初議院系教學(xué)檔案的管理

摘要：所謂院系教學(xué)檔案，是指在院系教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、計算機軟件載體材料，是對系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄。它是進行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的依據(jù)，是改進教學(xué)工作、促進教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，也是院系檔案工作的核心，是高校教學(xué)評估的重點檢查項目。當(dāng)前院系教學(xué)檔案管理中存在著管理混亂、重視不夠、數(shù)字信息化水平偏低等問題。應(yīng)通過各種手段提高教學(xué)檔案管理水平，搞好教學(xué)檔案的開發(fā)利用，為提高教學(xué)質(zhì)量、完善教學(xué)方法提供有利支持。

關(guān)鍵詞：院系 教學(xué)檔案 管理

所謂院系教學(xué)檔案，是指在院系教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、計算機軟件載體材料，是對系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄。它是進行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的依據(jù)，是改進教學(xué)工作、促進教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，也是院系檔案工作的核心。教學(xué)檔案作為教學(xué)活動情況的記錄，是高校在教學(xué)、教學(xué)管理、教學(xué)研究中形成的具有查考價值并經(jīng)過整理歸檔的文件材料，是高校教學(xué)評估的重點檢查項目。

一、教學(xué)檔案的歸檔范圍

1.上級教育主管機關(guān)下達的指令性、指導(dǎo)性文件，教育改革、教學(xué)計劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計劃、指示、規(guī)定、辦法等材料；2.綜合性的教學(xué)文件材料：學(xué)校制定的各種教學(xué)管理制度，教學(xué)工作中形成的各種統(tǒng)計表，教學(xué)基本建設(shè)的各種規(guī)劃和計劃、實施方案、總結(jié)報告等；3.教學(xué)計劃的定稿和復(fù)印稿，學(xué)期教學(xué)計劃執(zhí)行表、總課程表；4.各專業(yè)課程教學(xué)大綱；5、教材使用情況：自編、主編、合編教材的正本，各系、部，各專業(yè)教材使用目錄；6.教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)方面的材料：專業(yè)實習(xí)計劃、實習(xí)大綱、實習(xí)任務(wù)書、實習(xí)講義、實習(xí)鑒定、實習(xí)報告、課程設(shè)計（論文）等；7.教學(xué)運行方面的材料：課程安排表、課程進度表、教師任課安排、各教學(xué)環(huán)節(jié)的運行記錄；各專業(yè)的考試題、考卷樣卷、學(xué)生成績單、考卷（本屆學(xué)生畢業(yè)后存一年）、試卷分析、考試質(zhì)量評估等資料；8.實驗、實訓(xùn)規(guī)劃、建設(shè)、管理規(guī)劃，使用記錄等資料；9.現(xiàn)代化教育技術(shù)運用、多媒體教學(xué)資料，自制、購買、開發(fā)的各類教學(xué)課件及音像教學(xué)資料；10.參加上級主管部門要求的考試、競賽等資料，學(xué)生職業(yè)技能鑒定職業(yè)資格證書相關(guān)資料；11.教師業(yè)務(wù)檔案：教師專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)材料、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核、總結(jié)，師資培訓(xùn)計劃及實施，教師繼續(xù)教育，實踐鍛煉的相關(guān)規(guī)定及實施；12.產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的有關(guān)資料；13.教學(xué)研究活動計劃、總結(jié)，教學(xué)研究刊物、教科研成果、學(xué)術(shù)活動資料等；14.專業(yè)教學(xué)改革的方案、實施過程、檢查分析、總結(jié)資料，新專業(yè)申報材料；15.課程建設(shè)的有關(guān)材料：各類教學(xué)公開課、觀摩課、優(yōu)質(zhì)課、精品課、課程評估等有關(guān)資料；16.教學(xué)質(zhì)量檢查材料：質(zhì)量監(jiān)控與檢查的制度及實施資料；教師教學(xué)質(zhì)量評估資料；教學(xué)檢查情況、反饋情況等資料；17.教師教學(xué)工作：教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況，教師的學(xué)期授課計劃及教案、作業(yè)評改記錄，考勤記錄、教學(xué)工作總結(jié)，聽課評課記錄、教師日志等資料；18.各種教學(xué)工作會議記錄，教學(xué)值班、教學(xué)大綱調(diào)度工作記錄等；19.其它有必要立檔的教學(xué)文件和資料。

