檔案館實施人性化管理探討

[摘要] 人性化管理是以人為中心， 在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上注重人的價值實現的管理。人性化管理應用于檔案管理有其獨特的意義，對檔案管理人員實施人性化管理就是要根據檔案員的思想、行為規律，運用各種手段和方法，充分發揮檔案管理人員的潛能，提高領導人力資源管理水平，尊重檔案利用者，為利用者提供各種優質的服務， 以便更好地實現檔案館建設的目標。

[主題詞] 檔案館 檔案員 人性化管理

1 人性化管理的內涵與作用

人性化管理是以人為本的科學管理， 即以人為中心， 在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上注重人的價值實現的管理。其本質是激勵和引導人去實現預定目標，它是建立在人類一系列關于人的研究成果之上， 并與心理學、生理學、行為學等學科緊密聯系的管理形式。人性化管理與傳統的管理理念大不相同，傳統的管理理念是把人視為經營的手段，人僅僅是機械的延伸，研究人的目的只是為了提高人的工作效率。而人性化管理則是確立以“人”為中心，把人及其自我實現作為企業管理的核心，它致力于創造一種促進人不斷學習和積極發展的組織氛圍，進行內在的知識積累，然后在此基礎上實現潛力的外化，即創新發展和自我實現。人性化管理方式在世界上出現之后，就迅速被一些企業所采用，獲得良好的管理效果。雖然從總體上看，實施人性化管理還不很成熟，但已經顯示出其理念的先進性和發揮作用的重要性。

人性化管理應用于檔案管理有其獨特的意義。檔案員的人性化管理就是要根據檔案員的思想、行為規律，運用各種手段充分調動和發揮館員的主動性、積極性、創造性， 以實現檔案館建設的目標。檔案員在檔案工作中是第一要素， 他們是檔案利用者與檔案館之間的橋梁，檔案館建設目標必須依靠全體檔案員的共同努力才能實現。因此，充分調動檔案員積極性，建立良好的檔案館組織文化是對檔案員人性化管理的有效途徑， 是檔案館各項工作順利進行的保障， 對提高檔案館的服務質量具有十分重要的意義。

2 檔案館實施人性化管理的主要內容

2.1 實施人性化管理，充分發揮檔案管理人員的潛能

從世界上一些比較成功的企業的做法來看，他們都把建立人性化的管理理念放在首要的位置，IBM公司托馬斯#8226;沃森講得很明確：“我們的經營學可以大致歸納為三條簡單的信念，我以為其中最重要的一條是：我們尊重每一個人，這個道理和概念非常簡單，我們公司多數經理人員的時間都用在這方面了。在這方面我們所貢獻的精力超過了任何其他方面”。摩托羅拉公司提出的基本理念是：“對人保持不變的尊重，堅持高尚的操守”。沃爾瑪的經營理念中，“人”始終是擺在第一位的——員工是最大財富，顧客是真正的老板，領導者是公仆，供應商是永遠的合作伙伴。尊重個人，授權下屬，相互溝通，激發潛能，采納建議，無一不是圍繞著這一個軸心。

人性化管理強調從管理的指導思想到具體的管理原則和方法都要從人出發，把人作為“第一資源”管理要素中的主體來實施管理，尊重人的本質、利益、需要。中國社會歷來是一個“以人為本”的社會，重視倫理道德，講究人際關系的和諧。人性化管理正是這樣一種既適應我國國情，又符合現代化科學管理理念的新型管理方式，是一片很有開墾價值的領域。

由此可見，實施人性化管理，就要堅持“以人為本”，以滿足人的需求，實現人的價值、追求人的發展價值為取向，充分尊重員工的人格，以發揮他們的潛能，為各項事業服務。要創造一個良好的工作環境，達到有利于選拔人才、使用人才、培育人才和留住人才的目的。應該把尊重人、理解人、關心人、調動人的積極性放在管理工作首位，堅持競爭的原則和公開、公平、公正的原則選拔人才。在工作中必須實施“用事業吸引人，用政策激勵人，用真情溫暖人”的人本戰略，重視人才的開發與利用，把穩定和培養人才作為事業發展的關鍵。

在檔案管理中實施人性化管理，就是要求領導者尊重檔案管理人員。從思想、工作、生活等方面關心檔案管理人員，關心他們的切身利益，注意解決他們的實際困難和問題，使他們安心崗位工作。同時，要合理地解決他們的職級待遇，適時將素質好、能力強、群眾公認的同志提拔重用。對長期勤勤懇懇從事檔案工作的同志應予表彰獎勵，做到“事業留人，感情留人，適當的待遇留人”，使這支隊伍既相對穩定，又充滿生機活力。

