基于Ｅｘｃｅｌ的小型企業(yè)通用賬務處理系統(tǒng)的設(shè)計

[摘 要] 將Excel與VBA語言有機結(jié)合，可以巧妙地設(shè)計出一套功能完善#65380;適應小型企業(yè)的通用賬務處理核算系統(tǒng)，具有其他計算機語言系統(tǒng)無法比擬的設(shè)計效率#65377;系統(tǒng)當錄入記賬憑證后，自動復式登記賬簿，隨即生成即時會計報表#65377;

[關(guān)鍵詞] 小型企業(yè);通用賬務處理系統(tǒng);Excel電子表格;VBA語言;互補機制

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)11-0004-03

Excel作為通用賬務處理核算系統(tǒng)設(shè)計平臺，其工作表有集表單設(shè)計#65380;數(shù)據(jù)庫設(shè)計為一體的優(yōu)勢，采用Excel及VBA語言的互補機制即可完成系統(tǒng)的所有功能設(shè)計#65377;記賬憑證和會計報表的格式為固定行列格式，直接使用Excel的菜單“格式”單命令和公式自定義設(shè)計即可;而賬頁為固定列項#65380;變動行格式，行數(shù)需要由程序控制;記賬憑證的數(shù)據(jù)校驗功能，以及由記賬憑證登記到相關(guān)賬頁，則由VBA語言編程轉(zhuǎn)換#65377;

一#65380;憑證#65380;賬簿和會計報表數(shù)據(jù)的組織

設(shè)置賬戶余額#65380;記賬憑證#65380;賬簿#65380;會計報表工作表為數(shù)據(jù)表，記賬憑證#65380;賬簿和會計報表的格式均采用Excel電子表格直接仿真設(shè)計#65377;其中，為記賬憑證設(shè)置一個名為“填制憑證”的工作表(如表1所示);為建賬專門設(shè)置了一個“賬戶余額”工作表，以管理維護賬戶，錄入或結(jié)轉(zhuǎn)有關(guān)賬戶期初余額;為每個賬戶分別設(shè)置一張以賬戶名稱命名的獨立工作表#65377;資產(chǎn)負債表和損益表各自占據(jù)一張工作表，報表各項目數(shù)據(jù)直接用公式從對應的賬戶賬頁中引用獲取#65377;

二#65380;憑證處理模塊的設(shè)計

憑證處理模塊設(shè)計界面如圖1所示，包含填制憑證#65380;確認憑證兩個對憑證處理的主要命令按鈕，命令按鈕名稱分別為CommandButton 1#65380;CommandButton 2#65377;

[填制憑證]命令按鈕的功能為:程序自動編憑證號，并接受用戶鍵盤錄入記賬憑證的各要素數(shù)據(jù)#65377;其中，借貸方總賬賬戶#65380;明細分類賬戶#65380;會計主管#65380;制單#65380;復核#65380;出納等數(shù)據(jù)為用戶選擇錄入數(shù)據(jù)#65377;當用戶將鼠標移動到相應的單元格，選擇需輸入數(shù)據(jù)的單元位置后，單元格下側(cè)自動彈出顯示備選數(shù)據(jù)列表框，供用戶用鼠標左鍵單擊選擇#65377;賬戶名稱列表框的設(shè)計方法是:第一步，將賬戶分類在“賬戶余額”工作表中列表輸入后備用;第二步，選擇“填制憑證”工作表記賬憑證格式中需錄入賬戶的單元格，選用[數(shù)據(jù)]菜單的[數(shù)據(jù)有效性]命令，再選擇彈出頁面的[設(shè)置]分頁的[有效性條件允許]項目的[序列]子項，然后在[來源]項目中錄入數(shù)據(jù)源區(qū)域——選擇“賬戶余額”工作表已輸入的備用賬戶名稱數(shù)據(jù)區(qū)域，最后按[確定]按鈕#65377;

記賬憑證的設(shè)計格式設(shè)置見表1“填制憑證”工作表#65377;借貸方的金額合計由Excel公式自定義實現(xiàn)，借方金額的合計數(shù)單元格E10的計算公式為sum(E6∶E9)，貸方金額的合計數(shù)單元格H10的計算公式為sum(H6∶H9)#65377;

表1 填制憑證工作表

[確認憑證]命令按鈕的功能為:校驗記賬憑證要素數(shù)據(jù)的正確性，如果記賬憑證要素中，有無效數(shù)據(jù)(日期#65380;摘要#65380;賬戶名稱及金額未輸入;借貸方金額合計不相等;借貸方賬戶名稱重復)時系統(tǒng)提示錯誤，期待用戶修改，最后將憑證要素齊全并符合借貸記賬法規(guī)則的記賬憑證自動記入到憑證庫中備查#65377;采用VBA語言實現(xiàn)借貸方金額核對功能的程序如下:

