淺析檔案信息資源的開發與利用

論文摘要：隨著人類知識生產的日新月異，高新科技產業化的進程加快，現代科技在各個產業的滲透以及在全球范圍的迅速擴散，人類正走向信息網絡化、資源共享化、知識經濟化、科技創新化……這一切都使得傳統的檔案利用方式與管理模式發生著深刻的變化，檔案信息資源的開發與利用成為檔案界關注的焦點之一。在知識經濟的新形勢下，檔案信息資源的管理與大力開發，是能為社會各方面服好務的關鍵所在，在工作中，應該把檔案信息資源的管理與開發作為檔案部門做好檔案工作的中心任務和指導思想。

關鍵詞：檔案信息資源 開發 方法

目前，我國各級各類檔案館有3574個，保存著整個國家各種門類各種載體的檔案，總館蘊藏量176億多卷件，其中綜合檔案館有2980個。綜合檔案館是按行政區域設置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關資料，并向社會提供利用的機構。它更是面向社會、面向大眾、為本地區廣大群眾服務的信息中心和文化陣地。因此，在市場經濟條件下，加強對檔案信息資源利用開發這一個重要課題的探討，對于綜合檔案館的建設和發展有著十分重要的意義。

一、開發利用檔案信息資源的重要性

檔案是信息的一種，檔案部門是儲存，輸送信息的一個部門。因此，開發信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。在知識經濟的新形勢下，大力開發檔案信息資源，為社會各方面服務，應該把開發檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務和指導思想。

1、開發檔案信息資源是提高經濟效益，更好地為經濟建設服務的需要

企業作為經濟建設的主要戰場，要取得好的經濟效益，單靠現有生產條件組織生產、管理、銷售等項工作，而不憑檔案信息進行決策、規劃組織生產，對于現代企業，肯定是行不通的。只有積極開發利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機地結合起來，才可能作出正確決策，才能有效地搞好綜合服務。

2、開發檔案信息資源，是加強社會主義精神文明建設的需要

大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要內容，可以說，檔案是政治教育的重要內容和生動素材，利用檔案中的生動素材進行政治思想教育可以收到良好的效果。

二、開發利用檔案信息資源的方法和途徑

1、豐富并改善檔案信息資源的結構，建立檔案信息資源保障體系

檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足，內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源保障體系。

(1)從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案。

(2)從檔案館來說，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制。

(3)要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，要想設法收集散存在社會和個人手中的歷史檔案資料。

(4)要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案接收力度。

(5)要加強與專業檔案館、圖書館、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。

2、改進和更新檔案利用的方法與技術，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心

隨著檔案數量的急劇增加和現代社會對檔案利用頻繁需求，傳統的檔案利用方式與方法已不適應檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法，并盡可能地使用現代科學技術，特別是計算機技術和現代縮微技術等。

目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現象存在，加強檢索工具體系建設和建立檔案目錄中心已成為一項重要任務。編制的檢索工具應力求符合規范標準，館藏性、查找性、指導性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征、形式特征和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現檔案資源的共享。

3、正視現實，轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用工作的服務范圍

檔案部門要有效的開發利用檔案信息資源，首先必須轉變觀念，樹立主動服務觀念、開放觀念、競爭觀念、協作觀念和市場觀念等五種全新的觀念。其次是做好以下四個方面的工作：(1)在繼續搞好檔案信息資源開發利用工作為機關、團體和企事業單位服務的同時，切實關注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用。(2)要改變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發的作法，走聯合開發之路，切實增強參與意識，自覺擴大檔案部門的社會接觸面，根據黨和政府各方面的中心工作，結合檔案部門實際，有重點的開發檔案信息資源。(3)在檔案信息的傳播手段上，要打破常規，充分利用檔案部門信息開發的優勢，通過各種有效的傳播手段，擴大檔案館(室)在社會公眾中的影響。(4)要注重檔案館(室)新的社會功能的開拓，積極主動介入愛國主義、國情教育等精神文明建設活動中去，不斷擴大檔案信息開發工作的社會影響。

4、切實加強現代高新信息技術研究，努力造就新型檔案專業人才

現代高新信息技術的發展已經對檔案信息資源的開發利用產生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術處理，為檔案信息資源開發利用提出了新的課題。因此，我們應重點抓好以下工作：(1)高度重視信息技術的規范化，大力扶植相關理論的研究，如檔案信息開發、檔案數據結構、檔案數據庫等。(2)積極推進檔案部門計算機管理系統的建設。目前，檔案部門人員少而館(室)藏量大，使用計算機對檔案信息進行檢索、編究、統計，可以大大提高工作效率和檔案信息開發效益。計算機的使用，為檔案信息資源聯網，實現資源共享創造了條件。(3)要努力提高檔案信息開發人員的素質。檔案信息開發人員的業務能力和知識水平決定了開發工作水平和質量，而現代的檔案信息開發工作涉及到多方面的知識，這就要求開發人員拓寬知識面，優化知識結構。

5、靈活多樣，廣泛求實，搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源的開發利用創造良好的社會條件

檔案部門在宣傳《檔案法》的同時，還應加大力度，采取多種形式，加強檔案信息社會宣傳。首先要加強有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道檔案是什么，檔案有什么作用，從而激發人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要加強有關檔案利用工作的宣傳，宣傳如何利用檔案，從而引導人們用好檔案。再次，要加強檔案開放目錄或開放檔案信息內容的宣傳，使人們了解館(室)檔案的內容，引導人們有針對性的利用檔案。

6、完善檔案的政策與法規，擴大檔案利用或開放的范圍，改善利用環境

檔案部門要認真貫徹執行《檔案法》及法律、法規的規定，要適應社會發展的需要，要維護公民利用檔案的權利，要全力以護搞好檔案信息資源開發工作。第一，檔案部門要依法開放檔案。第二，要建立健全解密制度，處理好保密與利用的關系。第三，檔案部門要積極主動地調查了解社會需求，盡可能開放對社會利用面廣、利用量大、利用頻率高的檔案。第四，提高開放檔案的社會效率。簡化手續，開展服務，方便利用。要不斷完善檔案利用政策與法規，從根本上形成有中國特色的、系統的檔案利用法規體系，為檔案信息資源開發工作提供強有力的法律保障，為檔案信息資源的開發利用構建和諧的社會環境。

7、針對社會熱點問題開發檔案信息資源

所謂的社會熱點問題，就是某個時期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強烈關心的問題。針對這些熱點問題，把保存中的有關信息和現實有關信息加以整理匯編，提供給領導機關作為解決熱點問題的參考。因為這種開發針對性強，所以很容易引起領導同志的興趣和關注，也能夠對領導起到較大的參考作用，對推動本地區的經濟發展和社會進步會有較好的促進作用。從發展觀點看，這種形式的開發為檔案事業的發展也提供了機遇。