中小企業(yè)ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)及控制方法探索

[摘 要] 企業(yè)成功實(shí)施ERP項(xiàng)目，將會(huì)為企業(yè)帶來巨大的綜合效益，但在ERP實(shí)施的過程中，企業(yè)也同樣面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)#65377;企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)之前應(yīng)充分了解系統(tǒng)實(shí)施過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并建立一套行之有效的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制#65377;本文首先分析了我國企業(yè)實(shí)施ERP的現(xiàn)狀;其次，以企業(yè)在ERP系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的實(shí)際問題為基礎(chǔ)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的來源將其分為環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)#65380;選擇風(fēng)險(xiǎn)#65380;實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)#65380;合作風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)等5類，并詳細(xì)分析各類風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生時(shí)機(jī)和具體存在形式;最后，以ERP項(xiàng)目建設(shè)的管理和執(zhí)行過程為基礎(chǔ)，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)管理一般理論，對(duì)上述各類風(fēng)險(xiǎn)分別提出了防范措施和控制方法#65377;

[關(guān)鍵詞] ERP;實(shí)施;風(fēng)險(xiǎn);控制方法

[中圖分類號(hào)]F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2008)11-0058-05

目前，國內(nèi)很多有一定規(guī)模的中小企業(yè)都在爭先恐后地實(shí)施ERP，以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化，但是真正實(shí)施成功的卻很少#65377;為什么那么多的企業(yè)在ERP的實(shí)施中會(huì)遭受挫折，ERP實(shí)施中會(huì)有哪些風(fēng)險(xiǎn)，如何應(yīng)對(duì)和化解這些風(fēng)險(xiǎn)，是值得認(rèn)真研究的問題#65377;

一#65380;企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀分析

筆者通過對(duì)江蘇鹽城的江動(dòng)集團(tuán)#65380;威特集團(tuán)#65380;茂源電氣#65380;森達(dá)集團(tuán)等40多家企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)所用的ERP功能相對(duì)簡單，只是建立了訂單管理#65380;生產(chǎn)計(jì)劃#65380;庫存管理控制以及財(cái)務(wù)管理模塊，很少有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了完整的生產(chǎn)運(yùn)作過程的信息管理#65377;在計(jì)世資訊近期的一份報(bào)告中也顯示，僅有14.3%的用戶對(duì)自己的信息化建設(shè)進(jìn)行了規(guī)劃，這說明由于企業(yè)本身不成熟等原因，使得在進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè)時(shí)有一定的盲目性，很多企業(yè)對(duì)自己的管理需求并不了解，往往是想到什么就做什么，結(jié)果導(dǎo)致ERP系統(tǒng)日益成為企業(yè)發(fā)展的“瓶頸”，不但沒有改善經(jīng)營，反而使產(chǎn)值#65380;利潤下降#65377;

1. 企業(yè)實(shí)施ERP未能發(fā)揮其預(yù)期作用

在具有一定規(guī)模的中小企業(yè)中完全按銷售訂單生產(chǎn)是不可能的，而且市場需求潛力也不止是訂單上的數(shù)量，即使采用直銷模式也會(huì)留有相當(dāng)?shù)膸齑妫鏒ELL公司在直銷模式下也需要保留8天的庫存以滿足客戶要求#65377;因此市場預(yù)測包括對(duì)季節(jié)性需求#65380;采購#65380;運(yùn)輸?shù)扔?jì)劃的預(yù)測，成了必不可少的內(nèi)容，以市場預(yù)測#65380;生產(chǎn)能力為基礎(chǔ)，考慮各種約束條件和計(jì)劃調(diào)度必不可少，然而目前這些工作大部分采用人工處理方式#65377;由于預(yù)測能力和相應(yīng)管理信息系統(tǒng)的缺乏，一些企業(yè)的ERP實(shí)際上僅僅是把分公司看作客戶，這樣就把所有的預(yù)測和計(jì)劃問題推到了分公司層面上解決，這樣做的結(jié)果是總部的庫存確實(shí)能得到控制，但是整個(gè)供應(yīng)鏈上的庫存卻得不到有效的控制#65377;可以說預(yù)測和計(jì)劃系統(tǒng)的完善是企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中的關(guān)鍵問題#65377;

2. ERP信息系統(tǒng)建設(shè)不夠完善

在企業(yè)物流運(yùn)作中，ERP能很好地解決庫存問題，能處理出庫#65380;入庫的流程，庫存數(shù)量和庫存位置等#65377;然而目前很少有中小企業(yè)對(duì)倉庫中的具體操作流程，如放置#65380;分揀#65380;理貨等建立專業(yè)的管理系統(tǒng)#65377;另外配送中心的運(yùn)作效率對(duì)企業(yè)庫存水平#65380;服務(wù)水平等有很大影響#65377;在倉儲(chǔ)面積大#65380;庫存品種多#65380;訂單頻率高的中央配送中心，倉庫內(nèi)的運(yùn)作效率因倉庫管理系統(tǒng)的不完善而受到了嚴(yán)重的限制#65377;對(duì)企業(yè)來說，這一問題影響了訂單響應(yīng)時(shí)間的穩(wěn)定性#65377;