二、教學(xué)檔案的作用

1.教學(xué)檔案是一種重要的信息資源

教育要現(xiàn)代化、正規(guī)化，關(guān)鍵之一是教學(xué)管理的現(xiàn)代化和正規(guī)化。因此，必須建立一個可靠的教學(xué)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源在教學(xué)管理中的作用。通過對教學(xué)檔案的使用，可以完整連貫地理解上級的指示精神、辦學(xué)指導(dǎo)思想，了解教學(xué)改革的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，全面準(zhǔn)確地掌握教學(xué)管理現(xiàn)狀，從而為教學(xué)、教改、科研提供決策的依據(jù)。

2.教學(xué)檔案為學(xué)校進行科學(xué)決策和實施科學(xué)管理提供依據(jù)

教學(xué)檔案記錄了教學(xué)活動中的經(jīng)驗教訓(xùn)，反映了教學(xué)改革和教學(xué)研究的成果，因此教學(xué)檔案是院校設(shè)置專業(yè)、開設(shè)課程，制訂教學(xué)計劃、教學(xué)大綱，進行教學(xué)研究和探索教學(xué)規(guī)律的信息依據(jù)。通過對教學(xué)檔案中記載的各種數(shù)據(jù)、典型經(jīng)驗、教學(xué)情況等的分析整理，可以從各單位的具體情況出發(fā)，根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)的需求，確定專業(yè)的設(shè)置及教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材的制訂和修改工作，為培養(yǎng)合格的社會主義建設(shè)人才服務(wù)。因此教學(xué)檔案為教學(xué)管理人員處理問題、制訂規(guī)劃、研究教改方案、制訂學(xué)校教學(xué)管理制度等提供了準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，從而實現(xiàn)管理與決策的科學(xué)化、民主化。

3.教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)

教學(xué)質(zhì)量的高低直接反映了院校的水平，是評估院校工作好差的根本標(biāo)準(zhǔn)。通過在教學(xué)檔案中設(shè)立教員業(yè)務(wù)檔案和學(xué)員學(xué)籍檔案，可以擺脫主觀因素對教員、學(xué)員評價考核的影響，科學(xué)地、實事求是地評價每個教員的工作實績及學(xué)員的成績變化。這有利于發(fā)現(xiàn)人才，選拔人才，有利于教員隊伍的建設(shè)，促進教學(xué)人員思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；有利于考核教員，為教員的聘任和評定職稱提供依據(jù)；有利于學(xué)校保持教學(xué)工作的連貫性，因材施教；有利于學(xué)校管理方法的連貫性，使學(xué)校的管理更加科學(xué)化、正規(guī)化，為提高教學(xué)質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

4.教學(xué)檔案為查考有關(guān)材料提供原始憑證

教學(xué)檔案記錄和反映了院校的全部教育訓(xùn)練活動和教學(xué)研究活動，客觀而真實地反映了院校的教學(xué)歷史。作為教學(xué)活動的真實記錄，它起到了重要的歷史憑證作用。教學(xué)檔案是教學(xué)工作人員查證、研究處理問題的原始憑證，它可以為考察教員的工作情況、證明學(xué)員的學(xué)歷，追蹤調(diào)查畢業(yè)生情況等提供第一手材料。

三、當(dāng)前院系教學(xué)檔案管理中存在的問題

教學(xué)檔案管理在學(xué)校工作中的地位和作用如此重要，但在實際工作中卻有很多地方不盡如人意。職能部門和各級教學(xué)單位對上級和學(xué)校的紅頭文件比較注重管理，而對學(xué)校教學(xué)檔案的管理和建設(shè)工作缺乏足夠的認(rèn)識，在感情上、精力上、物力和財力上投入不足，觀念比較陳舊，造成了各級各類人員職責(zé)不清，各類教學(xué)檔案內(nèi)容不確定，保存范圍和時限不明確等。在迎接評估過程中，我們發(fā)現(xiàn)高校教學(xué)檔案現(xiàn)狀不容樂觀，主要表現(xiàn)在：

