檔案服務社會化的發展態勢

[摘 要] 人類社會步入信息時代后，檔案作為一種具有深刻價值的資源，如何才能把檔案的潛在價值變為現實價值，實現社會檔案信息資源共享，是擺在檔案工作和服務體系部門面前的重要課題。本文從檔案的社會屬性入手，簡要分析了當前我國檔案服務社會化的現狀，著重闡述了我國檔案社會化進程中諸多方面的發展趨勢，為如何進一步開發檔案信息資源，真正實現檔案服務社會化，提供了創新性設想與建議。

[關鍵詞] 檔案 服務社會化 發展態勢 創新

[中圖分類] G271 [文獻標識碼]A[文章編號]1002—2589（2008）08—71—03

當人類社會步入信息時代以后，開發利用信息資源的規模和水準，成為反映一個國家綜合國力和社會發展水平的標志之一。目前，在世界各地，特別是在歐美日等信息強國，作為信息行業一員的檔案部門都在不斷地積極探索和實現檔案服務社會化之路。在全球信息化浪潮中，我國的檔案部門緊隨時代的步伐，在如何建立檔案服務社會化體系、如何推進檔案服務社會化進程等方面，開始了理論與實踐的探討。

一、檔案的社會屬性

檔案是一種具有深刻價值的信息資源，它匯集了大量的知識和豐富的信息，是社會信息資源的重要組成部分，是重要的信息源。檔案信息的本質從檔案價值、檔案體系構成要素、檔案來源和內容及檔案管理方式和服務方式等方面來看，檔案具有豐富的社會屬性。

（一）檔案價值的實現在社會實踐中具有規律性

檔案價值一般指檔案對于人們和社會的意義與作用。檔案價值是由檔案本身的各種因素和社會對檔案利用需求二者的結合所決定的。實現檔案價值具有很強的規律性。（1）檔案價值具有擴展性：檔案具有對形成機關的作用（第一價值）和對社會作用（第二價值）的雙重性。它表現為檔案作用的擴大，以及檔案類型與其相應作用的變異性。（2）檔案機密性在遞減：檔案具有一定的機密性，它隨著時間和條件的轉移而有所變化，有的若干年后仍須保密，有的則降低或失去機密性。從總體而言，檔案機密性呈逐漸弱化的趨向，機密程度強弱與保存時間長短成反比的關系，是檔案密級變化的一般規律性。（3）檔案的科學文化作用在遞增：檔案的多種作用，有時也被歸納為政治作用和科學文化作用兩個基本方面。隨著歷史的不斷進步，檔案在繼續用于政治活動的同時，對發展經濟和文化建設，繁榮科學技術方面的作用將逐漸增多。

（二）檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立產生了多種經濟組織形式，經濟管理制度應運而生，變成為一種社會化的活動。因此，作為經濟管理重要組成部分的檔案工作也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像在計劃經濟時代，僅有各單位內部檔案管理機構，只收集管理本單位檔案。市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的檔案管理機構，這種機構不是管理本單位檔案的機構，而是面向社會的；其管理對象包括社會各類經濟組織的檔案；其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供檔案服務，向社會傳播檔案信息、承擔宣傳教育的功能，為社會經濟、政治、科學和文化等各方面服務。

（三）檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性決定了檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的檔案管理中，檔案的收集、整理和提供往往由各單位內部機構行使。該機構檔案來源單一，僅限于本機構，內容也較簡單。而社會化的檔案管理機構其信息來源要廣泛得多，可以來自社會各類經濟組織，其檔案內容也豐富多樣。

（四）檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了檔案政治化與神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展改變了檔案管理和服務方式。可以采用現代化手段與方式管理檔案，還可以將不屬于經濟組織保密內容的檔案上網，采用網絡化管理和服務，使檔案部門與外界的交流由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、檔案服務社會化的現狀

