用友ＧＲＰ－Ｒ９軟件自定義輔助核算功能在會計(jì)核算中的運(yùn)用

［摘 要］ 單位實(shí)行電算化后，應(yīng)充分利用財(cái)務(wù)軟件功能來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，并發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件的最大效用。本文以介紹如何建立公積金備查賬和國庫指標(biāo)備查賬為例，詳細(xì)介紹用友GRP-R9軟件自定義輔助核算功能的運(yùn)用。

［關(guān)鍵詞］ 用友財(cái)務(wù)軟件；自定義輔助核算；公積金備查賬；國庫指標(biāo)備查核算

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）11-0016-03

電算化會計(jì)中的輔助核算功能有部門核算、項(xiàng)目核算、往來核算（個(gè)人往來、單位往來），在進(jìn)行科目設(shè)置選擇部門核算、項(xiàng)目核算、往來核算等輔助項(xiàng)時(shí)，不同的財(cái)務(wù)軟件有所不同，安易財(cái)務(wù)軟件V3.11設(shè)置科目時(shí)可以同時(shí)進(jìn)行部門、項(xiàng)目、往來（不分個(gè)人、單位）核算，而用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件只能選擇其中的兩個(gè)輔助項(xiàng)進(jìn)行核算，如果還要對科目進(jìn)行輔助核算，則只能通過“自定義輔助核算”功能進(jìn)行。輔助核算關(guān)系為：自定義輔助核算、部門核算、項(xiàng)目核算與個(gè)人往來核算不相容；項(xiàng)目核算、部門核算、單位往來核算中的其中兩個(gè)與另外一個(gè)不相容。用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件“自定義輔助核算”是用戶根據(jù)單位核算需要自定義的輔助核算項(xiàng)目，自定義輔助核算項(xiàng)必須依附于某輔項(xiàng)類別存在， 系統(tǒng)允許用戶最多定義4個(gè)輔項(xiàng)類別，每個(gè)輔項(xiàng)類別代表一類輔助核算，類別下可定義多級明細(xì)輔項(xiàng)，代表該類輔助核算的明細(xì)核算項(xiàng)目。自定義輔助核算項(xiàng)類似于標(biāo)準(zhǔn)的科目輔助核算項(xiàng)目（如部門、項(xiàng)目等），相當(dāng)于對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的另外一種分類核算。在憑證輸入時(shí)，如遇科目帶有自定義輔項(xiàng)核算的，系統(tǒng)自動(dòng)彈出選擇窗口供用戶選擇具體自定義輔項(xiàng)內(nèi)容。對于一些單位，因其業(yè)務(wù)種類繁多，僅靠部門、項(xiàng)目等幾種基本核算項(xiàng)目遠(yuǎn)不能滿足對業(yè)務(wù)的核算需要，此時(shí)，自定義輔助核算項(xiàng)就能較好地滿足這種需求。自定義輔助核算與其他輔助核算項(xiàng)的優(yōu)點(diǎn)為：不同的類別可以定義不同的級次，核算時(shí)可以選擇多個(gè)輔助項(xiàng)進(jìn)行編輯。本文以用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件為例談一談“自定義輔助核算”功能在會計(jì)核算中的運(yùn)用。

一、自定義輔助核算在建立公積金備查賬中的運(yùn)用

公積金在財(cái)務(wù)管理中為備查賬，在登記備查賬時(shí)工作量大而且由于職工個(gè)人住房公積金繳存時(shí)間很長，很難保證其資料的完整，不利于保管，查詢也不方便。單位使用用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件后，運(yùn)用“自定義輔助核算”功能可以將公積金備查賬納入賬內(nèi)核算，而且不影響賬務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)科目余額。

1. 類別及自定義輔助核算項(xiàng)定義

在“自定義輔助核算”的“類別”中增加一個(gè)“公積金”，標(biāo)識為“4”，即除基本核算項(xiàng)目外的第4個(gè)輔助核算項(xiàng)。級次設(shè)為2-3，這樣公積金類別設(shè)置完成。然后在這一類別下定義“公積金中心存款”及“職工個(gè)人公積金”明細(xì)，在“職工個(gè)人公積金”明細(xì)項(xiàng)下再按職工姓名設(shè)置下級明細(xì)。其他應(yīng)付款——公積金科目是過渡科目，設(shè)置“公積金中心存款”項(xiàng)目為借方，設(shè)置“職工個(gè)人公積金”項(xiàng)目為貸方，其他應(yīng)付款——公積金科目期末沒有余額。輔助項(xiàng)目設(shè)置如下：“公積金中心存款”項(xiàng)目代碼為“01”， “職工個(gè)人公積金”項(xiàng)目代碼為“02”，如張× ×為02001，李× ×代碼為02002等，“職工個(gè)人公積金”下級項(xiàng)目代碼與公積金中心的個(gè)人賬戶一致，有利查詢。