二#65380; 企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)管理中最重要的步驟，只有通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別明確風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)機(jī)和環(huán)境，才能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)#65377;本文將從環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)#65380;選擇風(fēng)險(xiǎn)#65380;實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)#65380;合作風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)等5個(gè)方面對(duì)ERP實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析#65377;

(一)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)——企業(yè)外部風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)實(shí)施ERP的外部環(huán)境包括社會(huì)環(huán)境和實(shí)施ERP企業(yè)所處的供應(yīng)鏈環(huán)境#65377;社會(huì)環(huán)境主要指企業(yè)所處的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境，另外也指企業(yè)所處的行業(yè)環(huán)境#65377;

1. 社會(huì)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

ERP是管理思想的載體，首先必須符合應(yīng)用行業(yè)的約束規(guī)范;另外，ERP是企業(yè)用來提高企業(yè)競爭力的一種手段，它需要符合社會(huì)的法律規(guī)范#65377;如ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊必須符合國家關(guān)于財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)的法律規(guī)定和會(huì)計(jì)制度，新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定了取消“后進(jìn)先出”的存貨核算方法，如果庫存管理系統(tǒng)原來采用這樣的核算體系，就必須對(duì)系統(tǒng)重新配置參數(shù)，對(duì)于定制的或者擴(kuò)充性差的信息系統(tǒng)，甚至要進(jìn)行二次開發(fā)#65377;另一方面，隨著信息系統(tǒng)的不斷完善，特別是ERP軟件逐漸趨于標(biāo)準(zhǔn)化，需要對(duì)企業(yè)的ERP功能模塊進(jìn)行審計(jì)，如果業(yè)務(wù)流程#65380;核算體系不符合相關(guān)規(guī)定，就必須作相應(yīng)的調(diào)整，給企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)帶來成本風(fēng)險(xiǎn)#65377;

2. 供應(yīng)鏈環(huán)境及其風(fēng)險(xiǎn)

整合供應(yīng)鏈資源是ERP的先進(jìn)管理思想之一#65377;在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)的競爭已不是單一競爭，而是供應(yīng)鏈之間的競爭#65377;這就要求供應(yīng)鏈上的企業(yè)能夠及時(shí)#65380;準(zhǔn)確地互通信息，企業(yè)在建設(shè)信息系統(tǒng)時(shí)必須充分考慮供應(yīng)商#65380;分銷商的信息化建設(shè)情況以及他們的系統(tǒng)可以接受的數(shù)據(jù)格式，確保信息的暢通#65377;

一般認(rèn)為企業(yè)對(duì)ERP的應(yīng)用從宏觀上可以分為企業(yè)內(nèi)部資源整合#65380;優(yōu)化，供應(yīng)鏈資源的整合#65380;優(yōu)化，延伸和拓展提高競爭力3個(gè)發(fā)展階段#65377;但是第一次實(shí)施ERP的企業(yè)更多地考慮內(nèi)部資源整合，往往忽略供應(yīng)鏈信息資源整合，阻礙了供應(yīng)鏈的信息暢通#65377;如果和分銷商數(shù)據(jù)格式不兼容，分銷商的采購訂單就不能及時(shí)被轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)訂單，就可能導(dǎo)致不能按時(shí)交貨等現(xiàn)象#65377;因此，企業(yè)在ERP項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)應(yīng)該將供應(yīng)鏈上的合作伙伴作為一種企業(yè)資源，采取統(tǒng)一的信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)，才能避免供應(yīng)鏈間的信息流轉(zhuǎn)不暢帶來的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“JIT”，提高企業(yè)和供應(yīng)鏈的競爭力#65377;

(二)選擇風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)從最初產(chǎn)生利用ERP改善經(jīng)營的想法到最終ERP上線，面臨著很多的選擇，每一個(gè)選擇都可能會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，特別是項(xiàng)目準(zhǔn)備階段合作伙伴選擇和軟件功能選擇的合理性，直接決定了企業(yè)在實(shí)施ERP過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)#65377;

1. 項(xiàng)目招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)