（一）檔案工作社會化的現狀

自從我國開放檔案以來，檔案館就不可避免地與社會貼近了，公共檔案館的研究對檔案館的社會化起到了推波助瀾的作用。然而，客觀地說，我國檔案館社會化進程并不是那么令人滿意。這基于兩個

層面的考慮：一是檔案館開放率不夠高。我國實行檔案開放20余年，檔案開放面和開放范圍不斷擴大，如北京市檔案館分三批開放檔案80.75萬卷，占該館藏檔案總量的55%，占館藏形成滿30年總量的82%。應該說，從數量和比例看，這都是不小的數字。然而從全國總體水平來說，檔案開放率仍然不高。據統計，截至2002年底，全國各省、自治區、直轄市各級各類檔案館已開放各類檔案3252萬卷（件），占館藏總量的24%，而國外可開放文件大約達到全部文件的90%；2004年1月，外交部檔案館向社會開放了1949～1955年形成的近萬卷外交檔案，僅占同期外交檔案的30%，而國際慣例為80%。從以上數據看出，與歐美國家相比，我國檔案館的檔案開放工作仍然處于嚴重滯后狀態。二是開放檔案利用率仍然很低。自檔案開放以來，檔案利用者有所增加，但不是人們所想像的那樣，利用人數會急劇增加，而是如同往常，變化不大，利用人員的成分結構也沒有發生根本性的變化，真正憑個人身份證，為個人目的來檔案館查找檔案的人員屈指可數。開放檔案對整個檔案利用人次、卷次增幅的拉動并不是很突出。2000～2002年，北京市通州區檔案館開放檔案的利用人次、卷次僅占三年檔案利用人次、卷次的 22.47%和22.25%。

（二）檔案信息服務社會化的現狀

檔案信息服務社會化，就是要以豐富的檔案信息資源為基礎，以最大限度地開發和利用檔案信息資源為目的，面向社會，強化檔案信息的各項服務功能和環境，建立規范的檔案信息服務體系，創造檔案信息的社會效益和經濟效益。然而，在當前數字化資源的發展條件下，檔案信息社會化發展中還有很多問題需要在理論依據和實踐途徑方面予以探討。檔案信息服務社會化就是要改變過去那種檔案利用僅僅局限于機關的行政事務和學者們的歷史研究等領域，而是將檔案信息發揮作用的范圍擴大到全社會。在檔案信息服務社會化進程中，建立檔案信息服務體系又是極其必要的。檔案信息服務體系是檔案信息社會化的產物，是要根據檔案信息服務社會化、市場化的要求，加強信息服務機構的合理分工和協作配合，提高檔案信息的傳遞能力和服務水平， 滿足用戶多層次和不斷增長的服務需求。

三、檔案服務社會化的發展潛力

（一）檔案部門的檔案管理水平要創新

為適應社會信息對檔案工作的新要求，檔案部門應在繼承傳統管理方式中科學成份的同時，積極采納和吸收國內外先進的管理手段和方法，積極打破與時代發展不相適應的工作理念和工作模式。例如，在檔案管理工作中運用目標管理，是加強檔案基礎業務建設、全面提高檔案管理人員素質和工作效率、 調動檔案工作人員積極性的一項重要措施，也是促進檔案工作適應當前形勢，更好地為經濟建設和科學技術發展服務。

（二）檔案工作的服務對象要創新

知識經濟時代，社會與信息緊密相連。檔案工作對象發生了根本性轉變，即由單純為本機關事業單位、本企業服務轉向為社會服務；由單純為政治服務轉向為社會經濟、科技、文化、教育等方面提供可靠憑證和資料。最大限度地滿足社會不斷增長的檔案利用需求， 是檔案部門的重要任務和主要職責。在擴大檔案服務對象的同時，也應注意到現階段檔案工作服務的熱點也在不斷增多，而且更加突出。一是信用檔案信息資源的建設和利用工作將成為我國社會主義市場經濟不斷發展的必然要求；二是訴訟檔案信息的利用工作將成為一大熱點；三是農業科技檔案信息的利用工作將逐漸升溫；四是醫療檔案信息資源建設和利用工作將引起醫療、醫學界乃至社會的廣泛重視。在不斷擴大服務對象的進程中，明確一定的工作重點，做到服務大眾與有的放矢相結合，檔案工作才能充滿活力，才能常做常新。

