會展企業信息系統的功能架構與實施策略

[摘 要] 信息化既是中國會展業與國際接軌的一個重要衡量標準，也是會展業發展的必然趨勢#65377;會展業的蓬勃發展，不僅為會展企業帶來了無限的商機，更為經濟社會提供了交流的平臺，作為朝陽產業，會展企業的業務信息化已成為會展服務企業管理層關注的焦點#65377;本文主要對信息化會展#65380;國內外會展信息化發展現狀#65380;會展企業信息系統的功能架構與實施策略進行了分析，以期對會展企業開展信息化工程有一定的指導作用#65377;

[關鍵詞] 會展企業;信息系統;架構; 實施策略

[中圖分類號]F270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0079-03

1 信息技術與信息化會展

會展業被譽為“城市的面包”#65380;國民經濟的“推進器”，它具有強大的產業帶動效應，不僅能給城市帶來場租費#65380;廣告費等直接收入，還能帶來住宿#65380;餐飲#65380;通訊#65380;旅游#65380;貿易等相關收入#65377;更重要的是，會展能匯聚巨大的信息流#65380;技術流#65380;商品流和人才流，會對一個城市或地區的國民經濟和社會進步產生難以估量的影響和催化作用#65377;會展業的發展以及信息技術在會展業中的應用，使會展活動中復雜的資金#65380;商品和信息流動更加順暢合理，降低了會展各方的運營成本#65377;網上會展作為實物會展的重要補充形式，具有重大應用價值:抵御風險#65380;應對突發危機#65380;保持展商和參展專業人士的暢通商貿渠道#65380;維護客戶關系#65380;延伸會展業的電子商務增值服務等#65377;

從本質上說，會展的首要作用是傳播信息，信息技術對信息和數據的傳遞#65380;交換和處理等會提供極大方便#65377;其次，會展屬于商務活動，信息化會展則是將會展商務活動的電子化#65377;另外，展覽活動大多是以盈利為目的，展覽組織者在運作過程中采用信息技術，具有節約#65380;高效#65380;快捷#65380;方便等優點，有助于實現利潤最大化#65377;如今的信息化會展已經具備了一些傳統會展所不具備的功能和手段，不再僅僅是傳統會展的宣傳手段，而是日益成為一個新的會展形式#65377;

2 國內外會展信息化發展現狀

2. 1國外會展信息化的現狀

電子商務和網絡技術的快速發展，給信息化會展帶來了新的契機，使國外會展業向另一個空間——網絡拓展#65377;由于互聯網具有無可比擬的滲透性和廣泛性，可以超越時空的限制，因此人們可以借助互聯網展示產品#65380;交流信息#65380;洽談貿易#65377;作為傳統會展的互補形式，網上展覽在美國#65380;德國等發達國家方興未艾#65377;尤其是在美國發生“9·11”事件后，由于人們對旅行的恐懼，網上展覽備受企業青睞#65377;目前，國際上經驗豐富的展覽會組織者都開始利用互聯網開展工作，如網上招商#65380;網上會議#65380;網上展覽等#65377;近年來，世界一些展覽發達國家如德國的一些實物展的總數有所下降，特別是IT行業的參展商銳減，這是因為他們更多地利用網絡技術在網上進行展示產品#65380;交流信息#65380;洽談業務，網上會展正蓬勃發展#65377;信息化是會展行業管理戰略的發展趨勢，國外的會展企業早已應用會展管理系統(如CRM#65380;ERP管理等)來提升會展水平，提升企業核心競爭力#65377;

2. 2我國會展信息化發展的現狀

目前，隨著我國經濟的快速發展，會展的發展也非常迅速，特別是運用先進信息技術的信息化會展更是以驚人的速度向國際先進水平靠攏#65377;

在第93屆廣交會上，廣東電信采用國際一流的信息化手段，提升電子商務水平，首推“網上廣交會” ，搭建網上交易平臺，開創了寬帶信息化會展新時代#65377;在該屆廣交會上，網站點擊數創下了2 505.5萬次的紀錄，比上屆增長66.4%#65377;該屆廣交會還首次開通了網絡洽談平臺，參展商可以通過互聯網與海外客商越洋洽談#65377;由于受非典型肺炎和伊拉克戰爭等因素的影響，業內人士展前曾預測該屆廣交會客商數量和成交金額會大幅度下降，但“網上廣交會”的出現把損失降到了最低#65377;