1.院系級教學(xué)檔案管理混亂。

根據(jù)高校實體分類法對教學(xué)檔案的分類，檔案館主管學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、教學(xué)計劃與大綱、學(xué)位、畢業(yè)生、教材等全校性教學(xué)檔案，院系級檔案室保管包括課堂教學(xué)、教學(xué)實習(xí)、任課安排等比較基層性的檔案材料，而實際工作中院系級檔案室的管理受不到重視。教學(xué)檔案管理是一種容易被其他教學(xué)任務(wù)所取代的常規(guī)性工作，是一種容易被人們所忽視的事后行為。教學(xué)檔案管理涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種文獻資料。由于機構(gòu)設(shè)置方面的原因，教學(xué)院系機構(gòu)一般都沒有把教學(xué)工作和檔案管理工作分開來，有的系、部、辦公室雖然有專職資料員，但由于同在一個辦公室系統(tǒng)工作，其職責(zé)也經(jīng)常混淆，常常被其他行政事務(wù)所取代，難以全心投入檔案管理工作。因此，系、部、辦公室檔案管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無序狀態(tài)。

2.對教學(xué)檔案的重視不夠，各院系缺乏教學(xué)檔案管理的意識。

隨著我校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點在發(fā)展上，而對發(fā)展的基礎(chǔ)之一教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置，還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善，人員的培訓(xùn)，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。各機關(guān)單位和院系，尤其是教學(xué)機關(guān)單位不重視教學(xué)檔案的積累和管理，有些重要的文件和材料因自身利用方便而不轉(zhuǎn)交至檔案館，在無現(xiàn)代化庫房保管和微機檢索的條件下自行保管，材料丟失過多而無法查找時才想到去檔案館查詢以致無法找到。

3.教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低。

目前我校計算機教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低。檔案管理的數(shù)字信息化主要反映在兩個方面：一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理形成電子文檔；二是檔案的計算機輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存互動，并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

四、院系教學(xué)檔案管理的改革措施

教學(xué)檔案是高校檔案管理和建設(shè)的重要組成部分，是反映一所學(xué)校當(dāng)時的教育教學(xué)秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價值和保存價值，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和建設(shè)力度。要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，注意綜合運用科學(xué)合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的經(jīng)濟管理手段等。教學(xué)是學(xué)校的中心工作，教學(xué)檔案是檔案工作的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)成為學(xué)校檔案收集管理的主體，要管理好基層教學(xué)檔案必須實現(xiàn)四個到位：領(lǐng)導(dǎo)要到位，目標(biāo)責(zé)任要到位，收集工作要到位，監(jiān)督管理要到位。

1.制訂科學(xué)完善的檔案歸檔目錄

檔案收集是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，是整個檔案工作最直接、最基本的物質(zhì)前提，很多高校采用的教學(xué)檔案歸檔目錄，是根據(jù)1994年發(fā)布的高校檔案管理辦法及教學(xué)檔案歸檔目錄制訂的，有很多不切合目前的實際情況。尤其是改革日益加緊的高校教學(xué)領(lǐng)域，新形式、新載體檔案的日益增多，歸檔目錄的修訂在所難免。歸檔目錄的修訂的關(guān)鍵是將原本模糊的歸檔范圍進行細化處理，使部門兼職檔案員、教學(xué)管理人員對材料歸檔或不歸檔，有明確的認(rèn)識，有利于保證教學(xué)資料的齊全、完整。

2.實行檔案管理人員崗位責(zé)任制

明確檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎勵措施。檔案管理人員應(yīng)時刻銘記自己的崗位職責(zé)，樹立高度的責(zé)任感；熟悉所藏檔案情況，及時了解各項工作對利用檔案的需要，開發(fā)檔案的信息資源，做好提供利用工作；做好文件借閱登記工作，并督促借閱者按時歸還文件，防止重要文件的流失；做好檔案庫房、設(shè)備的安全保護工作。以學(xué)籍檔案為例，教師對學(xué)生考核一定要做到公平、公正，嚴(yán)格按考試大綱出題考核學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，嚴(yán)格考試紀(jì)律，成績一旦上報，非正常理由任何人無權(quán)更改，管理人員應(yīng)按時統(tǒng)計分類歸檔，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，確保學(xué)籍管理材料真實、準(zhǔn)確，切忌因為自己工作上疏忽或外界干擾影響教學(xué)檔案的質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

