學(xué)校檔案立卷改革的方法思考

[摘要]《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布實(shí)施，是我國(guó)對(duì)文書立卷方法進(jìn)行的一項(xiàng)重大改革。文書立卷改革的中心內(nèi)容是將以“卷”為保管單位，改為以“件”為保管單位，它從根本上改變了傳統(tǒng)的立卷方法。目的是為了簡(jiǎn)化檔案整理程序，深化檔案檢索服務(wù)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。本文就學(xué)校進(jìn)行立卷改革的方法進(jìn)行了思考。

[關(guān)鍵詞]檔案立卷 立卷改革 方法 思考

當(dāng)前，隨著檔案管理自動(dòng)化程度的提高，傳統(tǒng)的立卷歸檔工作已越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，立卷改革已成為當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展中必須盡快解決的重要問(wèn)題。對(duì)此，國(guó)家檔案局于2001年根據(jù)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的要求，在傳統(tǒng)立卷方法的基礎(chǔ)上，對(duì)文書立卷方法進(jìn)行了重大改革，頒布了國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。這一《規(guī)則》的頒布，一改過(guò)去以“卷”為單位整理文件的原則，正式確定以“件”為單位來(lái)整理文件。即“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒，使之有序化的過(guò)程?！逼淠康闹饕谟诤?jiǎn)化檔案整理程序，深化檔案檢索服務(wù)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。面對(duì)這一重大舉措，筆者對(duì)學(xué)校如何進(jìn)行立卷改革談幾點(diǎn)個(gè)人的看法。

一、立卷改革的必要性

在我國(guó)，傳統(tǒng)的立卷方法在長(zhǎng)期的檔案管理工作中發(fā)揮了重要作用。隨著社會(huì)各方面的發(fā)展，傳統(tǒng)立卷工作的弊端不可避免地凸現(xiàn)出來(lái)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1)程序繁瑣，工作量大。檔案人員每年開展立卷工作時(shí)，需把上年度形成的大量文件材料按照特征、問(wèn)題分類組卷，然后編號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、擬寫案卷標(biāo)題、裝訂，手工作業(yè)工作量非常大，文件從辦理、結(jié)束到入庫(kù)上架，工作效率過(guò)低，周期過(guò)長(zhǎng)。(2)人為因素過(guò)多。一是易產(chǎn)生雜卷。由于立卷人的業(yè)務(wù)水平不同，相同類文件也會(huì)有不同的組卷結(jié)果。二是案卷標(biāo)題擬寫復(fù)雜。同一案卷不同人所擬寫的標(biāo)題會(huì)不同，而同一人在不同時(shí)間，隨著業(yè)務(wù)水平的提高，擬寫的標(biāo)題也會(huì)不同。(3)利用不方便。一卷檔案中有若干份文件，利用者在借閱一份文件時(shí)必須整卷借出，不利于安全保密。另外，由于裝訂太厚或裝訂壓字等原因影響閱讀與復(fù)制效果。(4)補(bǔ)充鑒定難。在實(shí)際工作中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)個(gè)別材料被遺漏，這種情況下就必須重新插卷裝拆、重編頁(yè)號(hào)與重寫卷內(nèi)目錄，非常繁鎖。另外，在檔案鑒定工作中，往往要剔除卷中個(gè)別已失去保存價(jià)值的文件，這樣一來(lái)，又面臨拆卷重訂的問(wèn)題，給檔案人員的工作帶來(lái)很大的不便。

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對(duì)新時(shí)期檔案工作也提出了更新、更高的要求，傳統(tǒng)的文書立卷方法已嚴(yán)重阻礙了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案部門的應(yīng)用，文書立卷改革已勢(shì)在必行。

二、文書立卷改革的優(yōu)點(diǎn)