目前我國的ERP供應(yīng)市場還呈現(xiàn)一種無序的#65380;不成熟的市場競爭狀態(tài)#65377;當(dāng)一家企業(yè)想上馬ERP項(xiàng)目時(shí)，許多軟件供應(yīng)商不管自己軟件的功能和規(guī)模是否符合企業(yè)的需要，一擁而上，褒己之長#65380;貶人之短，搞得實(shí)施企業(yè)無所適從，難以作出正確的選購決策，做出不恰當(dāng)?shù)倪x擇#65377;

實(shí)施企業(yè)方面，在企業(yè)實(shí)際選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，往往缺乏實(shí)際業(yè)務(wù)人員參與，軟件選型存在盲目性#65377;另外，企業(yè)只針對(duì)各家軟件功能上的優(yōu)劣進(jìn)行比較，而不是針對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致選用的軟件在日常業(yè)務(wù)中不一定適合企業(yè)的實(shí)際需要#65377;在公開招標(biāo)時(shí)，往往把焦點(diǎn)始終集中在最先進(jìn)的軟件或最便宜的軟件身上，而忽略了對(duì)自身需求和供應(yīng)商行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的考察#65377;在選擇咨詢單位時(shí)存在同樣的問題，企業(yè)往往選擇老資格的管理咨詢服務(wù)商，但可能該咨詢公司沒有相關(guān)的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，或者企業(yè)看中的咨詢公司沒有做過企業(yè)所選擇軟件的實(shí)施，從而有可能給企業(yè)帶來實(shí)施困難#65380;投資回收期長#65380;達(dá)不到預(yù)期效果#65380;甚至后續(xù)實(shí)施工作無法進(jìn)行等風(fēng)險(xiǎn)#65377;

另外，當(dāng)?shù)卣赡芤矔?huì)給企業(yè)的ERP項(xiàng)目招標(biāo)帶來風(fēng)險(xiǎn)#65377;為促進(jìn)當(dāng)?shù)氐能浖a(chǎn)業(yè)發(fā)展，提高本地區(qū)企業(yè)信息化水平，政府向企業(yè)信息化建設(shè)提供資助，但政府更傾向企業(yè)選擇管轄范圍內(nèi)的軟件供應(yīng)商#65377;在一些ERP實(shí)施失敗的案例中可以發(fā)現(xiàn)，在招標(biāo)過程中存在一些“條子”工程，企業(yè)招標(biāo)時(shí)缺乏自主選擇權(quán)，企業(yè)難以選擇到具有豐富行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的合作伙伴，給企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)增加了風(fēng)險(xiǎn)#65377;

招標(biāo)人員舞弊#65380;收取不正當(dāng)?shù)能浻布乜郏部赡芙o企業(yè)帶來損失#65377;

2. 軟件功能風(fēng)險(xiǎn)

不少準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)的企業(yè)在對(duì)軟件系統(tǒng)功能作詳細(xì)了解后發(fā)現(xiàn)，軟件并不能解決企業(yè)業(yè)務(wù)中所涉及的所有問題#65377;對(duì)于企業(yè)來說，應(yīng)該把注意力放在軟件功能是否滿足企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求上#65377;在需求分析方面，企業(yè)總是認(rèn)為自己對(duì)業(yè)務(wù)需求的理解是正確的，而事實(shí)上，企業(yè)在這方面過于樂觀#65377;許多企業(yè)提出的需求和要解決的問題往往是表面的而不是根本性的，導(dǎo)致ERP實(shí)施達(dá)不到預(yù)期的效果#65377;軟件功能的風(fēng)險(xiǎn)在于企業(yè)沒有正確認(rèn)清功能的匹配程度以及需要匹配到多大的程度#65377;

(三)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，主要包括:實(shí)施隊(duì)伍組織風(fēng)險(xiǎn)#65380;時(shí)間和進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)#65380;成本控制風(fēng)險(xiǎn)#65380;數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)#65377;

1. 實(shí)施隊(duì)伍組織風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)施隊(duì)伍和實(shí)施人員對(duì)于ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施至關(guān)重要#65377;由具有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)流程管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員#65380;業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項(xiàng)目實(shí)施小組，共同進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施工作，可以提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率，縮短實(shí)施周期，減少實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)#65377;

有的企業(yè)將ERP系統(tǒng)實(shí)施完全外包給軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商，有的企業(yè)則完全由企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員單獨(dú)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，這些做法都將增加系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)#65377;沒有企業(yè)內(nèi)部人員的參與，軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商無法對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和流程有深刻的了解，從而難以按照企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行ERP系統(tǒng)實(shí)施;反之，企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員缺乏對(duì)軟件的深入了解和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)的工作時(shí)存在種種不便，在推動(dòng)和控制整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展方面存在困難#65377;

