在總賬系統(tǒng)中巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能

［摘 要］ 在總賬系統(tǒng)中，巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，不僅可以減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，還會(huì)提高核算與管理質(zhì)量，從而打破未實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理信息化的中小企業(yè)管理信息的需求瓶頸。

［關(guān)鍵詞］ 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬；對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)；自定義結(jié)轉(zhuǎn)；銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)

最近，筆者在為幾個(gè)單位進(jìn)行總賬系統(tǒng)初始化過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不少的會(huì)計(jì)人員不能靈活、正確地使用總賬系統(tǒng)中的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，令人遺憾。目前，大多數(shù)會(huì)計(jì)人員及部分小規(guī)模會(huì)計(jì)公司運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件從事記賬業(yè)務(wù)，而這些個(gè)人和公司使用的會(huì)計(jì)軟件只有總賬系統(tǒng)和報(bào)表系統(tǒng)，對(duì)于費(fèi)用的分配、銷(xiāo)售成本的結(jié)轉(zhuǎn)、工資分配、折舊計(jì)提、壞賬準(zhǔn)備計(jì)提等屬于購(gòu)銷(xiāo)存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、應(yīng)收系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，需要在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行自定義、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)等類(lèi)型的轉(zhuǎn)賬設(shè)置。筆者根據(jù)多年的教學(xué)和實(shí)踐，現(xiàn)對(duì)一部分難度稍大些的期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置加以介紹。

一、靈活選擇自動(dòng)轉(zhuǎn)賬類(lèi)型

一部分期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)適合兩種轉(zhuǎn)賬類(lèi)型，究竟選哪一種更有利于會(huì)計(jì)信息的查詢分析、更便捷呢？現(xiàn)以費(fèi)用分配為例加以分析。在企業(yè)的產(chǎn)品成本業(yè)務(wù)核算中，費(fèi)用分配是產(chǎn)品成本的重要組成部分，涉及與成本有關(guān)的費(fèi)用計(jì)算和分配，可以用手工編制記賬憑證來(lái)完成。這樣處理雖然可以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的分配，但卻失去了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前各種財(cái)務(wù)軟件都提供了自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，借助此功能，可以快速而準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)費(fèi)用分配業(yè)務(wù)處理；同時(shí)可以較大地減少會(huì)計(jì)人員的工作量；從賬中取數(shù)，增強(qiáng)了會(huì)計(jì)工作的規(guī)范性，提高了會(huì)計(jì)核算和管理質(zhì)量。

以用友軟件為例，假設(shè)某企業(yè)月末有以下轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)：將（科目代碼４１０５）制造費(fèi)用（下設(shè)兩個(gè)明細(xì)科目：４１０５０１工資，４１０５０２折舊）當(dāng)月發(fā)生額（或期末余額，就用ＱＭ函數(shù)）按２∶３的比例分?jǐn)偨o該企業(yè)生產(chǎn)的Ａ、Ｂ兩個(gè)產(chǎn)品。

以上業(yè)務(wù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置方法有兩種轉(zhuǎn)賬類(lèi)型可選：一種是對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，另一種是自定義結(jié)轉(zhuǎn)。

（一）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置方法

如圖1所示，第一張憑證的設(shè)置：轉(zhuǎn)入科目：生產(chǎn)成本——Ａ產(chǎn)品（４１０１０１）（結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)：０．４）

生產(chǎn)成本——Ｂ產(chǎn)品（４１０１０２）（結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)：０．６）

轉(zhuǎn)出科目：制造費(fèi)用——工資（４１０５０１）

同理，設(shè)置“制造費(fèi)用——折舊”的轉(zhuǎn)賬憑證（圖略）。

第二張的設(shè)置：轉(zhuǎn)入科目：生產(chǎn)成本——Ａ產(chǎn)品（４１０１０１）（結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)：０．４）

生產(chǎn)成本——Ｂ產(chǎn)品（４１０１０２）（結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)：０．６）

