高等院校外事管理工作探究

[內容摘要]文章簡述了高校外事工作存在的主要問題高校外事工作的基本職能是國際人才交流。因此，要強化外事管理職能，繼續拓寬聘請渠道，加強科學化管理，提高聘用效益，充分發揮引進國外智力的作用。

[關鍵詞]：高校外事管理 國際交流 以人為本

外事管理是一種具宏觀性質的行政管理，是對包括外交在內的涉外行政事務的管轄和處理。外事管理有自己的目標、主體、規范、客體和手段等。任何國家為了實現其對外政策所追求的目標，鞏固本國統治階級在國內的統治地位，都需要設立相應的外事管理機構和人員制定相應的外事管理法規，來實行對涉外事務的領導和管理。

而對于高等院校來講，其外事工作的基本職能是國際間的人才、學術交流，以促進高等教育跟國際接軌，對于國際交流工作得以順利開展起著十分重要的作用，與世界各國廣泛開展學術交流和科技合作，充分吸收和利用國外的先進科學技術及管理方法，培養科技人才，提高等院校的科研整體水平，增強高校的地位和競爭力，這些是外事管理工作中的一項重要任務，同時也是這些高校外事管理人員所面臨的一個挑戰。

新的形勢賦予高校外事管理部門以新的內涵和職能，我們除了要“廣開渠道，促進交流，突出重點，力求實效”外，還要注意培養其綜合職能。具體表現在以下幾個方面：

1、高等院校的外事管理部門，它是眾多外事工作部門中的一部分，它起著我國高等教育與國際接軌的承接作用。對促進與國際人才、學術交流的工作得以順利開展起著重要作用。所以說外事處是位于縱橫交叉點上一個十分重要的職能部門，如何發揮這個職能對學校的外事工作將產生很大的影響。

2、外事部門的另一個重要工作內容是培訓，主要是指國際培訓。這項工作實際上是國際交流工作的重要內容。國際培訓的形式可以分為兩種，一種是國外培訓，一種是國內培訓。培訓的對象可以是國內學者，也可以是國外學者，一般地說，安排國內學者到國外培訓以及邀請外國專家來華舉辦培訓班的形式是外事處一項常規的工作，而招收國外留學生到學校來接受培訓是最近幾年來各校外事處都在摸索的一條途徑，有些院校已取得了一定的效益。其學習的形式也不一定局限于國家的本科、研究生之類的學歷培訓，可以靈活地招收一些非學歷的留學生和短期培訓生。外事處在國際培訓方面要唱主角，要和各院系緊密合作，努力開拓國際培訓的渠道，告別原來單一的請進來、派出去、迎來送往的國際交流方式。

3、從事國際交流工作的高校外事管理部門，在信息接收、處理和傳播方面，首先要與國際接軌，適應形勢發展的需要，增強信息意識。沒有較強的意識，硬件再好也不能很好地發揮作用。學校的外事管理部門是各種國際交流信息的匯聚點，我們的職能之一就是要將搜集到的信息及時地反饋到各個部門，使信息找到各自的滋生地。

4、外事管理部門應該成為國際交流問題的研究中心。對日常經歷的問題善于總結，仔細分析，從中找出共性的問題，掌握國際交流自身運行的規律。這對我們進一步開拓國際交流工作，提高引智效益是很有幫助的。

5、作為國際交流職能部門的外事處，它是學校與國外學術機構開展國際交流與合作的橋梁，在把好關的同時，還應該做好學校領導和各個院系的參謀。對學校重要的外事接待任務和重大的國際合作項目要適時地向他們提供背景材料、實施方案、草案等材料，以供接待及決策時作參考。國際交流是實現高等教育國際化的一條行之有效的途徑。它對促進教學和科研的發展可以發揮很大的作用。外事處應根據學校的總體發展思路確定相應的國際交流目標，并且制定出具體的實施措施供校領導參考，在發揮橋梁作用的同時，認真地履行國際交流參謀這個職能，使學校的國際交流工作進展順利，并富有成效。

