如何發揮預算管理在中小企業內部控制中的作用

最近財政部頒發了企業內部控制規范討論稿，內容涵蓋企業經營管理的各個層級、各個方面和各項業務環節，為企業制訂內部控制程序提供了指導，從該規范的內容看，要求企業機構設置完善、崗位分工明確、工作流程清晰，主要適用于用大中型企業。

通過對部分中小企業調查了解，不論民營、國有或股份制企業，也不論是出資人直接管理的家族企業或法人治理結構比較完善的企業，經營者和出資人都越來越重視內部控制，有的企業甚至高薪聘請在大企業做過企業管理或財務管理的人員，幫助建立整套內控體系。由于大部分內控體系過于強調嚴格的職責權限、業務控制流程以及不相容崗位的分離，而中小型企業由于規模小、人員少，普遍存在機構設置簡單、權利集中、崗位交叉、分工不明確等現象，即使建立了一套完整的內部控制體系，出于效率和管理成本考慮，也很難執行，由于內部控制的缺失，加大了企業的經營風險。

預算控制對規范企業經濟業務和實現目標管理效果顯著，被越來越多的投資人和經營管理者所認可和重視，本文重點結合實際工作談一談如何充分發揮預算管理在中小企業內部控制中的作用。

一、企業內部控制的目的和要求

內部控制是企業為了確保法律法規及經營方針政策的貫徹執行、維護財產物資的安全與完整、保證組織財務會計和其他相關信息的準確性和及時性與可靠性、避免或降低各種風險、促進企業經營管理活動的經濟性、效率性和效果性、而建立的各職能部門之間對業務活動進行組織、制約、考核和調節的一系列方法、程序和措施的總稱。

內部控制的作用主要表現在：一是保證單位經濟活動的合法性；二是有助于管理層實現經營方針和目標；三是保護單位各項資產的安全和完整，防止資產流失；四是保證業務經營信息和財務會計資料的真實性和完整性。

二、預算管理是企業內部控制的重要方式

預算管理是把企業的經濟運行看成一個整體，以市場為導向，以企業的目標利潤為主線，包含了企業融資、采購、生產、銷售、投資、管理等經營活動的全過程，并要求企業具有健全的管理制度和扎實的基礎工作，包括高效的組織機構、高素質的領導班子、暢通的信息渠道以及準確的定額等，預算管理含蓋了企業運營的全過程、全方位，并需要全員的參與，正是因為預算管理的全面性特點，決定了預算實施的過程既是確保企業目標實現的過程，又是企業防范經營奉賢和進行管理控制的過程，使預算管理成為企業內部控制的重要方式。

三、預算編制階段的控制

1.企業目標的確定

目標的確定要緊緊圍繞企業的發展規劃，是預算編制的基礎，也是企業管理層努力的方向。站在預算管理的角度，企業目標主要體現在業務發展目標和利潤目標兩方面，企業經營者與投資人之間應當深入溝通，達成共識，確定企業發展目標是出資人對企業實施戰略管理和控制的重要環節，也是考查經營者決策能力的關鍵，企業出資人或經營者應至少每年末組織決策層召開一次會議確定下一年度企業發展目標。

2.預算編制的前提

目標確定后，企業經營者要組織公司各主要部門負責人召開預算準備會，就企業面臨的內、外部環境進行認真分析，對照發展目標找出企業的發展空間、存在問題及改善措施，就涉及市場定位、產品結構調整、資源配置等重大事項形成決議，明確各部門的工作目標和重點，并做為預算編制的前提和基礎。會議要始終以企業發展目標為指導，要求每個部門、每個崗位都緊緊圍繞目標確定工作重點和制訂工作計劃。

3.主營業務收入的編制

主營業務收入預算不簡單是一個數值，更重要的是要落實經營目標，不僅要依據企業綜合能力、現有產品競爭力、客戶分類等現狀，還要制訂新產品、新客戶的開發計劃，以及提高市場占有率的具體措施，收入預算應盡可能詳細，包括現有產品和現有客戶、新產品和目標市場的銷售數量、銷售價格預算等資料，以增強預算的客觀性和準確性，促進銷售部門工作的計劃性和提高業務人員的目標意識。

4.成本費用的編制

為便于管理和控制，應根據企業特點將成本費用按可控、不可控和固定費用、變動費用、半變動費用進行必要的分類，并采用不同的方法進行預算和控制。在進行成本費用預算時，應特別注意測算依據和控制方法，有的企業在上年發生數的基礎上考慮預算年度業務增減變化進行直接測算，這種方法簡便，也有一定的合理性，但卻忽視了預算的控制作用，成本費用預算應盡可能依據各種材料的消耗定額以及各項費用標準進行測算，不僅有利于控制，還可促進企業不斷建立和完善各項基礎管理工作，尤其是定額管理、實物資產管理、信息管理等方面。

在控制方法上，有的企業簡單的采取“一支筆”審批，認為所有支出都通過總經理或老板審批就得到控制了，其實這樣做不僅降低了下屬及部門的積極性和創造性，也將成本的控制更多的依賴個人的責任心和工作能力，尤其當管理者濫用職權時，加大了企業舞弊和失控的風險。應就企業主要費用項目建立必要的管理和控制制度，提高支出的合理性和透明度，并根據業務和產品特點在價格、消耗、必要性審查等重要方面設置控制點，采取特殊的程序控制。

5.資金收支的編制

資金收支預算的主要依據是主營業務預算、成本費用預算以及投資計劃等，一般只是其他預算在資金方面的反映，但需要特別關注的一方面是銷售回款周期，是各行業普遍問題，不應簡單的用當期銷售收入直接做為當期回款；二是回款的結構，主要是承兌匯票所占比例，直接影響著資金來源的時間分布；三是預算年初的應收和應付款項以及庫存壓縮和不良資產處置等應納入預算。

四、預算執行階段的控制

預算經過企業董事會或股東會審議批準后執行，為了準確把握企業經營和預算執行情況，企業應當每月組織各部門負責人以上的經營管理人員召開經營分析會，檢查分析預算執行情況，對差異產生的原因應深入分析，查找原因，落實改善措施，同時對各部門和企業重點工作計劃執行情況進行檢查督促，以相對公開的會議形式不僅有利于整個經營管理活動有條不紊的展開，也有利于各部門工作的協調，避免扯皮現象。

五、預算調整階段的控制

如遇經營狀況與預算前提出現重大變化，應對預算進行調整，時間一般在上半年結束時。為保證預算的嚴肅性，預算調整方法和審批程序要與年初預算一致，主要作用一方面當預算因客觀原因出現嚴重偏差時，調整預算目標；另一方面是在預算目標不變的情況下，進行業務結構或成本費用項目調整。

六、預算執行結果評價控制

年末要組織企業經營管理層對預算執行情況進行全面總結分析，通過將實際完成情況分別與預算對比、與歷史數據對比、與行業水平對比，找出差距，總結企業當前存在的問題與改善的方向。通過預算執行情況分析會，不僅可以檢查預算指標完成情況，還可以分析企業當前存在問題和不足，為股東或董事會制定下一年度經營目標提供依據，同時可以評價企業經營管理人員以及各部門工作業績，為企業實施業績考核提供參考。

總之，預算管理不僅是企業進行目標管理的方法，更是企業進行全方位控制的手段，由于預算管理的全面性、循環性和連續性特點，在推動企業持續發展的同時，帶動了企業整體管理水平的提高，實施有效的預算管理就標志著抓住了企業內部管理和控制的主線。