3.加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于檔案管理工作專業(yè)性較強，教學(xué)管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。因而高校應(yīng)加強對檔案人員尤其是各教學(xué)部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)的方式有很多，如定期組織經(jīng)驗交流會、業(yè)余講座、培訓(xùn)班等，同行之間互相學(xué)習(xí)借鑒，激發(fā)教學(xué)檔案管理人員的事業(yè)心和使命感。從事教學(xué)檔案管理的人員，應(yīng)利用各種培訓(xùn)教育機會，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并圍繞教學(xué)改革和管理工作的任務(wù)要求，采取有效的措施，大力開發(fā)利用教學(xué)檔案信息資源，主動為廣大師生員工做好檔案信息服務(wù)，不斷提高自身工作水平和工作能力。

4.爭取校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的資金投入

推行教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化學(xué)校應(yīng)在教學(xué)事業(yè)經(jīng)費中撥出專款用于教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，投入必要的物質(zhì)條件，不斷更新管理手段，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段。在實際工作中，要避免依靠單一的行政手段干涉，要靠政策、制度約束人，鼓舞人，靠必要的物質(zhì)條件投入引導(dǎo)人的辦法，積極推廣優(yōu)秀的教學(xué)檔案管理方法，努力推動教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，使高校教學(xué)檔案管理和建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化管理軌道。同時，要根據(jù)上級主管部門的不同要求，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作。

做好檔案管理工作要有一定的資金支持，教學(xué)檔案信息數(shù)字化更是一項需要經(jīng)濟保障的事業(yè)，不管是信息化項目的啟用、軟硬件設(shè)施的配置、數(shù)據(jù)庫的建立還是人員的配備都需要大筆資金的投入。而檔案部門用于信息化建設(shè)的資金非常有限，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和學(xué)校專項資金的投入，教學(xué)檔案信息數(shù)字化難以實現(xiàn)。

5.堅持對檔案管理網(wǎng)絡(luò)進行細化調(diào)整

當(dāng)前，隨著各高等院校校園網(wǎng)的普遍建立，教學(xué)檔案工作的發(fā)展趨勢是信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)高校教育、教學(xué)工作的需要系統(tǒng)開發(fā)教學(xué)檔案信息資源，使之在教學(xué)管理和教學(xué)工作中充分發(fā)揮作用，實現(xiàn)其價值，是教學(xué)檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。把計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為一門必修課，要力爭做到人人會操作電腦，骨干人員能編制程序、制作軟件，并能組建計算機管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，從而建立起一支教學(xué)檔案信息化管理的人才隊伍，為教學(xué)檔案信息服務(wù)提供有力的保證。要做到這一點，管理人員應(yīng)著眼于教學(xué)檔案服務(wù)信息化的特點，不斷增強服務(wù)意識，改進服務(wù)手段，強化服務(wù)精神，以便提高服務(wù)能力和水平。

6.有效開發(fā)利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)

應(yīng)明確建立教學(xué)檔案的目的在于利用，不能投入很大，形成擺設(shè)，只建不用。教學(xué)檔案工作的生命力就在于開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為教學(xué)工作服務(wù)是教學(xué)檔案工作的主導(dǎo)方向。絕對不能將花很大力氣建成的教學(xué)檔案只當(dāng)成檢查時用的擺設(shè)。結(jié)合本校（系）教學(xué)工作的中心任務(wù)，如專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、課程體系與教學(xué)內(nèi)容改革、教學(xué)管理改革、教學(xué)計劃修訂、學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、實驗室建設(shè)、教學(xué)質(zhì)量評估等項工作，有針對性地開展編研和檢索工具的編制。將教學(xué)檔案作為資源，圍繞學(xué)校各項工作，及時地有效地開發(fā)利用，并為之服務(wù)，將會使高校教學(xué)檔案大放異彩，會使高校工作充滿朝氣。仍以學(xué)籍檔案為例，檔案管理人員定期對各屆各班及每個學(xué)生的學(xué)籍檔案資料進行統(tǒng)計、分析，并將統(tǒng)計結(jié)果上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)這些數(shù)據(jù)分析出各屆各班的畢業(yè)率、優(yōu)良率、及格率、不及格率、淘汰率，對系教學(xué)工作學(xué)生管理工作進行評估，可以此調(diào)動各個系辦學(xué)的積極性。根據(jù)這些數(shù)據(jù)，結(jié)合產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的其他教學(xué)檔案材料和背景資料（如生源狀況、師資水平、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、試題等），還可分析出教學(xué)工作和學(xué)生管理工作中存在的問題，為制定教學(xué)管理措施，改進教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，加強學(xué)生思想政治工作提供信息支持。

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