信息化環(huán)境下的記賬憑證分類探討

[摘 要] 在信息化環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)取消傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)類別設(shè)置和錄入，從信息分類科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化角度，基于憑證生成機(jī)制或業(yè)務(wù)類型或XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)，對記賬憑證進(jìn)行重新分類，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存儲和傳遞效率#65377;

[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù);記賬憑證;分類標(biāo)準(zhǔn)

[中圖分類號]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)11-0006-03

在手工環(huán)境下，記賬憑證一般劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，使得交易或事項(xiàng)的處理直觀簡潔，便于交易或事項(xiàng)處理的分工#65380;牽制和復(fù)核#65377;但在目前的財(cái)務(wù)軟件中仍然模擬手工環(huán)境下的記賬憑證分類方法，錄入收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)憑證類別，降低了記賬憑證的錄入效率，增加了記賬憑證等相關(guān)數(shù)據(jù)庫的冗余#65377;因此，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)取消傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)類別設(shè)置和錄入，從信息分類科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化角度，基于憑證生成機(jī)制或業(yè)務(wù)類型或XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)，對記賬憑證進(jìn)行重新分類，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存貯和傳遞效率#65377;

一#65380;手工環(huán)境下的記賬憑證分類及其目的

《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》(1996)規(guī)定:記賬憑證可以分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以使用通用記賬憑證#65377;通用記賬憑證是適用于任何交易或事項(xiàng)的記賬憑證，即無論對于何種業(yè)務(wù)均采用相同格式的記賬憑證#65377;收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證屬于專用記賬憑證，是專門用于記錄交易或事項(xiàng)與貨幣資金收付關(guān)系的記賬憑證#65377;在企業(yè)會計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際處理中，一般都將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，其目的在于:

(一)交易或事項(xiàng)處理的直觀和簡潔

在手工會計(jì)業(yè)務(wù)處理中，將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，并將3類記賬憑證采用不同的顏色，如收款憑證采用紅色，付款憑證采用綠色，轉(zhuǎn)賬憑證采用藍(lán)色，使得交易或事項(xiàng)的分類直觀和簡潔，便于原始憑證的歸類和記賬憑證的填制#65377;在手工環(huán)境下，采用記賬憑證→明細(xì)賬→總賬→財(cái)務(wù)報(bào)告的直線式數(shù)據(jù)流程，正向便于日記賬#65380;明細(xì)賬的登記和總賬的匯總;反向便于交易或事項(xiàng)的檢索#65377;分別區(qū)分收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)裝訂整理記賬憑證，便于記賬憑證的歸檔管理#65377;

(二)交易或事項(xiàng)處理的分工和協(xié)作

企業(yè)經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務(wù)量決定了會計(jì)崗位的設(shè)置和細(xì)分，在手工會計(jì)業(yè)務(wù)處理中，大中型企業(yè)一般按照會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置會計(jì)崗位，如會計(jì)主管#65380;出納管理#65380;資產(chǎn)核算#65380;存貨核算#65380;薪酬核算#65380;成本核算#65380;利潤核算#65380;資金核算#65380;總賬報(bào)表等崗位#65377;記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，使出納管理與業(yè)務(wù)核算的數(shù)據(jù)內(nèi)容明確，便于交易或事項(xiàng)處理的分工和協(xié)作#65377;若對出納管理崗位進(jìn)一步細(xì)分，記賬憑證分類便于平衡出納核算業(yè)務(wù)量#65377;

(三)交易或事項(xiàng)處理的牽制和復(fù)核

在手工環(huán)境下，會計(jì)業(yè)務(wù)處理主要通過會計(jì)人員之間的職責(zé)分離來實(shí)現(xiàn)相互牽制，并由人工完成各種檢查#65380;核對和審核等工作，以提高會計(jì)信息的準(zhǔn)確性#65380;可靠性以及查錯(cuò)防弊#65377;將記賬憑證劃分為收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，使得日記賬和明細(xì)賬登記的數(shù)據(jù)路徑清晰，即依據(jù)收款憑證#65380;付款憑證登記日記賬，依據(jù)收款憑證#65380;付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證登記明細(xì)賬#65377;依據(jù)收款憑證#65380;付款憑證平行登記日記賬和明細(xì)賬，便于日記賬與明細(xì)賬數(shù)據(jù)的勾對和復(fù)

