試論管理信息系統的評價

[摘要] 管理信息系統的評價包括經濟、性能、應用三個指標。經濟效益評價主要是對企業信息化成本和效益的比較研究，技術性能的評價主要是現有系統在技術性能上是否能夠滿足應用系統的要求，應用評價主要是指人們對系統的滿意程度。

[關鍵詞] 管理信息系統 評價

管理信息系統（MIS）投入運行后，要在日常運行管理工作的基礎上，定期地對其運行狀況進行追蹤和監督，并做出評價。進行這項工作的目的是通過對新系統運行過程和績效的審查，來檢查新系統是否達到了預期目標，是否充分利用了系統內各種資源（包括計算機硬件資源、軟件資源和數據資源），系統的管理工作是否完善，并指出系統改進和擴展的方向等。

管理信息系統的評價與其他工程系統的評價相比具有自己的特點。管理信息系統中包括了信息資源、技術設備、人和環境的諸多因素，系統的效能是通過信息的作用和方式表現出來的，而信息的作用又通過人在一定的環境中，借助以計算機技術為主體的工具進行決策和行動表現出來的。因此，管理信息系統的效能既有有形的，也有無形的；既有直接的，也有間接的；既有固定的，也有變動的。所以，管理信息系統的評價具有復雜性和特殊性。

系統評價的主要依據是系統日常運行記錄和現場實際監測得到的數據。評價的結果可以作為系統維護、更新以及進一步開發的依據。通常新系統的第一次評價與系統的驗收同時進行，以后每隔半年或一年進行一次。參加首次評價工作的有系統研制人員、系統管理人員、用戶、和系統專家，以后參加各次評價工作的主要是系統管理人員和用戶。大型管理信息系統開發分成一期工程、二期工程、三期工程等階段。前期工程的評價，對決定是否繼續開發后續工程有參考作用。

一、系統評價的目的

系統評價的主要目的有以下方面：

1.檢查系統的總體目標是否達到用戶期望的要求。

2.檢查系統的功能是否達到預期設計要求，還存在哪些不足。

3.檢查系統的各項運行指標是否達到預期設計要求。

4.比較系統的實際使用效果與預期設計要求的差異。

5.根據評價結果，提出系統的進一步改進意見，并形成系統評價報告。

二、系統評價的主要指標

管理信息系統評價是一項難度較大的工作，它屬于多目標評價問題。目前大部分的系統評價處于非結構化階段，只能就部分評價內容列出可度量的指標，不少內容還只能用定性的方法做出描述性的評價。評價指標可分為經濟指標、性能指標和應用指標三個方面。

1.經濟指標：包括系統開發費用、系統收益、投資回收期和系統運行維護預算等。

2.性能指標：包括系統的MTBF（平均無故障時間）、聯機作業響應時間、吞吐量或處理速度、系統利用率、對輸入數據的檢查和糾錯功能、輸出信息的正確性和精確度、操作方便性、安全保密性、可靠性、可擴充性、可移植性等。

3.應用指標：包括企業領導、管理人員、業務人員對系統的滿意程度，管理業務覆蓋面，對生產過程的管理深度，提高企業管理水平，對企業領導的決策參考作用，外部環境對系統的評價等。

三、系統經濟評價

經濟效益是企業首先要探究的問題。經濟效益評價主要包括對企業信息化成本和效益的比較研究，如許多企業將投資經濟效益系數作為衡量MIS 經濟效益的基本指標來衡量系統運行后經濟效益的提高等。

對管理信息系統進行經濟效益評價時，要處理好宏觀經濟效益與微觀經濟效益、當前經濟效益與長遠經濟效益、直接經濟效益與間接經濟效益的關系。宏觀經濟效益是系統帶給社會的全部利益，包括直接的和間接的效益，其費用包括系統自身的和系統外為此付出的相關費用。微觀經濟效益是從企業角度出發得到的系統實際經濟效益。當前經濟效益是指近期可得到的，長遠經濟效益是指未來才顯示出來的。直接經濟效益主要是指可以用貨幣定量計算的經濟效益，然而有些效益無法定量分析，只能定性分析，稱其為間接經濟效益。評價時應該做到直接和間接經濟效益的統一。

1.管理信息系統直接經濟效益的評價。管理信息系統直接經濟效益的基本指標是年經濟效益的變化。直接經濟效益主要取決于下列要素：系統正式投入運行后，因合理地利用現有的資源而使產品產量有了增加；因減小工時損失和生產設備停工損失，而使勞動生產率提高，產品生產周期縮短；因改善組織管理，而減少了物資儲備，提高了產品質量，降低了非生產費用等。

