管理#65380;支付;在客戶交互周期中的客戶服務(wù)階段支持的功能，即服務(wù)分析#65380;客戶關(guān)懷#65380;合同管理#65380;企業(yè)智能#65380;移動服務(wù)#65380;手提服務(wù)#65380;電子服務(wù)等#65377;

(2)ERP(企業(yè)資源計劃):會展ERP系統(tǒng)用于幫助企業(yè)把參展商#65380;專業(yè)觀眾的需求和企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動以及供應(yīng)商的資源整合在一起，形成一個完整的服務(wù)供應(yīng)鏈，并對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，從而形成了以服務(wù)供應(yīng)鏈為核心的ERP管理系統(tǒng)#65377;會展管理ERP模塊的功能包括:業(yè)務(wù)管理，如展會管理#65380;展商管理#65380;專業(yè)觀眾管理#65380;展位管理#65380;統(tǒng)計報表;銷售管理，如展位合同管理;財務(wù)管理，如收款管理;會務(wù)管理，如訂房管理#65380;鮮花預(yù)訂#65380;會議室預(yù)訂#65380;租車服務(wù)#65380;禮儀小姐#65380;開幕嘉賓管理;現(xiàn)場管理，如 現(xiàn)場票證管理;行政管理，如檔案管理#65380;總務(wù)管理#65380; 公共關(guān)系管理#65380;企業(yè)管理#65380;人力資源管理#65377;

(3)OA(協(xié)作辦公自動化):辦公自動化是隨著企業(yè)的辦公要求越來越高，對辦公效率和信息處理要求越來越嚴(yán)格而產(chǎn)生的需求#65377;辦公自動化管理的目標(biāo)是提高企業(yè)辦公效率;集中管理辦公數(shù)據(jù);擴(kuò)大辦公范圍，允許遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程監(jiān)控;集中管理企業(yè)內(nèi)部資源，提高利用效率;保留辦公痕跡，集中辦公管理#65377;OA(協(xié)作辦公自動化)包含的功能包括:公文管理，合同檔案#65380;音像檔案#65380;車輛管理，資產(chǎn)管理#65380;郵件#65380;快遞件管理，電話#65380;傳真管理#65380;資料管理，公司組織機(jī)構(gòu)#65380;規(guī)章制度#65380;行政企業(yè)管理#65380;員工管理，薪酬管理，績效考核管理，培訓(xùn)#65380;開發(fā)管理等#65377;

3. 2現(xiàn)場管理信息化

現(xiàn)場管理信息化主要圍繞展會現(xiàn)場相關(guān)的業(yè)務(wù)展開，包括展會準(zhǔn)備#65380;現(xiàn)場服務(wù)#65380;展后服務(wù)3個階段的信息管理工作#65377;展會準(zhǔn)備階段應(yīng)提供參展商預(yù)制卡#65380;專業(yè)觀眾預(yù)制卡#65380;批處理聯(lián)系工具#65380;現(xiàn)場觸摸屏參觀導(dǎo)覽系統(tǒng)等功能;現(xiàn)場服務(wù)階段應(yīng)提供展商服務(wù)管理和觀眾服務(wù)管理，其中展商服務(wù)管理包括展商登記#65380;展商證卡制作#65380;資料管理#65380;欠費(fèi)管理#65380;展商申請服務(wù)管理，展商調(diào)查表#65380;展臺管理#65380;展商調(diào)查表統(tǒng)計分析等功能，觀眾服務(wù)管理包括觀眾登記#65380;觀眾信息收集#65380;制作證卡#65380;門禁管理#65380;統(tǒng)計分析#65380;電子會刊#65380;事件管理#65380;調(diào)查表分析和觀眾抽樣調(diào)查分析等功能#65377;

會展企業(yè)能否辦好一個展會不僅僅表現(xiàn)在展覽的收益上，更在于展會招展服務(wù)的水平上，而這些在展會現(xiàn)場表現(xiàn)得最為直接和明確#65377;現(xiàn)場信息化管理不僅可以提升了展會信息化水平和展會形象，更好地為展會參與者服務(wù)，同時也可以獲得展會信息資源并挖掘利用#65377;

3. 3網(wǎng)上信息化

網(wǎng)上信息化在展覽會市場推廣#65380;銷售管理#65380;客戶服務(wù)#65380;數(shù)據(jù)采集和管理#65380;決策支持等方面的應(yīng)用，將會極大限度地提升展覽會的綜合競爭力#65377;它包括信息發(fā)布系統(tǒng)#65380;在線展會#65380;展位在線銷售#65380;展商觀眾在線預(yù)登記#65380;表單下載等在線自助服務(wù)功能，幫助會展企業(yè)把服務(wù)平臺的空間從企業(yè)內(nèi)部協(xié)作拓展到Internet領(lǐng)域，突破服務(wù)時間和空間的局限性#65377;

現(xiàn)代展覽行業(yè)是一個開放的#65380;競爭激烈的行業(yè)，展覽會組織者在思考自身綜合競爭能力同時，要意識到互聯(lián)網(wǎng)科技的進(jìn)步對展覽業(yè)帶來的深刻影響，一個功能完備的展覽會網(wǎng)上信息化平臺，不僅代表著展覽會的品牌形象和管理需求，更是代表展覽會綜合競爭力和以客戶為中心的服務(wù)水平#65377;

4 會展企業(yè)信息化實施策略建議

(1)明確目標(biāo)#65377;會展企業(yè)通過實施信息化工程應(yīng)能為企業(yè)提供全面#65380;可靠的信息化管理平臺，協(xié)助提升企業(yè)競爭力，并發(fā)掘企業(yè)潛力;全心全意為會展企業(yè)服務(wù)#65377;

(2)運(yùn)用先進(jìn)的理念#65377;會展企業(yè)實施信息化應(yīng)以企業(yè)資源整合者的姿態(tài)思考企業(yè)價值鏈中的各個環(huán)節(jié)，圍繞“客戶服務(wù)”，構(gòu)建CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，建立以企業(yè)業(yè)務(wù)流#65380;信息流#65380;資金流管理為代表的資源管理創(chuàng)新系統(tǒng)(ERP)，把CRM與ERP兩種現(xiàn)今最流行的系統(tǒng)開發(fā)理念有機(jī)融合，將原來分散的資源集中分析處理，并建立以客戶為中心的連接企業(yè)#65380;供應(yīng)商之間的信息流，優(yōu)化和集成企業(yè)管理流程，將企業(yè)生產(chǎn)力最大化，使利潤價值最大化#65377;

(3)統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施#65377;會展企業(yè)信息化的內(nèi)容非常廣泛，在企業(yè)資金#65380;人員等資源有限的情況下，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施#65377;企業(yè)應(yīng)在基礎(chǔ)信息化的基礎(chǔ)上，以實現(xiàn)管理信息化為核心，以實現(xiàn)電子商務(wù)化為目標(biāo)，分階段遞進(jìn)實施(見圖2)#65377;

5 結(jié)束語

會展企業(yè)信息化是重要的企業(yè)戰(zhàn)略，是一個漸進(jìn)有序的系統(tǒng)工程#65377;正如企業(yè)的成長與壯大一樣，信息化作為會展企業(yè)管理的戰(zhàn)略，必須圍繞會展企業(yè)的價值鏈和核心業(yè)務(wù)漸進(jìn)有序地展開#65377;

主要參考文獻(xiàn)

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