核，以保證賬簿數(shù)據(jù)登記的正確性#65377;

二#65380;現(xiàn)行記賬憑證分類在財(cái)務(wù)軟件中的局限性分析

斯奈爾貝克認(rèn)為信息加工理論大致可以分為3類:側(cè)重于數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析的信息論(香農(nóng));側(cè)重于計(jì)算機(jī)模擬的信息加工理論(西蒙);側(cè)重于實(shí)際應(yīng)用的信息加工理論(奈瑟)#65377;計(jì)算機(jī)模擬(Computer Simulation)通常是指利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)語言來描述人類信息加工過程時(shí)所采用的方法#65377;縱觀我國會計(jì)信息化近30年的發(fā)展，其實(shí)質(zhì)就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)模擬仿真手工會計(jì)的過程，如《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》(1994)規(guī)定:正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目#65380;付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行#65377;基于上述規(guī)定，現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件一般都提供對記賬憑證的分類設(shè)置功能，完全是對手工會計(jì)記賬憑證分類的模擬和仿真#65377;

在信息化環(huán)境下，不考慮企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模#65380;經(jīng)營方式和管理形式的差異，賬務(wù)處理程序通常采用記賬憑證核算形式，其核算形式本質(zhì)上是采用放射式數(shù)據(jù)處理流程，即根據(jù)記賬憑證數(shù)據(jù)庫(當(dāng)期數(shù)據(jù))和科目余額及發(fā)生額數(shù)據(jù)庫(歷史數(shù)據(jù))直接生成明細(xì)賬#65380;總賬和財(cái)務(wù)報(bào)告，取消了手工會計(jì)的很多中間數(shù)據(jù)和處理，如會計(jì)報(bào)表的編制是根據(jù)上述兩個(gè)數(shù)據(jù)庫直接生成的，取消了明細(xì)賬#65380;總賬#65380;科目匯總表#65380;匯總記賬憑證和試算平衡表等#65377;由于記賬憑證在數(shù)據(jù)庫中是依據(jù)會計(jì)科目作為記錄存放的，記賬憑證采用的輸入格式是通用的借貸金額格式，記賬憑證的歸類和匯總都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，因此，在信息化環(huán)境下，為了交易或事項(xiàng)處理的直觀和簡潔而進(jìn)行的收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)憑證類別設(shè)置就沒有必要了#65377;

在信息化環(huán)境下，會計(jì)工作是一種集中收集#65380;統(tǒng)一處理#65380;數(shù)據(jù)共享的模式，其分工和協(xié)作不再是按會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同性質(zhì)劃分，如結(jié)算組#65380;材料組#65380;成本組#65380;工資組#65380;報(bào)銷組等，而是依據(jù)數(shù)據(jù)所處的形態(tài)不同來劃分，如數(shù)據(jù)采集組#65380;數(shù)據(jù)錄入組#65380;數(shù)據(jù)審核組#65380;數(shù)據(jù)分析組#65380;系統(tǒng)維護(hù)組等#65377;由于記賬憑證通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行集中化#65380;程序化處理，手工會計(jì)環(huán)境下依靠會計(jì)人員之間的職責(zé)分離而實(shí)現(xiàn)的賬證相符#65380;賬賬相符#65380;賬表相符等牽制措施失去了效用，取而代之的是嵌入財(cái)務(wù)軟件中的輸入控制#65380;處理控制和輸出控制#65377;因此，在信息化環(huán)境下，通過記賬憑證分類以便于分工#65380;協(xié)作#65380;牽制的價(jià)值便不復(fù)存在了#65377;

