基于Ｅｘｃｅｌ的住房公積金管理模板設(shè)計

[摘 要] 在分析我國目前單位對職工的住房公積金管理現(xiàn)狀以及存在的問題后，本文提出利用Excel，分別設(shè)計出存在鉤稽關(guān)系的“人事信息”#65380;“工資信息”和“公積金信息”等3張電子表格，從而簡化住房公積金的管理程序，使得操作更加靈活且簡單易行#65377;

[關(guān)鍵詞] Excel;住房公積金;模板

隨著我國住房體制改革的逐步深入，住房公積金的管理顯得日益重要#65377;過去手工記賬管理正在逐步被電算化管理所取代#65377;目前，許多單位正在使用住房資金管理中心配發(fā)的公積金管理軟件#65377;這些軟件在規(guī)范公積金的管理，方便單位管理人員繳存和支取公積金，滿足個人查詢等方面發(fā)揮了很大作用#65377;但是，在實際的應(yīng)用過程中，筆者發(fā)現(xiàn)該軟件存在一些問題，如系統(tǒng)初始化煩瑣，操作界面復(fù)雜等#65377;由于每年單位的購房職工和退休職工都要支取公積金，公積金管理工作量日漸增大#65377;另外一些中小單位往往沒有專職的公積金管理人員，而對于這些兼職人員來說，如何簡化公積金的管理程序，實現(xiàn)對公積金的快速準確管理成為急需解決的問題#65377;筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，管理住房公積金，其實只要解決了每人每月的應(yīng)繳存額，同時方便日后職工查詢賬戶余額即可#65377;而利用Excel的操作界面，就完全可以解決以上難題#65377;具體的過程如下:

一#65380;設(shè)置“人事信息”數(shù)據(jù)表

在“人事信息”數(shù)據(jù)表中主要設(shè)置個人賬號(由公積金管理中心編制)#65380;職工編號#65380;姓名#65380;身份證號碼#65380;性別#65380;出生年月#65380;年齡#65380;參加工作時間等關(guān)鍵字段(如表1所示)#65377;

在設(shè)置字段時要注意以下幾個問題:

第一，以工資的“職工編號”作為3張表(人事信息表#65380;工資信息表#65380;公積金信息表)的共同關(guān)鍵字;

第二，明確職工參加工作的具體時間#65377;因為根據(jù)相關(guān)規(guī)定，以1998年12月15日為界，之前參加工作的職工由于享受了國家福利分房，單位繳存比例僅為11%;之后參加工作的職工由于沒有享受到國家福利分房，單位繳存比例為23%#65377;繳存比例直接關(guān)系到職工的切身利益，因此要特別注意;

第三，身份證號碼必須準確，因為它后面的性別#65380;出生年月#65380;年齡等字段都可以由身份證號碼得出，方法分別為:求“性別”的命令語句為:“IF(MOD(RIGHT(LEFT(D127，17))，2)，＂男＂，＂女＂)”，求“出生年月”的語句為 “--TEXT(MID(D127，7，6+(LEN(D127)=18)*2)，＂#-00-00＂)”，求“年齡”的語句“DATEDIF(F127，TODAY()，＂y＂)”#65377;

二#65380;建立“工資信息”數(shù)據(jù)表

由于住房公積金的繳存基數(shù)是根據(jù)工資的發(fā)放項目確定的，因此，可以利用現(xiàn)有的工資系統(tǒng)，以“職工編號”為關(guān)鍵詞，直接將工資系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel的“工資信息”表中#65377;由于住房資金管理中心記賬年度是從當年的7月份到來年的6月份#65377;因此，就以7月份工資為基本內(nèi)容#65377;根據(jù)公積金管理的規(guī)定，不同性質(zhì)的單位，公積金繳存基數(shù)的構(gòu)成是不同的，本文以財政全額撥款的高校為例來說明繳存基數(shù)的組成，如表2所示#65377;由表中可以看出，公積金基數(shù)主要由工資#65380;津貼#65380;補貼和年終獎(即第十三月工資)的十二分之一組成#65377;需要注意的是，此表中的職工要和 “人員信息”中的職工一一對應(yīng)#65377;

三#65380;設(shè)計“公積金信息”模板

在公積金信息表中，可以參照表3的格式進行設(shè)計，在此表中，應(yīng)注意以下鉤稽關(guān)系:

第一，表中的“個人賬號”#65380; “職工編號”#65380; “姓名”#65380;“性別”和“身份證”一列取自 “人事信息”表中的數(shù)據(jù)，操作方法分別為，在單元格B132#65380;C132#65380;D132#65380;E132和F132中，分別輸入命令語句“=人事信息!B134”#65380;“=人事信息!C134”#65380;“=人事信息!D134”#65380;“=人事信息!F134”#65380;“=人事信息!E134”;

第二，表中“工資項目合計”的數(shù)據(jù)是取自“工資信息”表中的“合計”一列，操作方法為，在單元格G132中輸入命令語句“=工資信息!O132”即可;

第三，在“基數(shù)”一列，由于住房資金管理中心要求保留整數(shù)，所以可以使用Round函數(shù)，在單元格H132中輸入“=ROUND(G132，0)”語句，就可以實現(xiàn)真正意義上的四舍五入;

第四，“繳存比例”一列，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，參加工作時間以1998年12月15日為界，之前和之后單位負擔的公積金是不同的，因此可以和表“人事信息”建立聯(lián)系，在單元格I132中輸入語句“=IF(DATE(1998，12，15)-人事信息!I98>0，18，30)”，表示在規(guī)定日期之前參加工作的職工，單位按照工資基數(shù)的18%繳存公積金，之后參加工作的職工，按照30%繳存;

第五，在“個人繳存”中，按照基數(shù)的7%計算出需要個人交的部分，在“單位繳存”中，根據(jù)繳存比例，如果是18%，單位繳存為11%;如果繳存比例為30%，則單位繳存為23%;

第六，單元格O151的“封存”表示由于調(diào)離#65380;退休等原因需要封存該個人賬號，單位不再繳存公積金#65377;具體的原因可以使用批注功能(如圖1所示);單元格O152的“空”表示本月該職工還未開戶#65377;

最后，“合計繳存”即為每人每月應(yīng)交公積金數(shù)，而“期初余額”加上當年每月已繳公積金數(shù)就是該職工的賬戶總余額#65377;

需要說明的是，以上對某一單元格操作完成后，使用鼠標的拖拽功能就可以使整列數(shù)據(jù)變?yōu)橥桓袷?65377;同時，為了防止別人對表中內(nèi)容的篡改，可以利用Excel的保護功能對工作表進行密碼保護#65377;另外，職工個人賬戶上的公積金還涉及計息的問題，比較復(fù)雜#65377;以河北省為例，這部分利息與單位繳存公積金的實際到賬時間密切相關(guān)，平時每月繳存額按照活期利率計息，到每年的6月底，公積金管理中心會將單位全年的繳存額連同期初余額一起按照3個月定期的利率進行結(jié)轉(zhuǎn)，然后作為下一年度的期初余額#65377;因此，我們可以和住房資金管理中心聯(lián)系，查詢單位職工的公積金的實際利息#65377;

總之，住房公積金是一項深受廣大職工歡迎的政策性業(yè)務(wù)，充分利用Excel的操作界面，實現(xiàn)從人事#65380;工資到公積金管理的全程監(jiān)控，使公積金管理更加簡便，操作更加人性化#65377;

主要參考文獻

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