淺談辦公室人員的自身建設

[摘要]辦公室是綜合協調部門，發揮著舉足輕重的作用。辦公室人員只有兼具各方面的素質，才能適應辦公室工作的需要。本文從思想素質、工作作風、謀事成事技能三方面著手，淺談辦公室人員的自身建設問題。

[關鍵詞]辦公室 思想 作風 技能

辦公室作為綜合協調部門，擔負著參謀助手、監督檢查和綜合協調的職能，發揮著舉足輕重的作用，因此，辦公室人員必須同時具備政治、業務、社交、服務、保密等多方面的素質，做成功的“多面手”。關于辦公室人員的自身建設問題，筆者認為應主要先做好以下三點。

一、勤學勤思考，不斷豐富理論知識，提高思想政治素質

辦公室人員的一個重要職能是當好領導者的助手，發揮輔助作用，他們是領導者智力和精力的補充，圍繞領導者的意圖開展工作，發揮主觀能動性。辦公室工作人員常常要為領導決策提供意見，而領導的決策往往關乎政治，關乎大局。這就要求扮演助手角色的辦公室人員具備較強的政治素質。理論是行動的方向盤，辦公室人員政治素質的高低，直接影響甚至決定其能否很好地履行崗位職責。要提高政治素質，辦公室人員要堅持兩點：第一，主動學習，不斷積累。辦公室人員應堅持正確的政治方向，自覺學習理論，重點做好黨的路線、方針、政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發表的理論文章和領導講話等，夯實自己的理論基礎。第二，積極思考，勇于實踐。掌握了政策依據，把握了政治路線，辦公室人員應充分發揮理論的指導作用，在工作中踐行理論精神，有針對性的為我所用，把有形的理論知識化為無形的理論素養，推進工作的開展。要有較高的政治敏感性，正確理解并準確把握上級精神和領導意圖。對一些大的問題、突發性事件，要有較強的應變能力，較快地反映，掌握工作的主動權；善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前時刻保持頭腦清醒。辦公室人員只有不斷提高思想政治素質，才能不斷提高輔助決策能力，滿足工作的需要。

二、注重細節，精益求精，培養嚴謹的工作作風

辦公室是綜合協調部門，既是溝通上下的“咽喉”、聯系左右的“紐帶”，又承擔著對外交往和后勤服務的職責。辦公室的特殊地位決定了辦公室人員在處理各種繁雜事務的同時要能兼顧方方面面的因素，不能以偏蓋全，更不能敷衍了事。這就要求辦公室人員應該注重細節，精益求精。辦公室無小事。有些事雖然是小事，辦好了并不顯眼，失誤了就是大事。小事不可小看，更不可亂辦，有時哪怕是一個字的筆誤或紕漏，不但會鬧笑話、出洋相，還有可能給我們帶來不可估量的影響和損失。因此，辦公室人員一定要有嚴謹的工作態度。講話要嚴謹，實事求是，力求精確，不能言行不一，更不能信口開河、無的放矢；做事要嚴謹，不管是干大事還是做小事，都要一絲不茍、精益求精，既要不出紕漏又要保質保量。不論辦文還是辦公、辦事，都要嚴格地遵循程序。辦文要辦成美文佳作，辦公要辦得圓滿成功，辦事要辦得無可挑剔。只有從一點一滴的細微小事做起，培養良好的工作作風，時時事事高標準、嚴要求，才能充分發揮“窗口”作用，向外界展示一個單位的良好形象。要把每一件工作當成一種事業去追求，把領導和群眾交辦的每一件小事作為一項任務去完成，在工作實績中獲得精神境界的升華和人生價值的實現。

三、整合時間，充實自己，增強謀事成事技能

縱觀辦公室紛繁復雜的各種事務，辦公室人員必然會面對不同的困難和問題，筆者認為，辦公室人員應當處理好三個矛盾：主動性與被動性的矛盾；原則性與靈活性的矛盾、個人自身建設與工作需要的矛盾。前兩個矛盾在工作中比較突出，俗話說“經一塹，長一智”，大家能在具體實踐中不斷提高處理這類矛盾的能力。而“個人自身建設與工作需要的矛盾”是辦公室人員比較容易忽略或處理有所偏頗的一個矛盾。要么一心撲在工作上，把自己的“充電”時間也消耗殆盡；要么滿門心思想提高自己，以至于影響了工作情緒。其實，這對矛盾是可以得到比較妥善的解決的：做好工作可以讓自己更明確的知道自己需要再學什么，而及時地“充電”能讓自己在工作中更加游刃有余。辦公室人員應當擺正自己的角色，提高自己作為辦公室人員的謀事能力。“辦公室人員站起來能說，坐下來能寫，走出去能公關”——簡簡單單的幾個字，包含的內容卻非常豐富。“站起來能說”要求辦公室人員具備良好的語言表達能力。提高語言能力可通過即興演講、打腹稿口頭匯報和組織活動等形式，鍛煉辦公室人員的口才。“坐下來能寫”要求辦公室人員具備良好的語言表達能力，這就需要我們抓住機會參加相關的專題講座，積極地進行文字分析、材料研究和寫作練習。“走出去能公關”中的“公關”表現為一個人在社交場合的介入能力、適應能力、控制能力以及協調性。良好的公關能力是現代社會生活中人的重要素質之一。新時期的辦公室人員必須強化科學的公關意識、增強公關能力。科學的公關意識是組織成員或公共關系工作人員自覺致力于塑造組織形象，傳播溝通，爭取公眾理解與支持的觀念和指導思想。它包括公眾意識、形象意識、整體意識、長遠意識、溝通意識、真誠意識、互惠意識、效率意識等。而為了增強公關能力，辦公室人員應該培養正確的思想觀念，不斷提高自身修養，積極參與社會實踐活動，善于借鑒歷史、借鑒他人、總結經驗、不斷成長。

參考文獻：

[1]韓平.管理者的公關意識.延安大學學報(社會科學版)，1994，(3).

(作者單位：福建漳州師范學院)