轉(zhuǎn)出科目：制造費(fèi)用——折舊（４１０５０２）

對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對(duì)一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)或多對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)。只要注意對(duì)應(yīng)關(guān)系，特別是將多個(gè)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到某一個(gè)科目時(shí)，有幾個(gè)轉(zhuǎn)出科目，就必須設(shè)置幾張對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證；而將某一個(gè)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到某幾個(gè)科目時(shí)，只需設(shè)置一張轉(zhuǎn)賬憑證，此時(shí)要注意結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致（即相同明細(xì)科目），如有輔助核算，則兩個(gè)科目的輔助核算賬類(lèi)也必須一一對(duì)應(yīng)。

（二）自定義結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置方法

對(duì)各類(lèi)成本費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)是各個(gè)會(huì)計(jì)期期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，在會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一般都設(shè)置了各種成本費(fèi)用進(jìn)行自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的功能。

當(dāng)然，由于各個(gè)企業(yè)成本費(fèi)用的情況不同，對(duì)成本費(fèi)用的計(jì)算方法不同，特別是對(duì)各類(lèi)成本費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)方式的差異，必然造成各個(gè)企業(yè)這類(lèi)轉(zhuǎn)賬的不同。會(huì)計(jì)電算化通用賬務(wù)處理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)各個(gè)企業(yè)的通用設(shè)置了讓用戶自己定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能。

以上題為例進(jìn)行自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置（如圖２所示）。

借：生產(chǎn)成本——Ａ產(chǎn)品（４１０１０１）公式為：ＦＳ（４１０５，借，月）×０．４，生產(chǎn)成本——Ｂ產(chǎn)品（４１０１０２）公式為：ＦＳ（４１０５，借，月）×０．６；貸：制造費(fèi)用——工資（４１０５０１）公式為：ＦＳ（４１０５０１，借，月），制造費(fèi)用——折舊（４１０５０２）公式為：ＦＳ（４１０５０２，借，月）。

不難看出，對(duì)于此種類(lèi)似的費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)，可選擇自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。盡管在初始設(shè)置時(shí)比對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)稍煩瑣些，但將這樣的業(yè)務(wù)歸集在一張憑證中處理，比分散處理更規(guī)范，查詢和分析信息更方便，更符合企業(yè)管理人員和會(huì)計(jì)人員的需求。若采用對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，在初始設(shè)置時(shí)會(huì)簡(jiǎn)單一些，但隨著明細(xì)科目和產(chǎn)品種類(lèi)的增加，設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證張數(shù)將按梯級(jí)增加，給查詢和打印帶來(lái)較大的工作量。

二、巧設(shè)多種商品銷(xiāo)售成本的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)

商品銷(xiāo)售成本的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)功能，主要是用來(lái)輔助沒(méi)有啟用購(gòu)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)模塊的企業(yè)，完成商品銷(xiāo)售成本計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)。銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)，是每月月末根據(jù)商品銷(xiāo)售數(shù)量和商品的平均單價(jià)計(jì)算各類(lèi)商品銷(xiāo)售成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。在企業(yè)里，商品銷(xiāo)售成本的計(jì)算比較復(fù)雜；在會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中，為輔助企業(yè)完成商品銷(xiāo)售成本的計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)，專(zhuān)門(mén)設(shè)置了商品銷(xiāo)售成本的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)功能。當(dāng)企業(yè)銷(xiāo)售多種商品時(shí)，必須分別計(jì)算各種商品的銷(xiāo)售成本，若采用手工編制憑證，匯總時(shí)難免會(huì)產(chǎn)生重復(fù)或遺漏。而通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，廣開(kāi)思路，借助會(huì)計(jì)科目設(shè)置體系，就能達(dá)到準(zhǔn)確、快捷的效果。

首先，在總賬系統(tǒng)初始化時(shí)，將庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)支出3個(gè)科目的關(guān)系對(duì)應(yīng)起來(lái)。建議用成批復(fù)制的方法，在“設(shè)置會(huì)計(jì)科目”狀態(tài)下，先將庫(kù)存商品的下級(jí)科目輸入并確定，打開(kāi)“編輯”菜單中的“成批復(fù)制”窗口，如圖３所示，建立3個(gè)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

