如何實現商務英語信函中的禮貌原則

[摘要] 商務英語信函是現代國際商務活動中協調人際關系、促進商務交流的必要手段。禮貌原則是商務英語信函寫作中要重點把握的技巧。本文從行文態度、選擇詞匯、運用語氣和傳遞結構四方面探討了禮貌原則在商務英語信函中的實際運用方法。

[關鍵詞] 商務英語信函 禮貌原則 選擇

商務英語信函是現代國際商務活動中協調人際關系、促進商務交流的必要手段。禮貌原則是商務信函寫作的基本要求，它涉及語言、交際技巧、商務知識、文化背景等因素，頗具現代英語的特點。“禮貌、得體”是商務英語信函的靈魂，目的是為了建立和保持人與人之間的信賴關系或商業信譽，禮貌性語言對于信息的交流起著至關重要的作用。禮貌原則決定了商務信函中的禮貌程度必然比日常信函要高。本文將從行文態度、選擇詞匯、運用語氣和傳遞結構四方面探討商務信函中的禮貌原則的實現。

一、行文態度的選擇

1.以他人為重的態度

在商務信函中，禮貌原則要求我們盡量從對方利益出發，站在對方的立場上表達我方的意愿。站在對方立場上看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，使對方感到自己的地位受到尊重，鼓勵對方與我們合作，從而促進業務的往來。因此要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：

(1)Your active participation in this conference will be highly appreciated．

(2)We will highly appreciate your active participation in this conference．

(1)句雖合情合理，但沒有完全采取對方立場。用“我們認為”這種句型一定程度上是以自我的標準為中心，沒有令對方感覺到是從收信人角度考慮，沒把對方利益放在首位，不能體現我們的目的是讓收信人覺得受到尊重和重視。而(2)句則以對方為中心，充分肯定了對方的積極參與，體現了禮貌原則。

需要注意的是，在收信人有過失時，刻意使用you，實際上強調了對方的錯誤，使對方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現your attitude的內涵。例如：

Apparently you misunderstood our order．Anyway you shipped the wrong thing．應改為: Apparently our instructions are not clear， with the result that the wrong article was shipped．這種多讓自己承擔責任，對對方少加指責，通情達理的婉轉表達無疑是吸引合作伙伴的有利因素。

2.采用肯定的態度

成功的信件往往都采用肯定的態度或肯定的思維，沒有人期待一種否定的觀點。因此，拒絕時尤其需要策略。由于人們更愿意接受肯定的事物，在寫信時可以將否定的觀點改為肯定的觀點以便緩和語氣。如：

(1)We make no refunds after 3-month guarantee has run out．

(2)We can only make refunds during the 3-month guarantee period．

盡管上面句子中，第二句表達的信息跟第一句相同，但是讀者更喜歡第二句，因為它們給了他一個肯定的答復。在商務英語信函中，我們要盡量創造出一種積極而肯定的氣氛，因為表達肯定意義的詞語比否定的詞語更有可能幫你達到目的。肯定的語言還有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關系。

二、詞匯的選擇

1.盡最大可能選擇有積極意義的詞語進行使用

語言是信息的載體，一封用心選擇語言的信函不僅能表達字面上的意義，而且能夠傳遞一種情感，還能體現出客氣和周到。在商務信函中應當選擇一些含有積極情感意義的詞語如pleased， satisfy， obliged， welcome等。這樣能使對方身心愉悅，有利于雙方的合作。特別在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便錯不在己，也要對對方所做的任何一點積極努力給予肯定與贊揚，做到禮貌得體。例如：

(1)I would appreciate having your reply by July1st so that we can finalize our program.．

(2)You kind invitation this time is most welcome．

(3)We should be greatly obliged if you would let us have your currentprices including service charges．

與此相反，信函中要極力避免使用no， cannot ，claim， complaint， inefficiency等詞的使用。在商務英語信函中，否定意義的詞語容易給人不愉快的感覺。直截了當地加以否定，買賣雙方會失去合作的興趣，雙方貿易關系會由此中斷。基于禮貌原則，我們經常在商務英語信函中把消極的用法藏于積極的用法之中，至少語氣上委婉得多，盡量做到禮貌得體。例如“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples．”就比“We have received your complaint about the late arrival of the samples．”要禮貌得體得多。

2.正確使用情態動詞

由于商務信函往來多數是磋商、答詢公務，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質問、譴責等等，所以英文商務信函中情態動詞使用頻繁。情態動詞的恰當使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，實現理想的交流。例如：

We would like to suggest alternative where there are shipments available．

在這一句中，“would like”表示的是一種請求的語氣。如果去掉“would”就有了強加于別人的意味，對方從心理上會比較難以接受。需要說明的是，情態動詞多用于If條件句中，幫助寫信人表達各種語氣。而情態動詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：

I should be very much obliged if you would arrange a seaton the same flight for the 18th September．

情態動詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌。因為過去時態的情態動詞暗示一種假設行為，而不是強制行為。因此在商務英語信函中， could和would常被使用，語氣較緩和。例如：

(1)He would welcome the opportunity of seeing you while he is in Ottawa．

(2)Could you possibly forward your suggestions furthermore ?