文書立卷改革的主要內(nèi)容是將立卷歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。與傳統(tǒng)的文書立卷方法相比，改革后的文書立卷方法有以下優(yōu)點(diǎn)：(1)立卷方法簡(jiǎn)單、易學(xué)、易用。新的立卷方法不用擬寫案卷題名，有利于兼職檔案管理人員的學(xué)習(xí)和掌握，取消了“案卷”的概念，簡(jiǎn)化了整理方法。(2)提高了工作效率。由于簡(jiǎn)化了歸檔文件整理的工作程序，減少了不必要的手工勞動(dòng)和財(cái)物的投入，因而大大提高了工作效率。(3)有利于檔案的插卷與保密。以件為單位的歸檔文件便于插卷，復(fù)印方便，利用者只拿到所需要的一份文件，接觸不到其它文件，有利于檔案的安全和保密。(4)檢索工作快捷。以件為單位實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用，省略了案卷級(jí)錄入，直接進(jìn)行文件級(jí)錄入，減少了計(jì)算機(jī)錄入文件目錄數(shù)據(jù)的工作過(guò)程。只要錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，計(jì)算機(jī)檢索就十分快捷、方便，減少了繁瑣的不必要的手工勞動(dòng)，使檔案人員把主要精力放在檔案的開發(fā)利用和現(xiàn)代化管理上，有利于檔案的編研工作。

三、學(xué)校文書檔案立卷改革的做法

學(xué)校的檔案室不同于國(guó)家黨政機(jī)關(guān)檔案室，它是一個(gè)綜合性的檔案室，除了收集、保管文書檔案以外，還有教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備檔案等。那么，學(xué)校檔案如何按照《規(guī)則》方法進(jìn)行立卷改革呢?筆者通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)《規(guī)則》，結(jié)合本單位實(shí)際，對(duì)學(xué)校檔案立卷改革的做法談幾點(diǎn)看法。我校檔案是按照國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類組卷的，全校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建等七大類檔案。其中，黨群、行政類屬文書檔案，完全可以按《規(guī)則》進(jìn)行文書立卷改革，而教學(xué)、科研、基建檔案屬于業(yè)務(wù)性、專業(yè)性檔案能否也按《規(guī)則》進(jìn)行立卷改革呢?從檔案形成的特點(diǎn)、基本特征、共同屬性上來(lái)看，教學(xué)、科研、基建檔案歸檔范圍的綜合部分具有文件的基本特征，屬文書檔案的范疇，可按《規(guī)則》進(jìn)行文件級(jí)管理。對(duì)于科研、基建檔案中課題、工程等具有明顯的成套性和系統(tǒng)性的檔案，在檔案的收集、整理、組卷上應(yīng)按課題、工程進(jìn)行案卷級(jí)管理。而教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案、畢業(yè)生名冊(cè)等按專業(yè)或班級(jí)進(jìn)行案卷級(jí)管理比較好。因此，學(xué)校檔案室可采取立卷改革方法與傳統(tǒng)立卷方法并存，既有“件”又有“卷”的立卷方法。具體做法是：(1)制定學(xué)校自身的《歸檔文件整理規(guī)則》，實(shí)行文書檔案立卷改革。(2)調(diào)整學(xué)校檔案實(shí)體分類方案，可以采用門類分類法，將學(xué)校全部檔案實(shí)體劃分為黨群、行政、教學(xué)、科技、基建、財(cái)會(huì)、聲像、榮譽(yù)等幾個(gè)門類，按照年度—類別(問(wèn)題)—保管期限分類。(3)文件排列按照時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列，然后將文件標(biāo)題輸入微機(jī)，在每份文件首頁(yè)上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。(4)對(duì)歸檔文件按“件”進(jìn)行裝訂，裝訂用品和方法按照市檔案局的統(tǒng)一要求進(jìn)行。(5)件號(hào)按不同保管期限依照文件排列順序每年從“1”開始編制，用鉛筆填寫，隨時(shí)可以插件。(6)把相同保管期限的歸檔文件依件號(hào)順序排列裝入盒中，并在檔案盒背脊處填寫相關(guān)內(nèi)容。(7)填寫備考表，標(biāo)注整理人、檢查人及日期。(8)打印歸檔文件目錄，并按永久、長(zhǎng)期、短期分別裝訂、備查。

總之，學(xué)校進(jìn)行文書檔案的立卷改革，要靠自己的摸索實(shí)踐，不斷發(fā)現(xiàn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中改進(jìn)我們的工作方法，使學(xué)校的文書立卷改革工作不斷得到完善，以便能夠更好地適應(yīng)教育改革和發(fā)展的需要，更好地為教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)。

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(作者單位：江蘇無(wú)錫市廣播電視大學(xué))