ERP實(shí)施的過程實(shí)際是外部咨詢顧問將軟件系統(tǒng)的知識(shí)和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)傳授給企業(yè)用戶的過程，使企業(yè)能夠通過一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，經(jīng)歷“知悉—接受—擁有”的過程，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身持續(xù)改善的目的#65377;如果企業(yè)內(nèi)部的實(shí)施人員經(jīng)常變動(dòng)，參與ERP項(xiàng)目實(shí)施的工作人員不是專職的，把項(xiàng)目實(shí)施視為外來咨詢?nèi)藛T的責(zé)任而不是企業(yè)自己的工作，將直接影響到咨詢?nèi)藛T對(duì)企業(yè)用戶進(jìn)行知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的傳授，從而造成系統(tǒng)上線#65380;咨詢顧問離開后企業(yè)用戶不會(huì)維護(hù)使用的現(xiàn)象#65377;

在項(xiàng)目實(shí)施的組織中另一個(gè)突出的問題是由于ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性，在實(shí)施過程中涉及的部門很多，許多實(shí)施工作需要各部門的協(xié)作才能完成#65377;因此如何協(xié)調(diào)部門之間的工作，統(tǒng)籌安排跨部門的實(shí)施人員，避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象是企業(yè)必須解決的問題#65377;

2. 時(shí)間和進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)實(shí)施通常需要6個(gè)月甚至1年時(shí)間#65377;在這一漫長過程中，進(jìn)行項(xiàng)目管理#65380;控制項(xiàng)目進(jìn)度#65380;確保整個(gè)實(shí)施過程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行，對(duì)項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要#65377;許多ERP實(shí)施項(xiàng)目在一開始就沒有制訂明確的#65380;可行的實(shí)施計(jì)劃，在實(shí)施過程中不能按時(shí)實(shí)現(xiàn)里程碑性的目標(biāo)，造成項(xiàng)目最終半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤，即使最終系統(tǒng)上線，也不能符合時(shí)間和預(yù)算的要求，客觀上造成項(xiàng)目實(shí)施不成功#65377;

在許多ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中，軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商往往按照服務(wù)天數(shù)收取費(fèi)用，如果在實(shí)施過程中出現(xiàn)種種預(yù)料之外或不可控制的情況，由于雙方約定的服務(wù)天數(shù)已到，則服務(wù)者將停止服務(wù)或者要求增加費(fèi)用，給企業(yè)帶來損失或額外支出#65377;

3. 成本控制風(fēng)險(xiǎn)

造成ERP項(xiàng)目超支的原因主要包括企業(yè)變革管理的需要，培訓(xùn)的投入，軟件功能無法滿足要求而導(dǎo)致的額外開發(fā)費(fèi)用，軟件系統(tǒng)的客戶化和集成等#65377;一般來說，在確保ERP標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)能夠滿足業(yè)務(wù)主體需求的情況下，應(yīng)該盡量避免客戶化定制，追求系統(tǒng)完美地與業(yè)務(wù)需求匹配是不現(xiàn)實(shí)的#65377;其他一些地方也存在導(dǎo)致費(fèi)用超支的風(fēng)險(xiǎn)，例如低估了程序接口的開發(fā)費(fèi)用，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，報(bào)表的開發(fā)和反復(fù)集成測試等產(chǎn)生的額外實(shí)施費(fèi)用#65377;除此之外，由于企業(yè)特點(diǎn)不同，還會(huì)有許多沒有考慮的成本，這些往往隱藏在支撐ERP系統(tǒng)使用所需要的輔助項(xiàng)目中#65377;

4. 數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的血脈，有效的數(shù)據(jù)管理是ERP實(shí)施成功的關(guān)鍵#65377;數(shù)據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)主要來自兩個(gè)方面:數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)的安全#65377;

在建設(shè)ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)的數(shù)據(jù)分散在各個(gè)部門，甚至沒有電子文檔記載#65377;在ERP上線時(shí)，必須對(duì)分散在各個(gè)部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，并統(tǒng)一編碼，使數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化#65377;這是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，也給企業(yè)實(shí)施ERP增加了風(fēng)險(xiǎn)#65377;

另一方面，數(shù)據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)來自數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)，主要包括數(shù)據(jù)處理權(quán)限#65380;數(shù)據(jù)的丟失風(fēng)險(xiǎn)#65377;在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，某企業(yè)數(shù)據(jù)測試庫由于沒有設(shè)置好用戶的權(quán)限，給所有用戶都分配了工資查詢功能，公司的全部工資#65380;福利信息泄露，引起員工們情緒波動(dòng)，影響了企業(yè)潛在文化，給ERP實(shí)施增加了阻力#65377;在數(shù)據(jù)安全方面，由于人為或者不可抗力的因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)破壞，將影響信息系統(tǒng)的正常工作，特別是病毒入侵#65380;系統(tǒng)硬件損壞和自然災(zāi)害等#65377;