總之，信息化使原本為減輕會計(jì)人員核算工作量#65380;便于協(xié)調(diào)分工合作和牽制的收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)分類目的失去了存在的價(jià)值#65377;若仍然按照手工環(huán)境下的習(xí)慣，在財(cái)務(wù)軟件中將記賬憑證區(qū)分為收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)類別，必然降低記賬憑證的錄入效率，增加記賬憑證等相關(guān)數(shù)據(jù)庫的冗余#65377;因此，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)取消財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證的收#65380;付#65380;轉(zhuǎn)類別設(shè)置和錄入#65377;

三#65380;信息化環(huán)境下記賬憑證分類的思路

技術(shù)可分為專有技術(shù)和基礎(chǔ)技術(shù)，專有技術(shù)是可為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢的技術(shù)，但由于技術(shù)的可復(fù)制性，任何專有技術(shù)最終都將演化成基礎(chǔ)技術(shù)，即所有企業(yè)共享的技術(shù)，一旦一項(xiàng)技術(shù)成為了基礎(chǔ)性技術(shù)，它便無法為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢#65377;因此，當(dāng)IT成為基礎(chǔ)技術(shù)后，信息資源的開發(fā)和挖掘便成為信息化的核心內(nèi)容#65377;隨著信息化工作的不斷深入，行業(yè)或集團(tuán)內(nèi)#65380;企業(yè)之間信息交換愈來愈頻繁，對信息系統(tǒng)間信息共享的要求愈來愈迫切#65377;信息分類的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)之間進(jìn)行信息交換和資源共享的基礎(chǔ)，也是各行業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的前提和基礎(chǔ)工作#65377;

(一)基于憑證生成機(jī)制對記賬憑證進(jìn)行分類

總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理對象是記賬憑證，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，記賬憑證的來源包括手工直接錄入的記賬憑證和系統(tǒng)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證#65377;手工直接錄入的記賬憑證是指在財(cái)務(wù)部門直接采集原始憑證編制的記賬憑證#65377;系統(tǒng)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證是指根據(jù)共享單據(jù)或賬表數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)依據(jù)自定義或嵌入在系統(tǒng)中的憑證模板自動(dòng)生成的記賬憑證，包括依據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)生成的記賬憑證#65380;依據(jù)賬表數(shù)據(jù)生成的記賬憑證#65380;依據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證#65377;基于記賬憑證生成機(jī)制進(jìn)行分類，便于規(guī)范和統(tǒng)一會計(jì)信息化的處理設(shè)計(jì)，提高會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力#65377;

依據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)生成的記賬憑證是指在輸入或?qū)徍藰I(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按照嵌入在系統(tǒng)中的記賬憑證模板自動(dòng)生成并傳遞到總賬系統(tǒng)的記賬憑證，如存貨核算系統(tǒng)依據(jù)已審核的采購入庫單自動(dòng)生成采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)憑證等#65377;依據(jù)賬表數(shù)據(jù)生成的記賬憑證是指依據(jù)匯總生成的相關(guān)賬表，自動(dòng)按照嵌入在系統(tǒng)中的記賬憑證模板和取數(shù)公式生成并傳遞到總賬系統(tǒng)的記賬憑證，如薪酬管理系統(tǒng)依據(jù)薪酬匯總表，按照各部門薪酬費(fèi)用的核算科目，自動(dòng)生成薪酬費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)憑證等#65377;依據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證是指總賬系統(tǒng)在期末依據(jù)相關(guān)科目的發(fā)生額或余額，按照自定義的轉(zhuǎn)賬憑證模板和取數(shù)公式生成并保存到總賬系統(tǒng)的記賬憑證，如“本年利潤”科目中的成本費(fèi)用和收入收益的結(jié)轉(zhuǎn)憑證等#65377;

