如何提高機關辦公室工作質量和效率

隨著社會的變革和市場經濟的發展，辦公室工作的地位和作用日益重要，任務日益繁重，要求越來越高。只有不斷提高辦公室工作的質量和效率，才能充分發揮辦公室的職能作用，成為領導的參謀部。

一、加強各類學習，提高業務素質

辦公室工作質量的優劣和效率的高低，同辦公室人員內在素質息息相關。辦公室是收集信息、進行宣傳、處理公文、協調各部門工作關系及為領導決策參謀的重要部門，其工作性質決定了從事辦公室工作的人員必須具備較高的政治理論水平、政策水平和業務素養。因此，加強政治理論和業務知識的學習，重視綜合技能的培養，不斷提高辦公室人員的內在素質，是提高辦公室工作質量和效率的重要基礎。

1. 加強政治理論的學習，增強政治的敏感性。要通過學習鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀，學習哲學、歷史，學習時事政治，堅定正確的政治方向，掌握運用辯證唯物主義的立場、觀點和方法，研究新情況，解決新問題，正確地理解和執行黨的路線、方針、政策，做到把握政治方向，分析、判斷形勢，掌握政治動態，處理、解決問題，注意政治影響。

2. 注重業務知識的學習，提高勝任本職的能力。辦公室工作除了直接參與政務、黨務等工作外，大量的參謀助手作用是通過日常的業務工作來實現的，因此，作為辦公室的成員，要加強寫作理論和知識的學習，不斷提高文字表達水平和公文處理能力、理論概括能力，同時還要注意法律知識、經濟知識、科技知識、管理知識的學習，使自己成為知政策、懂經濟、曉法制、會管理、精業務，能勝任本職工作的行家里手。

3. 重視綜合技能的培養，提高綜合協調能力。作為辦公室的工作人員，要加強專業技能的培訓和修養，努力做到“一專多能”、“與時俱進”，既成為業務工作的專家，又成為把握全局的通才，培養高度的綜合分析能力，較強的組織協調能力。只有這樣，才能發揮好辦公室人員參謀助手作用，也只有這樣，才能發揮辦公室綜合協調功能的作用。

二、 增強責任意識，培育優良作風

1. 端正工作態度，努力追求卓越。正確的工作態度，高度的工作責任心，是提高辦公室工作質量的前提。辦公室的工作千頭萬緒，紛繁沉雜。對外代表著一個單位的形象，任何一個環節出了問題，都會造成不良的影響；對內涉及每個部門，關系到每一位干部職工的切身利益。所以，作為辦公室的人員，在日常的工作中，更應發揚愛崗敬業、追求卓越的精神，熱愛本職工作，恪盡職守，嚴謹、細致，一絲不茍，以高度的責任心和使命感盡心盡力做好每一項工作，力求做到件件都準確，事事都辦好。

2. 培養良好的工作作風，提高工作效率。在當今社會，“時間就是效率，效率就是生命”。因此，要提高工作效率，首先要樹立強烈的時間意識，以“只爭朝夕”的精神優質高效地對待每一件工作，盡量縮短辦事的時間和辦事的周期，能在今天完成的事決不拖到明天。其次，要加強工作的計劃性，制定好每月、每周以至于每天的工作計劃，提前做好工作安排，增強工作的主動性、時效性、科學性，克服盲目性，變被動為主動，做到有的放矢，有條不紊，忙而不亂。再則，要講究工作重心，突出工作重點，抓住主要矛盾，不忽視次要矛盾，先急后緩，先主要后次要。第四，要注意事物發展規律，嚴格工作運行程序，找準工作切入點，把握工作著重點，解決工作之難點，達到事半功倍的效果。

三、 樹立服務理念，把握服務內涵

辦公室的工作，無論是文稿的起草、信息的編輯、督查催辦，還是文書的處理、檔案的管理、會議安排等事務工作，都是圍繞“服務”這一中心運轉的。為領導服務，為機關服務，為一線部門服務，為群眾服務是辦公室的基本職能，做好各項“服務”，是提高辦公室工作質量的重要內容。

1. 為領導搞好服務。辦公室直接的服務對象是領導，為領導決策服務要堅持三個標準，即“全方位、全過程、高效率”。“全方位”就是要遵循領導的決策意圖，從調查研究、信息反饋、督查催辦、綜合協調等方面，為決策提供盡可能多的依據和支持；“全過程”就是要按決策準備、決策形成和決策實施三個環節，實行全過程跟蹤服務，確保決策和部署的貫徹落實；“高效率”就是提高辦文、辦事、辦會等各項服務工作的速度和質量，使決策落實得又快又好。

2. 為一線和群眾搞好服務。要牢固樹立為一線和群眾服務的理念，認真傾聽一線和群眾的呼聲，盡自己所能，切實幫助解決他們在工作中所遇到的難題，想一線和群眾所想，急一線和群眾所急，把全心全意為一線服務、為群眾服務作為自己工作的出發點和落腳點。并積極發揮好領導和群眾之間的橋梁紐帶作用，做好上情下達、下情上報，及時溝通。

3. 要搞好綜合協調。要在職能范圍內，匯總各方面的情況，集中各方面的力量，統一籌劃整體工作安排，調節工作運轉的各個環節和功能，對部門之間由于職能交叉產生的工作矛盾進行協調，減少、消除扯皮推諉現象。

四、 培養預見能力，不斷開拓創新

1. 要有主動性。辦公室所處的地位和它的職能、作用決定了其工作性質只能是服從性的，但是辦公室的服從性不能與被動性劃等號，很多工作是可以提前預測、主動開展的。只要摒棄被動服從的舊觀念，增強超前意識，凡事提前考慮，早做準備，并且多請示，多匯報，把握好度，辦公室工作就一定會由難到易，變被動為主動，開創出新的局面。

2. 要有預見性。“凡事預則立”，在工作中，不僅要及早發現已經出現的問題，而且要善于發現潛伏的問題；不僅要看到事物的表象，而且要善于洞察事物的本質；不僅要把握事物的現狀，而且能準確地預測它的發展趨勢。因此要搞好調查研究，獲取和掌握豐富的材料，去偽存真，去粗取精，為領導決策提供具有前瞻性的預案。

3. 要有創造性。辦公室作為機關的“參謀部”，不能把自己的工作定位在上傳下達和簡單的辦文辦事上，而必須在工作方法、方式上不斷創新。要有強烈的創新意識，把創新當作提高工作質量和效率的重要措施來抓；要提高創新能力，把辦公室從一般性辦文辦事轉變到既辦文辦事又出謀劃策上來；從單純的上傳下達轉變到既傳遞信息又綜合分析情況上來；要站在把握全局、指導全局的高度，了解情況，分析問題，擬出對策，為領導決策提供高質量的服務。當然，在增強工作創造性的同時，辦公室也要注意辦事到位而不越位，幫忙而不添亂，真正成為領導的參謀助手。

綜上所述，盡管辦公室的工作任務很繁雜，要求也很高，但只要我們潛心鉆研，認真實踐，其工作質量和效率就一定會不斷地提高，并上升到一個新的水平。