信息化環境下的記賬憑證分類探討

[摘 要] 在信息化環境下，應當取消傳統財務軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉類別設置和錄入，從信息分類科學化和標準化角度，基于憑證生成機制或業務類型或XBRL分類標準，對記賬憑證進行重新分類，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存儲和傳遞效率#65377;

[關鍵詞] 信息技術;記賬憑證;分類標準

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)11-0006-03

在手工環境下，記賬憑證一般劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，使得交易或事項的處理直觀簡潔，便于交易或事項處理的分工#65380;牽制和復核#65377;但在目前的財務軟件中仍然模擬手工環境下的記賬憑證分類方法，錄入收#65380;付#65380;轉憑證類別，降低了記賬憑證的錄入效率，增加了記賬憑證等相關數據庫的冗余#65377;因此，筆者認為應當取消傳統財務軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉類別設置和錄入，從信息分類科學化和標準化角度，基于憑證生成機制或業務類型或XBRL分類標準，對記賬憑證進行重新分類，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存貯和傳遞效率#65377;

一#65380;手工環境下的記賬憑證分類及其目的

《會計基礎工作規范》(1996)規定:記賬憑證可以分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，也可以使用通用記賬憑證#65377;通用記賬憑證是適用于任何交易或事項的記賬憑證，即無論對于何種業務均采用相同格式的記賬憑證#65377;收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證屬于專用記賬憑證，是專門用于記錄交易或事項與貨幣資金收付關系的記賬憑證#65377;在企業會計業務實際處理中，一般都將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，其目的在于:

(一)交易或事項處理的直觀和簡潔

在手工會計業務處理中，將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，并將3類記賬憑證采用不同的顏色，如收款憑證采用紅色，付款憑證采用綠色，轉賬憑證采用藍色，使得交易或事項的分類直觀和簡潔，便于原始憑證的歸類和記賬憑證的填制#65377;在手工環境下，采用記賬憑證→明細賬→總賬→財務報告的直線式數據流程，正向便于日記賬#65380;明細賬的登記和總賬的匯總;反向便于交易或事項的檢索#65377;分別區分收#65380;付#65380;轉裝訂整理記賬憑證，便于記賬憑證的歸檔管理#65377;

(二)交易或事項處理的分工和協作

企業經營規模和業務量決定了會計崗位的設置和細分，在手工會計業務處理中，大中型企業一般按照會計業務內容設置會計崗位，如會計主管#65380;出納管理#65380;資產核算#65380;存貨核算#65380;薪酬核算#65380;成本核算#65380;利潤核算#65380;資金核算#65380;總賬報表等崗位#65377;記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，使出納管理與業務核算的數據內容明確，便于交易或事項處理的分工和協作#65377;若對出納管理崗位進一步細分，記賬憑證分類便于平衡出納核算業務量#65377;

(三)交易或事項處理的牽制和復核

在手工環境下，會計業務處理主要通過會計人員之間的職責分離來實現相互牽制，并由人工完成各種檢查#65380;核對和審核等工作，以提高會計信息的準確性#65380;可靠性以及查錯防弊#65377;將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證，使得日記賬和明細賬登記的數據路徑清晰，即依據收款憑證#65380;付款憑證登記日記賬，依據收款憑證#65380;付款憑證和轉賬憑證登記明細賬#65377;依據收款憑證#65380;付款憑證平行登記日記賬和明細賬，便于日記賬與明細賬數據的勾對和復

核，以保證賬簿數據登記的正確性#65377;

二#65380;現行記賬憑證分類在財務軟件中的局限性分析

斯奈爾貝克認為信息加工理論大致可以分為3類:側重于數理統計分析的信息論(香農);側重于計算機模擬的信息加工理論(西蒙);側重于實際應用的信息加工理論(奈瑟)#65377;計算機模擬(Computer Simulation)通常是指利用計算機和計算機語言來描述人類信息加工過程時所采用的方法#65377;縱觀我國會計信息化近30年的發展，其實質就是利用計算機技術和通信技術模擬仿真手工會計的過程，如《會計核算軟件基本功能規范》(1994)規定:正在輸入的收款憑證借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目#65380;付款憑證貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目的，應提示并拒絕執行#65377;基于上述規定，現行財務軟件一般都提供對記賬憑證的分類設置功能，完全是對手工會計記賬憑證分類的模擬和仿真#65377;