2.2 實施人性化管理，領導必須提高人力資源管理水平

松下幸之助說: 假如你是一位企業領導， 應該充分了解下屬， 應當采取不同的用人之道， 使他們克服短處， 為企業發揮長處， 為企業增添人力資源。隨著我國檔案管理活動的職業化，從業女性的比例也在不斷提高，有些地方檔案管理部門，女性在全體從業者中所占的比例已達71.875%。由于歷史和職業的原因，目前檔案館的人力資源狀況比較復雜， 其年齡結構與性別比例嚴重失衡。資料顯示， 目前檔案館員年齡以中老年居多， 性別上女性遠多于男性。人員結構的這種特殊性很容易在工作中產生各種各樣的矛盾， 只有采用特殊的管理方式才能解決特殊的矛盾。因此，要求管理者對館員的一般情況， 如年齡、心理狀態、家庭狀況、身體狀況、脾氣性格、學習、工作能力和表現等多做了解， 實現揚長避短， 人盡其才。對于女性多于男性的檔案館， 領導正視男女本身固有的差異尤為重要，一般情況下， 男性有優于女性的體能， 而且做事沉穩；女性做事往往偏情緒化， 但很細心。況且中國的男性和女性在事業和家庭中一般分別扮演著不同的角色，甚至有著不同的人生價值觀。管理者應該實施差異化管理， 使不同性別的職工在適合的崗位上發揮其相應的優勢， 為搞好檔案管理工作做出更大的貢獻。

同時，還要積極提高檔案管理人員素質，使檔案員的學歷和業務能力在工作中不斷得到提升。管理者要為之提供或創造條件， 給予其發展的機會， 促進檔案館人力資源素質的不斷提高。因為檔案工作人員業務素質的高低決定檔案管理水平的高低。要使檔案工作適應新形勢的需要，僅憑檔案人員良好的愿望和細致的工作作風是遠遠不夠的，還需要具有專業知識和技能，用科學的方法和手段從事檔案工作。隨著辦公自動化的普及和電子政務的開展，隨著檔案載體的多元化，必然改變檔案管理工作的方式與方法，從而使原來習慣于用手工方式管理的檔案人員進入了一個頗為生疏的境地，所以應加大檔案管理人員業務培訓的力度，特別應重視學習現代化管理知識，掌握信息化管理技術。

2.3 實施人性化管理，要求檔案員尊重檔案利用者，為利用者提供優質的服務

檔案管理的最終目的體現在利用的效益上，檔案作用的發揮也是在利用工作中實現的，所以做好檔案的利用工作是實現檔案價值的重要環節。為了搞好利用工作，首先要求檔案管理人員必須尊重利用者，想他們之所想，急他們之所急，千方百計地為利用者服務，盡可能滿足他們的各項需求，這也是實施人性化管理的精神所在。

為了搞好利用工作，為利用者提供優質服務，除了做好檔案利用的基礎工作之外，還要在以下兩方面進行努力：

一方面，積極創造條件，使利用者快捷、方便地利用檔案信息。其途徑一是實現檔案自動化管理，積極利用電子計算機進行查詢；二是積極進行檔案內容數字化，再利用辦公自動化系統，將利用者所需的信息發送到目的地；三是在公務網上建立檔案網頁，提供可直接利用的檔案信息。

另一方面，營造人性化的管理環境。良好的工作環境和服務環境，可以使人心情舒暢，提高工作效率。所以要努力改善檔案閱覽室的環境，盡可能給人以美的享受，使人身心愉悅，。目前， 我省許多檔案館由于是早年建設的，館舍設計不合理， 面積偏小， 造成檔案館通風、日照、流通條件都難以滿足館員和利用者的基本需要。一些新建的檔案館因為設計不夠科學，室內布局不合理，也給館員工作帶來極大的不便，這種現狀必須盡快改善。同時，檔案管理人員的熱情周到服務，也是不可缺少的條件。檔案管理人員要滿腔熱情，最大限度的滿足利用者的需求；在服務手段上，多想讀者之所想，多為利用者提供方便；閱覽室開放的時間、檔案查閱的方式、信息產品的提供等也要多為利用者著想，盡可能提供各種方便。在服務中要切實尊重利用者，給利用者以具體的可感知的人性化服務色彩。

總之，人性化管理是一種基于科學的人性觀基礎上的以“人”為中心的管理模式，它注重對人格的尊重和對人深切的關懷來達到管理的最終目的。在檔案管理信息化和行政管理制度改革不斷深化的今天，在檔案館管理中引入人性化管理的模式有其獨特的意義，必將產生深遠的影響。