三、友好語氣的選擇

大致說來，語氣就是作者的態度，跟他的情感和意圖有關，可以通過詞匯的選擇、順序的排列來實現作者想要表達的不同情感和語氣。商務英語信函寫作中，友好的語氣有助于給讀者留下一種禮貌的印象，因此使商務英語信函寫作富有成效。

1.使用被動語態

在英語商務信函中，盡管使用主動語態表達更有力，但是被動語態具有較高程度的禮貌性。因為它不強調動作的發出者，所說出的話不是強加給對方的，所以使請求聽起來比較溫和，顯得禮貌得體。例如：

(1)Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons．

(2)Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920 cartons were shipped against 1000 cartons．

句子(1)中，通過使用you only shipped而直接表達了對收信人的責備，但如果過錯是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對方受到傷害。在句子(2)中，被動語態的使用缺省了動作者，沒有顯現出是誰的責任，只是給人一種啟示，應該馬上找到事實真相。為了表達委婉，建議當發生不愉快的事情或傳遞命令時使用被動語態。

2.使用疑問句型

疑問句型是通過詢問別人的能力或意愿來表達一種請求或一個命令，比采用直接的陳述句或肯定句去表達命令更委婉，從而使語氣變得間接、不唐突。例如：

(1)Quote us CIF 5% New York．

(2)We request you to quote us CIF 5% New York．

(3)Could you quote us CIF 5% New York?

句子(1)使用命令的語氣，很容易造成聽話人的不愉快，因為它違背了商務交往中的平等原則。句子(2)的語調比較溫和，但表達直接。句子(3)用疑問句型表達同樣的意思，但語氣委婉客氣，好像請求幫忙一樣，比較得體。

3.使用條件句型

使用條件句型與疑問句型相比，唯一的區別就在于使用條件句型，去掉了威脅他人面子的成分，從而使語氣變得更友好。此外，條件句型會使其建議具有試探的性質。例如：

(1)If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us have your specific inquiry， and quotation will be forwarded without delay．

(2)We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice．

4.使用虛擬語氣

虛擬語氣可以委婉禮貌地提出希望或意見，使句子更加婉轉，具有更多的磋商余地，更加有利于達成貿易協議。如：

（1)We would ask you to open L/C soon．

（2）We wish we could lower our prices but unfortunately we can not do so．

四、信息傳遞方式的選擇

1.直接表達法

對于傳遞令人滿意或中性信息的信函，一般采用直接表達法，即把令人滿意或中性的信息置于句首，然后作出必要的解釋，最后用客氣禮貌語言表示希望或感謝，從建立業務關系到業務的成交，基本上都選擇這種模式。

2.間接表達法

表示拒絕對方要求或傳遞令人失望的消息的商務信函盡量減少讀者的不悅，一般采用間接表達法，即把商務英語信函分成五個部分：(1)中立陳述;(2)拒絕執行或接受;(3)緣由;(4)補救方法;(5)客氣的結束語。這種篇章結構的布局是為了盡量緩和語氣，避免唐突，使對方在看到中立陳述及可信服的緣由之后，有了一定的思想準備去接受信中的拒絕內容。信函中“補救方法”及“客氣的結束語”可進一步消除不愉快的信息在對方心中產生的不悅情緒。這種結構主要用于寫還盤信、拒絕付款方式、要求修改信用證、申訴索賠信或保險索賠信。

總之，隨著經濟全球化的發展及我國對外貿易的不斷擴大，商務英語信函在國際商務活動中會越來越多地被運用。商務英語信函中的禮貌原則作為國際經濟交往的普遍要求，一定會成為國際商務人員必須遵循的基本原則。應該熟練地掌握和運用這種技巧，提高商務英語信函寫作的質量，保障商務活動順利進行。

參考文獻：

[1]裴倩倩:用禮貌原則指導商務信函的詞匯運用[J].語文學刊 2007，（9）

[2]葛麗芳:商務英語寫作中的禮貌研究[J].河南理工大學學報 2006， (11)