對當(dāng)前記賬憑證錄入方法的改進(jìn)

[摘 要] 在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，記賬憑證的錄入是至關(guān)重要的，因此，如何快速#65380;高效#65380;準(zhǔn)確地輸入記賬憑證對于現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義#65377;本文針對現(xiàn)有的記賬憑證錄入的缺點(diǎn)提出了一種改進(jìn)的錄入方式，該方法可以簡化會(huì)計(jì)人員的操作，并提供了檢查機(jī)制和專家查詢機(jī)制，實(shí)驗(yàn)證明該方法具有一定的可行性#65377;

[關(guān)鍵詞] 憑證摘要庫;自動(dòng)生成;專家系統(tǒng);摘要碼

[中圖分類號]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)11-0008-03

在現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，由于從賬簿登錄到報(bào)表的生成，其處理與輸出均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，只要軟件的編制正確，這種處理發(fā)生錯(cuò)誤的可能性很小，因此，決定會(huì)計(jì)信息正確性的關(guān)鍵應(yīng)該在系統(tǒng)的輸入口，這種輸入口的錯(cuò)誤在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中是很難發(fā)現(xiàn)和修正的#65377;因此，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)很注重記賬憑證存盤前的檢查機(jī)制#65377;另外，會(huì)計(jì)人員很大一部分工作就是單調(diào)機(jī)械地填制記賬憑證，很難有時(shí)間做一些更高層次的決策和分析工作;而且現(xiàn)行的賬務(wù)處理模塊對憑證錄入的規(guī)范性要求不高，輸入具有很大的隨意性，對于同一類憑證，不同會(huì)計(jì)人員的錄入都不相同，而且摘要沒有進(jìn)行歸類，不能很方便地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析#65377;因此，如何快速高效準(zhǔn)確地輸入規(guī)范的記賬憑證對于現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義#65377;

一#65380;現(xiàn)有會(huì)計(jì)系統(tǒng)記賬憑證錄入的方法及其不足

目前流行的財(cái)務(wù)軟件記賬憑證的輸入大同小異，即模仿手工編制記賬憑證的方式，在規(guī)范的輸入界面中輸入憑證的必要的信息(當(dāng)然一些信息如憑證號#65380;憑證日期等可以自動(dòng)生成)，但卻存在諸多的缺陷，例如，摘要輸入煩瑣不規(guī)范，輸入過程要不斷地移動(dòng)光標(biāo)和換行，不僅煩瑣，而且很容易出現(xiàn)操作失誤#65377;同時(shí)，目前的做法對于會(huì)計(jì)人員不熟悉的業(yè)務(wù)如何編制記賬憑證缺少一種查閱的方法，會(huì)計(jì)人員不得不停下來請教他人，或查閱資料，從而浪費(fèi)大量時(shí)間#65377;除了以上的缺陷之外，重要的一點(diǎn)還在于，由于會(huì)計(jì)人員的失誤或水平有限，憑證選用的科目有誤，或科目出現(xiàn)顛倒等錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)人員不容易發(fā)現(xiàn)#65377;

為了改進(jìn)上述不足，在當(dāng)前的會(huì)計(jì)軟件中，提高編制憑證的效率，減少漢字的輸入量，一般可以采用如下技術(shù)進(jìn)行改進(jìn):

第一，采用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方法，對于一些每月均固定發(fā)生的#65380;科目相對固定的#65380;金額容易計(jì)算和獲取的憑證，采用自動(dòng)生成的方式，例如提取現(xiàn)金#65380;采購材料#65380;銷售產(chǎn)品#65380;發(fā)放工資#65380;計(jì)提折舊#65380;分配費(fèi)用#65380;結(jié)轉(zhuǎn)成本#65380;計(jì)算稅金#65380;結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益和期間損益等業(yè)務(wù)#65377;

第二，采用憑證模板技術(shù)，把一些常用的憑證作為模板存儲(chǔ)起來，輸入時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，輸入憑證模板的編號，從而直接生成憑證的摘要和科目#65377;