5. 質(zhì)量評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)

除了對(duì)ERP項(xiàng)目實(shí)施需要進(jìn)行時(shí)間和成本的控制，對(duì)實(shí)施的質(zhì)量和最終實(shí)施的結(jié)果也需要作出評(píng)估#65377;不少企業(yè)在實(shí)施之初沒有制定實(shí)施的目標(biāo)和期望，在實(shí)施過程中未能隨時(shí)控制實(shí)施質(zhì)量，在實(shí)施完成時(shí)不知道如何進(jìn)行實(shí)施成果的評(píng)估，造成“為上系統(tǒng)而上系統(tǒng)”#65380;“系統(tǒng)上線就算成功”的現(xiàn)象，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展留下隱患#65377;

(四)業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)

國內(nèi)的ERP軟件在業(yè)務(wù)流程方面結(jié)合了國內(nèi)企業(yè)的實(shí)際情況，避免了對(duì)企業(yè)已經(jīng)積累的經(jīng)驗(yàn)全盤否定，但企業(yè)仍然有薄弱的環(huán)節(jié)和需要改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程#65377;在實(shí)施ERP時(shí)，需要對(duì)這些流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，流程設(shè)計(jì)的合理性直接決定了業(yè)務(wù)流程給企業(yè)管理和運(yùn)作所帶來的風(fēng)險(xiǎn)#65377;另一方面，ERP項(xiàng)目的實(shí)施需要調(diào)整和改變員工的工作方式和崗位職責(zé)，意味著部分利益的重新分配，所以員工在參與ERP項(xiàng)目實(shí)施方面經(jīng)常表現(xiàn)出遲疑和缺乏積極性，業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變需要企業(yè)所有員工對(duì)新系統(tǒng)的接受#65380;適應(yīng)，員工對(duì)新系統(tǒng)的接受#65380;適應(yīng)程度決定企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變所面臨的風(fēng)險(xiǎn)#65377;

綜上所述，目前企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)主要在于:企業(yè)所處的外部環(huán)境變化;企業(yè)是否選擇優(yōu)秀的合作伙伴，畢竟ERP不是交鑰匙工程，更重要是上線后的維護(hù);企業(yè)是否有長遠(yuǎn)的規(guī)劃和明確的目標(biāo);是否對(duì)項(xiàng)目過程進(jìn)行了嚴(yán)格的控制;是否有一套完善的機(jī)制為ERP系統(tǒng)建設(shè)保駕護(hù)航#65377;

三#65380; ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制方法

對(duì)于ERP信息系統(tǒng)建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)，可以采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄓ行У丶右苑婪?65380;控制和轉(zhuǎn)移#65377;

(一)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

從廣義上來說，企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目所面臨的一部分外部風(fēng)險(xiǎn)，需要從國家和全社會(huì)的角度來考慮對(duì)策#65377;例如，國家應(yīng)該下大力氣從政策#65380;法規(guī)#65380;基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面改進(jìn)企業(yè)應(yīng)用和實(shí)施ERP的大環(huán)境，需要致力于清理調(diào)整一些陳舊的#65380;不利于企業(yè)應(yīng)用實(shí)施ERP的政策規(guī)定，明確相關(guān)的優(yōu)惠扶持政策，催生國內(nèi)龍頭軟件企業(yè)，整頓和規(guī)范咨詢機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)這些機(jī)構(gòu)的培育和對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)#65377;更重要的是ERP實(shí)施企業(yè)如何應(yīng)對(duì)外部環(huán)境，根據(jù)所處環(huán)境的具體特點(diǎn)來考慮如何防范和化解以上這些風(fēng)險(xiǎn)#65377;

1. 咨詢先行

ERP的實(shí)施就是將先進(jìn)的管理理念植根到企業(yè)內(nèi)部的過程，如果沒有專業(yè)#65380;強(qiáng)大的咨詢和顧問服務(wù)，要想成功實(shí)施ERP是一件不可想象的事情#65377;環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)就在于企業(yè)不了解哪些外部因素將對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施產(chǎn)生影響，參考過咨詢公司提供的建議，企業(yè)可以針對(duì)信息化建設(shè)外部環(huán)境進(jìn)行調(diào)查，做好實(shí)施準(zhǔn)備，制定一個(gè)長遠(yuǎn)的信息化建設(shè)規(guī)劃#65377;