Private Sub確認憑證()

Sheets (＂填制憑證＂). Select

If Cells(10， 5) < > Cells(10，8) Then

MsgBox (＂借貸金額不相等!請檢查修改!＂)

Cells(6， 5). Select

Exit Sub＇借貸方金額不等時，則不允許登記賬簿

End If

CommandButton2.Enabled = False ＇該屬性控制操作進程，借貸相等時激活登記賬簿命令按鈕

CommandButton3.Enabled = True

End Sub

三#65380;登記賬簿功能的設(shè)計

[登記賬簿]命令按鈕的功能:程序?qū)⒂涃~憑證上的借貸方數(shù)據(jù)分別登記到相應的賬頁中#65377;各賬戶期初余額#65380;日結(jié)余額#65380;期末余額及借貸方的本期發(fā)生額合計數(shù)等由公式自定義后自動計算出#65377;賬戶期初余額數(shù)據(jù)引用自“賬戶余額”工作表的相關(guān)單元格;由記賬憑證登記到如表2所示的“銀行存款”賬戶后，每登記一筆業(yè)務后的余額(含期末)由事先定義好的公式自動結(jié)出#65377;借貸符號的判斷公式在F4:F8區(qū)域，資產(chǎn)類通用公式在F4單元格為=IF(G4=＂＂，＂＂，IF(G3+D4-E4>0，＂借＂，＂貸＂));余額計算的公式在G4:G8區(qū)域，G4單元格公式為=ABS(G3+D4-E4);其他單元格列向填充復制#65377;

記賬憑證登記賬簿的功能，是借助VBA語言編寫程序?qū)崿F(xiàn)的，程序如下:

Sub登記賬簿()

Dim RQ As String， Pzh As String， ZY As String， JKM As String， DKM As String

＇設(shè)置變量RQ日期#65380;Pzh憑證號#65380;ZY摘要#65380;JKM借方賬戶表名#65380;DKM貸方賬戶表名

Sheets(＂填制憑證＂). Select

Application.Cells(2， 3). Select

Y = 6＇記賬憑證讀數(shù)據(jù)的起始行為6

Do While Not (IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value)) ＇讀出記賬憑證的借方數(shù)據(jù)

If IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 3).Value) Then

Exit Do

End If

RQ = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(2， 3).Value

Pzh = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(2， 8).Value

ZY = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value

JKM = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y，3).Value

JJE = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 5).Value

Sheets (JKM). Select

Application.Cells(4， 1). Select

For Z = 4 To 7＇ Z為賬頁的行計數(shù)器，簡化表達而將賬頁的行壓縮

If IsEmpty(Sheets (JKM).Cells(Z， 1).Value) Then ＇將記賬憑證數(shù)據(jù)寫入相關(guān)賬頁的1~4列

Sheets(JKM).Select

Sheets(JKM).Cells(Z， 1).Value = RQ

Sheets(JKM).Cells(Z， 2).Value = pzh

Sheets(JKM).Cells(Z， 3).Value = ZY

Sheets(JKM).Cells(Z， 4).Value = JJE

Exit For

End If

Next Z

Y = Y + 1

Loop

Y = 6

Do While Not (IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value)) ＇讀出編制記賬憑證貸方數(shù)據(jù)

(略，記賬憑證貸方的單元地址不同，登記到Sheets(DKM))的中1~3#65380;5列，程序基本同上)

Loop

CommandButton1.Enabled = True

CommandButton3.Enabled = False

End Sub

以上程序無論記賬憑證為一借一貸#65380;一借多貸#65380;多借一貸，還是多借多貸，都可由循環(huán)將記賬憑證的借方賬戶數(shù)據(jù)一一寫入相應的賬頁，然后再將貸方賬戶數(shù)據(jù)一一寫入相應的賬頁#65377;

四#65380;編制會計報表功能的設(shè)計

資產(chǎn)負債表各項目的期末數(shù)是從有關(guān)賬頁工作表“期末余額”所在G8單元格通過公式自定義而得，如表3的B列#65380;D列;或編寫程序從賬頁取數(shù)#65377;一旦證賬數(shù)據(jù)變動，資產(chǎn)負債表相關(guān)數(shù)據(jù)即刻刷新#65377;損益表的設(shè)計為損益表“本月數(shù)”引用損益類賬戶借或貸方的“月合計”數(shù)據(jù)，此略#65377;

五#65380;結(jié) 論

借助Excel可直接仿真設(shè)計證#65380;賬#65380;表格式，用戶公式自定義可解決各表內(nèi)#65380;各表間的數(shù)據(jù)引用與計算，再結(jié)合應用VBA語言則能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的校驗以及在憑證#65380;賬簿不同表之間的轉(zhuǎn)換#65377;Excel與VBA語言的互補機制使得賬務處理核算系統(tǒng)更加靈活實用#65380;通用化#65377;