假設(shè)某企業(yè)的庫(kù)存商品（１２４３）科目下設(shè)有甲（１２４３０１）（計(jì)量單位：臺(tái)）、乙（１２４３０２）（計(jì)量單位：件）、丙（１２４３０３）（計(jì)量單位：千克）3種不同商品的二級(jí)明細(xì)科目。則主營(yíng)業(yè)務(wù)收入（５１０１）和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本（５４０１）下設(shè)置相應(yīng)的3種商品的明細(xì)科目，并且計(jì)量單位也對(duì)應(yīng)，如圖４所示。

其次，在“商品銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”對(duì)話框中，輸入或參照輸入3個(gè)科目的對(duì)應(yīng)明細(xì)科目即可。這里只舉兩個(gè)商品，如圖５所示。

以此類(lèi)推，第三種商品就不再顯示了。這樣，不管有多少種商品，其銷(xiāo)售成本的結(jié)轉(zhuǎn)都會(huì)迎刃而解。

以上只是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置中比較難一些的兩個(gè)具體方面，關(guān)鍵是要注意設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的前提。

三、設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的前提

（一）科學(xué)設(shè)置會(huì)計(jì)科目體系

巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的主要前提，是本單位的會(huì)計(jì)科目體系設(shè)置要科學(xué)，既不能太煩鎖，又不能簡(jiǎn)化得影響到相關(guān)的功能運(yùn)用和輔助核算。如果某企業(yè)有十余種不同的商品，主營(yíng)業(yè)務(wù)收入按商品種類(lèi)設(shè)二級(jí)賬戶，則科目體系太龐大。若對(duì)此科目采用一兩個(gè)主要的輔助核算，就會(huì)簡(jiǎn)化很多，主營(yíng)業(yè)務(wù)收入可設(shè)“項(xiàng)目”輔助核算，再加上賬簿格式使用數(shù)量金額式的，就能分別反映每種商品的銷(xiāo)售情況及成本計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)。總之，設(shè)置會(huì)計(jì)科目體系，既要充分考慮本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，又要考慮科目之間的關(guān)系以及輔助核算與管理情況。

（二）靈活選用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬類(lèi)型

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬類(lèi)型有自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、商品銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)等類(lèi)型。有些自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)是有條件限制的。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，只結(jié)轉(zhuǎn)默認(rèn)方向的發(fā)生額或期末余額，在當(dāng)期某科目的借貸兩方都有發(fā)生額時(shí)，需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置。庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)支出帶有往來(lái)輔助核算，結(jié)轉(zhuǎn)其成本時(shí)，需到自定義轉(zhuǎn)賬中定義。匯兌損益入賬科目不能是輔助賬科目或有數(shù)量外幣。有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)可適合兩種設(shè)置方法，但無(wú)論選擇哪種類(lèi)型的轉(zhuǎn)賬設(shè)置，目的都是要達(dá)到正確、簡(jiǎn)捷，既要起到一勞永逸的作用，又要有可調(diào)整性。

（三）會(huì)計(jì)人員具有較高的綜合素質(zhì)

轉(zhuǎn)賬公式的設(shè)置，對(duì)會(huì)計(jì)人員要求較高，需要會(huì)計(jì)人員熟悉本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，熟悉系統(tǒng)函數(shù)的運(yùn)用，并對(duì)轉(zhuǎn)賬公式設(shè)置了如指掌，能根據(jù)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化及時(shí)對(duì)轉(zhuǎn)賬公式進(jìn)行修改，只有這樣，才能保證通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證準(zhǔn)確無(wú)誤。否則，不僅影響賬務(wù)子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，也會(huì)影響報(bào)表中的數(shù)據(jù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置大多是一次性的工作，憑證設(shè)置好以后，將來(lái)公式中的相關(guān)參數(shù)可不再調(diào)整或作少數(shù)修改，直接生成憑證即可，比填制一些日常業(yè)務(wù)的記賬憑證還要簡(jiǎn)單。如果會(huì)計(jì)人員能巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，煩鎖的憑證

輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解，會(huì)計(jì)的職能將顯著改善，企業(yè)信息化的程度將會(huì)進(jìn)一步提高。