2. 標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)時(shí)，往往缺乏對(duì)供應(yīng)鏈的整體考慮，加之缺乏專家意見，很難發(fā)現(xiàn)由標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一所引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)#65377;這方面的風(fēng)險(xiǎn)在系統(tǒng)建設(shè)初期并不明顯，隨著企業(yè)信息化應(yīng)用的不斷加深，一方面表現(xiàn)為與供應(yīng)鏈上下游的信息交換障礙，另一方面表現(xiàn)為出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象#65377;企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，一定要考慮ERP系統(tǒng)生存的環(huán)境，很多企業(yè)為了保證供應(yīng)鏈間信息暢通，采用了固定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)，如福特公司對(duì)供應(yīng)商的管理采用EDI數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，統(tǒng)一收貨通知單#65380;訂單管理，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的數(shù)據(jù)交換#65377;同時(shí)，ERP系統(tǒng)應(yīng)用于不同行業(yè)，各個(gè)行業(yè)也有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，因此，企業(yè)要特別注意數(shù)據(jù)編碼的標(biāo)準(zhǔn)#65377;各個(gè)業(yè)務(wù)也有特定的規(guī)范，比如財(cái)務(wù)模塊要滿足國家的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等#65377;標(biāo)準(zhǔn)化可以避免由于ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用不規(guī)范所帶來的風(fēng)險(xiǎn)#65377;

(二) 選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

企業(yè)在選型時(shí)既要立足于當(dāng)前的需要，更要考慮到發(fā)展的需求，用發(fā)展的眼光來考察所選擇的ERP軟件系統(tǒng)#65377;一個(gè)優(yōu)秀的ERP軟件必須適應(yīng)企業(yè)不斷改革創(chuàng)新過程中的變化，如管理模式#65380;銷售模式#65380;生產(chǎn)模式的變化等，軟件是可配置的，通過各種參數(shù)的設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的各種需求#65377;因此，企業(yè)在選型的過程中，應(yīng)避免自身開發(fā)軟件，不選某些ERP廠商吹噓的所謂定制開發(fā)的軟件，一定要選擇成熟的，有大量行業(yè)成功用戶的ERP軟件，立足企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展需求，選擇“適用#65380;好用#65380;易用”的軟件產(chǎn)品與解決方案#65377;

對(duì)于企業(yè)選擇的供應(yīng)商，應(yīng)要求其不但提供ERP軟件產(chǎn)品，還必須具有ERP咨詢和實(shí)施服務(wù)的能力#65377;企業(yè)在尋找ERP建設(shè)的合作伙伴時(shí)，不但要求其軟件好，更要關(guān)注該公司是否具備較強(qiáng)的咨詢和實(shí)施力量，還要考查該公司咨詢和實(shí)施的經(jīng)歷和業(yè)績#65377;

企業(yè)在選擇ERP合作伙伴時(shí)，要特別重視對(duì)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和效果的考查，要走訪該公司的成功客戶和失敗客戶，多聽聽客戶的反映，吸取成功的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)失敗的教訓(xùn)，保證ERP實(shí)施成功#65377;

(三) 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

科學(xué)的實(shí)施方法和程序是降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的有效手段#65377;實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，要整體規(guī)劃#65380;分步實(shí)施#65380;重點(diǎn)突破#65380;有序進(jìn)行;同時(shí)要組建強(qiáng)有力的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，為ERP實(shí)施提供保障，對(duì)時(shí)間#65380;成本和項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行有效控制是降低ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵#65377;

1. 分階段實(shí)施ERP

分階段實(shí)施可以分散ERP項(xiàng)目的一次性大數(shù)額資金投入的風(fēng)險(xiǎn);企業(yè)能夠及時(shí)總結(jié)前一階段實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指導(dǎo)下一階段的實(shí)踐， 改善和優(yōu)化公司的實(shí)際管理活動(dòng);企業(yè)有時(shí)間實(shí)施管理架構(gòu)創(chuàng)新#65380;業(yè)務(wù)流程重組，讓公司的管理活動(dòng)逐步適合ERP實(shí)施的要求;ERP軟件實(shí)施人員有時(shí)間了解企業(yè)的實(shí)際管理活動(dòng)，加快ERP實(shí)施的進(jìn)度#65377;

2. 組建實(shí)施團(tuán)隊(duì)