2. 科目設(shè)置

自定義輔助核算類別定義完成后，在科目設(shè)置框中出現(xiàn)“公積金”輔助項(xiàng)選擇框，定義進(jìn)行“公積金”核算的科目，為了核算公積金將“其他應(yīng)付款”科目設(shè)置兩個(gè)二級明細(xì)科目“暫存款”及“公積金”，“暫存款”設(shè)置為按個(gè)人往來或單位往來輔助核算；“公積金”設(shè)置為按“公積金”輔助核算。

3. 項(xiàng)目核算

（1）當(dāng)做工資憑證核算代扣職工個(gè)人和單位部分公積金時(shí)，輸入“其他應(yīng)付款——公積金”會出現(xiàn)自定義輔助核算框，點(diǎn)開“···”，過濾項(xiàng)選擇“明細(xì)代碼”，按CTRL+A將所有職工加入到自定義輔助核算的編輯框，選擇貸方金額然后按↓鍵逐個(gè)輸入每個(gè)職工的公積金。如借：事業(yè)支出，貸：其他應(yīng)付款——公積金——職工個(gè)人公積金。

（2）在將公積金轉(zhuǎn)入住房公積金中心時(shí)，“其他應(yīng)付款——公積金”選擇“公積金中心存款”輔助項(xiàng)，并錄入借方金額。這樣“其他應(yīng)付款——公積金”期末就沒有余額，但通過輔助核算菜單中的“公積金”可以查詢職工公積金及公積金中心存款的余額。

（3）公積金的提取（銷戶性提取及購房性提取）業(yè)務(wù)及收到公積金中心每年7月初的結(jié)息單時(shí)均要進(jìn)行賬務(wù)處理。核算的借貸科目相同，均是“其他應(yīng)付款——公積金”，只是對自定義輔助核算項(xiàng)中的“公積金中心存款”及“職工個(gè)人公積金× × ×職工”明細(xì)核算。憑公積金中心退回的“公積金提取申請表”核算職工銷戶性提取及購房性提取，借：“其他應(yīng)付款——公積金——職工個(gè)人公積金× × ×職工”，貸：“其他應(yīng)付款——公積金——公積金中心存款”。憑公積金中心的利息單核算職工個(gè)人住房公積金利息，借：“其他應(yīng)付款——公積金——公積金中心存款”，貸：“其他應(yīng)付款——公積金——職工個(gè)人公積金× × ×職工”。每年的7月初錄完利息后，通過查詢賬務(wù)系統(tǒng)公積金備查明細(xì)賬中職工個(gè)人住房公積金余額，與公積金中心的利息單中的余額進(jìn)行核對。

公積金每年只允許調(diào)整一次，在調(diào)整的月份要逐個(gè)錄入每個(gè)職工的公積金，以后每個(gè)月職工個(gè)人住房公積金繳納相同金額，這樣每個(gè)月憑證就相同。在用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件中可將相同的憑證進(jìn)行復(fù)制并可調(diào)入復(fù)制的憑證。在“憑證處理”中選擇要復(fù)制的工資憑證并打開此憑證，在“編輯”菜單中點(diǎn)“保存所有分錄行到文件”，在編制憑證時(shí)，在“編輯”中點(diǎn)“從文件調(diào)入所有分錄行”并保存，原憑證的所有輔助核算項(xiàng)目及金額均復(fù)制到新憑證中，減少了錄入公積金輔助項(xiàng)的工作量。如果要修改憑證借或貸金額，一定要修改自定義輔助核算項(xiàng)金額，否則就會出現(xiàn)科目金額與自定義輔助項(xiàng)金額不一致的情況。

二、自定義輔助核算在國庫資金核算中的運(yùn)用

國庫集中支付系統(tǒng)每月下達(dá)授權(quán)支付用款額度，單位憑下達(dá)的用款額度做財(cái)政補(bǔ)助收入及零余額賬戶用款額度賬并在下達(dá)的額度內(nèi)使用；而編制的直接支付用款計(jì)劃并不下達(dá)到單位做賬，只有在單位使用并形成支付令時(shí)才下達(dá)“直接支付入賬通知書”，單位憑 “直接支付入賬通知書”做財(cái)政補(bǔ)助收入及事業(yè)支出賬，單位平時(shí)很難通過賬務(wù)系統(tǒng)掌握直接支付資金余額情況，只能通過進(jìn)入國庫集中支付系統(tǒng)單位賬戶查詢各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的余額。直接支付方式主要有“其他支出”和“采購支出”。