在信息化環境下，不考慮企業的生產規模#65380;經營方式和管理形式的差異，賬務處理程序通常采用記賬憑證核算形式，其核算形式本質上是采用放射式數據處理流程，即根據記賬憑證數據庫(當期數據)和科目余額及發生額數據庫(歷史數據)直接生成明細賬#65380;總賬和財務報告，取消了手工會計的很多中間數據和處理，如會計報表的編制是根據上述兩個數據庫直接生成的，取消了明細賬#65380;總賬#65380;科目匯總表#65380;匯總記賬憑證和試算平衡表等#65377;由于記賬憑證在數據庫中是依據會計科目作為記錄存放的，記賬憑證采用的輸入格式是通用的借貸金額格式，記賬憑證的歸類和匯總都由計算機自動完成，因此，在信息化環境下，為了交易或事項處理的直觀和簡潔而進行的收#65380;付#65380;轉憑證類別設置就沒有必要了#65377;

在信息化環境下，會計工作是一種集中收集#65380;統一處理#65380;數據共享的模式，其分工和協作不再是按會計業務內容的不同性質劃分，如結算組#65380;材料組#65380;成本組#65380;工資組#65380;報銷組等，而是依據數據所處的形態不同來劃分，如數據采集組#65380;數據錄入組#65380;數據審核組#65380;數據分析組#65380;系統維護組等#65377;由于記賬憑證通過計算機進行集中化#65380;程序化處理，手工會計環境下依靠會計人員之間的職責分離而實現的賬證相符#65380;賬賬相符#65380;賬表相符等牽制措施失去了效用，取而代之的是嵌入財務軟件中的輸入控制#65380;處理控制和輸出控制#65377;因此，在信息化環境下，通過記賬憑證分類以便于分工#65380;協作#65380;牽制的價值便不復存在了#65377;

總之，信息化使原本為減輕會計人員核算工作量#65380;便于協調分工合作和牽制的收#65380;付#65380;轉分類目的失去了存在的價值#65377;若仍然按照手工環境下的習慣，在財務軟件中將記賬憑證區分為收#65380;付#65380;轉類別，必然降低記賬憑證的錄入效率，增加記賬憑證等相關數據庫的冗余#65377;因此，筆者認為應當取消財務軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉類別設置和錄入#65377;

三#65380;信息化環境下記賬憑證分類的思路

技術可分為專有技術和基礎技術，專有技術是可為企業帶來競爭優勢的技術，但由于技術的可復制性，任何專有技術最終都將演化成基礎技術，即所有企業共享的技術，一旦一項技術成為了基礎性技術，它便無法為企業帶來競爭優勢#65377;因此，當IT成為基礎技術后，信息資源的開發和挖掘便成為信息化的核心內容#65377;隨著信息化工作的不斷深入，行業或集團內#65380;企業之間信息交換愈來愈頻繁，對信息系統間信息共享的要求愈來愈迫切#65377;信息分類的科學化和標準化是系統之間進行信息交換和資源共享的基礎，也是各行業實現信息化的前提和基礎工作#65377;

(一)基于憑證生成機制對記賬憑證進行分類

總賬系統的數據處理對象是記賬憑證，在財務業務一體化系統中，記賬憑證的來源包括手工直接錄入的記賬憑證和系統自動生成的機制憑證#65377;手工直接錄入的記賬憑證是指在財務部門直接采集原始憑證編制的記賬憑證#65377;系統自動生成的機制憑證是指根據共享單據或賬表數據，由系統依據自定義或嵌入在系統中的憑證模板自動生成的記賬憑證，包括依據業務單據生成的記賬憑證#65380;依據賬表數據生成的記賬憑證#65380;依據自動轉賬生成的記賬憑證#65377;基于記賬憑證生成機制進行分類，便于規范和統一會計信息化的處理設計，提高會計信息系統的數據處理能力#65377;