(二)基于業(yè)務(wù)類型對記賬憑證進(jìn)行分類

信息分類是對常用的重要數(shù)據(jù)元素進(jìn)行分類，這些數(shù)據(jù)元素決定著信息的自動(dòng)化處理#65380;檢索和傳輸?shù)馁|(zhì)量與效率#65377;美國新興管理學(xué)的開創(chuàng)者莫里斯·L·庫克指出:只有當(dāng)我們學(xué)會了分類和編碼，做好簡化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，才會出現(xiàn)任何真正的科學(xué)的管理#65377;在信息化環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換與共享，必須首先實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間在信息分類與編碼上的統(tǒng)一，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有信息化#65377;因此，對于企業(yè)管理信息系統(tǒng)而言，記賬憑證分類應(yīng)當(dāng)與企業(yè)業(yè)務(wù)分類統(tǒng)一和融合#65377;

基于業(yè)務(wù)類型對記賬憑證進(jìn)行分類，不僅可以控制記賬憑證所反映的業(yè)務(wù)類型，而且還可以控制哪些會計(jì)科目可以在該類型中使用，同時(shí)也可以定義該記賬憑證類型所使用的憑證編碼范圍#65377;如SAP R/3系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)將記賬憑證類型細(xì)化，細(xì)分為不同的業(yè)務(wù)類型，包括總賬憑證(SA)#65380;供應(yīng)商憑證(KA)#65380;客戶憑證(DA)#65380;固定資產(chǎn)憑證(AA)等等#65377;SAP R/3系統(tǒng)還對供應(yīng)商憑證(KA)進(jìn)一步細(xì)分為:應(yīng)付供應(yīng)商憑證(KR)#65380;供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的紅字發(fā)票(KG)#65380;付款給供應(yīng)商的憑證(KZ);對客戶憑證(DA)進(jìn)一步細(xì)分為:開具發(fā)票給顧客的憑證(DR)#65380;開具紅字發(fā)票給顧客的憑證(DG)#65380;向顧客收款的憑證(DZ)#65377;

(三)基于XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)對記賬憑證進(jìn)行分類

1998年4月，美國注冊會計(jì)師霍夫曼提出了可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言(eXtensible Business Reporting Language，XBRL)，2003年4月，XBRL指導(dǎo)委員會發(fā)布XBRL 2.1規(guī)格書及其分類標(biāo)準(zhǔn)#65377;XBRL技術(shù)框架包括技術(shù)規(guī)格(Specification)#65380;分類標(biāo)準(zhǔn)(Taxonomy)和實(shí)例文檔(Instance)，XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)是由一個(gè)行業(yè)或團(tuán)體依據(jù)XBRL技術(shù)規(guī)格所建立的適用于本行業(yè)商業(yè)信息交換的“詞匯表”或“詞典”#65377;

中國上交所在遵循和完善證監(jiān)會制定的《上市公司信息披露電子化規(guī)范》的基礎(chǔ)上，依據(jù)XBRL 2.1規(guī)格書#65380;FRTA和我國GAAP，制定了《中國上市公司信息披露分類》，并于2005年10月通過XBRL國際組織認(rèn)證，成為中國第一個(gè)獲得XBRL組織認(rèn)證的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)#65377;依據(jù)XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)，對記賬憑證進(jìn)行重新分類，實(shí)現(xiàn)記賬憑證分類和XBRL分類的相同口徑，可以進(jìn)一步提高XBRL的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理效率#65377;

綜上所述，應(yīng)基于憑證生成機(jī)制#65380;業(yè)務(wù)類型#65380;XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)，或綜合考慮三者，對記賬憑證進(jìn)行重新分類，使記賬憑證信息的命名#65380;描述#65380;分類與編碼達(dá)到統(tǒng)一，以便于建立通用的數(shù)據(jù)字典，優(yōu)化數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)，提高信息的共享程度，降低數(shù)據(jù)的冗余度，從而提高記賬憑證信息的處理#65380;存貯和傳遞的效率#65377;

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