二、高校外事管理應遵循的基本原則

1、遵循有利于國際間高校之間交流與合作的原則。

2、在處理國內大事件的問題上要堅持立場。與國內媒體宣傳口徑應該一致，并以本國的主要新聞媒體為準。

3、對待外國友人要持有友好、民主的對外態度。

4、尊重外國的當地文化習慣。

5、外事干部或合作教師要明確職責

如：幫助外教解決合理要求，協調外教與校方的關系，向本校的主管領導勤請示、報告；外事干部或合作教師應是外教生活上的幫手；課堂上教材教學的助理；也應在解決矛盾沖突、采集教學信息反饋時起到應有的作用。

三、當前高校外事工作主要的問題

1、外事部門缺乏主動性，缺少創新

外事管理人員的工作多為組織部署好地內容，很少有能創新點。管理人員對外事活動也就沒有太多想法，缺少大膽的富有進取精神的思路。

2、外事管理是有很強的專業性、政策性和紀律性的工作。所以在外事工作中多少會存在著無組織、無紀律、散亂等現象，一些管理人員積極參與國際交往事務但并不能完全遵守相關規定，在一些小事上，出現了很多不遵守工作原則的行為。這就要求管理人員在外事管理活動上秉持規范管理的原則，信守外事管理人員的道德準則，在小事上更應如此。

3、盡管引進國外智力有明確的指導思想，取得了可喜的成績，但當前引智工作仍存在著一些問題。

第一，難以充分發揮人才潛能，聘用偽劣人才的情況時有發生，一些長期外國專家對他們被用作“教學機器”感到不快，而他們在課程建設等方面的專業知識和才能并未被充分利用，至于聘請的短期外國專家，類似情況也偶有發生。

第二，管理系統運轉不靈，部門之間支持不夠，而牽制有余，各部門為了自己的利益各行其是，外事管理和教學管理存在矛盾，生活管理有偏離服務宗旨的傾向，外國專家工作積極性沒有得到有效的發揮，管理效益遠未達到最大值。

第三，管理人員本身專業狹窄，素質不高，能夠算得上懂管理的稱職的人員不多，有些專職管理人員，滿足于傳統的經驗型的粗放式管理，缺乏開拓進取的意識和動力，管理工作往往在低水平上運行。

近年來，隨著國家對外開放的不斷擴大以及與國際間交流的進一步加深，新的形勢對高校外事工作提出了前所未有的挑戰，如何改變傳統的外事管理體制和模式，發揮外事管理工作的積極性、主動性、時效性，進而為高校的教學、科研服務，是高校外事管理工作者面臨的一個新課題。要想真正全面開展并作好外事工作，各高等院校仍需在各方面不斷努力。

四、高校外事管理工作的建議

1、充分利用網絡平臺提供信息和開展工作

外事工作是一項遠程性工作，各高校的外事部門應配備完整的通訊設備和工具以方便與國外高效溝通，也標志著外事工作的水平。互聯網在此發揮了重要的作用。國內高校校園內的高校教育網方便外籍專家、教師的檔案數字化，方便開展對外籍專家、教師的檔案網絡化管理工作。如今高等教育國際化已經成為發展的必然趨勢。隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高校對外籍專家、教師需求的不斷增加，促使高校越來越重視外籍專家、教師的聘請工作，但目前仍存在一些問題，例如：國內外人才流動率較大、聘請外籍專家、教師的層次良莠不齊、不能保證聘請質量、聘請渠道不暢等實際問題。這些問題存在于高校間，特別是在同一省內高校之間尤為突出。因此在互聯網上建立的外籍專家、教師個人信息的網絡檔案，可以使高校方便、快捷、準備地通過網絡檔案索取各自所需的、滿足自己要求的外籍人才。幾所高校還可以在確保安全、有償服務為前提等有條件的一同聘請相同類型的外籍專家、教師，這樣可實現人才共享，避免人才資源浪費。

2、建立一支高素質的外事工作隊伍

一支懂政策、精干高素質的外事聘專干部隊伍是高校搞好引進外國智力的重要保證。外事干部的素質直接代表了學校的形象。因為外事工作是一項接觸人多、涉及面廣、原則性強和紀律性嚴的工作。一名外事工作者不僅要具備一定的語言能力、社交能力、公關能力和應變能力，還應熟悉世界各國的風俗習慣、風土人情、社會發展歷史以及國家之間的文化差異等。