依據業務單據生成的記賬憑證是指在輸入或審核業務單據時，系統自動按照嵌入在系統中的記賬憑證模板自動生成并傳遞到總賬系統的記賬憑證，如存貨核算系統依據已審核的采購入庫單自動生成采購成本的結轉憑證等#65377;依據賬表數據生成的記賬憑證是指依據匯總生成的相關賬表，自動按照嵌入在系統中的記賬憑證模板和取數公式生成并傳遞到總賬系統的記賬憑證，如薪酬管理系統依據薪酬匯總表，按照各部門薪酬費用的核算科目，自動生成薪酬費用的結轉憑證等#65377;依據自動轉賬生成的記賬憑證是指總賬系統在期末依據相關科目的發生額或余額，按照自定義的轉賬憑證模板和取數公式生成并保存到總賬系統的記賬憑證，如“本年利潤”科目中的成本費用和收入收益的結轉憑證等#65377;

(二)基于業務類型對記賬憑證進行分類

信息分類是對常用的重要數據元素進行分類，這些數據元素決定著信息的自動化處理#65380;檢索和傳輸的質量與效率#65377;美國新興管理學的開創者莫里斯·L·庫克指出:只有當我們學會了分類和編碼，做好簡化和標準化工作，才會出現任何真正的科學的管理#65377;在信息化環境下，要實現信息系統之間的數據交換與共享，必須首先實現各系統之間在信息分類與編碼上的統一，沒有標準化就沒有信息化#65377;因此，對于企業管理信息系統而言，記賬憑證分類應當與企業業務分類統一和融合#65377;

基于業務類型對記賬憑證進行分類，不僅可以控制記賬憑證所反映的業務類型，而且還可以控制哪些會計科目可以在該類型中使用，同時也可以定義該記賬憑證類型所使用的憑證編碼范圍#65377;如SAP R/3系統根據不同的業務將記賬憑證類型細化，細分為不同的業務類型，包括總賬憑證(SA)#65380;供應商憑證(KA)#65380;客戶憑證(DA)#65380;固定資產憑證(AA)等等#65377;SAP R/3系統還對供應商憑證(KA)進一步細分為:應付供應商憑證(KR)#65380;供應商轉來的紅字發票(KG)#65380;付款給供應商的憑證(KZ);對客戶憑證(DA)進一步細分為:開具發票給顧客的憑證(DR)#65380;開具紅字發票給顧客的憑證(DG)#65380;向顧客收款的憑證(DZ)#65377;

(三)基于XBRL分類標準對記賬憑證進行分類

1998年4月，美國注冊會計師霍夫曼提出了可擴展商業報告語言(eXtensible Business Reporting Language，XBRL)，2003年4月，XBRL指導委員會發布XBRL 2.1規格書及其分類標準#65377;XBRL技術框架包括技術規格(Specification)#65380;分類標準(Taxonomy)和實例文檔(Instance)，XBRL分類標準是由一個行業或團體依據XBRL技術規格所建立的適用于本行業商業信息交換的“詞匯表”或“詞典”#65377;

中國上交所在遵循和完善證監會制定的《上市公司信息披露電子化規范》的基礎上，依據XBRL 2.1規格書#65380;FRTA和我國GAAP，制定了《中國上市公司信息披露分類》，并于2005年10月通過XBRL國際組織認證，成為中國第一個獲得XBRL組織認證的行業標準#65377;依據XBRL分類標準，對記賬憑證進行重新分類，實現記賬憑證分類和XBRL分類的相同口徑，可以進一步提高XBRL的數據轉換和處理效率#65377;

綜上所述，應基于憑證生成機制#65380;業務類型#65380;XBRL分類標準，或綜合考慮三者，對記賬憑證進行重新分類，使記賬憑證信息的命名#65380;描述#65380;分類與編碼達到統一，以便于建立通用的數據字典，優化數據的組織結構，提高信息的共享程度，降低數據的冗余度，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存貯和傳遞的效率#65377;

主要參考文獻

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