企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)由企業(yè)高層管理人員領(lǐng)導(dǎo)，有ERP實(shí)施引起變革的各部門的骨干人員參與的高效的ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)#65377;企業(yè)ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)包括項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目實(shí)施小組#65377;項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)組成，主要包括企業(yè)主管銷售#65380;生產(chǎn)#65380;財(cái)務(wù)等各主要業(yè)務(wù)部門的高級(jí)管理人員，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該從中選擇，另外，還應(yīng)包括一名企業(yè)信息中心的負(fù)責(zé)人作為企業(yè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的助理#65377;項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)是:選定項(xiàng)目實(shí)施小組的成員，制定項(xiàng)目#65380;明確授權(quán)#65380;解決問題標(biāo)準(zhǔn)保持一致#65380;引入有效的變革管理戰(zhàn)略#65380;選擇企業(yè)最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)實(shí)施項(xiàng)目#65377;在我國，尤其需要強(qiáng)調(diào)企業(yè)最高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和參與，在項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)施各階段進(jìn)行有效的領(lǐng)導(dǎo)#65380;協(xié)調(diào)和監(jiān)督#65377;項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組必須經(jīng)常監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度，為實(shí)施小組指明方向#65377;項(xiàng)目實(shí)施小組一般應(yīng)包括ERP項(xiàng)目所涉及的部門的業(yè)務(wù)骨干，同時(shí)還應(yīng)該包括信息中心的人員#65377;要求項(xiàng)目實(shí)施小組的人員支持ERP的實(shí)施，對(duì)部門的業(yè)務(wù)非常熟悉，好學(xué)肯干#65377;項(xiàng)目實(shí)施小組的主要職責(zé)是:學(xué)習(xí)與本職工作相關(guān)的ERP系統(tǒng)的相關(guān)理論知識(shí)#65380;軟件功能及軟件操作技能，結(jié)合本部門的實(shí)際業(yè)務(wù)與供應(yīng)商的實(shí)施顧問一同制訂本部門的軟件實(shí)施方案，在實(shí)施顧問的指導(dǎo)下進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理工作，在部門內(nèi)部進(jìn)行軟件應(yīng)用的推廣工作#65377;

3. 加強(qiáng)進(jìn)度控制

ERP 的實(shí)施大體上分為3個(gè)階段:前期主要是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化;中期進(jìn)行界面測試，業(yè)務(wù)流程重組;后期是實(shí)施適應(yīng)期，實(shí)行新舊系統(tǒng)并行，逐步解決對(duì)新系統(tǒng)的不適應(yīng)性#65377;每一階段都需要領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)有力的推進(jìn)和各方的協(xié)調(diào)，否則會(huì)有中斷#65380;延時(shí)#65380;超預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)#65377;實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的問題有:忘記預(yù)期目標(biāo)，在各種利益均衡和困難面前降低原有目標(biāo);項(xiàng)目可能暫時(shí)影響正常的業(yè)務(wù)，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng);不可預(yù)見性因素影響項(xiàng)目進(jìn)程，動(dòng)搖領(lǐng)導(dǎo)的決心#65377;針對(duì)以上種種情況， 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組必須謀劃得當(dāng)，監(jiān)督有力，實(shí)施項(xiàng)目管理，及時(shí)溝通，分析過程中偏失的原因，積極尋求對(duì)策#65377;

避免實(shí)施人員變更影響項(xiàng)目進(jìn)度#65377;實(shí)施人員的變更是不可避免的，必須對(duì)所有實(shí)施人員所做的工作作文檔記錄，經(jīng)雙方確認(rèn)的文檔應(yīng)交由專人保管，所有的需求#65380;承諾和解決方案等均以書面簽字為準(zhǔn)#65377;這樣新加入的實(shí)施人員可以通過閱讀上述文檔，很快進(jìn)入工作狀態(tài)，保證項(xiàng)目實(shí)施的連續(xù)性#65377;

4. 實(shí)施合理的成本控制

在ERP開始產(chǎn)生效益之前，除了軟件成本預(yù)算外，財(cái)務(wù)方面還應(yīng)該考慮咨詢#65380;返工#65380;集成測試以及其他費(fèi)用#65377;不同于實(shí)施OA#65380;PDM等其他固定功能的信息系統(tǒng)，實(shí)施ERP系統(tǒng)在做預(yù)算和計(jì)劃時(shí)的疏忽可能使實(shí)施ERP的成本急劇上升，如低估對(duì)員工進(jìn)行新工作流程的培訓(xùn)費(fèi)用，沒有考慮數(shù)據(jù)庫集成需要等#65377;

根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算方面的專家經(jīng)驗(yàn)來看，中小企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)，費(fèi)用大概分布比例為:軟硬件費(fèi)用要花費(fèi)整個(gè)項(xiàng)目資金的40%;系統(tǒng)集成和輔助項(xiàng)目的費(fèi)用，大約占15%;管理咨詢和實(shí)施服務(wù)費(fèi)用#65380;培訓(xùn)費(fèi)用分別占30%#65380;10%#65377;