（三）檔案服務內容應不斷創新

隨著我國經濟的不斷發展，公民社會經濟活動的日益頻繁，維護國家、集體、個人合法權益的事情會越來越多，國家機關、社會組織和個人的建檔意識和利用檔案意識會越來越強，檔案服務的內容也將更加廣泛，因此，要求檔案工作在服務內容上不斷創新。首先，要根據檔案工作的性質、任務和服務對象，按照檔案法的規定及時完整地收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的館藏體系；其次，要在質量上下功夫，要樹立精品意識、特色意識，有針對性地收集有保存價值并具有特色的檔案；再次，要采用現代化手段和管理措施，建立向社會開放的檔案信息庫，以現代化手段向社會提供檔案的利用；最后，還要加強對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全，使檔案部門真正成為檔案安全保管的基地?？梢哉f，檔案創新服務內容是多方面的，檔案館要充分挖掘自身的潛能，通過不斷完善、豐富、創新服務工作內容，推動服務向高水平、高層次發展，使檔案工作從機關走進社區（村民委員會）甚至每個家庭，不斷擴大檔案服務的領域，直至最終實現全民覆蓋服務。

（四）檔案服務方式要創新

隨著社會的發展，檔案館功能的健全，檔案史料的豐富，檔案工作者要在現實中尋求機遇，變被動服務為主動服務，把檔案實體的靜態管理轉變為檔案信息的動態管理。例如，充分利用檔案信息和現行文件資源優勢，科學整合經濟、政治、科技、文化、教育等領域資源；集中目錄，編制各種目錄索引，有針對性地組織編研，更有效地為社會服務；加強館際之間的聯系與合作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息、促進交流，改變各自為政的局面，聯合搞好信息資源開發，實行資源共享。這樣，檔案工作服務的形式將更加多樣化，所發揮的作用也將越來越大。另外，很大程度上還將使檔案館的社會教育作用更加突出，例如，一些檔案館愛國主義教育基地的成功舉辦和圍繞保持共產黨員先進性教育活動而舉辦的《保持共產黨員先進性圖片展》等。

（五）檔案服務手段要創新

電子計算機技術、網絡技術的飛速發展，為檔案資源信息化、檔案信息的網絡化聯機檢索奠定了堅實的基礎。而為了服務手段更加先進，服務的效果更好，還要解決以下幾個問題。首先，要實現檔案信息資源的網絡化，建立檔案信息數據庫和檔案信息網絡。如目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫等；建立檔案目錄中心，按照行政區域，收集、加工、組織檔案目錄，向社會提供檔案目錄信息服務，實現檔案信息存儲電子化、檢索網絡化。其次，要建立檔案信息市場，深化咨詢服務。檔案信息市場是聯系檔案信息與社會的橋梁，它有利于檔案信息進一步社會化，對社會經濟發展和科技進步起到推動作用。建立檔案信息市場的途徑和方法有：建立固定的檔案信息交易場所或服務網點，利用傳媒宣傳檔案信息；開展檔案信息咨詢服務，檔案信息利用代理業務，幫助克服查檢中的盲目性，提高查檔的針對性。

（六）檔案信息利用反饋系統將更加完善

由于過去用戶對檔案的需求比較單一，檔案部門對用戶的需求趨向和要求缺乏專門的研究與分析，檔案利用工作往往處于被動局面。隨著檔案服務社會化的推進，建立和完善檔案信息利用反饋系統顯得更加迫切。因為通過此系統可以更好地了解檔案利用者的更多信息，更加有利于滿足他們的要求，也就更加有益于實現檔案服務社會化。

（責任編輯/劉惠音）