2010年的上海世博會將是一個巨大的信息化會展實例#65377;上海世博會的規劃重點包括世博園區信息基礎設施建設，配合建立多種世博會信息化應用系統，如信息管理和發布系統#65380;安全監控系統#65380;指揮調度系統#65380;交通管理系統等#65377;其展示手段的技術含量也將幫助世博會與時代同步，通過虛擬現實技術，觀眾可以在有限的空間和時間內對主辦國家和城市的人文#65380;歷史#65380;地理#65380;經濟等有一個全面#65380;直觀的了解#65377;電子商務也是會展信息化的趨勢，是促成交易和提高會展水平的工具#65377;而通過互聯網技術，主辦者和參展者都可以實現實時的信息發布與交流，突破時間和空間的限制，可以真正實現全球化#65377;

3 會展企業信息系統的功能架構

會展企業利用信息化技術管理展覽會的各個環節，為展覽實施的主辦方#65380;參展商和專業觀眾提供信息交換和互動的平臺，其信息管理系統包括:辦公室信息化#65380;現場管理信息化和網上信息化#65377;三者關系，如圖1所示，表現為:辦公室信息化(會展企業信息化管理平臺)是會展信息管理的核心和基礎，它與會展現場信息化#65380;會展網上信息化共同構成會展信息管理的全面解決方案#65377;三者數據應能完全匹配共享#65377;

3. 1會展企業信息化管理平臺

會展企業信息化管理平臺主要涵蓋CRM(客戶關系管理)#65380;ERP(企業資源計劃)#65380;OA(協作辦公自動化)等模塊#65377;

(1)CRM(客戶關系管理):CRM管理模塊能幫助企業最大限度地利用以客戶為中心的資源(包括人力資源#65380;有形和無形資產)，并將這些資源集中應用于現有客戶和潛在客戶身上#65377;其目標是通過縮短銷售周期和降低銷售成本，通過尋求擴展業務所需的新市場和新渠道，并通過改進客戶價值#65380;客戶滿意度#65380;盈利能力以及客戶的忠誠度等方面來改善企業的管理#65380;提高競爭優勢#65377;CRM應提供覆蓋整個客戶交互周期的核心功能，包括客戶交互周期中的客戶接觸參與階段的支持功能，即營銷分析功能#65380;活動管理功能#65380;電話營銷功能#65380;電子營銷功能#65380;潛在客戶管理戶功能;客戶交互周期中的業務交易階段的支持功能，即銷售分析#65380;客戶和聯系人管理#65380;機會管理#65380;電話銷售#65380;移動銷售#65380;電子銷售#65380;訂單定購;客戶交互周期中的履行實現階段的支持功能，即實現分析#65380;后勤管理#65380;信貸管理#65380;支付;在客戶交互周期中的客戶服務階段支持的功能，即服務分析#65380;客戶關懷#65380;合同管理#65380;企業智能#65380;移動服務#65380;手提服務#65380;電子服務等#65377;

(2)ERP(企業資源計劃):會展ERP系統用于幫助企業把參展商#65380;專業觀眾的需求和企業內部的業務活動以及供應商的資源整合在一起，形成一個完整的服務供應鏈，并對供應鏈上的所有環節進行有效管理，從而形成了以服務供應鏈為核心的ERP管理系統#65377;會展管理ERP模塊的功能包括:業務管理，如展會管理#65380;展商管理#65380;專業觀眾管理#65380;展位管理#65380;統計報表;銷售管理，如展位合同管理;財務管理，如收款管理;會務管理，如訂房管理#65380;鮮花預訂#65380;會議室預訂#65380;租車服務#65380;禮儀小姐#65380;開幕嘉賓管理;現場管理，如 現場票證管理;行政管理，如檔案管理#65380;總務管理#65380; 公共關系管理#65380;企業管理#65380;人力資源管理#65377;

