中小型企業的商業智能之路

[摘 要] 在中小企業的信息化現狀的基礎上，分析了中小企業實施商業智能的必要性與條件，提出了中小企業商業智能的體系結構，最后重點探討了商業智能的實施策略及需要注意的技術問題#65377;對中小企業實施商業智能有一定的指導意義#65377;

[關鍵詞] 商業智能;中小企業;信息化;實施策略

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0081-04

根據國際數據公司(IDC) 的定義，商業智能(BI)是對商業信息的搜集#65380;加工#65380;管理和分析過程，目的是使企業的各級決策者獲得知識或洞察力，幫助他們更快地做出對企業更有利的決策#65377;商業智能一般由數據倉庫#65380;數據查詢和報表#65380;數據挖掘#65380;在線分析(OLAP) #65380;預算和預測等部分組成#65377;目前，我國大型企業由于其規模大，經濟實力雄厚，ERP(企業資源計劃)和BI應用比較廣泛，尤其在電信#65380;保險#65380;金融#65380;鋼鐵等行業#65377;

1 中小型企業信息化狀況分析

對于中小企業，國際上并沒有統一的標準，我國也在不同的時期內產生了不同的定義#65377;我國現在是將職工人數在2 000人以下或營業額3億元以下或資產總額小于4億元的企業歸為中小企業#65377;根據有關部門統計，截至2006年底，我國中小企業共有4 240多萬戶，包括所有從事經濟活動的個體工商戶和農村個體養殖戶，占我國所有企業數量的99.6%，大型企業只占0.4%#65377;中小企業對我國經濟和社會的貢獻非常之大，如吸納就業人口超過整個國家就業人口的75%，銷售額將近60%，GDP占近60%等#65377;因此，中小企業信息化的水平在某種程度上反映了中國企業信息化的現狀，它們的信息化需求也代表了中國企業信息化市場需求的一個重要的方面#65377;

經過多年的發展與建設，中小企業的信息化水平已經有了長足的進步#65377;據一項有關中小企業信息化狀況的調查顯示:設有專職IT部門的占76%以上，已經建立了完善或一般的IT管理制度#65380;流程的達76.63%;設有CIO的已經達到了10%;IT部門主管有權決策IT相關業務的達到55%#65377;辦公自動化和協同軟件系統在被調查企業中是應用最多的信息系統產品;其次就是財務管理系統，有超過一半的用戶所在企業中使用該類產品;人力資源管理系統和計算機輔助系統的用戶使用率有30%#65377;但中小型企業目前的ERP應用與BI應用還比較少，在20%以下#65377;

目前來看，我國的中小企業信息化有如下幾個特點:

企業規模小，對他們來說生存永遠是第一位的，其次才是發展，告訴這些企業的決策者兩年后會如何其實并沒有太大現實作用，關鍵是去解決這些決策者們今天的現實問題#65377;

資金少#65377;少花錢多辦事#65380;開支第一#65380;需求其次的心態和實際情況難以改變#65377;這種狀況在信息化過程中往往表現為要求“短平快”的實施過程#65377;

要求標準化#65377;今天，大部分中小企業管理水平落后#65380;員工技術水平低的現狀難以改變，這就要求解決方案樣板化，操作傻瓜化，簡單，易懂，維護方便#65377;因此，功能要求低，管賬第一，管理其次#65377;

2 中小企業實施商業智能的必要性

那么對于中小企業來說，究竟是否需要上BI呢?回答顯然是肯定的#65377;

首先，因為中小企業規模小，生存的壓力才更大，才更需要時刻關注企業經營的數據#65377;中小企業生存的關鍵，是決策者能在適當的時機做出適當的判斷#65377;信息時代，這種判斷力被賦予了一層科學決策的光環，但無論怎樣表述，老板們科學決策的基礎，都是能夠及時#65380;準確#65380;全面地掌握相關數據#65377;

其次，我國的中小企業絕大部分是由家族式企業發展起來的，數量非常大，業務領域非常廣，除了國家控制的大行業基本都有小企業，需求也不一樣，模式也不同，隨著企業擴大，人員#65380;部門增多，區域分散，業務復雜，廣大中小企業在管理上變得混亂#65380;無序，決策者掌握數據已經面臨“三難”:一是數據集中難#65377;數據分散在各部門#65380;各區域經理手中，沒法集中看;同時，數據分散于各個系統，財務數據在財務系統中，銷售數據在銷售系統中，沒法統一看;另外，數據呈現形式也不統一#65377;二是看關鍵數據難#65377;每個部門交上來的數據報表都是一大堆，其實，只有涉及企業管理和決策核心的特定關鍵數據，才是對決策有用的，但是，面對海量數據#65380;成堆報表，決策者怎樣才能從中挑出關鍵數據呢?工作繁忙，老板需要簡單報表，一是一，二是二，看起來方便快捷#65377;這其中，最能說明問題的是數據的比較——同比#65380;環比#65380;計劃值比#65380;預警值比#65380;排名比#65380;趨勢分比等，在無數的數據和無數的呈現方式中，決策者們如何才能準確獲取? 三是外出時看數據難#65377;現如今，“飛人型”老板比比皆是#65377;出差在外時，除了電話溝通，老板們往往會對公司暫時失去了解，無法看到相關數據，也不能掌握企業實時運轉情況#65377;