采用以上的改進(jìn)方式無疑可以簡化會(huì)計(jì)人員的工作，提高工作的效率，并可以減少人為疏忽造成的錯(cuò)誤，但對于自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方法而言，它只針對轉(zhuǎn)賬內(nèi)容自動(dòng)形成，而不能針對收款#65380;付款內(nèi)容自動(dòng)生成#65377;因此，它可以作為一種很好的自動(dòng)產(chǎn)生憑證的輔助方法，但它不能解決所有的憑證錄入的問題#65377;

盡管憑證模板方法不失為一種可行的做法，但它仍然存在以下的不足:一是采用憑證模板技術(shù)往往只是存儲(chǔ)一些常見的會(huì)計(jì)憑證的模板，對于很多憑證仍然需要采用普通的錄入方法;二是對于會(huì)計(jì)人員不熟悉的業(yè)務(wù)，沒有提供專家提示功能#65377;會(huì)計(jì)人員只能通過憑證編號查詢模板庫中的內(nèi)容，輸入方式很不靈活，不夠人性化，如果會(huì)計(jì)人員只能確定一個(gè)憑證的部分科目內(nèi)容，則無法查詢;三是憑證模板庫的憑證編號不方便記憶#65377;

二#65380;對現(xiàn)有記賬憑證錄入流程的改進(jìn)

本文針對上述不足，借鑒了憑證模板庫的思想，提出了一種改進(jìn)的方法，具體設(shè)想如下#65377;

建立憑證模板庫，主要字段為:摘要碼，數(shù)值型;簡要摘要碼，數(shù)值型;摘要，字符型;使用頻率，數(shù)值型#65377;

為了敘述方便，本文給憑證模板庫命名為PZMB#65377;

1. 關(guān)于摘要和科目的輸入

(1)輸入摘要碼，產(chǎn)生摘要和對應(yīng)的科目#65377;為便于記憶，摘要碼不應(yīng)采用順序碼的方式，而應(yīng)采用一種更加靈活實(shí)用的方式#65377;本文提出一種簡單的編碼方法，即采用科目編碼的組合方式，如從工商銀行(100201)提取現(xiàn)金(1001)，括號中分別為工商銀行存款和現(xiàn)金所對應(yīng)的科目編碼，那么這種業(yè)務(wù)的編碼即為1001100201，這里規(guī)定先寫借方科目，再寫貸方科目，其中借方科目和貸方科目之間使用特殊的字符“”分隔，如果同一個(gè)編碼對應(yīng)的摘要不唯一，用戶可以根據(jù)原始憑證的內(nèi)容進(jìn)行選擇，為便于選擇，所有摘要要根據(jù)使用頻率進(jìn)行排序#65377;采用這種方法的好處是方便記憶，而且可以根據(jù)編碼自動(dòng)生成對應(yīng)的借方科目和貸方科目#65377;當(dāng)然，在錄入摘要碼時(shí)，也可以通過在科目代碼表中采用選擇的方法錄入#65377;

為了盡可能更快更準(zhǔn)確地查詢到所需的憑證，會(huì)計(jì)人員輸入摘要碼的過程中，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)已輸入的摘要碼，不斷對PZMB進(jìn)行篩選#65377;

(2)填制憑證中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一借多貸，一貸多借，或多貸多借的情況，可以考慮使用一種特殊的符號，如“*”進(jìn)行分隔，但用戶輸入時(shí)輸入的順序可能會(huì)與摘要碼不同，造成同樣的業(yè)務(wù)無法查詢到#65377;為了便于統(tǒng)一，方便查詢，這里規(guī)定對于多借或多貸，科目應(yīng)按摘要碼排序存放，如用戶輸入的摘要碼不符合這一要求，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)做調(diào)整再進(jìn)行查詢#65377;

(3)如會(huì)計(jì)人員對該憑證的科目不是很確切，可以輸入一些有把握的科目，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的科目在PZMB中自動(dòng)搜索可能的摘要#65377;這里輸入科目盡可能要給出借貸的方向，如上述的業(yè)務(wù)，如會(huì)計(jì)人員不熟悉該業(yè)務(wù)，不能確定借方科目，但貸方科目可以確定，則輸入“100201”;如科目方向不可確定，但可以確認(rèn)該分錄存在工商銀行存款科目，則輸入“100201”即可#65377;