(3)OA(協作辦公自動化):辦公自動化是隨著企業的辦公要求越來越高，對辦公效率和信息處理要求越來越嚴格而產生的需求#65377;辦公自動化管理的目標是提高企業辦公效率;集中管理辦公數據;擴大辦公范圍，允許遠程辦公和遠程監控;集中管理企業內部資源，提高利用效率;保留辦公痕跡，集中辦公管理#65377;OA(協作辦公自動化)包含的功能包括:公文管理，合同檔案#65380;音像檔案#65380;車輛管理，資產管理#65380;郵件#65380;快遞件管理，電話#65380;傳真管理#65380;資料管理，公司組織機構#65380;規章制度#65380;行政企業管理#65380;員工管理，薪酬管理，績效考核管理，培訓#65380;開發管理等#65377;

3. 2現場管理信息化

現場管理信息化主要圍繞展會現場相關的業務展開，包括展會準備#65380;現場服務#65380;展后服務3個階段的信息管理工作#65377;展會準備階段應提供參展商預制卡#65380;專業觀眾預制卡#65380;批處理聯系工具#65380;現場觸摸屏參觀導覽系統等功能;現場服務階段應提供展商服務管理和觀眾服務管理，其中展商服務管理包括展商登記#65380;展商證卡制作#65380;資料管理#65380;欠費管理#65380;展商申請服務管理，展商調查表#65380;展臺管理#65380;展商調查表統計分析等功能，觀眾服務管理包括觀眾登記#65380;觀眾信息收集#65380;制作證卡#65380;門禁管理#65380;統計分析#65380;電子會刊#65380;事件管理#65380;調查表分析和觀眾抽樣調查分析等功能#65377;

會展企業能否辦好一個展會不僅僅表現在展覽的收益上，更在于展會招展服務的水平上，而這些在展會現場表現得最為直接和明確#65377;現場信息化管理不僅可以提升了展會信息化水平和展會形象，更好地為展會參與者服務，同時也可以獲得展會信息資源并挖掘利用#65377;

3. 3網上信息化

網上信息化在展覽會市場推廣#65380;銷售管理#65380;客戶服務#65380;數據采集和管理#65380;決策支持等方面的應用，將會極大限度地提升展覽會的綜合競爭力#65377;它包括信息發布系統#65380;在線展會#65380;展位在線銷售#65380;展商觀眾在線預登記#65380;表單下載等在線自助服務功能，幫助會展企業把服務平臺的空間從企業內部協作拓展到Internet領域，突破服務時間和空間的局限性#65377;

現代展覽行業是一個開放的#65380;競爭激烈的行業，展覽會組織者在思考自身綜合競爭能力同時，要意識到互聯網科技的進步對展覽業帶來的深刻影響，一個功能完備的展覽會網上信息化平臺，不僅代表著展覽會的品牌形象和管理需求，更是代表展覽會綜合競爭力和以客戶為中心的服務水平#65377;

4 會展企業信息化實施策略建議

(1)明確目標#65377;會展企業通過實施信息化工程應能為企業提供全面#65380;可靠的信息化管理平臺，協助提升企業競爭力，并發掘企業潛力;全心全意為會展企業服務#65377;

(2)運用先進的理念#65377;會展企業實施信息化應以企業資源整合者的姿態思考企業價值鏈中的各個環節，圍繞“客戶服務”，構建CRM客戶關系管理系統，建立以企業業務流#65380;信息流#65380;資金流管理為代表的資源管理創新系統(ERP)，把CRM與ERP兩種現今最流行的系統開發理念有機融合，將原來分散的資源集中分析處理，并建立以客戶為中心的連接企業#65380;供應商之間的信息流，優化和集成企業管理流程，將企業生產力最大化，使利潤價值最大化#65377;

(3)統一規劃，分步實施#65377;會展企業信息化的內容非常廣泛，在企業資金#65380;人員等資源有限的情況下，應統一規劃，分步實施#65377;企業應在基礎信息化的基礎上，以實現管理信息化為核心，以實現電子商務化為目標，分階段遞進實施(見圖2)#65377;

5 結束語

會展企業信息化是重要的企業戰略，是一個漸進有序的系統工程#65377;正如企業的成長與壯大一樣，信息化作為會展企業管理的戰略，必須圍繞會展企業的價值鏈和核心業務漸進有序地展開#65377;

主要參考文獻

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[2] 戴聚嶺. 會展信息管理[M]. 上海:上海人民出版社，2006.

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[4] 陳啟申. 供應鏈管理與企業資源計劃[M]. 北京:企業管理出版社，2001.