第三，中小企業正是因為小，才更需要關注每一個客戶的業績;正是因為小，才更需要關注成本與利潤的變化;正是因為小，才更需要關注采購的價格;正是因為小，才更需要關注庫存不要有積壓……所以，從某種意義上說中小企業比大企業更加需要BI#65377;

3 中小企業的BI實施的條件

一般認為BI至少支持3個層次的分析處理工作:第一個層次是對當前數據和歷史數據的簡單查詢和報表生成，這部分工作通常由電子報表#65380;查詢工具和報表生成工具實現#65377;第二個層次則深入進行跨數據來源的處理#65377;電子報表#65380;查詢工具和數據庫技術就能解決這些問題#65377;第三個層次是要分析過去發生過什么事件使得數據呈現目前的狀態，以及要分析未來要完成什么工作才能實現某種特定的目標#65377;在這一層次的查詢活動中對外部數據的需求逐漸增加#65377;企業在實施BI前，需要理智地進行立項分析:企業是不是到了該應用BI系統的階段?企業當前最迫切需要解決的問題是什么?BI 系統是否能夠解決?BI 系統的投資回報率或投資效益如何?在財力上企業能不能支持BI的實施?上BI的目的到底是什么?系統到底能夠解決哪些問題和達到哪些目標?基礎管理工作有沒有理順?然后將分析的結果寫成需求分析和投資效益分析正式書面報告，從而做出是否上BI項目的正確決策#65377;

BI 本身是企業在信息具備一定基礎的條件下出現的一種管理方法#65377;如果企業的數據庫等基礎工作沒有到位，BI方面的投資再大，其結果只能是徒勞無功#65377;因為BI成功實施的基本條件是企業必須具有相當豐富的數據資源積累，一般需要3~5年#65377;如果企業已經高度信息化，同時已經實施了ERP系統后再導入BI系統，成功的概率就會大一些#65377;但如果企業還未用ERP 來整合公司的信息資源，那么，BI對這種企業來說，還是一個遙不可及的目標#65377;只有做好了一些信息的基礎工作，才能使BI有基本的運行平臺，為BI導入后的正常運作奠定基礎#65377;

4 中小企業實施BI的體系架構

從系統的體系結構來看，商業智能系統一般包括數據源#65380;數據集成#65380;數據存儲#65380;數據分析服務以及數據訪問與展示部分，如圖1 所示#65377;商業智能是一套完整的解決方案，它是將數據倉庫#65380;聯機分析處理#65380;數據挖掘等技術結合起來，通過企業信息門戶將知識以適當的方式進行展示，以實現技術服務于決策的目的#65377;商業智能系統從由不同的數據源收集的數據中提取有用的數據，利用ETL工具對數據進行清理以保證數據的正確性，將數據進行轉換#65380;重構后存入數據倉庫，然后通過合適的查詢與分析工具#65380;數據挖掘工具及OLAP工具對信息進行處理，使信息變為輔助決策的知識，最后將知識呈現于用戶面前，轉變為決策#65377;商業智能實質上是把“操作型”數據轉換為決策所需的商業信息的過程，這一過程又可稱為信息供應鏈#65377;商業智能提供了一個聯系信息生產者和信息使用者的完整的信息供應鏈#65377;由于商業智能的用戶不僅包括數據分析人員和企業高級主管，還包括客戶#65380;合作伙伴和內部員工，因此商業智能通過企業信息門戶展現可以提供最大的便利#65377;企業信息門戶實現在適當的時候將適當的信息分發給適當的人，以最大限度地加強協作，提高企業競爭力#65377;

5 中小企業商業智能的實施策略

BI近年來逐漸成為熱點，可以說是一種必然#65377;不過，眼下能夠成功實施ERP的企業還不是很多，BI更像一個新鮮的#65380;時髦的管理概念#65377;BI系統是個復雜的系統，它的成敗不僅決定于技術因素，經濟#65380;環境#65380;人員#65380;組織等因素也起著重要的作用#65377;因此，不能簡單將BI當作一種“商品”買來就用，而是必須由專業的管理咨詢專家對企業進行詳細的調研#65380;業務流程重組和專業實施，因此必須注重BI應用策略#65377;

(1) 分析需求，明確重點

無論是上哪種管理軟件，都應該堅持一個原則:不要貪大求全，要從最迫切的業務需求入手#65377;BI也不例外，它可以做成一個獨立的龐大系統，把企業中所有的業務數據全部放在一個數據倉庫里，進行多維分析;也可以將其嵌入到各項單獨的業務數據中，進行單獨的業務分析#65377;而對于中小企業來說，建立一個完整龐大的BI系統既不經濟，也不切合實際，而是應該“突破重點#65380;逐步展開#65380;分步實施”，先把最緊要的業務管理起來，以便迅速響應市場需求，做出最佳決策#65377;積累了一定經驗后，再逐漸增加BI系統繼續對其他業務進行決策分析，這樣可以在一定程度上規避風險，因為上BI也要進行流程的重整，一個部門的整頓對企業的影響要比整個企業整頓的影響小得多，就好比動小手術總要比作大手術的疼痛小一些一樣#65377;