3、實現以人為本的管理

應該在外事管理中處處體現“以人為本”精神。所謂“人本管理”，就是以人為中心的管理，即把人作為管理最重要的對象與資源，通過激勵發揮員工的積極性和創造性，實現員工自我的有效的管理，從而發揮潛能，完成既定的工作目標。所以我們要積極營造利于外國專家、教師工作和生活的良好環境。積極培養外籍專家、教師的“主人”意識，學校的某些決策可征求他們的意見，這樣即會給學校管理層帶來意想不到的管理新理念，也會提高他們的工作積極性。當今，人才流動是不可避免的，尤其是高校外國專家教師們，他們是具有專業特長的人，更應該極力保持人才流動的穩定性，以減少聘請所需的費用及工作量。

4、建立精神激勵與物質激勵相結合的獎勵機制，在公平、公正的基礎上，個人收入與效益掛鉤，實行“論工定酬”，并適當拉大差距，鼓勵先進，鞭策落后。

5、要實行法制化管理，引進國際人才。除遵守人才所在國的法律之外，還必須遵守我國的法律，比如《：中華人民共和國勞動法》，就適用于“通過勞動合同與國家機關、事業組織、社會團體建立勞動關系的勞動者”《外國文教專家聘用合同管理暫行辦法》和《外國文教專家聘用合同爭議仲裁暫行規定》就為聘人單位和外國專家之間訂立、履行、變更、解除和終止合同，以解決聘用合同爭議提供了法規依據。

認真履行對外籍教師的教學評估。對外籍教師實行教學評估，是檢查聘用效益的關鍵環節，也是外事管理的重要內容。教學評估旨在調動外籍教師的工作積極性、促進教學管理，保證教學質量，提高聘用效益。目前部分高校對外籍教師的評估工作尚未形成一套完整的制度，手段和方法單一，比較注重外教是否按時完成教學時數，對他的課堂準備、教學態度、能力、效果以及學生反映并未予以足夠的重視，另外，由于外教的管理和教學涉及學校的外事部門和教學單位，極容易出現分工不明，責任不清等問題，對教學中出現的問題，不能得到及時溝通和解決，要改變這種情況。

一是要理順管理體制，做到分工明確，責任到人。

二要建立以合同為依據的規章制度，加強規范化管理。

三要由外事部門和教學單位組成考核評估小組，每學期末對外籍教師進行目標管理和教學評估，使效益通過指標加以量化，根據評估結果并結合平時表現，對工作認真、教學質量高、學生反映好的教師給予表彰獎勵。

與此同時，可請外教對學校管理工作進行評估，其中包括合同執行情況、與外事部門、教學單位合作情況、對教學設備和教學條件是否滿意、生活條件是否方便等項目，征求他們對學校各項工作的意見，以改進學校管理工作。

當前，一些高校外事部門對外籍教師的管理只是一般事務的管理，對他們的工作僅作程序性的評估，外事管理人員的管理思想和管理方式受到管理體制的制約，只強調做好事情，而忽視對人這一因素的研究和科學管理。要建立有效的激勵機制，以此為手段調動外籍教師積極性，實行科學化的管理方法。因為激勵的本質就是激發、鼓勵、調動人的積極性，從而使工作更有成效，取得更大成績。激勵機制的設計和完善應以識別和滿足激勵對象的需求為基礎，只有符合人們需求特征的激勵措施才能發揮出激勵作用。

五、結束語

當今，新的形勢對高校外事工作提出了前所未有的挑戰，如何改變傳統的外事管理體制和模式，發揮外事管理工作的積極性、主動性、時效性，進而為高校的教學、科研服務，是高校外事管理工作者面臨的一個新課題。高校的外事工作是一項長期的任務，我們要進一步拓寬工作思路，完善管理方式，促進高校引智效益最大化。要想真正全面開展并作好外事工作，各高等院校仍需在各方面不斷努力。