上述因素可用一些綜合性指標進行計算。常用的評價指標有：年利潤增長額（年節約額）、年經濟效益、系統的投資效益系數、投資回收期等。

2.管理信息系統的間接經濟效益的評價。管理信息系統與其他先進技術的應用一樣，必然會給企業帶來一系列的變化，促進管理工作的進一步科學化，這類綜合性的經濟效益稱為系統的間接經濟效益，這種效益是無法用具體統計數字計算出來的，只能做定性分析。衡量管理信息系統的間接經濟效益應從以下5個方面進行評價。

(1)管理體制是否進一步合理化。任何一個企業都是由技術、生產、經濟、組織等多個子系統組成的復雜的整體系統，企業的各個環節都是相互銜接、相互配合和相互制約的。我國現行的企業管理體制和組織機構中還存在著諸多弊端。管理信息系統實行了信息資源的集中管理，應該加強縱向和橫向的業務聯系，做到縱橫結合，使各職能部門在分子式的基礎上相互協調一致。管理信息系統實質上是盡可能實現完善的信息管理，它與現行的管理方式是有區別的。管理信息系統在實現信息管理的同時，也使企業的管理體制進一步合理化。

(2)管理方法是否進一步科學化。管理信息系統的建立，應該使企業的經濟管理由靜態變為動態管理。評價時需審查來之不易信息系統是否輔助和加強了以計劃和控制為核心的動態管理。

(3)管理基礎數據是否進一步科學化。和手工信息處理系統不同，錄入管理信息系統的數據應該及時和正確。反過來，管理信息系統的運行，應該促進基礎數據管理向統一化、規范化的方向發展。

(4)管理效果是否進一步最佳化。管理信息系統輔助企業管理，應當促使管理人員更多地應用經濟數學方法和定量分析技術，如生產計劃的方案優化和產品銷售的統計預測等，從而使定性決策變為定量決策。

(5)管理人員的勞動性質是否發生了變化。這方面的評價主要是看管理信息系統運行之后，是否把管理人員真正地從繁雜的數據處理（如記賬、匯總）中解脫出來，并且能否幫助管理人員支從事更有創造意義的分析與決策活動。

為了對管理信息系統的間接經濟效益做出正確評估，可以采用專家評估或直接調查的方式進行。

四、技術性能評價

系統技術性能方面的評價主要是現有系統硬件和軟件資源在技術性能上是否能夠滿足應用系統的要求。例如，數據傳輸率是否能夠滿足數據處理的要求，是否有足夠的輔助存儲器來保存必要的數據文件，在規定的時間內CPU能否對所有的請求做出快速響應等。主要評價內容有以下幾個方面。

1.對管理信息系統的功能評價。在新系統的開發規劃中，已經明確地規定新系統要實現的功能目標。對新系統的功能評價，就是按照規劃來檢查新系統的功能實現情況。比如，預期的功能是否已經全部實現，是否能夠滿足用戶的要求，服務質量如何，人員組織和安全保密措施是否完善等。

2.系統操作方面的評價。系統操作方面的評價主要是根據輸入出錯率、輸出的及時性和利用情況等進行評價。例如，是否能夠正確地提供輸入數據，輸出結果是否可用和適用等。

3.對現有硬件和軟件的評價。對管理信息系統中現有硬件和軟件進行評價的目的是，檢查系統內是否有未被充分利用的資源，或者由于某些資源不足與性能不夠完善而影響了系統的功能和效率的提高。對硬/軟件系統評價的方法和工具有硬件監控器、軟件監控程序、系統運行記錄和現場實際觀測記錄。

(1)利用硬件監控器和軟件監控程序進行評價。硬件監控器既能收集到CPU工作的數據，也能收集到外部設備工作情況的數據。軟件監控程序可以記錄特定程序或程序模塊執行情況的數據。利用監控器和監控程序可以對閑置的資源、瓶頸設備以及負荷不均勻情況及時進行檢測，從而幫助人們查明系統工作效率過低的各種原因。

(2)根據系統運行記錄和現場觀測情況進行評價。新系統日常運行記錄是進行系統評價的主要參考資料。通過對運行記錄的分析，可以明確使用得最多、最頻繁的軟件設計是否合理、目前效果如何以及系統的故障率等問題。另外，通過對計算機運行情況的現場觀測，可以有效地評價系統資源安排是否合理。

參考文獻：

[1]王恩波:管理信息系統實用教程[M].北京:電子工業出版社，2002

[2]袁勝軍黃立平:基于知識管理的信息系統評價研究[J].情報雜志，2007，（6）