(2) 領導重視，全員參與

與其他管理信息系統一樣，BI系統不是單純的計算機項目，而是一項管理系統工程，也是“一把手工程”，離開了“一把手”的支持將寸步難行，只有高層領導重視才能使BI 實施獲得成功#65377;一般的工作人員想到的只是利用BI迅速生成報表，提高勞動效率;而一把手的角度，是從提高企業業務增值的目的出發，兩者在需求模型設計時側重點完全不同，結果也大相徑庭#65377;另一方面，沒有一把手的大力支持，企業的業務流程調整會遇到很大阻力，甚至是難以貫徹下去#65377;因為領導者決定企業的經營目標，實施BI是為了配合企業經營目標的實現，因此作為企業經營目標的決策者當然應該對此給予足夠的重視#65377;職工對新的管理思想與方法的學習熱情高，對改革有信心是成功實施BI的關鍵條件之一，只有企業的全體員工有學習先進管理思想與方法的積極性與對改革的信心，實施BI才有群眾基礎#65377;

(3) 建立項目管理體系和嚴格執行項目監控制度

企業在應用BI 過程中必須從系統工程和科學管理的角度出發，建立健全工程項目管理體系和運行機制，確保BI項目的成功實施#65377;主要內容包括:制定明確#65380;量化的BI應用目標，進行BI項目需求分析，開展企業管理創新，實行業務流程重組，實行BI項目監理制和實行BI項目評價制等#65377;建立監督機構，對整個BI系統的實施進行風險分析和跟蹤，及時提出防范措施#65377;監督貫穿于項目從規劃#65380;準備#65380;實施到系統運行的全過程，跟蹤實施進展和工作質量，保證項目實施得到有效的控制和達到預期目標#65377;

(4) 加強培訓，提高認識

人員是保障任何信息系統成功運行的關鍵之一，同樣培訓也是保障成功實施BI系統的重要因素#65377;BI項目培訓的目的是為了增加員工對BI 相關知識的了解和規范管理人員的行為方式#65377;通過培訓要使用戶的各級管理人員不僅加深對業務流程的認識，對每一個流程環節的目的和價值有更全面的了解，還要明確BI的實施將給企業帶來哪些變化，各個崗位的人員如何采用新的工作方式#65377;

(5) 有關BI技術問題的建議

①要不要建立物理級的數據倉庫#65377;是否建立物理數據倉庫取決于企業原有管理系統或ERP系統所采用的數據庫的結構#65377;如果數據庫是同構數據庫，可以不建立物理級的數據倉庫(數據集市) ，如果是異構數據庫則必須建立#65377;所謂數據庫的同構#65380;異構，就是指數據庫系統能否互相兼容#65377;能，就是同構;否則就是異構#65377;就目前市場情況看，各個數據庫廠家的產品結構都是不同的，也是異構的，甚至同一廠家的數據庫產品的不同版本間都是異構的#65377;

建立物理級的數據倉庫的方案通用性更強，系統的擴展性好#65377;可以實現企業級的數據集成，能提供統一#65380;高效的數據訪問平臺#65377;但建立物理級的數據庫，往往是整個工程中最為麻煩#65380;耗時的工作，所以，建立物理級的數據倉庫必定會增加工作量和項目成本#65377;

②物理倉庫建成什么模式(類三范式或星型或雪花型)#65377;數據倉庫有多種模式，其中應用最為廣泛的是類三范式#65380;星形結構和雪花結構#65377;類三范式可以與原事務系統結構類似#65377;分析和設計都很容易#65377;缺點是由于不是面向主題，不利于前端展示，給前端開發帶來了困難;而星型結構的維表不規范#65380;復用性不好，容易造成數據冗余;雪花結構則是星型結構的一種變體，它有著規范的維表，但由于表連接要比星型結構多，所以查詢效率沒有星型結構好#65377;建議采用從OLTP物理結構向星型或雪花型物理結構漸進的方法#65377;這樣從過程角度而言，首先定出相對穩定的接口數據模型(BO中為語義層，OLAP中為邏輯的多維數據模型) ，這時便可以使前端開發和后端開發并行工作#65377;前端和后端都可以在不斷開發的過程中不斷完善各自的模塊，后端可以通過不斷的試探與驗證逐步地優化數據的物理組織結構，并最終構建成完備的物理倉庫系統#65377;但這種方式的接口數據模型一定要穩定，否則它的變動將直接影響前后端已有的應用#65377;

③ETL選用成型產品還是自主開發#65377;ETL是BI系統中的關鍵組成部分，直接影響到數據集成的質量#65377;如果用戶成本可以承受，建議使用成品ETL工具#65377;這樣比較可靠，開發周期短，而且有技術支持;但缺點是會增加用戶的成本#65377;另外建議將ETL做成專用型產品，這種產品專用性強，相對簡單，開發的難度也小，相應的成本也比較低#65377;

主要參考文獻

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