培訓(xùn)費(fèi)用是最難控制的預(yù)算項(xiàng)目#65377;培訓(xùn)費(fèi)用之所以高是因?yàn)槌藢W(xué)習(xí)軟件界面外，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)一套全新的流程#65377;這種管理改變所需的費(fèi)用包含在培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算內(nèi)#65377;當(dāng)必須要壓縮開支時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往是最先壓縮培訓(xùn)費(fèi)用，這是一個(gè)最大的錯(cuò)誤#65377;那些在培訓(xùn)費(fèi)用上太克扣的公司以后將為此付出更高的成本#65377;企業(yè)在實(shí)施過程中應(yīng)注意到ERP中的隱含成本，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該參加實(shí)施小組，以幫助調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算成本清單，以確保在預(yù)算過程中忽略的項(xiàng)目投入#65377;

5. 進(jìn)行ERP階段評(píng)價(jià)

在質(zhì)量評(píng)估方面，由企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)部門負(fù)責(zé)，或者根據(jù)需要引入第三方項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)#65377;企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目監(jiān)理的過程如下:

(1)為各模塊的實(shí)施制定里程碑;

(2)針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和里程碑，監(jiān)理方在每個(gè)里程碑中都要設(shè)置多個(gè)檢查時(shí)間點(diǎn)，針對(duì)不同階段的實(shí)施情況#65380;數(shù)據(jù)準(zhǔn)備情況和運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，形成進(jìn)度監(jiān)理日志;

(3)在每個(gè)檢查時(shí)間點(diǎn)，由監(jiān)理方根據(jù)進(jìn)度監(jiān)理日志與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較;

(4)每次檢查后將監(jiān)理日志和比較結(jié)果提交企業(yè)和實(shí)施方，并要求雙方就監(jiān)理發(fā)現(xiàn)的問題提出解決辦法或措施，作為下一監(jiān)理檢查點(diǎn)的檢查內(nèi)容之一#65377;

階段性的總結(jié)和對(duì)比是衡量一個(gè)階段工作成果的重要方式，例如軟件功能滿足程度，是否達(dá)到項(xiàng)目準(zhǔn)備階段制訂的目標(biāo)和計(jì)劃，企業(yè)管理效果是否提高等，這些評(píng)價(jià)結(jié)果的反饋將有助于企業(yè)改進(jìn)ERP的實(shí)施和運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)持續(xù)的業(yè)務(wù)和管理的改善#65377;

(四)業(yè)務(wù)流程變革風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

很多企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)流程再造的經(jīng)驗(yàn)，通過咨詢有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的專家或參照同行的經(jīng)歷，可以有效降低流程變革帶來的風(fēng)險(xiǎn)#65377;再通過系統(tǒng)建設(shè)階段的系統(tǒng)集成測試，即模擬運(yùn)行來驗(yàn)證方案的可行性，并對(duì)存在的問題進(jìn)行記錄，并提供解決方法，來優(yōu)化系統(tǒng)的流程，避免那種盲目的趕進(jìn)度的上線模式和流程不合理帶來的風(fēng)險(xiǎn)#65377;

變革中來自人的阻力#65377;首先對(duì)于項(xiàng)目決策者來說，必須確保整個(gè)組織都有共同的實(shí)施ERP系統(tǒng)的目標(biāo)，包括定義實(shí)施ERP后企業(yè)所獲得的新的能力和最終實(shí)現(xiàn)的收益#65377;這個(gè)目標(biāo)是實(shí)施ERP流程優(yōu)化變革的基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)力#65377;其次，在系統(tǒng)實(shí)施和上線階段，應(yīng)該把這個(gè)階段看作是思想意識(shí)的“上線”#65377;它要求項(xiàng)目決策者更加注重人的因素，包括溝通#65380;項(xiàng)目期望值的管理#65380;教育和獲得所有各級(jí)管理人員的支持#65377;這一期間的變革管理和培訓(xùn)的實(shí)施必須涵蓋各級(jí)層面上所有與ERP系統(tǒng)實(shí)施有關(guān)的人員，提供給他們相應(yīng)的技能和知識(shí)，從而使他們能夠很好地參與到項(xiàng)目中去，并且更準(zhǔn)確地理解在系統(tǒng)上線后如何去適應(yīng)新的工作角色，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的既定目標(biāo)#65377;另外，實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要建立業(yè)務(wù)流程的所有者機(jī)制，流程的所有者必須非常清楚該流程的任何不規(guī)范的行為將對(duì)其他流程所帶來的影響#65377;對(duì)于流程所有者來說，一個(gè)關(guān)鍵成功要素就是不同流程所有者對(duì)不同流程和系統(tǒng)模塊間的相互依賴關(guān)系必須準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，同時(shí)流程所有者間能夠做到有效溝通#65377;

盡管系統(tǒng)的使用會(huì)引入新的風(fēng)險(xiǎn)，但這并不意味我們要對(duì)這一信息化手段產(chǎn)生懷疑#65377;只要合理有效地控制和化解風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)就能夠獲得期望的收益和回報(bào)#65377;

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