如會(huì)計(jì)人員無法確定科目，還可以輸入一些摘要的部分信息進(jìn)行查詢，這樣對于沒接觸過的新的業(yè)務(wù)，也會(huì)根據(jù)摘要找到一種正確的編制方法#65377;

(4)如科目需要輔助型核算，也可以采用普通的輸入方法，進(jìn)入輔助型核算界面#65377;其中包括外幣賬#65380;數(shù)量金額賬#65380;銀行賬#65380;日記賬#65380;個(gè)人單位往來輔助賬#65380;部門核算輔助賬#65380;項(xiàng)目核算賬等#65377;

(5)由于摘要碼輸入時(shí)包含所有的科目代碼，因此輸入還是有些麻煩的#65377;用戶可以根據(jù)自己的需要，對一些常用的憑證，編制摘要簡碼，用戶也可以輸入摘要簡碼錄入#65377;

2. 關(guān)于金額的輸入

當(dāng)會(huì)計(jì)人員得到正確的摘要后，應(yīng)在對應(yīng)科目后輸入金額，為了簡化操作，每輸入一個(gè)金額，系統(tǒng)根據(jù)借貸方相等的原則，自動(dòng)計(jì)算出其他科目的金額，用戶如無異義，則確認(rèn)，否則繼續(xù)輸入#65377;

3. 關(guān)于記賬憑證的界面

為了保持界面的友好，會(huì)計(jì)人員輸入信息后應(yīng)顯示該憑證，會(huì)計(jì)人員還可以根據(jù)需要對其進(jìn)行必要的編輯操作#65377;界面應(yīng)參照普通記賬憑證的界面，至于日期#65380;憑證號均可以自動(dòng)生成，會(huì)計(jì)人員在確認(rèn)后保存即可#65377;

4. 關(guān)于系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和編輯功能

通常意義上摘要是通過查詢輸入的，如PZMB中不存在該摘要信息，系統(tǒng)應(yīng)使用與常用的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)類似界面，允許會(huì)計(jì)人員自己輸入，但系統(tǒng)要把該信息保存到PZMB中，方便下次使用#65377;考慮到國家會(huì)計(jì)法規(guī)的變動(dòng)，PZMB應(yīng)提供一定的編輯功能，確保會(huì)計(jì)法規(guī)能及時(shí)得到應(yīng)用#65377;

本文提出的摘要編碼方法中直接包含了該憑證的借方科目和貸方科目，便于記憶以及信息的提取和統(tǒng)計(jì)，而且能提供一種模糊查詢機(jī)制，起到一種專家提示功能，而且主張把所有的業(yè)務(wù)均采用這種方法處理，而不是僅僅只針對于一些常見的業(yè)務(wù)，這樣不僅減少了工作量，而且把輸入方式盡量改為選擇輸入的方式，這樣就可以避免很多失誤的發(fā)生，使憑證的編制更規(guī)范#65377;

盡管這種方法提供了篩選功能，但由于輸入摘要碼較長，一些用戶可能還是覺得比較復(fù)雜，其實(shí)也可以考慮采用普通的不含科目信息的編碼方法，輸入時(shí)可以通過錄入科目信息#65380;摘要編碼或摘要內(nèi)容部分字段查詢PZMB產(chǎn)生憑證內(nèi)容，其原理與上述方法的原理類似#65377;

三#65380;關(guān)于憑證輸入的發(fā)展方向

建立規(guī)范化的PZMB對于電算化軟件的日后使用具有重要的意義，會(huì)計(jì)人員可以從煩瑣的記賬工作中解放出來，從而從事一些更高層次上的管理決策工作#65377;

本文中介紹的記賬憑證輸入方法，具有一定的智能作用，憑證在某種程度上也可以自動(dòng)產(chǎn)生，但考慮到數(shù)據(jù)源的真實(shí)可靠，未來的會(huì)計(jì)系統(tǒng)要求憑證完全自動(dòng)生成，不能有人工的干預(yù)，因此，人工智能和專家系統(tǒng)的引入才是最終解決記賬憑證智能生成的方法#65377;

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