江西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院2007年將原13個(gè)國庫集中支付系統(tǒng)賬戶改為一個(gè)單位賬戶后，各單位國庫資金只能通過一個(gè)賬戶收支，單位使用國庫資金時(shí)需填制單位印制的“國庫資金支付申請單”，并交由國庫核算機(jī)構(gòu)錄入國庫集中支付系統(tǒng)。單位由于不能直接查詢國庫集中支付系統(tǒng)中的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)情況，國庫指標(biāo)只有通過登記“國庫指標(biāo)”備查賬來查詢。國庫指標(biāo)備查賬要按支出功能科目、指標(biāo)文號、支付類型及支出項(xiàng)目類別分賬設(shè)置，再按支出經(jīng)濟(jì)分類科目的類即工資福利支出、商品服務(wù)支出、資本性支出、其他資本性支出分欄設(shè)置多欄明細(xì)賬。在單位支出功能科目、指標(biāo)文號、支出項(xiàng)目類別多的情況下，國庫指標(biāo)備查賬設(shè)置就很繁雜，而且查詢很不方便。國庫指標(biāo)備查賬也可以通過用友GRP-R9財(cái)務(wù)軟件中的“自定義輔助核算”功能并結(jié)合電子報(bào)表系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)國庫指標(biāo)備查賬，在輸入會計(jì)科目的同時(shí)也可完成國庫指標(biāo)備查賬數(shù)據(jù)錄入工作。

1. 類別及自定義輔助核算項(xiàng)定義

在“自定義輔助核算”功能中再增加一個(gè)類別“指標(biāo)文號”，“指標(biāo)文號”級次為“7-2-2”，“7”為支出功能科目代碼，“2”為指標(biāo)文號，“2”為支付類型（涉及項(xiàng)目核算的指標(biāo)文號設(shè)置），標(biāo)識為“5”。輔助項(xiàng)目設(shè)置如下：

2. 科目設(shè)置

在科目設(shè)置時(shí)將“零余額賬戶用款額度”按支出經(jīng)濟(jì)分類的類設(shè)置的明細(xì)科目選擇指標(biāo)文號輔助核算；設(shè)置科目“財(cái)政補(bǔ)助收入——項(xiàng)目支出”按支出經(jīng)濟(jì)分類的類設(shè)置的明細(xì)科目也選擇指標(biāo)文號輔助核算，這樣設(shè)置主要是通過指標(biāo)文號分別核算項(xiàng)目資金的授權(quán)支付、直接支付的其他支出和采購支出，再通過電子報(bào)表系統(tǒng)中的“國庫資金指標(biāo)文號使用情況表”，按指標(biāo)文號取出直接支付中的其他支出和采購支出使用情況并及時(shí)掌握各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不同支付類型的結(jié)余情況。“財(cái)政補(bǔ)助收入——基本支出”基本上是授權(quán)支出資金，為了簡化核算，“財(cái)政補(bǔ)助收入——基本支出”不設(shè)置按指標(biāo)文號核算。

3. 指標(biāo)文號項(xiàng)目核算

（1）收到額度表時(shí)，借：零余額賬戶用款額度——工資福利支出——指標(biāo)文號——年初預(yù)算，貸：財(cái)政補(bǔ)助收入——基本支出。此憑證每個(gè)月都相同可通過“保存所有分錄行到文件”及“從文件調(diào)入所有分錄行”實(shí)現(xiàn)憑證的編制。

（2）收到直接支付入賬通知書時(shí)，借：事業(yè)支出——項(xiàng)目支出× ×項(xiàng)目，貸：財(cái)政補(bǔ)助收入——項(xiàng)目支出——指標(biāo)文號——贛財(cái)預(yù)(2006)13號——其他支出或采購支出。

三、電子報(bào)表系統(tǒng)中如何取自定義輔助核算函數(shù)

在用友電子報(bào)表中除可取部門、項(xiàng)目、往來核算的數(shù)據(jù)外，還可用函數(shù)取在自定義輔助核算項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)。以“國庫資金使用情況表”（見表1）為例。

指標(biāo)文號類別取數(shù)方式有：指標(biāo)文號取數(shù)、部門指標(biāo)文號取數(shù)、項(xiàng)目指標(biāo)文號取數(shù)和單位指標(biāo)文號取數(shù)。指標(biāo)文號取數(shù)表達(dá)式為ZWFX（<’5，指標(biāo)文號代碼，取數(shù)類別，會計(jì)期間，科目’>） ，如：授權(quán)支付的函數(shù)G4=ZWFX（'5'，'213010401'，'JL#，C'，'10301'），'5'為自定義輔助核算類別標(biāo)識碼，'213010401'為指標(biāo)文號項(xiàng)目代碼，'10301'為會計(jì)科目代碼；G5= ZWFX('5'，'213010401'，'DL#，C'，'10301'）；

直接支付的收入是根據(jù)直接支付其他支出和采購支

出的編制計(jì)劃錄入的常數(shù)即直接支付可用額度，L8=

ZWFX（'5'，'21301060102'，'DL#，C'，'4010201'），M8= ZWFX（'5'，'21301060103'，'DL#，C'，'4010201'），“#”為預(yù)記賬符號。